Мудрый Экономист

В январе сдаем форму 2-НДФЛ с признаком 2

"Зарплата", 2015, N 1

В Налоговом кодексе установлена особая обязанность для компаний и предпринимателей - налоговых агентов. Они должны в течение месяца после окончания года подать в налоговую инспекцию сведения о неудержанной сумме НДФЛ. Рассмотрим, в каких случаях возникает такая обязанность и как ее исполнить.

По окончании года налоговые агенты (в их числе работодатели) подают в налоговую инспекцию сведения о доходах физических лиц и суммах НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сведения представляют по форме 2-НДФЛ. Ее бланк и Рекомендации по заполнению (далее - Рекомендации) приведены в Приказе ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Срок подачи формы 2-НДФЛ с признаком 2

По общему правилу отчитаться о доходах работников нужно не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ). Но в особых случаях, когда НДФЛ не мог быть удержан, справку по форме 2-НДФЛ нужно подать не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Срок - 2 февраля 2015 года

В 2015 г. срок направления сведений о неудержанной сумме НДФЛ выпадает на выходной день. Срок подачи справки 2-НДФЛ переносится на 2 февраля 2015 г. (ст. 6.1 НК РФ).

Кому нельзя ждать 2 февраля

Налоговый период может окончиться не 31 декабря, а раньше. Это относится к случаям ликвидации или реорганизации компании. В таких ситуациях день окончания налогового периода - это день завершения ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ).

Примечание. Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации (п. 4 ст. 57 ГК РФ).

Это нужно учесть компаниям, которые после вступления в силу с 1 октября 2014 г. поправок в Гражданский кодекс решили изменить свою организационно-правовую форму.

Если, например, ЗАО реорганизовалось в ООО, то для ЗАО завершение реорганизации означает завершение налогового периода. Если на этот момент в компании числятся неудержанные суммы НДФЛ, нужно подать сведения об этом в течение месяца после реорганизации. Например, дата завершения реорганизации - 30 декабря 2014 г. В этом случае сведения о неудержанных суммах НДФЛ нужно подать в течение одного месяца, то есть не позднее 29 января 2015 г.

Суть сведений

В налоговую инспекцию нужно сообщить о сумме НДФЛ, которую компания не смогла удержать из доходов налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ). Налоговый кодекс не содержит перечня обстоятельств, при которых нет возможности удержать НДФЛ.

На практике это возможно:

Как сообщить о невозможности удержать НДФЛ

Для этого нужно подать в налоговую инспекцию и передать работнику (бывшему работнику) заполненную форму 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Примечание. Признак 1 в форме 2-НДФЛ указывается, если срок подачи сведений - не позднее 1 апреля (разд. II Рекомендаций).

Способ передачи сведений в налоговую инспекцию

В инспекцию сведения о неудержанном НДФЛ можно представить одним из трех способов (п. п. 3 и 6 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@, далее - Порядок):

Кроме того, нужно составить реестр на бумаге в двух экземплярах (п. п. 6 и 15 Порядка). Форма реестра приведена в Приложении N 1 к Порядку.

Способ передачи сведений работнику

Налоговый кодекс обязывает также сообщить о неудержанной сумме НДФЛ работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Передать сведения можно лично под расписку или переслать по почте по месту жительства работника заказным письмом с уведомлением.

Нелишним будет составить сопроводительное письмо, в котором нужно разъяснить работнику, что делать с неудержанным налогом. Работнику следует:

Для заполнения декларации работнику понадобится форма 2-НДФЛ за 2014 г. с признаком 1, в которой отражены все доходы, вычеты, удержанные и неудержанные суммы налога на доходы физических лиц.

Как заполнить форму 2-НДФЛ с признаком 2

В Рекомендациях по заполнению справки по форме 2-НДФЛ есть указания, как заполнить форму, если у бухгалтера нет возможности удержать НДФЛ.

Налог не удержан с полной суммы дохода

В разд. 3 формы 2-НДФЛ указывается сумма дохода, с которой не удержан налог (разд. II Рекомендаций). Особенности заполнения раздела зависят от ситуации. Рассмотрим несколько практических примеров.

Остаток подотчетных сумм. По итогам инвентаризации выявлена подотчетная сумма, не возвращенная уволившимся работником. Оформлен приказ о списании суммы на прочие расходы. В этой ситуации можно утверждать, что работник получил доход, с которого не удержан НДФЛ.

В форме 2-НДФЛ с признаком 2 в разд. 3 в месяце подписания приказа нужно указать сумму дохода в виде прощенной суммы долга.

Выплаты по решению суда. Принято решение суда о выплате незаконно уволенному работнику определенной суммы. НДФЛ в решении суда не выделен, работник больше не работает в компании. В форме 2-НДФЛ с признаком 2 нужно отразить сумму дохода в месяце ее перечисления (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Примечание. Отражать ли в форме 2-НДФЛ с признаком 2 налоговые вычеты?

Отвечает Валентина Михайловна Акимова, государственный советник налоговой службы III ранга

Вычеты нужно отразить в форме 2-НДФЛ с признаком 1, которую подают не позднее 1 апреля.

НДФЛ не удержан только с части дохода

Если в течение года не удалось удержать НДФЛ с части дохода, в форме 2-НДФЛ с признаком 2 отражают ту часть дохода, с которой не удалось удержать НДФЛ. Эту часть бухгалтер определяет расчетным путем.

Такая необходимость может возникнуть, например, если:

Рассмотрим эту ситуацию на примере.

Пример. С части дохода в виде подарка не был удержан НДФЛ

В декабре 2014 г. компания решила поощрить некоторых отличившихся сотрудников за выполнение производственных показателей, вручив им ценные подарки. Стоимость каждого подарка - 35 000 руб.

Один из отмеченных ценным подарком сотрудников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 по 28 декабря, отработал 29, 30 и 31 декабря. Других подарков в 2014 г. этот сотрудник не получал.

По каким основаниям и в какой срок нужно сдать форму 2-НДФЛ за 2014 г. в отношении этого работника, если его заработная плата за дни, отработанные в декабре, - 6000 руб., вычет на ребенка в декабре ему уже не предоставляется?

Решение. Для того чтобы выяснить, нужно ли в данной ситуации подавать форму 2-НДФЛ с признаком 2, определим сумму НДФЛ, которую следует удержать с дохода работника в декабре.

Облагаемая база и сумма НДФЛ

Стоимость подарка не облагается НДФЛ в пределах 4000 руб. за календарный год (абз. 2 и 4 п. 28 ст. 217 НК РФ). Так как стоимость подарка отражают в месяце его вручения (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ), получается, что в налоговую базу по НДФЛ в декабре (37 000 руб.) войдут:

НДФЛ с доходов в декабре, подлежащий уплате, - 4810 руб. [(6000 руб. + 31 000 руб.) x 13%].

Ограничение удерживаемой суммы НДФЛ

Величина удерживаемого налога не может превышать 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, за декабрь НДФЛ можно удержать только в сумме 3000 руб. (6000 руб. x 50%), из них:

Оставшуюся часть НДФЛ в сумме 1810 руб. (4810 руб. - 3000 руб.) из зарплаты за декабрь бухгалтер удержать не сможет, поскольку выплачивать работнику доходы в декабре компания больше не будет. Удерживать НДФЛ, начисленный с доходов 2014 г., из доходов 2015 г. нельзя. Так как налоговый период по НДФЛ - календарный год (ст. 216 НК РФ).

Заполнение формы 2-НДФЛ с признаком 2

В разд. 3 нужно будет отразить только доход, с которого компания не удержала налог. Код дохода - 2720.

Примечание. Коды доходов приводятся согласно Справочнику, утвержденному в Приложении N 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Обратите внимание: в данном случае неверно будет указать в справке всю стоимость подарка. Так как с части стоимости подарка компания удержала НДФЛ.

В такой ситуации нужно расчетным путем определить сумму дохода, с которой НДФЛ не удержан. Она равна 13 923,08 руб. (1810 руб. x 100% : 13%), Эту величину и отразим в разд. 3 формы 2-НДФЛ с признаком 2. Образец 1 на с. 50.

Образец 1

Раздел 3 формы 2-НДФЛ с признаком 2

                                   13
3. Доходы, облагаемые по ставке ---%
------T------T---------T------T-------¬
¦Месяц¦ Код ¦ Сумма ¦ Код ¦ Сумма ¦
¦ ¦дохода¦ дохода ¦вычета¦ вычета¦
+-----+------+---------+------+-------+
¦ 12 ¦ 2720 ¦13 923,08¦ - ¦ - ¦
L-----+------+---------+------+--------

В разд. 5:

Образец 2

Раздел 5 формы 2-НДФЛ с признаком 2

----------------------------------------------------------T---------------¬
¦5.1. Общая сумма дохода ¦ 13 923,08 ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.2. Налоговая база ¦ 13 923,08 ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.3. Сумма налога исчисленная ¦ 1 810 ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.4. Сумма налога удержанная ¦ - ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.5. Сумма налога перечисленная ¦ - ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом ¦ - ¦
+---------------------------------------------------------+---------------+
¦5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом ¦ 1 810 ¦
L---------------------------------------------------------+----------------

Форма 2-НДФЛ с признаком 1 - к 1 апреля 2015 г.

Кроме того, по работнику нужно составить также справку с признаком 1.

В разд. 3 следует отразить все доходы, полученные им за календарный год, в том числе доход в виде подарка, и сумму неудержанного налога - 1810 руб. Подать форму 2-НДФЛ с признаком 1 нужно будет не позднее 1 апреля 2015 г.

После того как компания известит работника о том, что налог на доходы был удержан не в полной сумме, обязанность по уплате налога возлагается на самого налогоплательщика (Письмо Минфина России от 12.03.2013 N 03-04-06/7337). Если он вовремя не представит декларацию по форме 3-НДФЛ, то может быть оштрафован на основании ст. 119 Налогового кодекса (Письмо Минфина России от 12.04.2012 N 03-02-08/39).

О.В.Негребецкая

Эксперт журнала "Зарплата"