Мудрый Экономист

Перевод на легкий труд: оформление и оплата

"Зарплата", 2015, N 1

Нередко беременных сотрудниц по их просьбе переводят на легкий труд. С ними подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору и устанавливают зарплату, равную среднему заработку по прежней работе. Как правильно оформить документы и рассчитать выплаты, читайте в статье.

На основании медицинского заключения и заявления беременной сотрудницы работодатель обязан (ч. 1 ст. 254 ТК РФ):

Незамедлительно перевести беременную сотрудницу на другую работу не всегда возможно. В этом случае работодателю придется:

Такой порядок установлен в ч. 2 ст. 254 Трудового кодекса и п. 22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1.

Как правильно оформить освобождение от работы

В случае невозможности предоставить беременной сотруднице легкую работу или работу, исключающую воздействие вредных или опасных производственных факторов, работодателю нужно издать приказ об освобождении от работы.

В период освобождения от работы сотрудница не может получать заработную плату (ч. 3 ст. 76 ТК РФ). Пропущенные рабочие дни ей оплачиваются в размере среднего заработка по ее прежней работе (ч. 2 ст. 254 ТК РФ).

Примечание. Вопрос клиентов сервиса "Консультация эксперта" на сайте электронного журнала "Зарплата"

Вопрос. Где перечислены требования к условиям труда беременных сотрудниц?

Ответ. В разд. 4 Санитарных правил и норм "Гигиенические требования к условиям труда женщин" СанПиН 2.2.0.555-96, утвержденных Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 28.10.1996 N 32, определены:

Пример 1. Оформление временного освобождения беременной сотрудницы от работы

Сотрудница ПАО "Океан" Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 г. представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка.

Нужно документально оформить освобождение сотрудницы от работы.

Решение. Освобождение от работы работодатель оформил приказом. Унифицированной формы такого приказа нет, его можно составить в произвольной форме (образец 1 на с. 95).

Образец 1

Приказ об освобождении от работы

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Публичное акционерное общество "Океан" ¦
¦ (ПАО "Океан") ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 179-ЛС ¦
¦ об освобождении от работы ¦
¦ ¦
¦г. Сочи 22 декабря 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с отсутствием возможности перевода Е.М. Акуловой на другую¦
¦работу, исключающую воздействие вредных и опасных производственных¦
¦факторов, на основании ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса Российской¦
¦Федерации ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Освободить Акулову Елизавету Максимовну, инженера-испытателя 3-й¦
¦категории, от выполняемой работы с 22 декабря 2014 г. до решения вопроса¦
¦о предоставлении ей работы, исключающей воздействие вредных и опасных¦
¦производственных факторов, в соответствии с медицинским заключением от¦
¦19.12.2014 N 170767. ¦
¦ 2. Главному бухгалтеру Т.В. Клыкач оплатить Е.М. Акуловой рабочие дни¦
¦периода освобождения от работы в размере среднего заработка. ¦
¦ ¦
¦ Основания: ¦
¦ - заключение МБУЗ "Городская больница N 4" от 19.12.2014 N 170767; ¦
¦ - заявление Е.М. Акуловой от 22.12.2014. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Пилохвостов Л.К. Пилохвостов ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦главный бухгалтер Клыкач Т.В. Клыкач ¦
¦ 22 декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦директор по персоналу Скатова С.Л. Скатова ¦
¦ 22 декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦начальник испытательной Саблезубов О.Б. Саблезубов ¦
¦лаборатории 22 декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦инженер-испытатель 3-й категории Акулова Е.М. Акулова ¦
¦ 22 декабря 2014 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или по форме, разработанной компанией, период освобождения от работы будет отмечен буквенным кодом "НО" или цифровым "34" (образец 2 на с. 96).

Образец 2

Фрагмент табеля учета рабочего времени в декабре 2014 года

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

НО

НО

НО

НО

НО

НО

НО

НО

Примечание. Унифицированная форма N Т-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Как правильно оформить перевод на легкий труд

Перевод на легкую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора. Работодатель направляет беременной сотруднице письменное предложение о переводе на легкий труд. С ним работницу нужно ознакомить под роспись.

Согласие с переводом

Если сотрудница согласна с переводом на новую должность, она выражает свое согласие, сделав отметку на предложении о переводе или отдельным заявлением (образец 3 на с. 97).

Образец 3

Предложение о переводе на легкий труд

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Публичное акционерное Инженеру-испытателю¦
¦общество "Океан" 3-й категории¦
¦(ПАО "Океан") Акуловой Е.М.¦
¦ ¦
¦Исх N 37 от 26.12.2014 ¦
¦ ¦
¦ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ¦
¦ о переводе на другую работу ¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елизавета Максимовна! ¦
¦ ¦
¦ В соответствии с рекомендациями, указанными в медицинском заключении¦
¦МБУЗ "Городская больница N 4" от 19.12.2014 N 170767, предлагаем Вам¦
¦перевод в отдел сертификации на должность специалиста (оклад 26 500 руб.)¦
¦на период с 12 января 2015 г. до начала отпуска по беременности и родам с¦
¦оплатой за выполненную работу, но не ниже среднего заработка по прежней¦
¦должности. ¦
¦ О своем согласии (отказе) на перевод прошу сообщить не позднее 31¦
¦декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Пилохвостов Л.К. Пилохвостов ¦
¦ ¦
¦Согласна на перевод на должность Акулова Е.М. Акулова ¦
¦специалиста отдела сертификации 26 декабря 2014 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Поскольку при переводе на другую должность изменяются определенные сторонами условия трудового договора, изменения оформляют соглашением в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Такой перевод повлечет:

Новая зарплата на легкой работе

В дополнительном соглашении к трудовому договору не нужно указывать конкретный размер новой зарплаты работницы. Статья 254 Трудового кодекса определяет ее нижнюю границу - средний заработок по прежней работе.

Зарплата, рассчитанная исходя из среднего заработка по прежней работе, в одном месяце может оказаться больше, а в другом меньше заработка, рассчитанного из нового оклада работницы.

Каждый месяц, пока длится легкая работа, бухгалтеру придется производить сравнение. Для этого удобнее взять дневные значения среднего заработка по прежней работе и зарплаты по новой работе.

Как оформить перевод беременной сотрудницы на легкий труд, покажем на примере.

Пример 2. Записи в дополнительном соглашении к трудовому договору о переводе на легкий труд

Продолжим пример 1. Сотрудница ПАО "Океан" Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 г. представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка.

С 12 января 2015 г. работница с ее согласия переведена на легкий труд в отдел сертификации на должность специалиста. Размер зарплаты на прежней должности равен 27 800 руб. в месяц, а по новой должности - 26 500 руб. в месяц.

Нужно документально оформить перевод на легкий труд.

Решение. Работодателю нужно заключить с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору (см. образец 4).

Образец 4

Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Публичное акционерное общество "Океан" (ПАО "Океан"), именуемое в¦
¦дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Пилохвостова¦
¦Леонида Константиновича, действующего на основании Устава, с одной¦
¦стороны, и Акулова Елизавета Максимовна, именуемая в дальнейшем¦
¦"Работник", с другой стороны, заключили настоящее соглашение о¦
¦нижеследующем: ¦
¦ 1. В связи с необходимостью предоставления работы в соответствии с¦
¦медицинским заключением перевести Работника в отдел сертификации на¦
¦должность специалиста временно, на период с 12 января 2015 г. до начала¦
¦отпуска по беременности и родам. ¦
¦ 2. В соответствии с ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса Российской¦
¦Федерации на период перевода Работнику выплачивается зарплата за¦
¦выполненную работу, но не ниже, чем средний заработок по прежней¦
¦должности. ¦
¦ 3. Работнику установлена 5-дневная рабочая неделя, выходные дни -¦
¦суббота и воскресенье. ¦
¦ 4. Время начала рабочего дня - 9.00, время окончания рабочего дня -¦
¦18.00, перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 14.00. ¦
¦ 5. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью¦
¦трудового договора от 18.03.2013 N 64, вступает в силу с момента его¦
¦подписания обеими сторонами и действует до начала отпуска по беременности¦
¦и родам. ¦
¦ 6. Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную¦
¦юридическую силу, по одному для каждой из сторон. ¦
¦ <...> ¦
L--------------------------------------------------------------------------

На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о временном переводе. Он может использовать унифицированную форму N Т-5 или самостоятельно разработанную форму.

Примечание. Унифицированная форма N Т-5 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Использовать унифицированную форму N Т-5 не совсем удобно, в ней предусмотрены строки для указания тарифной ставки (оклада) по новой должности в рублях и копейках. А в случае перевода на легкий труд сумма сохраняемого среднего заработка будет в каждом месяце разной в зависимости от количества рабочих дней. Мы составим приказ в произвольной форме (образец 5 на с. 100).

Образец 5

Приказ о переводе на легкий труд

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Публичное акционерное общество "Океан" ¦
¦ (ПАО "Океан") ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 187-ЛС ¦
¦ о переводе на другую работу ¦
¦ ¦
¦г. Сочи 29 декабря 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В соответствии с рекомендациями, указанными в медицинском заключении¦
¦от 19.12.2014 N 170767, и заявлением Е.М. Акуловой от 22.12.2014 на¦
¦основании ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса Российской Федерации ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Перевести Акулову Елизавету Максимовну, инженера-испытателя 3-й¦
¦категории испытательной лаборатории, с 12 января 2015 г. до начала¦
¦отпуска по беременности и родам на должность специалиста отдела¦
¦сертификации. ¦
¦ 2. Главному бухгалтеру Т.В. Клыкач оплачивать Е.М. Акуловой¦
¦выполненную работу исходя из оклада по новой должности, но не ниже, чем¦
¦исходя из среднего заработка по прежней, в соответствии с п. 2¦
¦дополнительного соглашения N 2 от 29.12.2014 к трудовому договору от¦
¦18.03.2013 N 64/13-тд. ¦
¦ 3. Директору по персоналу С.Л. Скатовой ознакомить Е.М. Акулову со¦
¦всеми документами, связанными с ее работой в новой должности. ¦
¦ ¦
¦ Основания: ¦
¦ - дополнительное соглашение от 29.12.2014 N 2 к трудовому договору от¦
¦18.03.2013 N 64/13-тд; ¦
¦ - заключение МБУЗ "Городская больница N 4" от 19.12.2014 N 170767; ¦
¦ - заявление Е.М. Акуловой от 22.12.2014; ¦
¦ - предложение о переводе на легкий труд от 26.12.2014 N 37. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Пилохвостов Л.К. Пилохвостов ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦главный бухгалтер Клыкач Т.В. Клыкач ¦
¦ 29 декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦директор по персоналу Скатова С.Л. Скатова ¦
¦ 29 декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦начальник испытательной Саблезубов О.Б. Саблезубов ¦
¦лаборатории 29 декабря 2014 г. ¦
¦ ¦
¦инженер-испытатель 3-й категории Акулова Е.М. Акулова ¦
¦ 29 декабря 2014 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Беременную работницу нужно ознакомить:

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или форме, разработанной компанией, период перевода на легкий труд будет отмечен буквенным кодом "Я" или цифровым "01" (образец 6 на с. 101).

Образец 6

Фрагмент табеля учета рабочего времени в январе 2015 года

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Запись о переводе на легкий труд нужно сделать в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу" личной карточки работника по форме N Т-2 (образец 7 на с. 101). С записью работницу нужно ознакомить под роспись.

Образец 7

Раздел III личной карточки "Прием на работу и переводы на другую работу"

Дата

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

18.03.2013

Исследовательская лаборатория

Инженер-испытатель 3-й категории

27 800

Приказ от 18.03.2013 N 16/13-тд

Акулова

12.01.2015

Отдел сертификации

Специалист

26 500, но не ниже среднего заработка по должности инженера-испытателя 3-й категории

Приказ от 29.12.2014 N 187-лс

Акулова

Примечание. Унифицированная форма N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Оклад после перевода на легкий труд оказался выше прежнего

Если оклад по выполняемой работе окажется выше оклада по прежней должности, работодателю нужно быть готовым доказывать проверяющим из ФСС РФ, что беременная сотрудница имеет специальное образование, квалификацию или опыт работы, необходимые для вышеоплачиваемой должности. В противном случае они могут расценить такой перевод перед отпуском по беременности и родам как искусственное завышение выплат в расчетном периоде с целью увеличения размера пособия и попытаться отказать компании в возмещении пособия по беременности и родам.

Запись о переводе беременной работницы на легкую работу в ее трудовую книжку вносить не нужно. Вносят только сведения о постоянных переводах (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Работница уходит в отпуск по беременности и родам

В последний день перед отпуском по беременности и родам перевод беременной сотрудницы на легкий труд заканчивается, так как заканчивается действие дополнительного соглашения.

Никакими дополнительными документами окончание перевода и возвращение работницы к работе по прежней должности оформлять не нужно.

Как рассчитать средний заработок

Средний заработок, сохраняемый беременной сотруднице, рассчитывается в соответствии со ст. 139 Трудового кодекса и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение о среднем заработке).

Расчет средней зарплаты работницы производят из фактически начисленной ей зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ней будет сохранена средняя зарплата (ч. 2 и 3 ст. 139 ТК РФ, п. п. 2 и 4 Положения о среднем заработке).

При определении среднего заработка используют средний дневной заработок (п. 9 Положения о среднем заработке). Он рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Средний заработок определяют умножением среднего дневного заработка на количество календарных (рабочих) дней в оплачиваемом периоде (п. 9 Положения о среднем заработке).

Пример 3. Расчет среднего заработка

Продолжим примеры 1 и 2. Сотрудница ПАО "Океан" Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 г. представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка. Расчетный период с 1 декабря 2013 г. по 30 ноября 2014 г. Е.М. Акулова отработала полностью - 246 рабочих дней.

За каждый месяц расчетного периода сотруднице начислена зарплата в размере оклада - 27 800 руб. В декабре 2014 г. работнице начислена премия по итогам работы за 2014 г. в размере 15 000 руб.

С 12 января 2015 г. работница с ее согласия переведена на легкий труд. Оклад по новой должности составляет 26 500 руб.

Нужно рассчитать оплату за время освобождения от работы в декабре 2014 г. и за дни, отработанные после перевода на легкий труд в январе 2015-го, если известно, что в отпуск по беременности и родам работница ушла с 26 января 2015 г.

Решение. Оплата времени освобождения от работы

Всего за расчетный период работнице начислено 333 600 руб. (27 800 руб. x 12 мес.).

Средний дневной заработок Е.М. Акуловой равен 1356,1 руб. (333 600 руб. : 246 раб. дн.).

В декабре 2014 г. период освобождения от работы составил 8 рабочих дней (с 22 по 26 и с 29 по 31 декабря). Сотруднице нужно оплатить его в размере среднего заработка.

Средний заработок, сохраняемый работнице за 8 рабочих дней декабря 2014 г., составит 10 848,8 руб. (1356,1 руб. x 8 раб. дн.).

Оплата легкого труда. С 12 января 2015 г. с работницей заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на легкий труд. Перевод оформлен приказом.

Расчет среднего дневного заработка для осуществления сравнения. Размер зарплаты на прежней должности равен 27 800 руб. в месяц. По новой должности оклад за месяц ниже и составляет 26 500 руб.

Рассчитаем зарплату работницы исходя из оклада по новой должности за один отработанный в январе 2015 г. день. Она равна 1766,67 руб. (26 500 руб. : 15 раб. дн.).

Рассчитаем средний дневной заработок по прежней должности по состоянию на 1 января 2015 г.

Расчетным периодом для определения среднего заработка будет период с 1 января по 31 декабря 2014 г.

В декабре работнице начислена заработная плата за 15 рабочих дней декабря в размере 18 130,44 руб. (27 800 руб. : 23 раб. дн. x 15 раб. дн.).

Сумма учитываемых выплат за расчетный период сотруднице составила 338 930,44 руб. (27 800 руб. x 11 мес. + 18 130,44 руб. + 15 000 руб.). Сумма 10 848,8 руб., начисленная за период освобождения от работы, не учитывается.

Средний дневной заработок Е.М. Акуловой по прежней работе равен 1418,12 руб. (338 930,44 руб. : 239 раб. дн.). Эта величина оказалась меньше, чем заработок за один день работы по новой должности в январе 2015 г. (1766,67 руб. > 1418,12 руб.).

Работнице следует начислить зарплату за дни, отработанные в январе 2015 г., исходя из оклада по новой должности.

Зарплата за отработанные дни января. За отработанное время работнице нужно начислить 17 666,67 руб. (1766,67 руб. x 10 раб. дн), где 10 рабочих дней - количество отработанных дней с 12 по 25 января 2015 г. (с 26 января работница находится в отпуске по беременности и родам).

НДФЛ и страховые взносы

Если все же работнице, переведенной на легкий труд, зарплата будет начислена исходя из среднего заработка по прежней работе, следует учитывать, что такая выплата облагается:

До перевода беременная сотрудница может быть занята на видах работ, поименованных в пп. 1 - 18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".

Если работодатель перевел беременную сотрудницу по медицинскому заключению на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, такая работа приравнивается к работе, предшествующей переводу (п. 12 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 11.07.2002 N 516).

В этом случае на сохраняемый работнице средний заработок и другие выплаты в ее пользу в период освобождения от работы или перевода на легкий труд нужно начислять страховые взносы по дополнительным тарифам (п. 12 Письма ПФР от 30.12.2013 N НП-30-26/20622 и п. 7 Письма Минтруда России от 05.06.2013 N 17-3/10/2-3105).

Примечание. Подробнее об этом читайте на с. 126.

Примечание. Как при следующем расчете среднего заработка учесть начисления за период освобождения от работы и перевода на легкий труд

Время освобождения работника от работы с сохранением среднего заработка при последующих его расчетах, в соответствии с Трудовым кодексом, не учитывается (пп. "а" п. 5 Положения о среднем заработке). Время, отработанное работницей в период перевода на легкий труд и оплаченное в размере не ниже среднего заработка по прежней работе, в будущем будет учтено при расчете среднего заработка для других случаев его расчета, как и начисления за это время.

При расчете среднего заработка для целей исчисления пособий и время освобождения от работы, и время перевода на легкий труд будет учтено, как и начисленные за этот период выплаты, поскольку они облагаются страховыми взносами на основании ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Н.А.Яманова

Эксперт журнала "Зарплата"