Мудрый Экономист

Электронные договоры. Проблемы и решения

"Практический бухгалтерский учет", 2015, N 1

Примечание. Заключение договоров через Интернет - это быстро, удобно и законно. Подавляющее большинство договоров вполне может быть заключено в электронной форме. Однако и теперь, как и десять - пятнадцать лет назад, отношение бухгалтеров к договорам в электронном виде можно в большинстве случаев выразить одним словом - недоверие. Попробуем разобраться, есть ли основания для такого отношения.

В большинстве случаев ГК РФ допускает заключение договоров в электронном виде и подписание их электронной подписью вместо собственноручной, в случае если стороны об этом договорились: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон" (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Впрочем, на некоторые виды договоров это право не распространяется. Это, к примеру, договоры:

т.е. те, которые должны быть заключены в бумажном виде, чтобы представлять их на регистрацию в уполномоченный орган.

То же самое можно сказать о договорах, которые должны быть нотариально удостоверены - в силу закона или соглашения сторон.

Нельзя обойтись без бумаги и в случае заключения трудового договора с дистанционным работником. Несмотря на то что ТК РФ допускает заключение договора в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ), а также обмен электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ), тот же ТК РФ однозначно обязывает работодателя направлять дистанционному сотруднику надлежащим образом оформленный экземпляр договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Для того чтобы начать заключать договоры в электронном виде, следует обговорить с контрагентом два ключевых момента: способ обмена документами (традиционный или в электронном виде) и тип электронной подписи - простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Если достигнуто соглашение об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно.

Если достигнута договоренность об использовании простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, то следует заключить соглашение с описанием условий признания такой подписи, причем подписать его придется собственноручно.

Очевидно, что заключение "электронных" договоров целесообразно в случаях, если все документы по сделке также передаются в электронном виде.

Формально после введения электронного счета-фактуры все препятствия сняты. С другой стороны, электронные документы порождают специфические проблемы.

Вот несколько примеров.

Известно, что продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента реализации (отгрузки товаров, выполнения работ или услуг), как это установлено ст. 168 НК РФ. Если счет-фактура оформляется в традиционном, бумажном, виде, то фактическую дату выставления определить трудно, а в случае с электронным эта дата фиксируется оператором. По мнению чиновников, нарушение срока выставления счета-фактуры влечет отказ в вычете НДС (Письмо Минфина России от 26.08.2010 N 03-07-11/370). В то же время из НК РФ следует, что "невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом. Невыполнение не предусмотренных пунктами 5.2 и 6 настоящей статьи требований к корректировочному счету-фактуре <...> не может являться основанием для отказа в принятии к вычету продавцом суммы налога" (п. 2 ст. 169 НК РФ). Пункты 5 и 6 ст. 169 НК РФ касаются оформления счета-фактуры, а не срока его выставления.

Напрашивается вывод, что счет-фактура не является основанием к вычету только тогда, когда он неверно составлен или содержит неправильные или неполные сведения, и даже при нарушении срока выставления счет-фактура может являться основанием для получения вычета.

Заметим, что сам Минфин почти в каждом письме подчеркивает, что его письма имеют информационно-разъяснительный характер и не являются нормативными актами. Следовательно, фобия относительно пяти дней основана на традиционном страхе перед конфликтом с контролерами.

Еще одна традиционная фобия связана с тем, что если покупатель не вышлет извещение, то счет-фактура будет считаться невыставленным. В то же время еще в 2013 г. изменились правила регистрации счетов-фактур.

До того как было опубликовано Постановление Правительства РФ от 28.05.2013 N 446, которым были внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, чтобы зарегистрировать электронный счет-фактуру в журнале в ч. 1 выставленных счетов-фактур и ч. 2 полученных счетов-фактур, надо было иметь извещение о получении счета-фактуры, составленное покупателем.

В настоящее время извещения о получении счета-фактуры для его регистрации в журнале не требуется.

Продавец может зарегистрировать счет-фактуру, имея на руках только подтверждение оператора электронного документооборота (ЭДО) с датой выставления счета-фактуры, а покупатель - с датой получения счета-фактуры.

Следовательно, для регистрации счета-фактуры нет необходимости ждать извещения от покупателя.

Справедливости ради отметим, что для завершения документооборота и придания документам юридической значимости извещение от покупателя требуется, поскольку порядок выставления электронных счетов-фактур по-прежнему требует наличия всех технологических документов, включая извещение о получении электронного счета-фактуры.

Если извещение так и не поступило, а электронный счет-фактура уже был учтен в журнале и книге, то в книге такой электронный счет-фактуру следует аннулировать.

Те налогоплательщики, которые не платят НДС, оказываются в куда более выгодной ситуации, поскольку выставлять счета-фактуры им ни к чему.

И вроде бы нет препятствий для прогресса, но возникает вопрос с актами.

Можно ли счесть акт закрытым, если от партнера ответа не поступило?

В действительности же оборот электронных актов нормативными актами могут урегулировать сами партнеры, поскольку жестких требований нормативно-правовые акты не устанавливают. К примеру, в договоре можно прописать, что акт выполненных работ считается подписанным, если в течение пяти дней со дня выставления от покупателя не поступает мотивированный отказ его подписать. Это позволит снизить или вообще исключить зависимость от клиента: заключили договор, выставили акт, имеется подтверждение оператора о том, что акт действительно направлен клиенту. Прошло пять дней, возражений нет - следовательно, акт закрыт.

Серьезным препятствием на пути применения электронных договоров по-прежнему являются технические вопросы. Ведь обоим партнерам надо иметь сертификат ключа проверки электронной подписи и средства электронной подписи.

Кроме того, необходим договор с оператором электронного документооборота. Если говорить об электронных счетах-фактурах, то они могут быть переданы только через оператора электронного документооборота в установленном ФНС России xml-формате (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Кроме того, согласно Приказу ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, которым утверждены рекомендуемые Форматы накладной и акта сдачи-приемки работ (услуг), эти документы должны содержать идентификаторы участников документооборота и оператора.

Возникает также необходимость организации электронного архива для хранения и поиска электронных документов.

С другой стороны, если налогоплательщик уже сдает электронную отчетность, то все эти технические моменты, скорее всего, уже решены. Тем более что зачастую услуги оператора электронного документооборота предоставляют те же организации, которые отправляют отчетность, да и возможность хранения электронных документов есть в большинстве систем электронного документооборота. То есть нового партнера искать не придется.

Как видим, страхи перед "электронными" договорами не имеют оснований: большинство договоров вполне может быть заключено в электронном виде.

К.Ераносян

Юрист