Мудрый Экономист

Пять ошибок в расчете пособий в 2014 году

"Зарплата", 2014, N 12

При расчете пособий могут быть допущены ошибки. Их следует исправить, пока не закончился текущий год.

Специалисты ФСС РФ имеют право не принимать к зачету расходы на выплату пособий, если:

Об этом говорится в п. 4 ч. 1 ст. 4.2 и ч. 4 ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ).

Рассмотрим самые частые ошибки при расчете пособий.

Не оплачен первый (выходной) день ухода за заболевшим ребенком

Работник имеет право на получение пособия по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ), в частности:

Примечание. Читайте в журнале "Зарплата" в 2015 г.

Работник травмировался в пути на работу.

Пособие за выходные и праздничные дни выплачивается

Пособие не выплачивается за дни, в которые работник не нуждался в освобождении от работы. Такие периоды перечислены в п. 41 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок выдачи больничных листов). Среди них не указаны выходные и праздничные дни.

Врач должен выдать больничный лист со дня осмотра заболевшего ребенка (например, в субботу). С этого дня работодатель обязан назначить пособие по временной нетрудоспособности. Расчет суммы пособия без учета первых (выходных) дней нетрудоспособности - это ошибка.

Если компания задержала выплату пособия, она должна выплатить работнику компенсацию. Ее минимальный размер - 1/300 ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в периоде просрочки, от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Как исправить ошибку

При выявлении недоплаты пособия необходимо:

Примечание. Читайте в журнале "Зарплата" в 2015 г.

Новые размеры пособий в 2015 г.

Пример 1. Больничный по уходу за ребенком выдан в выходной день

С.Д. Громова принята на работу в ООО "Сольвейг" 4 марта 2012 г. в режиме пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

Страховой стаж работницы - более 8 лет.

28 июня 2014 г. (в субботу) заболел ее сын 6 лет. Врач осмотрел больного ребенка, выдал маме листок нетрудоспособности 28 июня, освободив от работы с этого же дня. Сотрудница была нетрудоспособна 10 календарных дней по 7 июля 2014 г. включительно.

Бухгалтер начислил ей пособие за период с 30 июня по 7 июля 2014 г. в размере 5536 руб. (692 руб. x 8 календ. дн.). В результате было нарушено положение ч. 1 ст. 6 Закона N 255-ФЗ.

Нарушение выявлено в декабре 2014 г. в ходе инвентаризации расчетов с работниками. Как исправить ошибку?

Решение. Бухгалтер расчетной части составил бухгалтерскую справку (образец см. на с. 67).

Образец

Бухгалтерская справка ООО "Сольвейг"

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ООО "Сольвейг" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ Бухгалтерская справка N 11 ¦
¦ ¦
¦г. Самара 8 декабря 2014 г.¦
¦ ¦
¦ 1. В ходе инвентаризации расчетов с работниками выявлена ошибка в¦
¦расчете суммы пособия по временной нетрудоспособности С.Д. Громовой. ¦
¦ 8 июля 2014 г. С.Д. Громова представила в бухгалтерию листок¦
¦нетрудоспособности за период с 28.06.2014 по 07.07.2014 (10 календарных¦
¦дней). ¦
¦ Пособие по временной нетрудоспособности начислено только за 8¦
¦календарных дней (с 30.06.2014 по 07.07.2014), выплачено 18 июля 2014 г.¦
¦в день выдачи аванса. Бухгалтер не начислил пособие за 28 и 29 июня,¦
¦объяснив тем, что эти дни выпали на выходные. В результате была нарушена¦
¦ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ. Нарушение выявлено¦
¦в декабре 2014 г. ¦
¦ В результате неправильного расчета сумма пособия составила 5536 руб.¦
¦(505 160 руб. : 730 x 100% x 8 календ. дн.) вместо 6920 руб. (505 160¦
¦руб. : 730 x 100% x 10 календ. дн.). ¦
¦ ¦
¦ 2. Исправление ошибки в бухгалтерском учете отражено 8 декабря 2014¦
¦г. следующими проводками: ¦
¦ Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по социальному страхованию на¦
¦случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Кредит 70 ¦
¦ - 1384 руб. (6920 руб. - 5536 руб.) - доначислено пособие по¦
¦временной нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ; ¦
¦ Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", ¦
¦ - 180 руб. (1384 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с суммы доплаты; ¦
¦ Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51 ¦
¦ - 180 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ с суммы доплаты пособия; ¦
¦ Дебет 70 Кредит 50 ¦
¦ - 1204 руб. (1384 руб. - 180 руб.) - выплачена из кассы сумма¦
¦доначисленного пособия за вычетом НДФЛ; ¦
¦ Дебет 91-2 Кредит 73, субсчет "Расчеты с работниками по прочим¦
¦операциям", ¦
¦ - 46,68 руб. (1204 руб. x 8,25% x 1/300 x 144 календ. дн.) -¦
¦начислена компенсация за просрочку выплаты части пособия; ¦
¦ Дебет 73, субсчет "Расчеты с работниками по прочим операциям", Кредит¦
¦50 ¦
¦ - 46,68 руб. - выплачена из кассы сумма процентов за просрочку¦
¦выплаты части пособия. НДФЛ с нее не начисляется (п. 3 ст. 217 НК РФ и¦
¦Письмо Минфина России от 23.01.2013 N 03-04-05/4-54). ¦
¦ ¦
¦Главный бухгалтер Затеваха Л.М. Затеваха¦
L--------------------------------------------------------------------------

Доначисленная сумма пособия будет включена в форму-4 ФСС в декабре 2014 г. в показатели:

Неправильно определено количество календарных дней расчетного периода

Для расчета среднего дневного заработка для разных видов пособий применяется разный порядок определения количества календарных дней расчетного периода.

При временной нетрудоспособности нет исключаемых дней

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности количество дней в расчетном периоде всегда строго равно 730 (ч. 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). И не важно, попал ли в расчетный период високосный год, отработал ли сотрудник оба года полностью, трудился ли он вообще, болел или не работал, болел сам или ухаживал за больным ребенком.

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности норма ч. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ об исключаемых периодах не применяется. Если все же эта норма была применена, то пособие явно начислено с ошибкой - его сумма завышена.

Последствия завышения суммы пособия

Страховые взносы в ФСС РФ. На сумму излишне начисленного пособия компания уменьшила страховые взносы в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).

Сумма страховых взносов, подлежащая уплате в ФСС РФ, оказалась занижена.

Нужно доплатить в ФСС РФ страховые взносы и пени в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ч. 5 и 6 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ).

Уточнение отчетности текущего года. В связи с доначислением пособия нужно подать уточненный расчет по форме-4 ФСС, которая была актуальной на тот момент.

Например, компания неправильно начислила пособие в июне 2014 г., а обнаружила ошибку в декабре. Уточненный расчет нужно представить за полугодие и 9 месяцев 2014 г. Так как форма-4 ФСС заполняется нарастающим итогом и неверная сумма пособия была отражена в отчетах за эти периоды.

Страховые взносы в ПФР и ФФОМС. Пособие по временной нетрудоспособности является объектом обложения страховыми взносами, но не облагается ими (ч. 1 ст. 7, п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

В связи с изменением суммы пособия не изменится величина облагаемой базы. В такой ситуации компания вправе не подавать уточненную форму РСВ-1 ПФР (ч. 2 ст. 17 Закона N 212-ФЗ).

Если работник не вернет сумму переплаты, она признается его доходом. Этот доход облагается обязательными страховыми взносами:

Облагаемая база будет увеличена в том месяце, когда будет принято решение о прощении долга и подписан приказ (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19). До этого момента излишне выплаченные суммы числятся в составе дебиторской задолженности.

Как исправить ошибку с завышением суммы пособия

Неправильное применение норм Закона N 255-ФЗ не может быть признано счетной ошибкой. Взыскать сумму переплаты с получателя пособия нельзя. Об этом сказано в ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ.

Пример 2. В расчетном периоде работница болела

Сотрудница ООО "Соломенная сторожка" В.А. Кукушкина болела с 11 по 20 августа 2014 г. включительно (10 календарных дней). В компании она трудится с 23 мая 2013 г. Это ее первое место работы.

Расчетный период - 2012 - 2013 гг. В 2013 г. сумма учитываемого заработка составила 245 000 руб. В расчетном периоде (в 2013 г.) работница была временно нетрудоспособна на протяжении 8 календарных дней.

При расчете пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер по ошибке исключила 8 календарных дней из расчетного периода и разделила сумму учитываемого заработка на 722 календарных дня (730 календ. дн. - 8 календ. дн.) вместо 730.

Дневная сумма пособия составила 203,6 руб. (245 000 руб. : 722 x 60%) вместо 201,37 руб. (245 000 руб. : 730 x 60%). Пособие начислено 5 сентября 2014 г.

Ошибка обнаружена 15 декабря 2014 г. Переплата списана за счет собственных средств компании и признана доходом работника. Налог на доходы физических лиц с него уплачен 16 декабря 2014 г.

В этот же день платежным поручением N 564 компания перечислила недоимку по страховым взносам в ФСС РФ в сумме переплаты, а платежным поручением N 565 - сумму пеней за несвоевременную уплату страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Компания применяет совокупный тариф страховых взносов 30%. Тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,2%.

Какими проводками отразить исправление ошибки?

Решение. Рассчитаем общую сумму переплаты

Переплата равна 22,3 руб. [(203,6 руб. - 201,37 руб.) x 10 календ. дн.], в том числе:

Исправительные проводки

Дебет 20 Кредит 70

      ----------¬
- ¦6,69 руб.¦ - сторнирована излишне начисленная сумма пособия
L----------
за первые три дня временной нетрудоспособности;

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Кредит 70

      -----------¬
- ¦15,61 руб.¦ - сторнирована излишне начисленная сумма пособия по
L-----------
временной нетрудоспособности за 7 дней, оплачиваемых за счет средств ФСС
РФ;

Дебет 91-2 Кредит 70

Расчеты с ФСС РФ

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ", Кредит 51

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ", Кредит 51

Нарушение допущено в текущем году, поэтому доначисление страховых взносов производится в том же отчетном периоде, когда выявлена ошибка, - в декабре 2014 г. Это следует из п. 5 ПБУ 22/2010:

Дебет 20 Кредит 69, субсчет расчетов по обязательному социальному страхованию,

Дебет 20 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай травматизма",

Исправления в отчетности

В связи с исправлением ошибки у компании возникла задолженность по страховым взносам в ФСС РФ за август 2014 г. из-за сторнирования неверно назначенного пособия.

Ошибка привела к занижению суммы страховых взносов. Их неверная сумма была отражена в форме-4 ФСС за 9 месяцев 2014 г. На основании ч. 1 ст. 17 Закона N 212-ФЗ в этот расчет нужно внести изменения - подать уточненный расчет.

Примечание. Как отразить изменения в форме-4 ФСС

Читайте в электронном журнале "Зарплата" (e.zarp.ru) в статье "Ошибочно выплачено пособие: как в форме-4 ФСС показать корректировку" (2014, N 7).

Ошибки при расчете пособия уволенному работнику

Размер пособия по временной нетрудоспособности уволенному работнику, который заболел или был травмирован в течение 30 календарных дней с момента увольнения, ограничен 60% среднего заработка (ч. 2 ст. 5 и ч. 2 ст. 7 Закона N 255-ФЗ).

Пособие положено за весь период нетрудоспособности, даже если страховой случай начался в последний, 30-й день указанного периода (Письмо ФСС РФ от 26.01.2012 N 15-03-11/12-782). Главное, чтобы листок нетрудоспособности был открыт в течение 30 календарных дней с момента увольнения.

Примечание. Пособие по временной нетрудоспособности бывшему работнику назначают лишь в том случае, если он болел сам или получил травму.

Пример 3. Работник заболел после увольнения

Сотрудник уволен 20 сентября 2014 г. Почти два месяца он безуспешно искал работу. Перенес за это время несколько заболеваний. Прежнему работодателю бывший работник представил три больничных листа:

Сколько больничных листов нужно оплатить?

Решение. Бывшему работнику нужно оплатить два первых больничных листа, поскольку начало этих двух страховых случаев приходится на 30-дневный период после увольнения. Третий страховой случай начался позже. Бывший работодатель не обязан его оплачивать.

На практике при расчете пособия бухгалтер может забыть применить ограничение (60% среднего заработка) и по старой памяти ошибочно учесть фактический страховой стаж бывшего работника, накопленный к моменту увольнения. В результате пособие может быть выплачено в размере 100% среднего заработка.

Эта ошибка приводит к переплате пособия и недоимке по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности. Такую ошибку необходимо исправить. Порядок ее исправления описан в примере 2 на с. 69.

Больничные по длительному заболеванию оплачены как разные страховые случаи

Иногда выздоровление работника затягивается. Первично выданный больничный закрывают в положенный срок. Работник продолжает лечение. Врач выписывает ему следующий больничный лист, затем еще и еще.

К бухгалтеру эти документы могут попасть не разом, а последовательно с промежутком в пару недель или в общей кипе с документами других работников. Не всегда удается увидеть разом все больничные, что относятся к одному страховому случаю. Они могут быть ошибочно оплачены как разные страховые случаи.

Такая ошибка ведет к неправильному распределению общей суммы пособия между источниками финансирования:

Оплата первых трех дней нетрудоспособности производится из средств работодателя (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ), причем только один раз. Они оплачиваются по первому больничному листу (галочка стоит в ячейке "первичный").

С четвертого дня болезни пособие начисляется за счет ФСС РФ (ч. 1 ст. 3 Закона N 255-ФЗ). Если все больничные по одному страховому случаю ошибочно оплачены как первичные, сумма пособия, начисленная за счет средств работодателя, будет завышена, а за счет средств фонда соответственно занижена.

Вследствие этой ошибки будет занижена облагаемая база по налогу на прибыль, а также завышена сумма страховых взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ.

Чтобы исправить данную ошибку, необходимо:

Примечание. Как оплатить длительный больничный

Читайте в электронном журнале "Зарплата" (e.zarp.ru, 2014, N 10).

Пример 4. Неправильное распределение суммы пособия по временной нетрудоспособности



Работник ООО "Глобус галактики" Ю.Д. Пришелец был болен с 3 по 28 февраля 2014 г. За период временной нетрудоспособности он последовательно представил два больничных листа с 3 по 17 февраля и с 18 по 28 февраля 2014 г.

Сумма дневного пособия работника - 450 руб. Бухгалтер начислил два пособия по временной нетрудоспособности по каждому больничному листу отдельно:

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

20 февраля 2014 г.

Дебет 20 Кредит 70

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Кредит 70

5 марта 2014 г.



Дебет 20 Кредит 70

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Кредит 70

Всего в I квартале 2014 г. за счет средств компании начислено пособие в сумме 2700 руб., за счет средств ФСС РФ - 9000 руб.

В ходе инвентаризации расчетов с работниками выявлена ошибка в распределении суммы пособия. Необходимо ее исправить.

Решение. На основании бухгалтерской справки в декабре 2014 г. отразим в бухгалтерском учете исправительные проводки:

Дебет 20 Кредит 70

      ----------¬
- ¦1350 руб.¦ - сторнирована излишне начисленная Ю.Д. Пришельцу за счет
L----------
средств ООО "Глобус галактики" сумма пособия за первые три дня временной
нетрудоспособности, начисленная 5 марта 2014 г.;

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Кредит 70



Бухгалтер подготовил уточненные расчеты по форме-4 ФСС за I квартал, полугодие и 9 месяцев 2014 г.

По сравнению с первичными расчетами в уточненном расчете за I квартал 2014 г. уменьшилась сумма задолженности по страховым взносам на 1350 руб.

Вместе с уточненным расчетом бухгалтер представил в ФСС РФ пояснительную записку. Он составил ее на базе бухгалтерской справки.

Предельная сумма дневного пособия при расчете декретных

Дневной заработок при расчете декретных рассчитывают по формуле:

    -----------¬   ------------¬   ---------------------¬   -------------¬¬
¦ Сумма ¦ ¦ Сумма ¦ ¦¦ Фактическое ¦ ¦ Количество ¦¦
¦ среднего ¦ ¦учитываемых¦ ¦¦ количество ¦ ¦ календарных¦¦
¦ дневного ¦ = ¦ выплат за ¦ : ¦¦ календарных дней ¦ - ¦ дней ¦¦
¦ заработка¦ ¦ расчетный ¦ ¦¦в расчетном периоде¦ ¦исключаемог
¦ ¦ ¦ период ¦ ¦¦ (730, 731 или 732)¦ ¦ периода ¦¦
L----------- L------------ LL-------------------- L--------------

При расчете пособия по беременности и родам не надо забывать сравнивать результат, полученный при расчете фактического среднего дневного заработка, с предельной величиной (ч. 3.3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Сумма дневного заработка при расчете пособия по беременности и родам в 2014 г. не могла превышать 1479,45 руб. [(512 000 руб. + 568 000 руб.) : 730].



Пример 5. Ошибка в расчете пособия по беременности и родам

В ноябре 2014 г. М.О. Нестерова представила больничный лист по беременности и родам на 140 календарных дней.

Расчетный период - 2012 - 2013 гг. В 2012 г. М.О. Нестерова заработала 500 000 руб., в 2013 г. - 618 000 руб.

В расчетном периоде работнице не были начислены выплаты, перечисленные в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами).

В расчетном периоде она болела 58 календарных дней.

При определении суммы учитываемых выплат бухгалтер учел предельные величины облагаемой базы за каждый год расчетного периода. Расчет дневного пособия он произвел исходя из суммы 1 068 000 руб. (500 000 руб. + 568 000 руб.).

Общая сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 222 169,80 руб. [1 068 000 руб. : (731 календ. дн. - 58 календ. дн.) x 140 календ. дн.].



Необходимо определить, какую ошибку допустил бухгалтер.

Решение. Рассчитывая сумму пособия по беременности и родам, бухгалтер учел только одно ограничение - суммы учитываемых выплат.

Однако при расчете пособия по беременности и родам следует учитывать и ограничение величины среднего дневного заработка (ч. 3.3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). В 2014 г. эта величина составляет 1479,45 руб. [(512 000 руб. + 568 000 руб.) : 730].

При расчете пособия бухгалтер применил средний дневной заработок - 1586,92 руб. (1 068 000 руб. : 673 календ. дн.). Это больше лимита на 107,47 руб. (1586,92 руб. - 1479,45 руб.).

Сумма пособия оказалась завышена на 15 045,8 руб. (107,47 руб. x 140 календ. дн.).

Неправильное (неполное) применение бухгалтером норм Закона N 255-ФЗ не дает признать допущенную ошибку счетной.

Сумму переплаты пособия по беременности и родам взыскать с работницы нельзя. Порядок исправления этой ошибки такой же, как описан в примере 2 на с. 69.

И.А.Тушева

Эксперт журнала "Зарплата"