Мудрый Экономист

Неоперационные расходы банка: оптимизация и контроль

"Бухгалтерия и банки", 2006, N 12

Результативность финансово-хозяйственной деятельности, управления активами и пассивами обеспечивается в том числе наличием эффективной системы внутреннего контроля. Контроль неоперационных расходов - это отдельная и немаловажная составляющая внутреннего контроля.

Служба внутреннего контроля (СВК) организует свою деятельность в соответствии с принципами Базельского комитета в целях:

В зависимости от объема расходов банка должна строиться политика в контролируемой сфере деятельности, определяться количественный и профессиональный состав служащих отдела контроля неоперационных расходов (ОКНР) СВК. Необходимо отметить, что рентабельность такого подразделения в СВК зависит от объема произведенных банком расходов. Чем крупнее банк, тем больше его затраты на содержание, тем больше акционеры заинтересованы в осуществлении независимой экспертизы действий своих менеджеров и контроле затрат. В ИНВЕСТСБЕРБАНКе (ОАО) экономическая эффективность создания отдела рассчитывалась примерно следующим образом:

Если поставить задачу сэкономить в первый год хотя бы 1%, то при затратах на подразделение (заработная плата, аренда, оборудование, канцелярия), равных 100 тыс. долл. в год, примерная прибыль банка составит ~ 0,2 млн долл. США. За первое полугодие работы ОКНР СВК эта задача была перевыполнена.

Что же такое неоперационные расходы и насколько легитимен этот термин? В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 28.09.1999 N 650-У "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию Банка России от 11.09.1997 N 65 "О порядке осуществления надзора за банками, имеющими филиалы" термин "неоперационные расходы" заменен термином "другие операционные расходы, а также расходы на содержание аппарата, социально-бытовые расходы, штрафы, пени, уплаченные неустойки и ряд других производственных расходов".

Указать причину, по которой ЦБ РФ столь безжалостно отнесся к слову "неоперационный", не беремся, однако позволим предложить свою формулировку, отдавая себе отчет, что мы это делаем далеко не первыми. Полагаем, что имеем на это право, так как термин давно и прочно вошел в профессиональную лексику и удобен для восприятия и краткости описания широкого спектра работ.

Итак, "неоперационные расходы", по версии специалистов ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО), - это расходы на:

ОКНР СВК ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО) создан в соответствии с Положением об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах от 16.12.2003 N 242-П, утвержденным Центральным банком РФ, и отвечает принципам рекомендаций Базельского комитета по банковскому надзору. В Письме ЦБ РФ от 13.05.2002 N 59-Т "О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору" в Приложении "Внутренний аудит в банках и взаимоотношения надзорных органов и аудиторов", в статье "Сфера компетенции" (принцип 9 ст. 37), указано, что "департаменты по контролю или мониторингу конкретной деятельности подразделения банка" - а к ним относятся департамент поддержки бизнеса, департамент информационных технологий и другие "затратные" подразделения - "являются частью системы внутреннего контроля". И далее "в целях большей эффективности департамент внутреннего аудита может при выполнении им своих задач использовать информацию, поступающую от различных контрольных департаментов". Таким образом, СВК может использовать информацию, поступающую от контролирующих подразделений, созданных внутри департаментов, и в то же время обязано проверять их конкретную деятельность.

В целях сокращения управленческих расходов и времени на принятие решений, касающихся оформления договоров и прохождения оплаты хозяйственных счетов в ИНВЕСТСБЕРБАНКе (ОАО), было принято решение об объединении подразделений по проверке неоперационных расходов в "Центры затрат" и подразделения внутреннего аудита. Данный принцип изображен на схеме 1.

Схема 1. Принцип объединения подразделений, контролирующих центры затрат и службы внутреннего контроля

--------------------------------------------------¬
¦ - - - - - - - ¬ - - - - - - - ¬ - - - - - - - ¬ ¦
¦ ¦ Затратное ¦ ¦ Затратное ¦ ¦ Затратное ¦ ¦
¦ подразделение подразделение подразделение ¦
¦-+-------------+-+-------------+-+-------------+¬¦
¦¦¦ Департамент ¦ ¦ Департамент ¦ ¦ Департамент ¦¦¦
¦¦ контроля контроля контроля ¦¦
¦¦L - - - - - - - L - - - - - - - L - - - - - - -¦¦
¦¦ Служба внутреннего контроля ¦¦
¦L------------------------------------------------¦
L--------------------------------------------------

Подразделение контроля неоперационных расходов создано в СВК еще и потому, что СВК имеет особый статус в банке, так как действует под непосредственным руководством совета директоров и независимо от остальных подразделений, что дает возможность производить независимую оценку деятельности банка. Место в структуре СВК отдела контроля неоперационных расходов представлено на схеме 2.

Схема 2. Структура Службы внутреннего контроля ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО)

------------------------------------------------------------------------¬
¦ -----------------¬ ¦
¦ ¦Совет директоров¦ ¦
¦ L-------T--------- ¦
¦ ¦/ ¦
¦------------------------------------+---------------------------------¬¦
¦¦ Служба внутреннего контроля ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО) ¦¦
¦L----------------------------------TTT---------------------------------¦
¦ ------------------¦L-----------------¬ ¦
¦ ¦/ ¦ ¦/ ¦
¦ ----------------+---------------¬ ¦ ---------------+--------------¬¦
¦--+Управление внутреннего контроля¦ ¦ --+Управление внутреннего аудитদ
¦¦ L-------------------------------- ¦ ¦ L------------------------------¦
¦¦ --------------------------------¬ ¦ ¦ ------------------------------¬¦
¦+>¦ Отдел контроля неоперационных ¦ ¦ +>¦ Отдел внутреннего аудита ¦¦
¦¦ ¦ расходов ¦ ¦ ¦ L------------------------------¦
¦¦ L-------------------------------- ¦ ¦ ------------------------------¬¦
¦¦ --------------------------------¬ ¦ +>¦ Отдел информационного аудитদ
¦L>¦ Отдел методологии ¦ ¦ ¦ L------------------------------¦
¦ L-------------------------------- ¦ ¦ ------------------------------¬¦
¦ ¦ L>¦ Отдел налогового аудита ¦¦
¦ ¦ L------------------------------¦
¦------------------------------------¦----------------------------------¦
¦ --------------------------------¬ ¦ Региональная сеть¦
¦ ¦ Управление внутреннего ¦<- ¦
¦ ¦ контроля филиала ¦ ¦
¦ L-------------------------------- ¦
L------------------------------------------------------------------------

В Письме ЦБ РФ от 10.06.2001 N 87-Т "О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору" в Приложении "Система внутреннего контроля в банках: основы организации" в принципах 5 и 10 отражены мониторинг деятельности по осуществлению контроля и разделение полномочий. ОКНР СВК в соответствии с этими принципами осуществляет контроль различных подразделений на постоянной основе путем организации системы согласования, системы сверки счетов и перекрестной проверки.

Основная цель создания подразделения контроля неоперационных расходов в банке - это сохранение и рациональное использование денежных ресурсов и имущества акционеров. Задача сотрудников ОКНР СВК заключается в том, чтобы профессионально определить целесообразность затрат, эффективность потраченных средств, "промониторить" рынок и в случае необходимости дать предложения по снижению расходов. И ни в коем случае не нарушить технологический процесс приобретения товаров и услуг, тем самым остановив бизнес или администрирование в банке.

Как известно, последующий контроль, предпринимаемый аудиторами, оказывает определенное воздействие на менеджеров, участвующих в процессе расходования средств. Однако аудиторы не контролируют сам процесс и, таким образом, не могут на этапе подготовки расходов отследить риски и нарушения, возникающие в процессе приобретения товаров и услуг. В нашем случае мы предлагаем осуществлять предварительный контроль. Во многих случаях его невозможно "оцифровать", т.е. точно определить полезность участия сотрудника СВК на стадии проработки документов, заключения договоров, оплаты счетов и т.д. Однако на многих сотрудников само участие в процессе расходования средств СВК оказывает необходимое положительное для банка воздействие, что отражается на результатах экономии средств всего предприятия. В результате проведенного сотрудниками ОКНР СВК анализа рынка в подразделениях за первое полугодие работы была сокращена сумма выписанных счетов на 1 млн руб. Далее темпы сокращения снизились, что указывает на наличие "эффекта присутствия", а это само по себе уже является положительным результатом.

Выполнению вышеизложенных задач помогают разработанные нами следующие направления контроля.

  1. Контроль при заключении договоров, счетов, заявок, служебных документов на материально-техническое обеспечение, в том числе на приобретение помещений, техники, сооружений, технического и банковского оборудования, вычислительной, информационной и другой оргтехники, средств связи, канцелярских, хозяйственных и бытовых товаров, полиграфической и иной PR-продукции и других товарно-материальных ценностей, согласование условий и сроков поставок и реализации материально-технических ценностей, согласование целесообразности и стоимости заключаемых договоров.
  2. Контроль при заключении договоров, счетов, заявок, служебных документов на осуществление различного вида услуг, в том числе на выполнение:
  1. Осуществление контроля неоперационных затрат при заключении договоров аренды (в том числе помещений) и лизинга.
  2. Контроль за соблюдением подразделениями положений внутренних и внешних документов, регламентирующих вопросы хозяйственно-финансовой и материально-технической деятельности.
  3. Контроль за наличием основания для включения подразделениями статей расходов в смету содержания банка.
  4. Контроль за соблюдением тендерным комитетом условий обеспечения конкурентной среды, эффективного использования ресурсов подрядчика и расходования средств банка.

Вся работа по обеспечению контроля заканчивается рекомендациями по снижению неоперационных расходов.

Исходя из вышеизложенного, сотрудники СВК, осуществляющие контроль за неоперационными расходами, должны обладать широким кругозором в области хозяйственной деятельности. Оптимальным считаем наличие в ОКНР СВК специалистов, работавших ранее в подразделениях обеспечения бизнеса, строительных компаниях, и профессионалов, разбирающихся в IT-технологиях.

По мнению сотрудников СВК ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО), существует две оптимальные схемы ознакомления с документами (договоры, счета и т.д.) на этапе их согласования.

Веерное ознакомление: перед подписанием документ (в копии) одновременно рассылается всем заинтересованным в предварительном ознакомлении подразделениям банка (схема 3).

Схема 3. Порядок одновременного ознакомления подразделений с документами

------------------------------------------------------------------¬
¦ -----------------¬ ¦
¦ ¦Проект документа¦ ---> Согласование ¦
¦ L-----T----T------ - -> Отказ ¦
¦ ¦ /¦ в согласовании¦
¦ ¦/ ¦
¦ ----------+----+---------¬ ¦
¦ ¦Исполнитель по документу¦ ¦
¦ LT-T-T-T---T--T---T-T-T-T- ¦
¦ ---------------/¦¦/¦ ¦ /¦ /¦¦/¦L-------------¬ ¦
¦ ¦ - - - - - - -- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L- - - - - - ¬ ¦ ¦
¦ ¦ -------- ¦ ¦ L------¬ ¦ ¦
¦ ¦/ ¦ ¦/ - - - - ¦/ L - - ¬ ¦/ ¦ ¦/ ¦
¦-------+--+-----¬-+--+--¬------+--+--¬------+--+¬------+--+-----¬¦
¦¦ Руководитель ¦¦Юристы¦¦Бухгалтерия¦¦Бюджетны馦Отдел контроля¦¦
¦¦подразделения -¦¦ ¦¦ ¦¦ контроль¦¦неоперационных¦¦
¦¦ инициатора ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ расходов ¦¦
¦¦ документа ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦
¦L------T---------L---T---L-----T------L----T-----L-------T-------¦
¦ L-----¬ ¦ ¦ ¦ -------- ¦
¦ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦
¦ --+-------+---------+-----------+------+--¬ ¦
¦ ¦Согласование документа руководством банка¦ ¦
¦ L------------------------------------------ ¦
L------------------------------------------------------------------

Последовательное ознакомление: перед подписанием с документом (в копии или оригинале) последовательно знакомятся все заинтересованные подразделения банка (схема 4).

Схема 4. Последовательный порядок ознакомления подразделений с документами

-----------------------------------------------------------------¬
¦-------------------------¬ ¦
¦¦ Проект документа ¦ ---> Согласование ¦
¦L---T---------------T----- - -> Отказ ¦
¦ ¦ /¦ в согласовании ¦
¦ ¦/ ¦
¦----+---------------+----¬ ¦
¦¦Исполнитель по документу¦ ¦
¦LT-----------T------------ ¦
¦/¦ ¦/ ¦
¦ ¦ --------+-------¬ ¦
¦ ¦ Руководитель ¦ ¦
¦ ¦<- +подразделения -+-----¬ ¦
¦ ¦ инициатора ¦ ¦/ ¦
¦ ¦ ¦ документа ¦-----+----¬ ¦
¦ L----------------¦Бюджетный+----¬ ¦
¦ ¦<- - - - - - - - - -+ контроль¦ ¦/ ¦
¦ L--------------+--T------¬ ¦
¦ ¦<- - - - - - - - - - - - - - - +Юристы¦ ¦/ ¦
¦ L-------------+-----T--¬ ¦
¦ ¦<- - - - - - - - - - - - - - - - - - - +Бухгалтерия¦ ¦ ¦
¦ L------------ ¦/ ¦
¦ --------+------¬¦
¦ L<- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+Отдел контроля¦¦
¦ -----------------------¬ ¦неоперационных¦¦
¦ ¦Согласование документа¦<----+ расходов ¦¦
¦ ¦ руководством банка ¦ L---------------¦
¦ L----------------------- ¦
L-----------------------------------------------------------------

ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО) в качестве "самой жизнеспособной" выбрал для себя схему последовательного ознакомления с документами. Последовательное ознакомление позволяет максимально подробно и эффективно получать информацию по рассматриваемому документу. При этом ОКНР СВК как контролирующий орган банка получает полную историю о процессе рассмотрения документа, что позволяет производить объективный контроль за процессом рассмотрения документов как комплектно, так и поэтапно.

Учитывая размеры ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО) и его затраты на содержание, мы определили, что регулярный контроль счетов осуществляется в том случае, если сумма по счету равна или превышает 1000 долл. США. Такой подход позволяет, не отвлекаясь на мелкие счета, более детально "мониторить" специализированный рынок товаров и услуг и более профессионально выдавать рекомендации по сокращению расходов или уменьшению рисков. И в то же время существующая в банке электронная система документооборота LOTUS NOTES позволяет в случае необходимости отследить историю и проконтролировать любой счет независимо от его суммы. Следует отметить, что каждый банк должен сам устанавливать для себя рубеж контроля в зависимости от специфики, объемов затрат и штатного расписания СВК.

В период первого полугодия 2006 г. сотрудниками ОКНР СВК инициировано и подготовлено около 60 служебных записок в адрес руководителей банка. Основные претензии были направлены на выполнение сотрудниками подразделений поддержки бизнеса, подразделения информационных технологий и подразделений регионального бизнеса приказов и распоряжений, связанных с проведением тендеров, оформлением договорных отношений и приобретением материальных ценностей.

По инициативе ОКНР СВК были сформулированы дополнительные требования, направленные на сокращение неоперационных расходов и минимизацию рисков банка, связанные с хозяйственной деятельностью, а именно проведение тендеров, оформление договоров, подписание счетов и приобретение ТМЦ. Сотрудники отдела активно участвовали в подготовке почти 30 приказов, в результате чего была произведена коррекция нормативных документов.

По результатам служебных записок ОКНР СВК в подразделениях были проведены тендеры: на поставку компьютерного оборудования, экспресс-доставку почтовых отправлений, поставку полиграфической продукции, закупку и обслуживание системы охранного видеонаблюдения, физическую охрану объектов банка, выполнение строительно-монтажных работ на объектах банка и т.д. Приблизительный экономический эффект от проведенных тендеров составит примерно 6 млн руб. в год. Следует отметить, что СВК принимает участие в заседаниях тендерного комитета на правах совещательного голоса, чтобы не допустить ситуаций, приводящих к конфликту интересов.

По результатам замечаний сотрудников ОКНР СВК были исправлены действующие договоры на сумму порядка 10 млн руб., которые оформлялись с нарушением действующего порядка и на поверку скрывали в себе финансовые риски в силу их некорректного составления.

В заключение хотелось бы отметить, что акционеры ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО) высоко оценивают положительный эффект от создания отдела контроля неоперационных расходов и рекомендуют руководству банка широко внедрять такую систему контроля в крупных филиалах банка. Так, после объединения банка с крупнейшим банком Западно-Сибирского региона - Омскпромстройбанком наша технология стала работать и в этом филиале.

Полагаем, что если у банка большой объем неоперационных расходов, немалый штат сотрудников, имеются объекты недвижимости да еще при этом сложная иерархия управления и если руководство такой компании заинтересовано в сокращении расходов на содержание, в минимизации рисков при сотрудничестве с контрагентами, а также в четком контроле за хозяйственной деятельностью, то создание отдела контроля неоперационных расходов будет являться одним из самых эффективных способов для решения этих задач.

Е.Лола

Руководитель СВК

ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО)

С.Никулин

Начальник отдела СВК

ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО)

С.Прохоров

Главный специалист СВК

ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО)