Мудрый Экономист

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании

"Российский налоговый курьер", 2014, N 20

Обязательно ли главбуху подписывать электронный счет-фактуру.

Какие риски у продавца при выставлении счета-фактуры "в электронке".

Почему право на вычет не зависит от вида счета-фактуры.

Компания может оформить счет-фактуру как на бумаге, так и в электронном виде. Рассмотрим плюсы и минусы каждого способа составления документа, а также какой вариант выбрать компании исходя из удобства и налоговой безопасности.

Как правильно подписать счет-фактуру на бумаге, и сколько подписей должно быть в электронной версии

Бумажный экземпляр счета-фактуры подписывает руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Данная норма предусматривает как минимум две подписи на бумажном документе.

Еще в 2004 г. Минфин России разъяснил, что счет-фактура, в котором отсутствует подпись главного бухгалтера, не может служить основанием для вычета НДС у контрагента (Письмо от 29.11.2004 N 03-04-11/212). Не так давно финансисты еще раз подтвердили эту позицию (Письмо Минфина России от 27.08.2014 N 03-07-09/42854).

Так же считают и большинство судов (Постановления ФАС Поволжского от 19.05.2011 N А65-20359/2010, Северо-Кавказского от 09.04.2010 N А15-2130/2008 и Московского от 17.08.2011 N А40-54011/10-107-290 округов).

Но некоторые судьи соглашаются, что если в штате компании нет главбуха, то в счете-фактуре подпись можно поставить только одну - руководителя или иного уполномоченного лица (Постановления Восточно-Сибирского от 12.04.2011 N А19-11133/08, Московского от 16.01.2009 N КА-А40/11421-08 и Северо-Кавказского от 23.04.2010 N А53-3903/2009 округов).

А вот для электронного счета-фактуры одной подписи - руководителя или иного уполномоченного лица - вполне достаточно (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ и п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, далее - Правила заполнения счетов-фактур). Главное, чтобы подпись была усиленная квалифицированная (подробнее читайте ниже). В частности, Минфин России в Письме от 20.07.2012 N 03-07-15/80 разъяснил следующее:

"Счет-фактура, составленный в электронном виде, может подписываться до 1 июля 2012 г. электронной цифровой подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью, а после признания утратившим силу Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ - усиленной квалифицированной электронной подписью или в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ усиленной неквалифицированной электронной подписью в случае, если сертификат ключа проверки электронной подписи выдан удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (вплоть до окончания действия сертификата или существования сети доверенных удостоверяющих центров ФНС России)".

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

С внедрением в практику электронного документооборота в жизнь бухгалтера прочно вошли такие понятия, как электронная "первичка", оператор ЭДО, квалифицированная подпись и неквалифицированная подпись. Безусловно, электронный обмен документами намного быстрее обычного бумажного документооборота. Но у многих бухгалтеров, привыкших работать по старинке, эти нововведения вызывают настоящую панику. На страницах журнала мы не только развенчиваем устоявшиеся мифы, но и изгоняем налоговые страхи, доказывая читателю, что на деле не все так сложно, как может показаться на первый взгляд.

О том, чем принципиально различаются усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная подписи и какие документы, по мнению Минфина России, можно ими заверять, читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Налоговые плюсы и минусы для компании при подписании документов электронной подписью" // РНК, 2013, N 13-14.

Комментарий редакции: составлять электронные счета-фактуры удобно крупным компаниям с большим числом подразделений. Поскольку в этом случае легче заверить документ (нужна только одна подпись).

Примечание. Электронный счет-фактуру компания может подписать в отсутствие руководителя, имея его ЭЦП.

На бумаге счета-фактуры обычно оформляют в двух экземплярах, а в электронном виде файл формируют один

По общему правилу бумажные счета-фактуры компания выставляет в двух экземплярах: по одному для покупателя и для продавца (п. 6 Правил заполнения счетов-фактур). Исключений из этого правила два.

Первое - компания может не выставлять счета-фактуры физлицам, не зарегистрированным в качестве индивидуальных предпринимателей. Поскольку такие покупатели плательщиками НДС не являются, учет не ведут и счет-фактура им просто не нужен (Письма Минфина России от 01.04.2014 N 03-07-09/14382, от 23.11.2012 N 03-07-09/153 и от 21.11.2011 N 03-07-05/38). Поэтому, реализуя товары, работы или услуги физлицам, компания вправе оформить только один экземпляр счета-фактуры, который остается у нее.

Второе - начиная с октября текущего года продавец вправе не выставлять счет-фактуру покупателю, который не является плательщиком НДС или освобожден от обязанностей уплачивать этот налог. Либо если от НДС освобождена реализация товаров, работ или услуг (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). При этом компании необходимо получить от контрагента письменное согласие.

В случае обмена электронными счетами-фактурами компания формирует в специализированной программе документ (подробнее читайте ниже), который направляет контрагенту по ТКС (п. 2.4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н, далее - Порядок оформления электронных счетов-фактур). Кроме того, экземпляр электронного счета-фактуры компания распечатывает на бумаге или хранит в компьютере для собственного учета.

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

Для того чтобы выставить электронный счет-фактуру, необходимо договориться с контрагентом и установить специальное ПО. Более того, придется заключить договор с оператором электронного документооборота, который обеспечит онлайн-обмен бумагами между сторонами сделки.

О том, как технически подготовить компанию к электронному обмену счетами-фактурами и почему из бухгалтерской программы направить ЭСФ проще, читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется" // РНК, 2014, N 9.

Комментарий редакции: с одной стороны, выставление электронных счетов-фактур экономит время бухгалтера. Поэтому такой способ оформления документов выгоден.

В то же время не исключены риски, что бухгалтер, направив электронный документ контрагенту, забудет сохранить его для внутреннего учета. Что, наоборот, увеличит трудозатраты на подготовку документа заново.

Кроме того, иногда компаниям, которые выставляют счета-фактуры в электронном виде, все-таки приходится оформлять и бумажные экземпляры. К примеру, если из-за сбоя в работе программы электронный документ утерян или искажен. Напомним, что Минфин России не против оформления бумажных счетов-фактур, если стороны сделки заключили соглашение об электронном документообороте (Письмо от 12.09.2013 N 03-07-09/37682).

Почему даты выставления электронного и бумажного счетов-фактур различаются и чем это опасно в налоговом плане

Дата выставления бумажного счета-фактуры - это дата оформления самого документа, указанная в соответствующей графе (строка 1 счета-фактуры). А вот в случае составления электронного документа таких дат, по сути, две:

Риски у продавца

В журнале полученных и выставленных счетов-фактур продавец указывает дату выставления счета-фактуры (пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). А при регистрации документа в книге продаж - дату счета-фактуры, то есть дату отгрузки (пп. "е" п. 7 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Если организация реализовала товар в последний день II квартала, а оператор ЭДО получил счет-фактуру в первый день III квартала, то получится, что организация начислила налог раньше, чем выставила счет-фактуру. Налоговая служба не видит нарушений в рассмотренном порядке оформления регистров (Письмо ФНС России от 28.07.2014 N ЕД-4-2/14546). Но вероятность претензий инспекторов на местах не исключена.

Риски у покупателя

В рассматриваемой ситуации получится, что покупатель получит электронный счет-фактуру в более позднем периоде, чем он фактически был выставлен. Поэтому есть риск, что налоговики откажут компании в вычете НДС по такому документу (подробнее читайте ниже).

Читайте на e.rnk.ru. Вычет НДС по "опоздавшим" документам

На практике счет-фактура нередко приходит к покупателю с опозданием. Минфин России уверяет плательщиков, что этот факт не лишает их права на вычет НДС (например, Письмо от 04.04.2013 N 03-07-09/11071). Но налоговики на местах часто придираются к "опоздавшим" документам, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика.

О том, какие аргументы помогут компании отстоять свою позицию, читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Нюансы применения вычета НДС в случае, если компания получила счет-фактуру от контрагента с опозданием" // РНК, 2013, N 17.

В этом случае организация может заручиться поддержкой Минфина России. В Письме от 04.04.2013 N 03-07-09/11071 финансисты подтвердили, что покупатель имеет право на вычет НДС в том периоде, в котором он получил счет-фактуру от продавца. Не так давно аналогичные разъяснения привело и налоговое ведомство (Письмо ФНС России от 28.07.2014 N ЕД-4-2/14546). Напомним, что подобные аргументы справедливы как в отношении электронных, так и "опоздавших" бумажных счетов-фактур.

Комментарий редакции: с учетом разъяснений Минфина России и налоговой службы расхождения в дате составления и выставления электронных счетов-фактур не грозят налоговыми доначислениями ни покупателям, ни продавцам.

М.Иванов

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Д.Скляров

Советник государственной

гражданской службы РФ

3-го класса