Расходы на командировки и представительские расходы: можно ли их нести за границей за наличный расчет
"Налоги" (газета), 2014, N 45
Вести бизнес в современных условиях без служебных командировок и расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие устойчивых связей с другими российскими и зарубежными компаниями характерно для большинства организаций. Затраты, связанные с командированием работников, как и представительские расходы организаций отнесены законодательством в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Какие конкретно расходы учитываются в их составе и что нужно учесть бухгалтеру фирмы при их налогообложении, вы узнаете из настоящей статьи.
Организации, уплачивающие налог на прибыль, при ведении налогового учета руководствуются нормами гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).
Статьей 247 НК РФ определено, что объектом обложения указанным налогом является прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем для российских организаций прибыль представляет собой разницу между доходами и расходами, определенными в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ.
Заметим, что гл. 25 НК РФ делит все расходы, осуществленные налогоплательщиком, на две большие категории - на налогооблагаемые расходы и на те, которые не учитываются при определении налоговой базы.
Налогооблагаемые расходы подразделяются на:
- расходы, связанные с производством и реализацией;
- внереализационные расходы.
В свою очередь ст. 253 НК РФ установлено, что расходы, связанные с производством и (или) реализацией, включают в себя:
- материальные расходы;
- расходы на оплату труда;
- суммы начисленной амортизации;
- прочие расходы.
При этом самой многочисленной группой расходов являются прочие расходы, в составе которых в том числе учитываются командировочные и представительские расходы организаций.
Командировочные расходы
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы налогоплательщика на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией.
При этом в их составе учитываются, в частности, расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Обратите внимание! В силу того что перечень расходов, определенный п. 1 ст. 264 НК РФ, является открытым, в составе командировочных расходов для целей налогообложения налогоплательщиком могут учитываться и иные виды расходов, непосредственно связанных с командированием работников.
Напомним, что в соответствии с нормами Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) возмещение командировочных расходов командированным лицам организации является обязанностью компании. При этом ст. 168 ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно решать, в каком размере и порядке он будет возмещать расходы на командировки своим сотрудникам. Единственное, что требует ТК РФ от работодателя, - это закрепить установленные нормы и порядок возмещения в своем коллективном договоре или ином локальном нормативном документе фирмы, например, в положении о командировках.
Вместе с тем учесть в целях налогообложения расходы на командировки организация вправе лишь в том случае, если командировочные расходы удовлетворяют всем критериям ст. 252 НК РФ. Иначе говоря, расходы на командировки должны быть осуществлены в рамках деятельности, приносящей доход, экономически обоснованны и документально подтверждены. Из положений ст. 313 НК РФ вытекает, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Причем под первичными учетными документами в налоговом учете понимается не что иное, как бухгалтерские первичные учетные документы, что подтверждают и сами налоговики в Письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124747.
Обратите внимание! Формы бухгалтерских первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. На это указывает ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Таким образом, коммерческие организации с указанной даты могут применять при оформлении командировки как самостоятельно разработанные формы, отвечающие требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и унифицированные формы.
Напомним, что унифицированные формы первичных учетных документов, оформляемые при командировании работников, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
К ним относятся:
- служебное задание по форме N Т-10а. В нем организация указывает цель служебной поездки сотрудника. После командировки сотрудник сдает этот документ в бухгалтерию фирмы с отчетом о выполнении служебного поручения;
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9. Если в командировку направляются несколько работников, то приказ оформляется по форме N Т-9а. Основанием для издания приказа о командировании является служебное задание;
- командировочное удостоверение по форме N Т-10. Выписывается в одном экземпляре на основании приказа, выдается на руки командированному лицу и находится у него в течение всей поездки. Удостоверение подтверждает фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной командировке. В каждом пункте назначения в нем проставляются отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника, заверяемые подписью ответственного должностного лица и печатью.
Помимо указанных форм в состав командировочного документооборота входит еще и авансовый отчет сотрудника, который сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
Обратите внимание! Из Письма Минфина России от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169 вытекает, что для целей налогообложения вполне достаточным является оформление командировочного удостоверения и авансового отчета. Иначе говоря, с точки зрения Минфина России, такие документы, как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированные формы N N Т-9 и Т-9а) и служебное задание (унифицированная форма N Т-10а), не являются обязательными, а их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом компании.
Однако, по мнению автора, такой подход организации к документальному оформлению командировок влечет за собой наличие налоговых рисков.
Во-первых, наличия служебного задания требуют п. п. 6 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Постановление N 749), которым руководствуются исключительно все работодатели при командировании работников.
Во-вторых, не исключено, что в дальнейшем точка зрения Минфина России может измениться. Учитывая это, рекомендуем при командировании организациям оформлять все вышеперечисленные формы командировочной документации.
Если же организация считает подход Минфина России вполне приемлемым, то напоминаем, что командировочное удостоверение не оформляется только при командировании за границу (кроме поездок в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). При российских поездках наличие командировочного удостоверения является обязательным даже при однодневных командировках работников!
Обратите внимание! Пунктом 10 разд. IV ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 г. N 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных расходов. В частности, предусматривается отмена командировочных удостоверений. Так что вполне возможно со временем отпадет необходимость в их оформлении и при поездках по территории Российской Федерации.
Если расходы, связанные с командированием, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то организация на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включает их в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Причем налогоплательщики, применяющие метод начисления, признают командировочные расходы в налоговом учете на дату утверждения авансового отчета. Таковы правила пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Обратите внимание! В связи с отсутствием в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ конкретного состава командировочных расходов при учете расходов, связанных с командировками, бухгалтер может столкнуться с рядом проблем. Обычно расходы на проезд подтверждаются проездными документами (билетами) перевозчика. Вместе с тем добраться до места назначения железнодорожным транспортом командированный сотрудник может в плацкартном, купейном или даже в спальном вагоне. Понятно, что последний вид проезда предполагает более комфортабельные условия. Так как НК РФ не содержит каких-либо дополнительных условий в части проездных расходов налогоплательщика, то "проездные" расходы с комфортом, по мнению автора, могут быть учтены организацией для целей налогообложения. Подтверждением тому является и Письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93. В нем сказано, что поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг (набора питания, предметов первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатной продукции и услуг по обеспечению личной безопасности) формирует стоимость услуги железнодорожного перевозчика, то для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена налогоплательщиком полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг).
То же самое касается и перелетов по авиабилетам бизнес-класса, в качестве доказательства можно привести Письмо Минфина России от 21 апреля 2006 г. N 03-03-04/2/114. Причем отметим, что в Письме Минфина России от 7 июня 2007 г. N 03-03-06/1/365 специалисты финансового ведомства соглашаются даже с расходами на фрахт воздушного судна для целей налогообложения. Правда, при этом делают оговорку, что это возможно только в условиях их экономической целесообразности. С таким подходом соглашаются и служители закона, на что указывает Постановление ФАС Московского округа от 19 ноября 2009 г. N КА-А40/12077-09 по делу N А40-66848/08-143-315.
Сегодня все большую популярность приобретают электронные билеты. Имейте в виду, что в Письме Минфина России от 1 октября 2012 г. N 03-03-06/1/515 сказано, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются:
- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина России от 26 апреля 2012 г. N 03-03-04/1.
Обратите внимание на то, что в целях налогообложения компания может учесть не только стоимость проездных документов, но и плату перевозчику за возврат билетов. Такой вывод содержится в Письме Минфина России от 2 мая 2007 г. N 03-03-06/1/252, согласны с этим и суды, на что указывает Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июля 2009 г. по делу N А21-6746/2008.
Кстати, если работник выезжает за границу, то для оформления въездных документов и получения визы ему может понадобиться медицинская страховка. Если речь идет об обязательной медицинской страховке, оформляемой при командировке, то, по мнению автора, организация может учесть ее стоимость в составе командировочных расходов. Тем более что сегодня такой вид возмещаемых командировочных расходов при поездках за рубеж прямо предусмотрен п. 23 Постановления N 749. Это подтверждают и сами финансисты в Письме от 20 октября 1999 г. N 04-06-05. С ними соглашаются и суды, на что указывает Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 октября 2006 г. N N А33-6493/06-Ф02-5210/06-С1, А33-6493/06-Ф02-5324/06-С1 по делу N А33-6493/06.
Если имеет место добровольное медицинское страхование, то такие расходы фирма вряд ли сможет учесть для целей налогообложения. Такой вывод можно сделать на основании Письма УФНС России по г. Москве от 23 апреля 2009 г. N 16-15/040867.
Теперь что касается расходов в части оплаты жилья. Если гостиницей выдан самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, отвечающий всем требованиям Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 359, то этого вполне достаточно, чтобы подтвердить в целях налогообложения расходы на приобретение гостиничных услуг. В противном случае документ, выданный отелем, не может выступать документальным подтверждением расходов по найму жилья, такие разъяснения на этот счет приведены в Письме Минфина России от 16 октября 2009 г. N 03-03-06/1/666.
Так как бронирование номера в гостинице квалифицируется как дополнительная услуга гостиницы, то для целей налогообложения организация может учесть и стоимость брони, на что, в частности, указано в Письме Минфина России от 4 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/148. Согласны с этим и суды, о чем свидетельствует Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. по делу N А28-10790/2005-233/15.
Вместе с тем если бронированием билетов занимается сторонняя фирма, то такие расходы признаются уже не командировочными расходами компании, а учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 21 декабря 2007 г. N 03-03-06/1/884.
Имейте в виду, что все командировочные расходы организации при наличии их документального подтверждения учитываются в размере фактических затрат. Это распространяется и на суточные.
Разногласия с налоговиками могут возникнуть у организации лишь в части суточных, выплачиваемых при однодневных командировках. Такой вывод позволяет сделать Письмо УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312, а также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. по делу N А56-48850/2011.
Вместе с тем Минфин России в Письме от 26 мая 2014 г. N 03-03-06/1/24916 дал следующие разъяснения.
Согласно п. 24 Постановления N 749 возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
Таким образом, налогоплательщик имеет право учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
То есть если при направлении работника в однодневную командировку выплачиваемую компенсацию квалифицировать не как суточные, а как "иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя" (ст. 168 ТК РФ), то их можно учесть в расходах для целей налогообложения прибыли при условии, если они предусмотрены локальными нормативными актами работодателя.
Есть и арбитражная практика, согласно которой указанные суммы суточных можно учесть при налогообложении прибыли. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. по делу N А56-48850/2011 суд указал, что если расходы на выплату суточных при отъезде в командировку и возвращении из нее в один и тот же день соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ, то такие расходы могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. А в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. по делу N А05-8580/2011 суд указал на то, что инспекция неправомерно исключила из состава расходов суточные, которые были выплачены работникам при направлении их в однодневные командировки. Обязанность выплачивать такие суточные установлена локальным нормативным актом налогоплательщика. При этом размер выплаченных работникам сумм не превышал установленного локальным актом лимита возмещаемых суточных.
Анализируя разъяснения контролирующих органов в части спорных командировочных расходов, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе учесть в их составе большинство расходов, осуществленных в поездке, при условии, что они отвечают критериям ст. 252 НК РФ. Поэтому даже в том случае, когда на первый взгляд учесть их в составе расходов на командировки нельзя, фирме следует их тщательно проанализировать. Если связь расхода с командировкой налицо, они обоснованны и документально подтверждены, то организация может без опасения включить их в состав налогооблагаемых командировочных расходов.
Обратите внимание! Если организация командирует работника за рубеж, то подтверждающие документы следует построчно перевести на русский язык. Об этом Минфин России напомнил налогоплательщикам в Письме от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23.
Причем для перевода документов организация может воспользоваться как услугами профессионального переводчика, так и услугами собственного специалиста. Такие разъяснения на этот счет дают финансисты в Письмах от 20 апреля 2012 г. N 03-03-06/1/202, от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/170. При этом услуги стороннего переводчика налоговики столицы рекомендуют учитывать в качестве информационных услуг на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ, на что указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126.
Имейте в виду, что игнорирование требования о переводе документов может привести к конфликту с проверяющими органами. В качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 октября 2008 г. N Ф04-6232/2008(13382-А75-40) по делу N А75-205/2008.
Представительские расходы организации
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительскими расходами признаются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
При этом совершенно не важно, где проводится официальная встреча - на территории налогоплательщика или на нейтральной территории, сегодня на это прямо указано в п. 2 ст. 264 НК РФ. Вместе с тем в части места проведения официальных встреч следует учитывать тот факт, что налоговое законодательство запрещает включать в состав представительских расходов расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний! Учитывая это, проведение официальных встреч в местах традиционного туризма или отдыха, а также в барах, ресторанах и так далее может быть связано у компании с повышенными налоговыми рисками. Об этом свидетельствует существующая арбитражная практика - Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2008 г. по делу N А13-7506/2006-28, Постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. по делу N КА-А40/8426-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. по делу N А56-3124/2005, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июня 2004 г. по делу N А05-14160/03-13 и другие.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ в состав представительских расходов включаются лишь расходы:
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на буфетное обслуживание во время переговоров;
- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Причем контролирующие органы считают перечень представительских расходов исчерпывающим, на что указывает Письмо ФНС России от 18 апреля 2007 г. N 04-1-02/306@ "Об уплате налога на доходы физических лиц".
Тем не менее термин "обслуживание" можно рассматривать не только как транспортное обеспечение, буфетное обслуживание и организацию перевода, но и гораздо шире, в силу чего закрытость состава представительских расходов вызывает сомнение. Приведем простой пример.
Так, по мнению налоговых органов, организация не вправе учитывать в составе своих представительских расходов расходы на проезд и проживание приглашенных участников встречи. Такой вывод содержится в Письме УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 г. N 21-11/116748, в Письмах Минфина России от 1 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/796, от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235 и в других. Контролеры считают, что перечисленные расходы с точки зрения гл. 25 НК РФ представляют собой командировочные расходы приглашенного участника встречи. Но ведь инициатором встречи является приглашающая сторона, поэтому вполне логично, если она берет на себя расходы приглашенного участника переговоров! Заметим, что с таким подходом соглашаются и суды, на что указывает, например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 сентября 2008 г. по делу N А56-33426/2007. Тем не менее контролирующие органы настаивают на том, что перечень представительских расходов является закрытым, и не позволяют налогоплательщику учитывать в качестве представительских расходов подобные затраты. Поэтому тем, кто не готов к судебному спору с контролирующими органами, рекомендуем придерживаться официальной точки контролеров о составе представительских расходов.
Представительские расходы компании, как и командировочные расходы, требуют документального подтверждения. Причем одной бухгалтерской первичной учетной документации здесь будет недостаточно, на что указывают положения Писем Минфина России от 1 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/4/26, от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807. В них специалисты Минфина России разъясняют, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет либо акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
Учитывая эти разъяснения, можно отметить, что документальное оформление представительских расходов включает три составляющие: оформление общих распорядительных документов организации, касающихся представительских расходов; оформление документов, связанных с конкретным мероприятием; и оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие.
Имейте в виду, что форму отчета о проведении официальной встречи необходимо разработать самостоятельно и закрепить ее использование в учетной политике. Данный отчет должен содержать как минимум следующую информацию: дату, место и программу проведения деловой встречи, список участвующих лиц с обеих сторон, а также величину фактических расходов. К отчету следует приложить все копии первичных документов, которые сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, сдал вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию.
Отметим, что на оправдательные документы, приложенные ответственным сотрудником к авансовому отчету, бухгалтеру организации нужно обратить самое пристальное внимание. Ведь от качества оформления любых оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, зависит возможность признания расходов для целей налогообложения. На это, в частности, указано в Письме Минфина России от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169, в котором финансисты в очередной раз напомнили налогоплательщикам, что оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены. В противном случае сумма расходов, указанная в авансовом отчете, не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Если у организации имеются все необходимые документы, то она вправе учесть представительские расходы для налогового учета. Причем на основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ они включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией.
Обратите внимание! Представительские расходы с точки зрения гл. 25 НК РФ рассматриваются как нормируемые расходы - в течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Причем база для исчисления предельной суммы представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется налогоплательщиком нарастающим итогом с начала налогового периода, такое правило определено п. 3 ст. 318 НК РФ.
В части превышения предельного размера, установленного НК РФ, представительские расходы налогоплательщика относятся в состав расходов, не учитываемых в целях исчисления налога на прибыль организаций, на что указывает п. 42 ст. 270 НК РФ.
При направлении работника в командировку согласно п. 10 Постановления N 749 работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику организации как в валюте Российской Федерации - в рублях, так и в иностранной валюте. На это прямо указывает п. 16 Постановления N 749.
Выдача наличных денег в рублях подотчетному лицу производится на основании расходного кассового ордера 0310002 (форма N КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").
Расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Данные требования содержатся в п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Постановлением N 749 предусмотрено, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с зарубежной командировкой, в том числе выдача аванса и погашение неизрасходованного остатка валюты, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Закон N 173-ФЗ).
Указанный Закон устанавливает правовые основы и принципы валютного регулирования и валютного контроля в Российской Федерации, регламентирует полномочия органов валютного регулирования.
Допуская выдачу подотчетных средств в иностранной валюте, законодательство Российской Федерации не поясняет, можно ли выдать иностранную валюту из кассы организации. По общему правилу, установленному ст. 9 Закона N 173-ФЗ, проведение валютных операций между резидентами запрещено. Между тем п. 1 указанной статьи определен ряд исключительных случаев, когда осуществление валютных операций между резидентами Российской Федерации возможно. К числу таких ситуаций Закон N 173-ФЗ относит и осуществление операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Таким образом, выдача наличной валюты в подотчет и возврат неиспользованного валютного аванса в кассу организации не противоречит нормам Закона N 173-ФЗ. С этим доводом согласился и Президиум ВАС РФ, который своим Постановлением от 18 марта 2008 г. N 10840/07 признал такие действия организации не противоречащими валютному законодательству Российской Федерации.
О том, что выдача валютного аванса при поездке за рубеж не противоречит нормам Закона N 173-ФЗ, говорит и Письмо Банка России от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381. В нем банкиры, опираясь на нормы п. 6 ст. 4 Закона N 173-ФЗ, разъясняют, что выдача юридическими лицами - резидентами наличной иностранной валюты своим сотрудникам - физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Закону N 173-ФЗ.
Вместе с тем, согласно п. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ выдать валюту сотруднику в подотчет можно лишь через банковский счет, открытый организацией в уполномоченном банке. Так как ст. 14 Закона N 173-ФЗ не предусматривает возможности выдачи наличной валюты своему сотруднику, то организация, снявшая валюту со своего счета в уполномоченном банке и выдавшая своему сотруднику валютный аванс наличными через кассу, рискует попасть под административную ответственность за нарушение валютного законодательства. Причем штрафы за такое правонарушение весьма серьезны. Как следует из п. 1 ст. 15.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), осуществление незаконных валютных операций влечет за собой наложение административного штрафа на граждан, должностных лиц и юридических лиц в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции.
Итак, несмотря на вероятность риска, возможность выдачи наличной иностранной валюты под отчет у организации имеется. Теперь разберем, как оформить такую операцию. Выдача рублевых подотчетных средств, как было сказано ранее, отражается в расходном кассовом ордере 0310002. По мнению автора, в данном случае организации следует самостоятельно разработать форму расходного кассового ордера для выдачи иностранной валюты, причем при разработке требуемой формы документа организация может взять за основу форму ордера 0310002.
Кроме того, организация вправе выдать своему сотруднику валюту на командировку посредством выдачи корпоративной банковской карты.
Напомним, что операции с использованием банковских карт регламентированы Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24 декабря 2004 г. N 266-П (далее - Положение N 266-П).
В силу п. 2.5 Положения N 266-П клиент-организация может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что организация при направлении сотрудника в служебную командировку за рубеж может воспользоваться несколькими вариантами обеспечения командированного сотрудника иностранной валютой. Напоминаем, что в настоящий момент вывоз иностранной валюты физическими лицами - резидентами осуществляется без ограничений при соблюдении требований таможенного законодательства Таможенного союза в рамках ЕврАзЭС и законодательства Российской Федерации о таможенном деле, на что указывает ст. 15 Закона N 173-ФЗ. При этом следует иметь в виду, что сумма вывозимой валюты, превышающая в эквиваленте 10 000 долл. США, подлежит обязательному декларированию.
Теперь что касается покупки товаров в заграничной командировке. Мы не случайно акцентировали внимание читателя на том, каким образом организация-работодатель может обеспечить своего сотрудника валютой. Если на руках у командированного сотрудника имеется наличная валюта, то рассчитаться с продавцом товаров командированный сотрудник не вправе. Такие операции разрешены только для резидентов - физических лиц. Однако в командировке физическое лицо действует не от своего имени, а от имени организации, в силу чего такая операция противоречит нормам валютного законодательства и ведет к штрафу на основании ст. 15.25 КоАП РФ, размер которого, как уже было отмечено, может составить сумму покупки.
При использовании корпоративной карты теоретически приобрести товары, находясь в заграничной поездке, можно, ведь в данном случае расчеты между резидентом и нерезидентом ведутся безналичным путем через уполномоченный банк. Однако, учитывая то, что при осуществлении такой валютной операции организация-резидент в тот же день обязана представить в уполномоченный банк справку о валютных операциях и документы, связанные с проведением валютных операций, указанных в справке, можно сказать, что данный вариант тоже содержит определенные риски.
Для справки. Порядок представления резидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций в иностранной валюте установлен гл. 2 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. N 138-И "О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением".
Тем более что в силу п. 6.1 или п. 6.2 ст. 15.25 КоАП РФ нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям, подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций может привести компанию к штрафу от пяти до пятидесяти тысяч рублей, так как размер штрафных санкций зависит от количества дней просрочки представления документов.
Однако в этой ситуации можно пойти и другим путем. Не предоставлять аванс перед командировкой, а возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой после возвращения из поездки (ст. 168 ТК РФ). При этом компенсация должна осуществляться в рублях по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Об этом сказано в Письме Минфина России от 6 июня 2011 г. N 03-03-06/1/324.
Обратите внимание! Если иностранная валюта не включена в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к российскому рублю устанавливаются Банком России (далее - Перечень), в этом случае курс данной валюты может быть определен с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.
В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете "Financial Times" (в том числе в их представительствах в сети Интернет).
Данные разъяснения содержатся в Письме Банка России от 14 января 2010 г. N 6-Т "Об определении курсов иностранных валют по отношению к рублю, официальные курсы которых не устанавливаются Банком России", а также в Письме Минфина России от 11 февраля 2011 г. N 03-03-06/1/87.
Обратите внимание! Датой признания представительских расходов у налогоплательщиков, использующих метод начисления, согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
В заключение отметим, что по командировочным и представительским расходам организация - плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом по налогу. Как сказано в п. 7 ст. 171 НК РФ, вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам за наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
При этом следует иметь в виду, что в части командировочных и представительских расходов применить вычет можно не ранее того налогового периода, в котором командированный сотрудник или работник, ответственный за проведение встречи, представил в бухгалтерию организации авансовый отчет. Такие разъяснения дает Минфин России в Письме от 20 мая 2008 г. N 03-07-11/197.
Обратите внимание! В п. 7 ст. 171 НК РФ содержится важное правило для применения налоговых вычетов по НДС, согласно которому вычет зависит от нормирования расходов в целях налогообложения. Согласно указанной норме если расходы, по которым применяется вычет по НДС в целях налогообложения прибыли, принимаются не в полном объеме, а в пределах законодательно установленных норм, то и вычет по НДС предоставляется налогоплательщику в размере, соответствующем указанным нормам!
Размер вычетов по НДС, связанных с представительскими расходами, является "плавающим", то есть размер вычета, которым налогоплательщик может воспользоваться сразу, в дальнейшем может измениться. Поэтому плательщикам НДС можно порекомендовать не применять соответствующий налоговый вычет сразу. Ведь, во-первых, применение налоговых вычетов по НДС - это право налогоплательщика, а не его обязанность, а, во-вторых, гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ не содержит запрета на применение налоговых вычетов в более поздние сроки. Привлечь налогоплательщика за применение вычетов в более поздние сроки к ответственности, установленной ст. 122 НК РФ, нельзя, ведь в данном случае речь не идет о занижении налогооблагаемой базы по налогу, а наличие переплаты по налогу не рассматривается в налоговом законодательстве как налоговое правонарушение. К тому же согласно п. 27 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30 мая 2014 г. N 33 "О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость" налоговые вычеты могут быть отражены налогоплательщиком в налоговой декларации за любой налоговый период, за исключением случаев, когда налоговая декларация подана налогоплательщиком по истечении трех лет после окончания соответствующего налогового периода.
В.В.Авдеев