Мудрый Экономист

Номенклатура дел для новичка

"Кадровик.ру", 2014, N 12

В любой организации создается множество документов. День за днем они копятся, горы бумаг увеличиваются, одни работники сменяют других, и те, в свою очередь, создают новые документы. В какой-то момент обнаруживается: чтобы найти внезапно понадобившийся приказ трехлетней давности, может потребоваться весь день. "Эх, хоть бы кто-нибудь организовал здесь все как следует", - посещает голову светлая мысль. Хорошая новость: все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.

Зачем нужна номенклатура дел?

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

Когда нужно составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 г.

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом "ДСП" - для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) - также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз - это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае могут быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

С чего начать разработку номенклатуры?

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях - делопроизводитель, секретарь или другое назначенное руководителем лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую не достает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны представить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором будет указано, в какой срок должна быть представлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Решением Правления ФНП от 12.11.2012, Приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229), для мировых судей - Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

Также необходимо внимательно изучить устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. - в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в Приложении 8 к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 - обозначение отдела кадров, а 05 - порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 - обозначение финансово-экономического департамента, 02 - обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 - порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5 - 7).

Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них - документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после - месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и т.д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

Например, "Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел", "Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)".

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3 - 4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, "Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 - 30.06.2015".

Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе "Примечание" делается запись "не формировалось".

В четвертой графе на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по Перечню. Данный Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (Решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 N 14589/11).

Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе "Срок хранения" указываются номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 г., начинается с 1 января 2015 г.

При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи Перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (п. "а" ст. 656), а личные дела работников - в течение 75 лет (п. "б" ст. 656).

В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой "ЭПК" относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим), в номенклатуре проставляются отметки "до замены новыми" или "до минования надобности" (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой "ДМН" (до минования надобности).

Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело "Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)". В него входят:

Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.

Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 "Примечание" нужно поставить отметку "в электронном виде".

Вообще, в пятой графе "Примечание" указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в приложении 1.

Составляем сводную номенклатуру дел

Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в Приложении 7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем - планы, отчеты и т.д.).

Согласование и утверждение сводной номенклатуры

Порядок согласования сводной номенклатуры:

Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел - явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления, второй используют в качестве рабочего, третий является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии), четвертый остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования), другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

Что делать с номенклатурой дальше?

В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись - заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации - в ведомственный архив или архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в Приложении 7 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в приложении 3.

В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе "Примечание" ставится отметка "переходящее"). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.

Несмотря на некоторые трудности, при внедрении в организации понятия "номенклатура дел", как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

Приложение 1

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Общество с ограниченной ответственностью "Восход"

(ООО "Восход")

Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.12.2014 N 1

Москва

На 2015 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню

Примечание

04. Отдел кадров

04-01

Штатное расписание и изменения к нему. Копии

До минования надобности ст. 19 (а) (прим.)

04-02

Приказы по основной деятельности. Копии

До минования надобности ст. 19 (а) (прим.)

04-03

Приказы о приеме, перемещении, совмещении, увольнении

75 лет ЭПК ст. 19 (б)

04-04

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

5 лет ст. 19 (б) (прим.)

04-05

Трудовые договоры с работниками

75 лет ЭПК ст. 657

04-06

Личные карточки работников (ф. Т-2)

75 лет ЭПК ст. 658

переходящее

04-07

Табели учета рабочего времени

5 лет ст. 586

04-08

Графики предоставления отпусков работникам

1 год ст. 693

04-09

Журнал учета трудовых договоров работников

75 лет ЭПК ст. 695 (б)

переходящее

04-10

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет ЭПК ст. 695 (в)

переходящее

04-11

Трудовые книжки

До востребования, невостребованные - 75 лет ст. 664

переходящее

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

Начальник отдела кадров                 Сомова                  В.И. Сомова
14.12.2014
Архивариус Ильина Д.Л. Ильина
15.12.2014

Приложение 2

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

             Общество с ограниченной ответственностью "Восход"
(ООО "Восход")
ПРИКАЗ
23 декабря 2014 г. 238
------------------ N ---
Москва
Об утверждении номенклатуры дел на 2015 год
В целях организации исполненных документов в дела, систематизации и учета
учета дел, определения сроков их хранения
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить номенклатуру дел ООО "Восход" и ввести ее в действие с
01.01.2015.
2. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел
согласно утвержденной номенклатуре.
3. Секретарю Виноградовой В.И. направить в структурные подразделения
выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в
работе.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Чайкин Л.П. Чайкин

Приложение 3

Образец оформления итоговой записи номенклатуры дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в Обществе с ограниченной ответственностью "Восход" (ООО "Восход")

в 2014 г.

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

Постоянного

17

Временного (свыше 10 лет)

36

Временного (до 10 лет включительно)

36

Итого

99

22

Делопроизводитель                    Лыкова                К.С. Лыкова
12.01.2015
Итоговые сведения переданы в архив.
Секретарь Виноградова В.И. Виноградова
14.01.2015

М.Лапина

Уфа