Мудрый Экономист

Электронный документ. Порядок отражения в учете и налогообложение

"Аудитор", 2014, N 9

В связи с активным развитием информационных технологий все активнее применяются электронные документы, использование которых дает множество преимуществ в отношении снижения затрат времени на документооборот, передачи документации по цифровым каналам связи, возможности быстрого редактирования передаваемых документов, многократного увеличения сроков хранения документов, воспроизведения бесконечного количества экземпляров одинаковой юридической силы.

Электронный документооборот в ближайшие годы будет бурно развиваться. В связи с этим возникает множество проблем, которые потребуют грамотного решения.

В отечественном законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи": "Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме". Понятие электронного документа дается также в Постановлении Правления ПФР от 26.01.2001 N 15: "Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" установлено, что электронный документ должен соответствовать определенным требованиям. Он должен:

В настоящее время документы имеют технические и физические форматы. Физический формат определяет форму документа - электронный, на бумажном носителе и т.д. Технический формат электронного документа означает формат его файла. Различают множество форматов файлов. В основном они подразделяются на "однопрограммные", поддерживаемые только одним разработчиком программ, и "многопрограммные", которые могут поддерживаться несколькими разработчиками и работать с несколькими программами (табл. 1).

Таблица 1

Рабочие форматы файлов

Тип формата

Основные форматы

Примеры файлов

Описание

Текстовые форматы

PDF, RTF, TXT, однопрограммные форматы (например, Microsoft Word, Word Perfect)

Корреспонденция, отчеты, записки, сообщения электронной почты, сохраненные в текстовом формате

Созданные или сохраненные в виде текста (могут содержать и графику)

Векторная графика

DXF, EPS, CGM

Архитектурные планы, сложные иллюстрации

Хранят изображение в виде геометрических фигур

Растровая графика

TIFF, BMP, GIF, JPEG

Графика веб-страниц, простые иллюстрации, фотографии

Хранят изображение как набор пикселей. При изменении масштаба изображение искажается

Файлы баз данных

Однопрограммные форматы

Адресные книги, списки рассылки

Создаются в системах управления базами данных

Форматы электронных таблиц

Однопрограммные форматы, DIF

Финансовый анализ, статистические калькуляции

Хранят числовые значения и калькуляции

Видео- и аудиоформаты

QuickTime, MPEG

Короткие видеозаписи, показываемые на веб-сайте, записи интервью

Содержат движущиеся изображения и звук

Языки разметки

SGML, HTML, XML

Текст и графика, помещенные на веб-сайте

Содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла или множества файлов

В связи с активным развитием информационных технологий все более широко применяются электронные документы, использование которых дает множество преимуществ, но одновременно с несомненными плюсами при использовании электронного документа возникает ряд сложностей. Главная из них - придание электронному документу юридической силы. Для этого в первую очередь предназначена электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты его от подделки. Электронная цифровая подпись получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, что позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и исключает искажение информации в электронном документе. Она обеспечивает равную юридическую силу собственноручной подписи. Тем не менее применение электронной цифровой подписи не обеспечивает полную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации. В связи с этим в законодательстве предусмотрены дополнительные организационно-правовые и технические меры для обеспечения достоверности электронных документов.

Все более широкое применение электронная цифровая подпись находит в следующих сферах:

  1. кредитно-финансовые отношения;
  2. организация документооборота в налогообложении;
  3. обеспечение юридических сделок.

В условиях активного внедрения электронных документов практически любая структура сталкивается с необходимостью введения электронного документооборота. Степень конфиденциальности различных документов существенно различается. Они могут как быть полностью открытыми, так и содержать коммерческую тайну. Помимо этого, передача электронных документов с помощью электронной почты создает проблему определения подлинности этого документа, т.к. его невозможно удостоверить печатью или подписью. Возникает необходимость сопровождения электронного документооборота различными организационными и техническими мероприятиями, обеспечивающими защиту информации, содержащейся в передаваемом по компьютерным сетям, и исключающими случайное или намеренное вмешательство в содержание этих документов.

Пристальное внимание и необходимость дальнейшего совершенствования и развития направления по защите электронных документов и их оборота обусловливаются следующими причинами.

  1. В последнее время наблюдается интенсивный рост государственных услуг, предоставляемых в электронном виде. В связи с этим многократно увеличивается электронный документооборот, из-за чего возникает проблема защиты персональных данных и обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой по электронным каналам.
  2. Услуги, оказываемые в электронном виде, предполагают проведение большой предварительной работы по запросам граждан или организаций, в результате которой происходит обмен документами между различными ведомствами. Этот документооборот должен обеспечивать конфиденциальность передаваемой информации, исключать ее общедоступность.
  3. Появление Закона N 63-ФЗ "Об электронной подписи" расширяет подход к обеспечению защиты электронных документов, позволяет применять новые технологии в защите электронного оборота документов.
  4. Возникла потребность в создании механизма приравнивания электронных документов к документам на бумажном носителе.

Наиболее актуальна проблема обеспечения безопасности передачи документов в электронном виде для предприятий, которые имеют множество представительств или филиалов. В местах нахождения этих представительств ими создаются локальные вычислительные сети. Информация из локальных сетей передается в управляющую компанию с помощью сетей всеобщего использования, в частности Интернета.

В этом случае появляются следующие проблемы:

  1. проблема обеспечения конфиденциальности передаваемой информации;
  2. проблема обеспечения сохранности передаваемой информации.

Отсюда можно сделать вывод: передача документов в электронном виде должна сопровождаться организационными и техническими мероприятиями, обеспечивающими защиту передаваемой информации.

В связи с расширением электронного документооборота возникает необходимость создания правил хранения документов в электронном виде. Документы в электронном виде могут создаваться работниками предприятия в компьютере, сотрудники могут получить их по электронной почте, они могут быть отсканированы с бумажного носителя, после чего представлены в электронном виде. Электронный документ, созданный любым из этих действий, нужно сохранить в памяти компьютера - отдельным файлом на жестком диске.

Помимо этого, его можно хранить на отдельно предназначенном для этого компьютере. Вначале в памяти компьютера создают папки, каждая из которых получает свое название в зависимости от классификации документов, хранящихся в ней. Например, налоговая отчетность, бухгалтерские документы, распоряжения, и т.д. В дальнейшем созданные или полученные в электронном виде документы сохраняются в файлах, которые помещаются в соответствующие папки. Для защиты информации используется пароль. Можно ограничить редактирование документов, установив режим "только для чтения", или ограничить количество пользователей, имеющих право доступа к ним.

Крупные компании, имеющие большой объем документооборота, устанавливают собственные серверы, которые одновременно обеспечивают доступ к информации множества пользователей. Вся документация, поступившая в делопроизводство, должна храниться в общих папках, которые создаются в соответствии с номенклатурой дел подразделения на основе стандартных классификаторов. Одна из главных проблем, которую необходимо решать при электронном архивировании документов, - соблюдение надежности их хранения. Для обеспечения сохранности документов в электронном виде необходимо решение следующих проблем:

  1. обеспечение устойчивости энергоснабжения;
  2. создание резервных копий;
  3. обеспечение защиты от вирусов;
  4. использование вспомогательных программ для проведения диагностических и профилактических работ.

Срок хранения любого документа не зависит от его формы - на бумажном носителе или в электронном виде - и определен в специальных справочниках, содержащих перечень документов с необходимыми сроками хранения.

Преимущества и недостатки электронного документа

Экономия. Отказ от бумажного документооборота может повлечь за собой значительную экономию средств. Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может обойтись вам недешево.

Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в "облаке", получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.

Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами.

Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные, нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.

Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные серверы, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.

Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.

Электронный документ и налогообложение

I. Составление счетов-фактур в электронном виде.

В Налоговый кодекс Российской Федерации были внесены поправки, предусматривающие в том числе и изменения в подготовке и передаче счетов-фактур. Согласно им и по усмотрению сторон, участвующих в сделке, счета-фактуры допускается составлять в электронном виде. При этом каждая сторона должна иметь необходимое техническое оборудование, обеспечивающее возможность приема и подготовки электронных документов. Эти счета-фактуры должны иметь электронную цифровую подпись. Определен порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи. Все операции осуществляют операторы электронного документооборота. При подготовке документа используются средства криптографической защиты, которые отвечают необходимым параметрам. Например, они в обязательном порядке должны совмещаться с оборудованием, применяемым в ИФНС России. Участники сделки оформляют сертификаты ключей подписи, подают оператору заявление, получают идентификатор, реквизит доступа и совершают другие необходимые действия. Установлен порядок взаимодействия участников сделки.

II. Передача налоговыми органами в электронном виде документов, используемых ими при реализации своих полномочий.

Документы, передаваемые налоговыми органами, - решения, которые принимаются в результате налоговых проверок, уведомления о вызове налогоплательщика, различные заключения, решения о возмещении налогов. Здесь обязательным условием является наличие электронно-цифровой подписи. Документ готовится в бумажном виде, налоговый орган его подписывает и осуществляет регистрацию. На следующий рабочий день его зашифровывают и направляют ответчику. После этого налоговый орган получает подтверждение того, что документ отправлен, и квитанцию от ответчика с подтверждением даты приема документа. В случае если документ направлен налогоплательщику ошибочно или его формат не соответствует определенной законом форме, тот может отказаться принять документ. При этом он обязан передать в НИ уведомление с мотивированным отказом в приеме документа. Оператор связи, принимающий участие в передаче информации, зафиксировав дату отправки документа, подтверждает ее, ставит на нем электронно-цифровую подпись и направляет в налоговый орган и налогоплательщику. Если документ от налогового органа передается в электронном виде, на бумажном носителе налогоплательщику он не направляется. Обе стороны обязаны хранить переданные документы в полном объеме с электронно-цифровой подписью и вместе с ними сертификаты ключей подписи.

Законом определен порядок направления документов в электронном виде. К этим документам относятся: уведомления о вызове налогоплательщика, требование о представлении документов, требование об уплате налогов (пени, штрафов), решения об изменении сроков представления документов. Определен порядок направления справки по результатам проведенной выездной налоговой проверки, решения о ее приостановлении (возобновлении), отложении рассмотрения материала проверок, связанном с неявкой налогоплательщика. Определен порядок направления решений, принимаемых при осуществлении налогового контроля, - о привлечении к ответственности за налоговые правонарушения или отказ в этом, приостановлении или возобновлении исполнения решений налогового органа в отношении физического лица, отмене решений о привлечении физического лица к ответственности.

Электронный документ - информация, представленная в электронном виде в соответствующем формате (бланки, соответствующие требованиям ПБУ и действующему законодательству), подписанная электронной подписью. Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе в случае соблюдения требований Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Одним из примеров использования электронных документов в организации является документооборот по расчетному счету с использованием систем интернет-банка. Все операции со счетом осуществляются дистанционно, в удобном для клиента режиме в течение операционного дня банка. Для осуществления платежей формируются электронные платежные документы (платежные поручения), которые подписываются электронными подписями должностных лиц предприятия (строго соответствуют карточке с образцами подписей).

При отражении в бухгалтерском учете предприятия банковской выписки, в зависимости от сути платежной операции, делаются следующие записи:

Списание с расчетного счета

Зачисление на расчетный счет

Дт 60 - произведена оплата поставщику за ТМЦ

Кт 51

Дт 51 - внесены наличные деньги из кассы

Кт 50

Дт 62 - произведен возврат излишних сумм покупателю

Кт 51

Дт 51 - произведено зачисление средств с валютного на расчетный счет предприятия

Кт 52

Дт 66, 67 - погашены краткосрочная, и долгосрочная задолженности по кредитам и займам

Кт 51

Дт 51 - произведен возврат денежных средств поставщиком

Кт 60

Дт 68, 69 - погашена задолженность по налогам и сборам

Кт 51

Дт 51 - получена оплата от покупателя

Кт 62

Дт 70 - выплачена заработная плата (оформляется электронной зарплатной ведомостью)

Кт 51

Дт 51 - получен краткосрочный, долгосрочный кредит



Кт 66, 67

Общая схема отображения в системе бухгалтерского учета организации учетной информации, полученной в виде электронных документов, отражающих операции по расчетному счету, представлена на рисунке 1.

Схема движения бухгалтерской информации по счету 51 "Расчетные счета" по журнально-ордерной и автоматизированной формам бухгалтерского учета

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Первичные документы ¦
L-------T---------T---------T--------T---------T---------T--------T--------
¦/ ¦ ¦/ ¦ ¦/ ¦ ¦/
----------------¬ ¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
¦ Объявление на ¦ ¦ ¦ Инкассовое ¦ ¦ ¦ Платежное ¦ ¦ ¦ Аккредитив ¦
¦взнос наличными¦ ¦ ¦ поручение ¦ ¦ ¦ требование ¦ ¦ ¦(ф. N 0401063)¦
¦ (ф. N 0402001)¦ ¦ ¦(ф. N 0401071)¦ ¦ ¦ (ф. N 0401060)¦ ¦ ¦ ¦
L-----T---------- ¦ L-------T------- ¦ L--------T------- ¦ L---------T-----
¦ ¦/ ¦ ¦/ ¦ ¦/ ¦
¦ ----------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ----------------¬ ¦
¦ ¦ Денежный чек ¦ ¦ ¦ Приходный ¦ ¦ ¦ Расходный ¦ ¦
¦ ¦ (ф. N 0402000)¦ ¦ ¦ кассовый ордер¦ ¦ ¦ кассовый ордер¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ф. N КО-1) ¦ ¦ ¦ (ф. N КО-2) ¦ ¦
¦ L---------------- ¦ L---------------- ¦ L---------------- ¦
¦/ ¦/ ¦/ ¦/
---------------T-------------------------------------------T---------------
¦/ ¦/
------------------------------¬ ------------------------------¬
¦Регистр аналитического учета:¦ ¦Регистр аналитического учета:¦
¦ выписка банка по расчетному ¦ ¦ выписка банка по расчетному ¦
¦ счету ¦ ¦ счету ¦
L------------------------------ L--------------T---------------
¦/
------------------------------¬
¦ Главная книга (ф. N Ж-18) ¦
L--------------T---------------
¦/
------------------------------¬
¦ Бухгалтерская отчетность: ¦
¦ - бухгалтерский баланс; ¦
¦ - отчет о движении денежных ¦
¦ средств ¦
L------------------------------

Рис. 1

В соответствии с вышеизложенным, нами рассмотрено понятие "электронный документ", по определению это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации. Электронный документ имеет ряд особенностей: использование для его создания новых информационных технологий; применение электронной цифровой подписи; отсутствие жесткой привязки к носителю. Он имеет разнообразные форматы, но ни один из них не обеспечивает бесконечного его хранения в архиве, в связи с быстрым прогрессом программного обеспечения, возникновением новых технологий, развитием техники.

Использование электронного документа дает ряд преимуществ: снижение затрат времени на документооборот, передачу документации по цифровым каналам связи, возможность быстрого редактирования передаваемых документов, многократное увеличение сроков хранения, бесконечное количество экземпляров одинаковой юридической силы. Основная проблема при использовании электронного документа - придание ему юридической силы. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись. Для дальнейшего развития электронного документооборота необходимо усовершенствовать нормативно-правовую базу, принять нормативные акты, четко определяющие алгоритм работы с электронными документами и устанавливающие ответственность за нарушение порядка работы с такими документами.

В данный момент четкий алгоритм работы с электронными документами нигде не прописан. Федеральные законы "Об электронной цифровой подписи" и "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", определяют общие понятия электронного документа, но не определяют четкий регламент его использования. Изучив принципы электронного документооборота, можно сделать вывод, что необходимо в дальнейшем развивать это направление, т.к. имеющиеся при этом преимущества позволят улучшить организацию системы управления в целом.

Список литературы

  1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 31. Ст. 3448.
  2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 8. Ст. 2505.
  3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" // Российская газета. N 75. С. 8.
  4. Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. N 8. С. 22.
  5. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2009. N 1. С. 31.
  6. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2000. 234 с.
  7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному // Секретарское дело. 2008. N 3. С. 32 - 33.
  8. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Филинъ, 2009. 345 с.
  9. Гайфулина М.В. Автоматизированные документы регистрации документов компании // Секретарское дело. 2009. N 1. С. 17.


Н.Н.Парасоцкая

К. э. н.,

доцент

кафедры "Бухгалтерский учет

в коммерческих организациях"

ФГБОУ ВПО "Финансовый университет

при Правительстве Российской Федерации"