Мудрый Экономист

Соискатель приехал на собеседование из другого города

"Зарплата", 2014, N 10

Начальник кадровой службы намерен пригласить на собеседование соискателя работы из другой местности. Бухгалтеру важно представлять, кто финансирует эту поездку, как оформить документы, какие налоги и взносы заплатит компания и соискатель. Ответы на эти и другие вопросы - в статье.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя оплачивать проезд и проживание соискателя, приехавшего на собеседование из другого города. Но и запрета потратить собственные средства на эти цели, чтобы привлечь и расположить уникального специалиста, оно не содержит.

Порядок оформления приглашения на собеседование потенциального работника также не регламентирован никакими нормативными актами. Это дает возможность составить документы таким образом, чтобы минимизировать налоговую нагрузку.

Налоги и взносы

Специалисты Минфина России в Письмах от 30.06.2014 N 03-04-06/31359, от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669 и от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562 указывают, что расходы компании на проезд и проживание соискателя, приехавшего к месту проведения собеседования:

Как документально подтвердить и обосновать расходы

Документально подтвержденными считаются затраты, удостоверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Компания может самостоятельно разработать и утвердить пакет документов для безопасного оформления компенсации расходов, связанных с приездом кандидатов к месту собеседования.

Примечание. Обновление общероссийской базы вакансий "Работа в России"

Информационно-аналитическая система "Работа в России" trudvsem.ru - проект Федеральной службы по труду и занятости - будет модернизирована.

Помимо данных о вакансиях и соискателях разных регионов в базу будут включены сведения об условиях труда, перспективах карьерного роста, социальных гарантиях, условиях проживания, где и как можно пройти переобучение. Доступ к базе бесплатный.

Приглашение на собеседование

Во-первых, предлагаем направить выбранному кандидату приглашение на собеседование. Унифицированной формы такого документа нет. Его можно составить в произвольной форме.

В тексте приглашения стоит описать вакансию, предлагаемые условия работы, оплаты труда, социальный пакет. Также можно указать, что резюме данного специалиста очень заинтересовало работодателя. Квалификация, трудовые навыки, опыт работы - все характеристики полностью удовлетворяют работодателя. Степень заинтересованности такова, что компания готова взять на себя расходы по поездке на собеседование, а также в случае заключения трудового договора затраты по переезду, обустройству семьи работника и прочие его расходы, например по найму жилья.

Примечание. Программа поддержки трудовой мобильности

Минтруд планирует определить территории приоритетного привлечения трудовых ресурсов. Предполагается, что начиная с 1 января 2015 г. при соблюдении ряда условий работодатели из этих регионов смогут принять участие в программе поддержки трудовой мобильности.

Участие в программе позволит компании получить денежный сертификат на сумму 225 000 руб.

В случае заключения трудового договора на срок не менее трех лет работодатель сможет потратить эти деньги на оплату проезда работника, его обустройство на новом месте жительства, обучение при условии, что дополнительно 75 000 руб. на эти цели компания направит из собственных средств.

К экземпляру письма, который остается в компании, для обоснования выбора нелишним будет приложить копии резюме других менее интересных соискателей.

Данный документ будет надежным доказательством экономической оправданности расходов на проезд соискателя на собеседование.

Заявление соискателя о компенсации расходов

Конкретную сумму расходов бухгалтер определит по документам об оплате проезда и проживания соискателя, которые тот приложит к заявлению на выплату денег.

Заявление составляется также в произвольной форме. Однако рекомендуем посоветовать его автору указать свой ИНН, СНИЛС, паспортные данные, место регистрации. Также хорошо бы сделать копии этих документов. Информация может понадобиться бухгалтеру для целей расчета и удержания НДФЛ. Заставлять соискателя написать авансовый отчет нельзя. Пока он не стал работником компании, он не является ее подотчетным лицом.

Покажем на примере, как составить документы, рассчитать налоги, оформить проводки.

Пример. Менеджер по персоналу ООО "Ресурс" проанализировала несколько резюме соискателей на должность "директор отдела продаж" и выбрала самого подходящего кандидата - Р.К. Фаберже, который проживает в Санкт-Петербурге.

Для подтверждения правильности выбора, а возможно, и для заключения трудового договора его необходимо пригласить на собеседование в Новосибирск.

Нужно составить приглашение, подтверждающее экономическую оправданность финансирования расходов на проезд соискателя к месту собеседования и обратно, а также его пребывания в Новосибирске, рассчитать налоги, отразить операции в бухгалтерском учете, если известно, что для прохождения собеседования соискатель вынужден понести следующие расходы:

Решение. Приглашение на собеседование менеджер по персоналу составила так, как показано на с. 92 (образец 1).

Образец 1

Образец приглашения

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ресурс" ¦
¦ ООО "Ресурс" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ 630060, г. Новосибирск, ул. Золотистая, д. 2, каб. 234 ¦
¦ ¦
¦Исх. N 4/123-ОК Фаберже Р.К. ¦
¦от 10.10.2014 197046, г. Санкт-Петербург,¦
¦ ул. Певческая, д. 2, кв. 3 ¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Роберт Кириллович! ¦
¦ ¦
¦ Изучив Ваше резюме на позицию "директор отдела продаж", сообщаем, что¦
¦Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. ¦
¦ ¦
¦ Работнику, замещающему должность "директор отдела продаж" ООО¦
¦"Ресурс", предлагаются следующие условия: ¦
¦ - оформление на работу по Трудовому кодексу РФ; ¦
¦ - свободный график работы; ¦
¦ - ежегодный оплачиваемый отпуск - 28 календарных дней; ¦
¦ - испытательный срок - три месяца; ¦
¦ - оклад - 150 000 руб. в месяц; ¦
¦ - годовая премия в размере оклада; ¦
¦ - ежеквартальные премии по итогам работы отдела. ¦
¦ Дополнительные условия (компенсация стоимости арендной платы,¦
¦возмещение расходов, связанных с переездом в г. Новосибирск вместе с¦
¦семьей, предоставление служебного автомобиля, корпоративной связи,¦
¦медицинской страховки и т.п.) обсуждаются при встрече. ¦
¦ ¦
¦ Чтобы познакомиться с Вами лично, обговорить все нюансы нашего¦
¦будущего сотрудничества, приглашаем Вас на собеседование в головной офис¦
¦ООО "Ресурс" по адресу: 630060, г. Новосибирск, ул. Золотистая, д. 2,¦
¦каб. 234. ¦
¦ Устроит ли Вас дата и время собеседования - 17 октября 2014 г. в¦
¦10.00 часов? ¦
¦ ¦
¦ Просим подтвердить свое согласие на встречу по телефону:¦
¦+7 (383) 123-45-67 (менеджер по персоналу Галина Колосова) с 9.00 до¦
¦18.00 часов до 13 октября 2014 г. ¦
¦ ¦
¦ Независимо от результатов собеседования ООО "Ресурс" обязуется¦
¦компенсировать Ваши затраты, связанные с проездом к месту собеседования и¦
¦обратно, при условии представления документов, подтверждающих указанные¦
¦расходы. ¦
¦ ¦
¦ Рекомендуем взять с собой следующие документы: паспорт, трудовую¦
¦книжку, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, СНИЛС, дипломы и¦
¦сертификаты, письма, подтверждающие вашу квалификацию, свидетельства о¦
¦браке и рождении детей. ¦
¦ Печать ¦
¦Генеральный директор ООО Великороссов Д.Ю. Великороссов¦
¦ "Ресурс" ¦
¦Исполнитель: менеджер по персоналу Г.В. Колосова ¦
¦Тел.: +7 (383) 123-45-67 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Соискатель откликнулся на приглашение, оплатил свою поездку к месту собеседования, прекрасно показал себя при личной встрече, был приглашен на работу, но взял тайм-аут на размышление. Он подал в ООО "Ресурс" заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты и приложил к нему оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты). Образец 2 заявления приведен на с. 93.

Образец 2

Образец заявления соискателя о компенсации его расходов

--------------------------------------------------------------------------¬
¦В бухгалтерию ¦
¦Компенсировать согласно предварительной договоренности ¦
¦Генеральный директор ¦
¦Великороссов 17.10.2014 ¦
¦ ¦
¦Вх. N 9-ОК Генеральному директору ООО "Ресурс"¦
¦от 17.10.2014 Великороссову Д.Ю. ¦
¦ от Фаберже Р.К. ¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Давид Юльевич! ¦
¦ ¦
¦ Согласно предварительной договоренности прошу компенсировать мне¦
¦расходы в сумме 16 200 (Шестнадцать тысяч двести) руб., понесенные в¦
¦связи с приездом к месту собеседования в г. Новосибирск. К заявлению¦
¦прилагаю следующие подтверждающие документы: ¦
¦ - авиабилет по маршруту: Санкт-Петербург - Новосибирск -¦
¦Санкт-Петербург (от 15.10.2014 N 4414149343) на сумму 14 000 руб.; ¦
¦ - счет на оплату проживания в отеле "Сезон" (от 17.10.2014 N 25846) -¦
¦1100 руб.; ¦
¦ - чеки ресторана "Встреча" на оплату питания (от 16.10.2014 N 698123,¦
¦от 17.10.2014 N 987456) - на суммы соответственно 450 руб. и 550 руб.; ¦
¦ - проездной билет N 0023456 на оплату проезда в общественном¦
¦транспорте по городу - 100 руб. ¦
¦ Кроме того, сообщаю о себе следующие сведения: ¦
¦ ИНН 7801000042, ¦
¦ СНИЛС N 123-456-789-00, ¦
¦ паспорт серии 92 00 N 123456, выдан отделом УФМС Петроградского¦
¦района г. Санкт-Петербурга 15 января 2014 г., зарегистрирован по адресу:¦
¦197046, г. Санкт-Петербург, ул. Певческая, д. 2, кв. 3 (копию паспорта¦
¦прилагаю). ¦
¦ По состоянию на 17 октября 2014 г. имею статус налогового резидента¦
¦Российской Федерации. ¦
¦ ¦
¦ Фаберже Р.К. Фаберже ¦
¦ 17 октября 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

На основании заявления и прилагаемых к нему подтверждающих документов Р.К. Фаберже выдана согласованная сумма компенсации расходов, за вычетом удержанного с нее НДФЛ, - 14 094 руб. (16 200 руб. - 16 200 руб. x 13%).

Так как соискатель пока не является сотрудником ООО "Ресурс", использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" нельзя, расчеты с ним ведутся с применением счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", для аналитики счета лучше создать субсчет, например субсчет 76-6 "Расчеты с соискателями".

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 76-6, субсчет "Расчеты с соискателями",

Дебет 76-6, субсчет "Расчеты с соискателями", Кредит 68 "Расчеты по НДФЛ"

Дебет 68 "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51

Дебет 76-6, субсчет "Расчеты с соискателями", Кредит 50

Если компания сама оплатила проезд и проживание соискателя

Если компания самостоятельно приобретает для соискателя билеты, оплачивает его проживание в гостинице, состав бухгалтерских проводок будет несколько иным, чем в нашем примере.

Проводкой Дебет 26 Кредит 76, субсчет "Расчеты с разовыми подрядчиками", бухгалтер отразит суммы счетов, выставленных транспортной организацией и гостиницей.

Проводка Дебет 76 "Расчеты с разовыми подрядчиками" Кредит 51 зафиксирует факт оплаты этих счетов с расчетного счета компании.

Очевидно, что в этой ситуации у компании нет никакой возможности удержать НДФЛ из дохода соискателя, полученного в натуральной форме.

В этом случае необходимо будет сообщить в налоговую инспекцию и получателю дохода о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января 2015 г., оформив сообщение по форме 2-НДФЛ с признаком 2.

Примечание. Какие работодатели смогут участвовать в программе поддержки трудовой мобильности

Денежный сертификат выдается работодателю при условии, что:

О.В.Дунаева

Эксперт журнала "Зарплата"