Мудрый Экономист

Справки при увольнении работника

"Зарплата", 2014, N 10

При увольнении работника работодатель выдает ему несколько справок. Одни из них являются обязательными, другие нужно составить по запросу работника.

В период действия трудового договора сотрудник получает доходы, с которых компания уплатила НДФЛ, у него идет страховой стаж, на выплаты в его пользу начисляются страховые пенсионные взносы. Информация об этом может пригодиться работнику и после увольнения.

Обязательная справка

В день увольнения работника работодатель обязан выдать ему справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности) по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. Основание - п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

Эту справку в день увольнения работодатель обязан выдать работнику автоматически, без каких-либо напоминаний и просьб.

Справки по письменному запросу работника

В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса в день прекращения трудового договора (день увольнения) работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с его работой.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса к таким документам, в частности, относятся:

Кроме того, по заявлению работника ему должна быть выдана справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Примечание. На практике справку по форме 2-НДФЛ выдают на основании устной просьбы работника.

Таким образом, если работнику необходимы указанные выше документы (справки), он должен обратиться с письменным заявлением. Работодатель также обязан выдать их работнику в день увольнения.

Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче указанных выше справок, так как они относятся к документам, связанным с работой.

Документы, связанные с работой в компании, должны быть выданы работнику бесплатно (Письмо Роструда от 20.12.2012 N ПГ/9518-6-1).

Обратите внимание: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя - кадровая служба. Если в компании нет отдельной кадровой службы, все документы придется составить бухгалтеру.

Как составить письменный запрос

Бланк письменного запроса о выдаче справок трудовым законодательством не утвержден. Увольняющийся (бывший) работник может написать его в произвольной форме, например так, как показано на с. 80.

Образец

Письменный запрос о выдаче справок

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Главному бухгалтеру, Генеральному директору¦
¦начальнику отдела кадров ООО "Любляна"¦
¦подготовить и выдать Бакову И.Р.¦
¦в день увольнения работника от Никифорова Г.Л.¦
¦Баков 10 октября 2014 г. ¦
¦ ¦
¦Вх. N 156/т ¦
¦10 октября 2014 г. ¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Ипполит Робертович! ¦
¦ ¦
¦ Прошу в день расторжения трудового договора от 13.01.2014 N 56-Т¦
¦13 октября 2014 г. выдать мне заверенные надлежащим образом документы,¦
¦связанные с моей работой в ООО "Любляна", а именно: ¦
¦ - справку по форме 2-НДФЛ за 2014 г.; ¦
¦ - справку о заработной плате; ¦
¦ - справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на¦
¦обязательное пенсионное страхование; ¦
¦ - справку о периоде работы в ООО "Любляна". ¦
¦ ¦
¦ Никифоров Г.Л. Никифоров¦
¦ 10 октября 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Поскольку для подготовки "необязательных" справок сотрудникам бухгалтерии (кадровой службы) понадобится некоторое время, уместно предупредить об этом работника. Попросите его, чтобы свой письменный запрос он подал заблаговременно, за несколько дней до увольнения.

Формы справок

Справки о заработной плате и периоде работы в компании оформляют в свободной форме, поскольку унифицированные формы таких справок не утверждены.

Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование дублирует сведения персонифицированного учета, представляемые по данному работнику в Пенсионный фонд.

Обязанность компании в день увольнения

В абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" установлена особая обязанность для работодателей. В день увольнения работника необходимо:

В перечень сведений персонифицированного учета входят:

Примечание. Это необязательные взносы (ст. ст. 5 и 8 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ).

Как оформить сведения

Еще до увольнения компания должна регулярно в те же сроки, что установлены для представления отчетности, каждому работнику передавать копию индивидуальных сведений, которые были направлены в ПФР за отчетные периоды за время его работы (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Напомним, что для оформления индивидуальных сведений о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование используют формы:

В день увольнения нужно подготовить сведения за отчетный период по дату увольнения. Если в компании ранее не практиковалась выдача копий индивидуальных сведений за прошлые отчетные периоды, необходимо их подготовить и выдать работнику за все прошлые отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Работодателю следует получить письменное подтверждение о том, что работник получил индивидуальные сведения.

Зафиксировать передачу работнику сведений можно несколькими способами. Например, он распишется в получении документа:

И.Г.Григорьев

Эксперт по трудовому праву