Мудрый Экономист

В прошедшем году вы не смогли удержать НДФЛ из доходов физлица

"Упрощенка", 2015, N 1

Что предпринять? По окончании года подайте в налоговую инспекцию сведения о тех физических лицах, которым был выплачен доход, а налог - не удержан. Для этого заполняется справка по форме 2-НДФЛ, и в ней в поле "Признак" нужно указать цифру 2. Подать такую справку в инспекцию нужно в течение первого календарного месяца, следующего за отчетным годом, то есть в течение января. Но в 2015 г. крайний срок подачи - 2 февраля, поскольку 31 января приходится на субботу. В эти же сроки о невозможности удержать налог и о его сумме нужно известить и гражданина - получателя дохода. Не позднее 1 апреля вам потребуется подать в ИФНС еще одну справку уже по всем доходам этого гражданина за истекший год. При этом в справке в поле "Признак" проставляется цифра 1.

Если вы - предприниматель. В течение прошедшего года вы выплачивали доходы физлицам? Если да, вам нужно было удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Если же по каким-то причинам вы этого не сделали, прочитайте эту статью, чтобы знать, как теперь поступить.

Вопрос N 1. Когда удержать НДФЛ не удается

Выплачивая гражданам какие-либо доходы, вы выступаете налоговым агентом, поэтому должны удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). При выплате денег проблем с удержанием НДФЛ обычно не возникает. Ведь прежде чем выдать нужную сумму, вы изымаете из нее налог.

А вот если человек от вас получает доход в натуральной форме (например, подарок дороже 4000 руб., оплата жилья и т.п.), удерживать НДФЛ не из чего. Тогда налог нужно удержать из ближайшей денежной выплаты, например из зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 02.12.2010 N ШС-37-3/16768@). Но тут есть ограничение - удержать более 50% выплаты за один раз нельзя (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если заработка не хватило, вы переносите часть налога на следующий месяц и далее в пределах календарного года. Однако может быть и так, что человеку, кроме "натурального" дохода, вы больше ничего не выплачивали. Или же его доходов не хватило, чтобы полностью закрыть долг перед бюджетом. Тогда вам нужно по окончании года оформлять справку 2-НДФЛ на неудержанную сумму налога.

Вопрос N 2. Как проинформировать ИФНС о неудержанном налоге

По общему правилу тем "упрощенцам", кто не перечислил вовремя НДФЛ за работников, грозит штраф в размере 20% от суммы недоимки (ст. 123 НК РФ). А также пени за каждый день просрочки (п. п. 3, 4 и 7 ст. 75 НК РФ). Поэтому если у вас в 2014 г. были работники, с которых вы не смогли удержать налог, нужно уведомить об этом инспекцию не позднее 2 февраля 2015 г. (п. 5 ст. 226 и ст. 216 НК РФ). Тогда наказывать вас за неисполнение обязанностей налогового агента не будут. Но это правило касается лишь тех случаев, когда вы реально не имели возможности удержать налог.

Если же вы просто забыли удержать НДФЛ из денежной выплаты сотруднику либо не перечислили его в бюджет, ответственность никто не отменит. И здесь вам нужно не справку 2-НДФЛ о невозможности удержать налог в инспекцию подавать. А быстрее гасить свой долг перед бюджетом, пока ваше нарушение не обнаружилось по результатам проверки.

Обратите внимание! Если вы по собственной воле "забыли" удержать НДФЛ из денежной выплаты сотруднику либо не перечислили его в бюджет, ответственность никто не отменит. Поэтому в такой ситуации вам нужно как можно скорее гасить свой долг перед бюджетом, пока ваше нарушение не обнаружилось при проверке.

Но вернемся к случаю, когда налог не был удержан в силу объективных причин. Тогда, чтобы проинформировать об этом налоговиков, заполните обычную справку по форме 2-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@). В поле "Признак" впишите цифру 2, она означает, что справку вы подаете именно из-за того, что не удержали НДФЛ. В разд. 3 "Доходы, облагаемые по ставке __%" и 5 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%" заполните только данные о недоимке. Такой порядок следует из Рекомендаций по заполнению справок 2-НДФЛ, утвержденных указанным выше Приказом. Также можно приложить к справке пояснительную записку.

Обратите внимание! В 2015 г. крайний срок уведомления инспекции о невозможности удержать НДФЛ - 2 февраля. Для этого подайте справку по форме 2-НДФЛ, указав в ней лишь доходы, с которых налог не удержали.

Пример. НДФЛ не был удержан при вручении подарка сотруднику

ООО "Атлант" 31 декабря 2014 г. подарило сотруднице, работающей заведующей магазином, часы стоимостью 16 000 руб. После этого никаких выплат сотрудникам ООО "Атлант" уже не делало, поскольку год закончился. Поэтому и удержать НДФЛ с дохода, полученного сотрудницей в натуральной форме, не удалось. Сумма неудержанного НДФЛ составляет 1560 руб. [(16 000 руб. - 4000 руб.) x 13%].

31 декабря бухгалтер компании сделал следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 41

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 73

Поскольку НДФЛ с дохода в натуральной форме не был удержан, бухгалтер подготовил справку 2-НДФЛ с признаком 2, в которой отразил стоимость подарка. Образец представлен на с. 86. К справке бухгалтер приложил пояснительную записку следующего содержания: "Сообщаем о невозможности удержать НДФЛ с доходов Суворовой Светланы Яковлевны (ИНН 773382243436) за 2014 г. в сумме 1560 руб. в связи с тем, что доход был выплачен в натуральной форме, после этого никакие выплаты за 2014 г. не производились. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ от 15.01.2015 N 20 за 2014 г., в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ, прилагается".

Приложение N 1

к Приказу ФНС России

от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@

(в редакции Приказа ФНС России

от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@)

Форма 2-НДФЛ

                                                   Код формы по КНД 1151078
14 2
СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 20-- год признак ---
7733
в ИФНС (код) ----
<...>
13
3. Доходы, облагаемые по ставке ---%
------T------T---------T------T--------¬ ------T------T------T-------T--------¬
¦Месяц¦ Код ¦ Сумма ¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦Месяц¦ Код ¦Сумма ¦ Код ¦ Сумма ¦
¦ ¦дохода¦ дохода ¦вычета¦ вычета ¦ ¦ ¦дохода¦дохода¦вычета ¦ вычета ¦
+-----+------+---------+------+--------+ +-----+------+------+-------+--------+
¦ 12 ¦ 2720 ¦16 000,00¦ 501 ¦4 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------+---------+------+--------+ +-----+------+------+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+------+---------+------+--------- L-----+------+------+-------+---------
4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов
-------T--------¬ --------T--------¬ --------T-------¬ -------T-----------¬
¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦ Код ¦ Сумма ¦
¦вычета¦ вычета ¦ ¦вычета ¦ вычета ¦ ¦вычета ¦вычета ¦ ¦вычета¦ вычета ¦
+------+--------+ +-------+--------+ +-------+-------+ +------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+--------- L-------+--------- L-------+-------- L------+------------
4.2. N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет
___________________________________________________________________________
4.3. Дата выдачи Уведомления __.__.____ г. 4.4. Код налогового органа,
выдавшего Уведомление _____________________________________________________
13
5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке --%
----------------------------------------------------------T---------------¬
¦5.1. Общая сумма дохода ¦ 16 000,00 ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.2. Налоговая база ¦ 12 000,00 ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.3. Сумма налога исчисленная ¦ 1 560 ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.4. Сумма налога удержанная ¦ ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.5. Сумма налога перечисленная <1> ¦ ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом ¦ ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом ¦ ¦
L---------------------------------------------------------+----------------
________________ ________________ __________________
генеральный
директор Жуков Жуков Ю.В.
Налоговый агент ---------------- ---------------- ------------------
М.П. (должность) (подпись) (Ф.И.О.)
<1> Настоящий пункт заполняется в отношении сумм налога, исчисленных с доходов, полученных начиная с 2011 года.

В бухгалтерском учете ООО "Атлант" отражено только получение работницей дохода. А поскольку НДФЛ не был удержан, на его сумму проводки не делались. Размер задолженности по налогу можно узнать из специального налогового регистра по НДФЛ, в котором отражены суммы доходов и фактически удержанного НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). Как оформить такой регистр, читайте во врезке-подсказке на странице 87.

Подсказки от сайта e.26-2.ru. Как вести налоговый регистр по НДФЛ

Всем, кто выплачивает доходы физлицам, нужно вести специальный налоговый регистр по НДФЛ. Такое требование установлено п. 1 ст. 230 НК РФ. Форму регистра вам нужно разработать самостоятельно. В нем укажите следующие данные: сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика; статус налогоплательщика (резидент или нет); вид доходов с кодом, их сумму и дату выплаты; вычеты с кодом; суммы удержанного НДФЛ, даты его удержания и перечисления; реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ. Справочники кодов доходов и вычетов, напомним, утверждены Приложениями N N 3 и 4 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

Но можно и не разрабатывать регистр самостоятельно, а воспользоваться уже готовым бланком. Для этого зайдите на сайт электронного журнала "Упрощенка" по адресу: e.26-2.ru. Вверху в меню выберите раздел "Формы". После чего в поисковой строке введите название бланка "Регистр по НДФЛ" и система предложит вам образец документа. Сохраните его в компьютере и отредактируйте так, как вам потребуется.

Заработная плата заведующей магазином за 2014 г. составила 700 000 руб. Не позднее 1 апреля 2015 г. бухгалтеру нужно подать еще одну справку по форме 2-НДФЛ с признаком 1. В ней нужно будет указать всю сумму дохода за год (зарплату и стоимость подарка) - 716 000 руб. (700 000 руб. + 16 000 руб.). А в строку 5.7 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" вписать 1560 руб.

После того как вы уведомите налоговых инспекторов, ваша обязанность как налогового агента будет исполнена (п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57, Письмо ФНС России от 22.08.2014 N СА-4-7/16692). И даже если потом появится возможность удержать НДФЛ у данного человека, делать этого уже не нужно. Он сам рассчитается со своими долгами перед бюджетом.

Вопрос N 3. Как сообщить работнику, что он сам должен заплатить НДФЛ

Помимо налоговой инспекции, проинформируйте и самого человека о том, что вы не удержали у него НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это надо также в течение первого календарного месяца, следующего за отчетным годом. Физлицу нужно будет самому перечислить за себя налог не позднее 15 июля 2015 г. (п. 4 ст. 228 НК РФ). А также подать декларацию по форме 3-НДФЛ не позднее 30 апреля (п. 1 ст. 229 НК РФ).

Суть вопроса. До 2 февраля 2015 г. направьте самому работнику сообщение в свободной форме о том, что НДФЛ вы с него не удержали. Иначе он не узнает, что платить налог теперь нужно самостоятельно.

Чтобы известить сотрудника, направьте ему сообщение в произвольной форме. Образец смотрите на странице 88. К письму лучше также приложить копию справки, которую вы представили в инспекцию. Так человеку будет понятно, с каких сумм ему придется самому платить НДФЛ. Отметим, что, если вы не уведомите физлицо, никакого наказания не будет. Ответственности за подобное нарушение законодательством не предусмотрено. Но побеспокойтесь о своем работнике, ведь сам он никак не узнает о том, что задолжал перед бюджетом, пока к нему не обратятся налоговики.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Суворовой С.Я.¦
¦ от ООО "Атлант"¦
¦ ¦
¦ Сообщение ¦
¦ о сумме неудержанного НДФЛ ¦
¦ ¦
¦г. Москва 15 января 2015 г.¦
¦ ¦
¦ Светлана Яковлевна, 31 декабря 2014 г. ООО "Атлант" вручило Вам¦
¦новогодний подарок стоимостью 16 000 руб. Сообщаем, что удержать с него¦
¦НДФЛ в сумме 1560 руб. [(16 000 руб. - 4000 руб.) x 13%] в 2014 г. было¦
¦невозможно. А значит, Вам необходимо самостоятельно подать в налоговую¦
¦инспекцию по месту Вашей регистрации декларацию по форме 3-НДФЛ не¦
¦позднее 30 апреля 2015 г. (пп. 4 п. 1 ст. 228 и п. 1 ст. 229 НК РФ). И¦
¦уплатить НДФЛ не позднее 15 июля 2015 г. (п. 4 ст. 228 НК РФ). ¦
¦ ¦
¦Главный бухгалтер Ивакина С.А. Ивакина¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Жуков Ю.В. Жуков ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Вопрос N 4. Нужно ли подавать еще одну справку 2-НДФЛ за год

В справке по форме 2-НДФЛ с признаком 2 вы указали только суммы, с которых не удержали налог на доходы физических лиц. А вот по остальным выплатам в пользу гражданина вы исполнили обязанности налогового агента и НДФЛ в бюджет перечислили. Поэтому нужно подать еще одну справку не позднее 1 апреля 2015 г. (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290). Только во втором документе в поле "Признак" проставьте цифру 1. И укажите все налогооблагаемые доходы за год. В том числе и те, с которых НДФЛ вы не удержали и не перечислили. Впишите размер недоимки в строку 5.7 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом".

Отметим, что даже если сотрудник получил только доход, с которого налог вы не удержали, безопаснее повторно подать справку по форме 2-НДФЛ с признаком 1. Налоговики считают, что такой документ включает наиболее полные сведения, поэтому его нужно представить по каждому, кто получил какие-либо доходы в прошедшем году, даже если вы уже подали справку с признаком 2 (Письмо ФНС России от 18.09.2008 N 3-5-03/513@). Однако есть и противоположное мнение - раз у человека не удержан НДФЛ, справки с признаком 2 достаточно. И такой позиции придерживаются, например, судьи (Постановление ФАС Уральского округа от 24.09.2013 N Ф09-9209/13). Но если спорить вы не хотите, безопаснее сдать справку два раза, чтобы избежать лишних разбирательств. Напомним, штраф за каждую непредставленную справку 2-НДФЛ составляет 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Важное обстоятельство. Если налог на доходы физлиц удержать невозможно, по окончании года вам нужно будет дважды подать справку по форме 2-НДФЛ. Первый раз - только по доходам, с которых налог не перечислен. Второй - по всем выплатам физлицу за год.

В.В.Журавлева

Эксперт журнала "Упрощенка"