Мудрый Экономист

Факсимиле: использовать или нет?

"Расчет", 2014, N 10

Использование факсимиле экономит время: подписать документ можно быстрее и без лишних хлопот. Однако далеко не всегда у компаний есть право проставлять штамп на бумагу. В каких случаях использование факсимиле вне закона? Ответ нашла Вероника Позднякова.

Согласно ст. 160 Гражданского кодекса использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

ГК допускает использование факсимильной подписи для визирования бумаг при совершении сделок. Однако для проставления оттиска на документах потребуется соглашение сторон. Для того чтобы договориться с контрагентом, какие бумаги можно подписывать факсимиле, необходимо либо составить отдельное соглашение о порядке его использования, либо просто включить соответствующий пункт в договор с партнером. Если этого не сделать, то существует риск признания контракта недействительным.

Но даже при наличии соглашения контрагент может попытаться оспорить документ. В этой связи можно привести такой пример из судебной практики. Подрядчик ссылался на ненадлежащее исполнение генподрядчиком обязательств по оплате поставленного оборудования и выполненных работ. Он указывал на то, что подписание документов с помощью факсимиле не было предусмотрено контрактом. Суды пришли к выводу, что практика использования факсимиле при оформлении документов подтверждается договором, товарной накладной, актом выполненных работ (Постановление ФАС Центрального округа от 06.03.2014 по делу N А09-1662/2013).

Этот пример наглядно демонстрирует, что проставлять факсимиле даже при наличии соглашения с контрагентом рискованно. Да, суд, вероятнее всего, отвергнет доводы истца, но и процесс отнимет немало времени и сил. Поэтому, возможно, лучше все же ставить на бумагах "живые" подписи? Да, в некоторых случаях это действительно так. А что с документами налогового и бухгалтерского учета? При их составлении факсимиле применять можно?

Минфин и ФНС не раз разъясняли, что факсимильные подписи на счетах-фактурах ставить нельзя, а предъявлять к вычету или возмещению НДС на основании документа с таким "автографом" незаконно (см., например, Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/104968@).

А вот арбитры в этом вопросе долгое время были не так однозначны. Некоторые суды приходили к заключению, что факсимильное воспроизведение подписи не является основанием для отказа в вычете НДС (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2011 N А13-8617/2008, ФАС Поволжского округа от 17.05.2011 N А55-17448/2010). В некоторых случаях служители Фемиды делали вывод, что использование такой подписи правомерно, если оно предусмотрено соглашением сторон (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 N А45-16746/2009). Но, конечно, существовали и другие решения, в которых арбитры были солидарны с выводами ревизоров (см., например, Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11).

Такая "разношерстная" судебная практика существовала до момента, когда три года назад было принято Постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11. В нем Высший Арбитражный Суд сделал вывод, что положения законодательства не предусматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

Не в пользу компаний

Споры вокруг возможности использования факсимиле вместо подписи на бухгалтерских и налоговых документах ходят давно. Но выводы Минфина не в пользу компаний: нельзя применять оттиск вместо подписи на первичных учетных документах, на доверенностях, "платежках". Да и на налоговых декларациях проставлять штамп нельзя, ведь применение факсимиле предусматривает наличие соглашения сторон. Однако его невозможно получить во взаимоотношениях компании и государства. В Определении от 2 июня 2008 г. N 6600/08 ВАС РФ сделал вывод, что воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведений, указанных в ней. Представитель компании, подписывая документ, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в нем, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. По мнению Высшего Арбитражного Суда, истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих компаний и предпринимателей.

Итак, использовать факсимильную подпись вместо собственноручно поставленной можно только в определенных случаях. Получается, что ее использование фактически ограничивается гражданско-правовыми операциями. Не получится использовать факсимиле и при заключении трудовых договоров с сотрудниками, а также при составлении кадровых документов, например приказа руководителя. Ведь для придания бумаге юридической силы на ней должна стоять личная подпись руководителя, а не факсимильная.

Как известно, время - деньги, а использование факсимиле позволяет подписывать бумаги без лишних проволочек. Однако риск в данном случае не оправдан по причине опасности признания бумаги недействительной. Поэтому советую использовать оттиски подписей только на документах, которые не связаны с большими материальными средствами. И, конечно, нельзя забывать о том, что в этом случае нужно заключить соглашение с контрагентом или включить условие об использовании факсимиле в основной договор с ним.

Сами штампы можно изготовить хоть на каждого сотрудника. Но не стоит. Работников всегда можно снабдить доверенностями на право подписания документов. И не забывайте: налоговые и бухгалтерские документы вообще нельзя подписывать факсимиле. В противном случае проблем точно не избежать.

В.Позднякова