Опломбирование кадровых документов
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2015, N 1
Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.
Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.
К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - книги учета). Так, в п. п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1> (далее - Правила) установлены основные требования к ним.
<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):
- пронумерованы;
- прошнурованы;
- заверены подписью руководителя организации;
- скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, кадровые работники) "спотыкаются".
А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.
Примечание. О повышении размера штрафов с 01.01.2015 см. статью "Новые штрафы за нарушение трудового законодательства" на с. 36 журнала N 12, 2014.
Судебная практика. Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.
Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу N 11-24946).
Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и абз. 2 п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).
Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги, установленный п. "в" ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), составляет 75 лет.
Для остальных кадровых (и не только) многостраничных документов требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании не обязательно, но иногда целесообразно, дабы защитить их, например, от несанкционированной замены или потери листов. К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например, по охране труда), книги учета и т.д.
Рассмотрим оба способа защиты документа, отметив, что выбор конкретного способа остается за работодателем.
Скрепление сургучной печатью
Главное назначение сургучной печати - подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.
К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение "за семью печатями".
Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием "испанский воск". Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI в. один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.
Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.
В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.
В XX в. сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.
Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.
В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:
- для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров;
- печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой;
- печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно.
Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например:
- наименование работодателя;
- ИНН, ОГРН;
- словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст. 1477 ГК РФ);
- иное изображение, позволяющее установить принадлежность печати работодателю.
Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.
Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом. Образец оформления подобного приказа см. в примере 1.
Пример 1. Приказ об утверждении эскиза сургучной печати.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Логос" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 12.01.2015 N 5 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении эскиза сургучной печати ¦
¦ ¦
¦ В целях исполнения требований действующего трудового ¦
¦ законодательства ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить эскиз сургучного оттиска (приложение). ¦
¦ 2. Начальнику отдела кадров Оськиной М.Н. организовать изготовление ¦
¦ печати (пломбира), предназначенной для сургучных оттисков, за счет ¦
¦ средств ООО "Логос". ¦
¦ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного ¦
¦ бухгалтера Широкова Д.А. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ главный бухгалтер Широков Д.А. Широков 12.01.2015 ¦
¦ начальник отдела кадров Оськина М.Н. Оськина 12.01.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
После изготовления печати издается приказ в произвольной форме о введении в действие сургучной печати, в котором целесообразно отразить место ее хранения, должностных лиц, имеющих право пользования сургучной печатью, порядок пользования, а также перечни документов, которые необходимо скреплять такой печатью (пример 2).
Пример 2. Приказ о введении печати в действие.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Логос" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 20.01.2015 N 12 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ О введении в действие печати ¦
¦ ¦
¦ В связи с исполнением приказа от 12.01.2015 N 5 и изготовлением ¦
¦ печати (пломбира), предназначенной для скрепления документов сургучными ¦
¦ оттисками, ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Ввести в действие с 21.01.2015 печать (пломбир), предназначенную ¦
¦ для изготовления сургучных оттисков (далее - сургучная печать). ¦
¦ 2. Местом хранения сургучной печати определить несгораемый шкаф, ¦
¦ расположенный в кабинете начальника отдела кадров. ¦
¦ 3. Право пользования сургучной печатью предоставляется следующим ¦
¦ работникам: ¦
¦ - главному бухгалтеру Широкову Д.А.; ¦
¦ - начальнику отдела кадров Оськиной М.Н.; ¦
¦ - специалисту отдела кадров Болдыревой Ю.Б. ¦
¦ 4. Использовать сургучную печать при оформлении книги учета ¦
¦ движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги ¦
¦ по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Перечень не является ¦
¦ исчерпывающим и может изменяться в соответствии с приказом ¦
¦ (распоряжением) ООО "Логос". ¦
¦ 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
¦ начальника отдела кадров Оськину М.Н. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ главный бухгалтер Широков Д.А. Широков 20.01.2015 ¦
¦ начальник отдела кадров Оськина М.Н. Оськина 20.01.2015 ¦
¦ специалист отдела кадров Болдырева Ю.Б. Болдырева 20.01.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.
Скрепление пломбой (опломбирование)
Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое "пломба" и что можно использовать в качестве пломбы.
В нормативных актах само понятие "пломба" не определено.
К сведению. Слово "пломба" происходит от латинского plumbum - "свинец".
В словаре С.И. Ожегова дается следующее определение понятия "пломба" - это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.
Отметим, что происхождение и словарное определение слова "пломба" не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.
При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба:
- персональную идентификацию;
- одноразовое действие;
- обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа;
- индикацию вмешательства;
- сдерживание от проникновения.
Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 "Устройства пломбировочные. Классификация" (далее - ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.
Ведь в п. 3.1 данного Стандарта установлено, что пломбировочные устройства - это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах проникновения.
Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.
Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.
Рассмотрим особенности данного вида пломб:
- она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;
- на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;
- как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;
- о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;
- по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.
Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.
К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 "Пломбы. Конструкция и размеры", утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых - пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.
Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб:
- перед нанесением пленки необходимо очистить поверхность от грязи и пыли и произвести ее обезжиривание;
- далее надо снять с пломбы бумажную ленту, наклеить пленку на рабочую поверхность в контрольной зоне и как следует разгладить, чтобы предотвратить образование воздушных пузырей;
- после этого заполнить заверительную надпись.
Образец использования пломбы см. в примере 3.
Пример 3. Пример проставления пломбы.
Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку.
Учитывая, что пленочные пломбы - это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, целесообразно вести журнал учета движения пломб (см. пример 4).
Пример 4. Журнал учета движения пломб.
N п/п | Дата выдачи пломбы | Номер выданной пломбы | Место установки пломбы | Фамилия И.О. и подпись выдавшего | Фамилия И.О. и подпись получившего |
1 | 26.01.2015 | 12345678 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Абрамова Н.И. Абрамова | Светланова Г.М. Светланова |
В заключение напомним, что невыполнение требований, установленных трудовым законодательством, является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ с 01.01.2015 штраф, налагаемый на организацию, составляет от 30 000 до 50 000 руб., а на должностное лицо - от 1000 до 5000 руб.
Ю.Титова
Преподаватель,
юрист,
эксперт журнала
"Кадровая служба
и управление персоналом предприятия"