Мудрый Экономист

Практические аспекты расчета размера командировочных расходов и их учета в целях налогообложения в организациях торговли

"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2014, N 5

В процессе своей деятельности многие коммерческие организации сталкиваются с необходимостью отправления работников в поездки для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Расходы на такие служебные поездки признаются командировочными. В статье дается подробное описание состава командировочных расходов, их документального подтверждения, а также бухгалтерского и налогового учета.

В соответствии с трудовым законодательством служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В частности, командировкой считается и поездка в филиал организации, который находится вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение от 13.10.2008 N 749)). Работодатель, как правило, в командировку направляет штатного сотрудника, имеющего стационарное место работы. Служебные поездки работников (например, товарных экспедиторов, курьеров), постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, отправлять в командировки согласно действующему законодательству нельзя.

ТК РФ установлены гарантии командируемым работникам, в частности при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы (рисунок 1):

Виды командировочных расходов, подлежащих возмещению в соответствии с трудовым законодательством

----------------------------------------------------------------------¬
¦Виды командировочных расходов, подлежащих возмещению в соответствии с¦
¦ трудовым законодательством ¦
LT---------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы по проезду ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы по найму жилого помещения ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного¦
¦ ¦ жительства (суточные) ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
L->¦ Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома ¦
¦ работодателя ¦
L----------------------------------------------------------------------

Рис. 1

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками таких работников, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения таких расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).

В соответствии с трудовым законодательством работодателю запрещается ухудшать материальное положение сотрудников, направленных в командировку, а улучшать их положение он вправе. Командировочные расходы возмещаются независимо от того, справился работник со служебным заданием, являющимся целью командировки, или нет. При этом возмещению подлежат все затраты командированного сотрудника, если они были произведены с разрешения работодателя, поскольку порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы. При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то командировкой считается также время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем. Сроки командировки работодатель вправе устанавливать исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки (п. 4 Положения от 13.10.2008 N 749). При этом максимальная продолжительность командировки не ограничена, а вопрос о минимальной продолжительности в настоящее время остается открытым.

Ни в ТК РФ, ни в Положении от 13.10.2008 N 749 не установлен минимальный срок, на который можно направить работника в командировку. Следовательно, если поездка совершается по заданию руководителя, а работник в это время выполняет служебное поручение, то ее можно назвать командировкой, даже если она продолжается всего 1 день. Однако ВАС РФ в Постановлении от 11.09.2012 N 4357/12 признал, что командировкой считается поездка продолжительностью свыше 1 дня. На практике же организации направляют работников в однодневные поездки и оформляют их как обычные командировки.

При направлении работника в служебную командировку необходимо сформировать пакет документов (рисунок 2).

Документы, оформляемые при направлении работника в командировку

----------------------------------------------------------------¬
¦Документы, оформляемые при направлении работника в командировку¦
LT---------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Служебное задание (ф. N Т-10а) ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Приказ о направлении в командировку (ф. N Т-9 или N Т-9а) ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Командировочное удостоверение (ф. N Т-10) ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
L->¦ Журнал учета работников, выбывающих в командировку ¦
L----------------------------------------------------------------------

Рис. 2

В служебном задании предусмотрены графы не только для формулировки самого задания, но и для отчета о его выполнении. Если же форма N Т-10а не отвечает информационным потребностям работодателя, то он вправе ее видоизменить либо разработать и утвердить свой собственный бланк. Командировочное удостоверение имеет унифицированный бланк (ф. N Т-10), но если он не удобен для организации, то можно разработать свой бланк (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). В частности, в заголовке предусмотрено только одно место назначения, хотя в рамках одной командировки работник может посетить сразу несколько организаций. В случае если работник отправляется в командировку на 1 день, то удостоверение оформлять также необходимо (Письмо Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1).

Командировочное удостоверение оформляется, если работник отправляется в командировку по России или в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются. Для командировок в другие страны командировочное удостоверение оформлять не надо. В этом случае дни пребывания работника в командировке определяются по отметкам пограничной службы в загранпаспорте о въезде и выезде из РФ.

В настоящее время обсуждаются вопросы отмены командировочных удостоверений ввиду их неактуальности, поскольку данный документ представляет собой листок убытия и не имеет принципиального значения для Минфина или ФНС России. Агентство стратегических инициатив предложило ввести заменяющий документ - дорожную карту, призванную отказаться от первичного варианта и позволяющую упростить электронный документооборот и взаимоотношения налогоплательщиков и налоговых органов.

В организации, которая направляет работника в командировку, необходимо также сделать соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N N Т-12 и Т-13): рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом "К" или его цифровым аналогом "06". Количество отработанных часов не проставляется. Если работник в командировке работал (или находился в пути) в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (в графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем). Если же договоренности о работе в выходной день не было, то работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время.

С 1 января 2013 г. все формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (Письма Федеральной службы по труду и занятости от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1; от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1; от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1; Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ, п. п. 12 и 26 Положения от 13.10.2008 N 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы на основании авансового отчета с приложением документов, их подтверждающих, который оформляется и представляется в бухгалтерию организации в течение 3 дней после возвращения. В случае остатка неиспользованных средств, выданных на командировку, работник обязан вернуть их в кассу. Отчет о расходовании денежных средств оформляется в любом случае, даже если сотрудник расплачивался корпоративной или личной банковской картой. Правильно оформленный авансовый отчет командированного сотрудника, приложенные к отчету необходимые документы позволяют предприятию быстро и правильно произвести все командировочные расчеты, а также правильно исчислить налоги (рисунок 3). К авансовому отчету прикладываются приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, копия загранпаспорта с отметками (стандартными) о пересечении государственных границ, билеты, документы, подтверждающие расходы на услуги гостиницы, другие документы и чеки, подтверждающие прочие расходы во время командировки (например, услуги синхронного перевода, услуги по письменному переводу необходимых документов, стоимость входных билетов на выставку, конгресс, биржу и т.д.).

Документы, оформляемые при возвращении работника из командировки

---------------------------------------------------------------¬
¦ Документы, оформляемые при возвращении из командировки ¦
LT--------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Отчет о выполнении служебного задания (графа 12 формы N Т-10а) ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
L->¦ Авансовый отчет (ф. N АО-1) о суммах, потраченных в командировке ¦
LT---------------------------------------------------------------------
¦ ------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦ Командировочное удостоверение (ф. N Т-10) с отметками ¦
+->¦ о прибытии к месту командировки и выбытии оттуда, а при ¦
¦ ¦командировках за границу копии страниц загранпаспорта с отметками¦
¦ ¦ о пересечении границы ¦
¦ L------------------------------------------------------------------
¦ ------------------------------------------------------------------¬
L->¦ Документы, подтверждающие понесенные расходы ¦
L------------------------------------------------------------------

Рис. 3

В соответствии с п. 4 Положения от 13.10.2008 N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Если в течение срока командировки предполагается осуществление работником трудовой деятельности в выходные и нерабочие праздничные дни, а также если день отъезда или приезда сотрудника из командировки приходится на такие дни, то работодатель обязан соблюдать порядок привлечения сотрудника к работе в выходные и праздничные дни, установленный ст. 113 ТК РФ. Таким образом, во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ, а именно: работа в выходной или нерабочий праздничный день работникам, получающим оклад (должностной оклад), оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

На основании Письма ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 и Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, то затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 НК РФ при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня или праздника, в который он привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Таким образом, если работник возвратился из командировки в выходной день по инициативе работодателя или по причине задержки в пути, то дни отдыха сотруднику, работавшему в командировке в свои выходные дни, предоставляются только в том случае, если от него поступит соответствующее заявление. В противном случае работодатель обязан оплатить его работу в эти дни в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, или в одинарном размере, если работа производилась в пределах этой нормы.

Пример 1. ООО "Торговый дом КРАКС" направил работника в командировку на Пермскую ярмарку - выставку интерьеров, мебели и отделочных материалов, современных технологий и услуг по отделке и ремонту. Работник возвратился из командировки в выходной день по своей инициативе, однако он поставил в известность работодателя об этом.

В этом случае ООО "Торговый дом КРАКС" имеет право отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть достаточные основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой. Если же ООО "Торговый дом КРАКС" знало о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе, и не возражало против этого, то оно в любом случае обязано произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник не возвращался.

Если же работник изменил срок возвращения из командировки без уведомления руководства, не обосновал уважительность причин задержки и невозможность предупреждения работодателя об этом, то проездные документы, датированные числом, не совпадающим с периодом командировки, работодатель вправе признать не связанными с командировкой и не возмещать расходы по ним работнику.

Минфин России считает, что если сотрудник останется в месте командировки на 1 или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, то стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (Письма Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 и от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111).

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка, который сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, и других расходов (рисунок 4). Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, т.е. по месту постоянной работы. Если учитывать то обстоятельство, что работник принял решение самостоятельно возвратиться из командировки в выходной день, то нет оснований для оплаты ему в двойном размере времени работы за этот день по правилам ст. 153 ТК РФ.

Расходы, возмещаемые командированному работнику организацией

---------------------------------------------------------------------¬
¦ Расходы, возмещаемые командированному работнику организацией ¦
LT--------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Суточные за каждый календарный день командировки в размере, ¦
¦ ¦ установленном локальным нормативным актом организации ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы на проезд, в том числе на такси ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте ¦
¦ ¦ командировки ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦ Другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя (стоимость ¦
L->¦ добровольного личного страхования на время командировки, аренды ¦
¦ автомобиля, услуг в аэропортах и на вокзалах) ¦
L----------------------------------------------------------------------

Рис. 4

Перед отъездом работнику выдается аванс в сумме суточных, а также для оплаты проезда, проживания и других командировочных расходов. По общему правилу период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а исходя из среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Независимо от режима работы средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число).

Правила, по которым средний заработок исчисляют для командировочных, отличаются от порядка расчета отпускных, поскольку при командировках оплачиваются рабочие дни, выпавшие на время командировки (а не календарные, как при расчете отпускных), при этом необходимо знать рабочие дни сотрудника в период командировки.

В расчет среднего заработка за рабочие дни командировки включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (заработная плата, премии, надбавки и т.д.). Из расчетного периода исключаются все дни, когда:

Премии и повышение заработной платы учитываются при расчете командировочных по специальным правилам. Для расчета суммы среднего заработка на время командировки используется формула 1:

где К - средний заработок, сохраняемый на время командировки;

ЗП - сумма начислений, учитываемых за расчетный период;

- количество отработанных дней (часов), учитываемых в расчетном периоде;

- количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате.

Пример 2. ООО "Ласточка" отправляет в командировку работника с 11 по 15 августа 2014 г. (5 рабочих дней). Все выплаты, полученные сотрудником за период с августа 2013 г. по июль 2014 г. включительно (12 месяцев), представлены в таблице 1.

Таблица 1

Выплаты работнику организации торговли ООО "Ласточка" за период с августа 2013 г. по июль 2014 г. включительно

Месяц расчетного периода

Вид выплаты

Сумма (руб.)

Август 2013 г.

оклад

35 000

Сентябрь 2013 г.

оклад

35 000

Октябрь 2013 г.

оклад

35 000

Ноябрь 2013 г.

оклад

35 000

Декабрь 2013 г.

оклад

20 000

Январь 2014 г.

оклад

45 000

Февраль 2014 г.

оклад

45 000

Март 2014 г.

оклад

45 000

Апрель 2014 г.

оклад

45 000

Май 2014 г.

оклад

20 000

Июнь 2014 г.

оклад

50 000

Июль 2014 г.

оклад

44 000

Больничные (4 дн.)

8000

Итого:

462 000

Расчет величины среднего заработка производится следующим образом.

Из 12 месяцев, предшествующих командировке, сотрудник полностью отработал только 11, а с 4 по 7 августа 2014 г. (4 рабочих дня) находился на больничном. Время болезни необходимо исключить из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не учитывается в расчете. В итоге средний заработок составил 454 000 руб. (462 000 руб. - 8000 руб.). Далее определяется количество рабочих дней в расчетном периоде. Оно составило 248 дней. Количество рабочих дней, учитываемое при расчете среднего заработка, равно 244 дням (248 дн. - 4 дн.).

Среднедневной заработок составляет 1860,66 руб. (454 000 руб. / 244 дн.). Заработная плата за время командировки - 9303,3 руб. (1860,66 руб. x 5 дн.).

Если работник находится в командировке, то начислять ему заработную плату нельзя, поскольку ст. 167 ТК РФ определяет, что за командированным человеком сохраняется именно средний заработок. Средний заработок обычно несколько выше заработной платы, т.к. при его определении во внимание принимают премии, которые были выплачены в расчетном периоде. Средний заработок, сохраняемый на время командировки, может оказаться и меньше суммы, рассчитанной исходя из оклада. Но компания вправе возместить своему сотруднику разницу, поскольку ТК РФ запрещает ухудшать положение работников, в том числе во время их нахождения в командировке.

При расчете среднего заработка для оплаты командировки учет премий зависит от их вида. Ежемесячная премия, начисленная в расчетном периоде, включается в расчет по одной за каждый показатель премирования (например, за количество продаж или за объем выручки) за каждый месяц расчетного периода.

Пример 3. Менеджер отдела продаж ООО "Ласточка" Н.Д. Дайнок направлен в командировку с 28 августа 2014 г. Ежемесячно Н.Д. Дайнок начисляются 3 премии: одна за количество продаж и две за объем выручки. Расчетный период - 12 месяцев (с августа 2013 г. по июль 2014 г.). В расчет среднего заработка можно включить не более 12 премий за количество продаж и не более 12 премий за объем выручки. Квартальная, полугодовая и другие премии за период больше месяца, но не больше расчетного периода, которые начислены в расчетном периоде, включаются в расчет по одной за каждый показатель.

Квартальные и полугодовые премии при расчете среднего заработка за дни командировки учитываются в полном размере. Премия за период больше расчетного, начисленная в расчетном периоде, включается в расчет в размере месячной части за каждый показатель каждого месяца расчетного периода. Премия по итогам работы за календарный год, предшествующий году, в котором началась командировка, а также премия за стаж работы (выслугу лет) учитывается полностью независимо от того, начислена она в расчетном периоде или уже после него, в т.ч. после возвращения из командировки.

Пример 4. Менеджер отдела продаж ООО "Ласточка" Н.Д. Дайнок направлен в командировку с 28 марта 2014 г. В марте 2014 г. ему начислена премия по итогам работы за 2013 г. Несмотря на то, что в расчетный период эта премия не попадает, ее при расчете среднего заработка надо учесть в полной сумме.

Если расчетный период отработан не полностью или в нем были исключаемые периоды, то:

где П - сумма премии, включаемая в расчет;

- сумма премии, начисленной в расчетном периоде;

Д - число рабочих дней в расчетном периоде в соответствии с производственным календарем;

- фактическое число рабочих дней, отработанных в расчетном периоде.

Пример 5. А.В. Николаев с 12 по 16 мая 2014 г. включительно (всего 5 рабочих дней) находился в командировке. Служебные поездки оплачиваются в торговой компании исходя из среднего заработка. Оклад установлен в размере 20 000 руб.

Расчетный период - с 1 мая 2013 г. по 30 апреля 2014 г. На него приходится 247 рабочих дней. Сведения об исключаемых из него периодах представлены в таблице 2.

Таблица 2

Периоды, которые исключаются из расчетного периода при определении среднего заработка Николаеву А.В.

Основание

Период

Продолжительность периода в рабочих днях

Начислено за время, отработанное в неполных месяцах

Командировка

С 20 по 30 мая 2013 г.

9 дней

12 300 руб.

Ежегодный отпуск

С 5 по 30 августа 2013 г.

20 дней

1300 руб.

Временная нетрудоспособность

С 10 по 21 февраля 2014 г.

10 дней

10 400 руб.

В феврале 2014 г. А.В. Николаеву была начислена премия по итогам работы за 2013 г. - 30 000 руб. Однако расчетный период отработан не полностью и к тому же не совпадает с календарным годом. Следовательно, годовую премию следует учитывать пропорционально отработанному времени.

Всего А.В. Николаев отработал 208 дней (247 дн. - 9 дн. - 20 дн. - 10 дн.). Поэтому размер годовой премии, принимаемой в расчет, составит 25 263,2 руб. ((30 000 руб. / 247 дн.) x 208 дн.).

Сумма среднедневного заработка, сохраняемая на время командировки, будет рассчитана следующим образом: (20 000 руб. x 9 мес. + 12 300 руб. + 1300 руб. + 10 400 руб. + 25 263,2 руб.) / 208 дн. = 1102,23 руб.

За время командировки А.В. Николаеву должна быть начислена заработная плата в сумме 5511,15 руб. (1102,23 руб. x 5 дн.).

Для тех, кто проработал в организации меньше года, расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующего месяцу начала командировки.

Пример 6. Товаровед организации ООО "Ласточка" А.И. Никитин направлен в командировку со 2 сентября 2014 г. А.И. Никитин работает в организации с 17 декабря 2013 г. Поэтому его средний заработок за рабочие дни в командировке бухгалтер организации рассчитает исходя из начисленных ему выплат и отработанных дней за период с 17 декабря 2013 г. по 31 августа 2014 г.

Если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, то берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у работника были отработанные дни.

Пример 7. Менеджер торгового зала организации ООО "Ласточка" Н.И. Новикова после отпусков по беременности и родам (с 27 июня 2011 г. по 12 ноября 2011 г.) и по уходу за ребенком (с 14 ноября 2011 г. по 3 сентября 2014 г.) вышла на работу 4 сентября 2014 г. Н.И. Новикова направлена в командировку с 8 сентября 2014 г. Поскольку в расчетном периоде (сентябрь 2013 г. - август 2014 г.) у нее нет выплат, из которых можно рассчитать средний заработок, за расчетный принимается период с июня 2010 г. по май 2011 г.

Для работников, у которых и в предшествующих периодах не было отработанных дней, расчетным будет период с 1-го числа месяца, в котором начинается командировка, по дату, предшествующую первому дню начала командировки.

Пример 8. Менеджер по продажам А.В. Лапина работает в организации торговли ООО "Ласточка" с 1 июля 2014 г. При этом с 8 по 18 июля 2014 г. она находилась в командировке. С 24 августа 2014 г. она направлена в другую командировку. Так как расчетный период (с 1 по 30 июля 2014 г.) состоит из дней, исключаемых из расчетного периода, ее средний заработок следует определять исходя из заработной платы, начисленной за дни, отработанные в июле 2014 г.: с 1 по 7 и с 19 по 30.

В организации можно установить и свой расчетный период, отличный от 12 месяцев. В такой ситуации средний заработок придется рассчитывать дважды (за 12 месяцев и за установленный расчетный период) и сопоставлять результаты. Средний заработок в любом случае не может быть меньше суммы, исчисленной исходя из годового заработка.

При начислении среднего заработка необходимо исключить время предыдущих командировок, которые пришлись на расчетный период, а также начисленный за эти промежутки средний заработок. При этом не учитывается то, что во время командировки в отличие от отпуска или болезни человек выполняет свои трудовые обязанности.

Если человек трудится неполный день, то средний заработок для него рассчитывают в обычном порядке, однако во внимание принимаются фактически выплаченные суммы с учетом реально отработанного времени.

Если в компании предусмотрена доплата к командировочным расходам, то необходимо рассчитать и сравнить две суммы: величину среднего заработка, сохраняемого на время командировки, и заработок исходя из оклада. В этом случае последовательность действий будет следующей.

Пример 9. Воспользуемся условием примера 3, но предположим, что в положении об оплате труда отмечено: командировка оплачивается исходя из среднего заработка, исчисленного за время поездки, но не ниже установленного для работника оклада за этот период. Значит, необходимо рассчитать оба показателя.

За 5 дней командировки А.В. Николаеву исходя из его среднего заработка должно быть начислено 5511,15 руб.

В мае 2014 г. 19 рабочих дней. Следовательно, за время командировки работнику полагается 5263,16 руб. (20 000 руб. / 19 дн. x 5 дн.).

Поскольку эта сумма меньше, чем выплата исходя из среднего заработка, работнику за время командировки будет выплачена заработная плата исходя из среднего заработка.

В случае суммированного учета рабочего времени для расчета командировочных выплат следует брать не среднедневной, а среднечасовой заработок.

Пример 10. В ООО "Фактор" ведется суммированный учет рабочего времени. Здесь установлена 40-часовая рабочая неделя. М.А. Васильев был в командировке с 11 по 13 апреля 2014 г. На это время приходится 24 рабочих часа.

Расчетный период - 2013 г. За это время работнику начислено 420 500 руб. На расчетный период, согласно установленной на предприятии норме, пришлось 1970 часов. Именно столько М.А. Васильев и отработал.

Размер командировочных, рассчитанный исходя из среднечасового заработка, в таком случае составит 5122, 84 руб. (420 500 руб. / 1970 ч x 24 ч).

Если всем работникам организации или структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, повышалась заработная плата, то при расчете среднего заработка надо проиндексировать его оклад (тарифную ставку), а также доплату к окладу, установленную в фиксированном размере (например, 10% оклада). Порядок индексации зависит от периода повышения заработной платы. Если заработная плата повышена в расчетном периоде, то индексируются выплаты, начисленные в расчетном периоде за период, предшествующий повышению. В случае повышения заработной платы после расчетного периода, но до начала командировки, индексируются выплаты, начисленные за весь расчетный период. Если заработная плата повышается в период командировки, то индексируются выплаты, начисленные за весь расчетный период, однако оплата за дни командировки индексируется с даты повышения заработной платы до окончания командировки.



Если работник, находящийся в командировке, в выходной или нерабочий праздничный день отдыхал, то этот день не оплачивается, за него выплачиваются только суточные, т.к. работнику полагается оплата за выходной или нерабочий праздничный день, проведенный в командировке, если он в этот день работал; выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы (рисунок 5) отражаются в составе прочих расходов (ст. 253 НК РФ). Они признаются в том отчетном периоде, в котором была произведена командировка. Датой осуществления расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это значит, что расходы по командировке будут уменьшать налогооблагаемые доходы того месяца, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации. Все расходы в иностранной валюте, указанные в авансовом отчете, необходимо пересчитать в рубли на дату его утверждения. На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль организаций.

Состав командировочных расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

---------------------------------------------------------------¬
¦ Состав командировочных расходов в соответствии с НК РФ ¦
LT--------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Суточные ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, ¦
¦ ¦ транзита и другие аналогичные сборы ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
L->¦ Расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения)¦
L----------------------------------------------------------------------

Рис. 5

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль организаций.

Чтобы организация могла учесть расходы на командировку в целях налогообложения прибыли, необходимо подтвердить расходы документально; обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки, что подтверждается служебным заданием, отчетом о его выполнении, деловой перепиской с партнерами, заключенным договором; связать командировку с деятельностью организации, которая направлена на получение дохода.

Отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Следовательно, даже если договор не подписан, расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль организаций. Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС УО от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3, ФАС МО от 18.09.2007, от 25.09.2007 N КА-А40/9510-07 и от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, ФАС СЗО от 25.09.2007 N А56-52300/2006 и от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9).

Все командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль организаций без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы при расчете налога на прибыль организаций нельзя.



Средний заработок, начисленный командированному работнику, а также оплата за дни, отработанные им в командировке в выходные или праздники, облагается НДФЛ и страховыми взносами; учитывается в расходах на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете как при общем режиме налогообложения, так и при упрощенном.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен п. 3 ст. 217 НК РФ, и не облагаемых страховыми взносами, установлен п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (рисунок 6).

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами

-------------------------------------------------------------------¬
¦Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ и страховыми¦
¦ взносами ¦
LT------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦Суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах¦
+->¦не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России;¦
¦ ¦ не более 2500 руб. за каждый день заграничной командировки ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые ¦
¦ ¦ расходы на проезд до места назначения и обратно ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, ¦
¦ ¦ назначения или пересадок, а также на провоз багажа ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы по найму жилого помещения ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Расходы на оплату услуг связи ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного ¦
¦ ¦ паспорта ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
+->¦ Сборы за выдачу (получение) виз ¦
¦ L----------------------------------------------------------------------
¦ ----------------------------------------------------------------------¬
L->¦ Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную ¦
¦ иностранную валюту ¦
L----------------------------------------------------------------------

Рис. 6

При непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, эти затраты освобождаются от НДФЛ в следующих размерах: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России; не более 2500 руб. за каждый день заграничной командировки.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами во внебюджетные фонды (в том числе взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ с той лишь разницей, что в целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями п. 3 ст. 217 НК РФ, а для уплаты страховых взносов нормы суточных определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Для того, чтобы принять НДС по командировочным расходам к вычету, нужно чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах, документах, подтверждающих оплату, и документах строгой отчетности. Вычет НДС возможен только в том случае, если товары, работы или услуги приобретены на территории РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). Если пункт отправления или назначения расположен за пределами территории РФ, то услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).

Следовательно, в стоимость железнодорожного или авиабилета к месту служебной командировки в зарубежные государства и обратно НДС не включается. Если же в проездных документах, приобретенных в странах СНГ, сумма НДС указана отдельной строкой, то ее нельзя предъявить к налоговому вычету.



Среди исключений нет железнодорожных перевозок. Следовательно, в таких случаях местом оказания услуги выступает территория государства, в котором перевозчик осуществляет свою деятельность. Поэтому если железнодорожный или авиабилет приобретен в другом государстве, то услуги оказаны перевозчиком за пределами РФ, а следовательно, "входной" НДС, выделенный в проездных документах, предъявить к налоговому вычету нельзя.

Принять к вычету НДС не по счету-фактуре, а по иным документам, в которых НДС выделен отдельной строкой, можно только по расходам на проезд и проживание командированного работника. К таким документам относятся: проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси - по расходам на проезд; бланк строгой отчетности - по расходам на проживание.

Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути. При расчете налога на прибыль организация может включать в расходы всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, без каких-либо ограничений. На основании Письма ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362 работнику не нужно подтверждать расходование суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами. Расходы организации на выплату суточных могут быть подтверждены собственным расчетом, например бухгалтерской справкой. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время выбытия с места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту.

Размер суточных для сотрудников, пребывающих в командировке, организация определяет самостоятельно посредством коллективного (трудового) договора или приказа руководителя. Подобный порядок распространяется не только на командировки по РФ, но и на поездки за пределы страны.

Проводить начисление взносов (в частности, на травматизм) на суточные не требуется. Это вызвано тем, что подобные выплаты выступают в качестве гарантии, предусмотренной законодательством РФ. Поэтому суточные выплаты в размере, предусмотренном документами той или иной организации, полностью освобождаются от страховых взносов. Это правило не распространяется на суточные расходы, размер которых превышает установленные компанией нормы. В подобном случае взносы начисляются.

От НДФЛ суточные освобождаются в пределах установленного НК РФ лимита, поэтому если организацией установлена величина суточных свыше норматива, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физических лиц.



При зарубежных командировках суточные следует выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. В таком случае выплатить их надо в размере, составляющем 50% от норм суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения от 13.10.2008 N 749). Заболевшему во время командировки работнику суточные выплачиваются в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения от 13.10.2008 N 749). Суточные можно списать и при однодневной командировке по РФ. Однако они будут списываться не в составе командировочных расходов, а в составе остальных расходов, которые связаны с процессом производства и реализации, поскольку суточные не выплачиваются, если сотрудника командировали в местность, откуда он ежедневно может возвращаться к месту своего проживания (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

При командировке за пределы территории РФ суточные выдаются сотрудникам в иностранной валюте. Для исчисления НДФЛ сумму суточных в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату выплаты (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Пример 11. Торговое представительство иностранной организации утвердило положение о служебных командировках, согласно которому:

  1. размер суточных при командировках по территории:
  1. размер расходов по найму жилого помещения на территории:

Начальник отдела продаж выезжает в командировку 26 августа, 27 августа он пересекает границу Германии, 29 августа - границу Австрии, 30 марта - вернется в Россию.

20 августа 2014 г. А.Р. Марков получил для командировки 1500 евро и 9200 руб.

3 сентября 2014 г. утверждается авансовый отчет А.Р. Маркова, сумма расходов по которому составила 1420 евро и 10 000 руб.

В тот же день работник сдал в кассу 80 евро и получил перерасход по рублевому авансу в размере 800 руб.



Курс Банка России составлял:

Для расчета НДФЛ необходимо пересчитать сумму суточных, выплаченную в иностранной валюте, в рубли по курсу Банка России на дату выдачи, т.е. по курсу на 20 августа 2014 г. (48,2133 руб/евро).

Размер суточных составляет при командировках по территории:

Таким образом, организация выплачивает суточные свыше норм, не облагаемых НДФЛ, только при командировках по территории России. Сумма суточных в пределах норм составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.), а сверхнормативная сумма, облагаемая НДФЛ, - 1500 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) x 3 дн.).

Сумма НДФЛ, которая подлежит удержанию из командировочных А.Р. Маркова, составит 195 руб. (1500 руб. x 13%).

При следовании работника в командировку на территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях, т.е. при определении суммы, освобождаемой от обложения НДФЛ, суточные за последний день заграничной командировки принимаются в размере 700 руб. Несмотря на то, что в положении о командировках или ином локальном нормативном акте организации может быть установлена выплата суточных за последний день в той же сумме, что и за все другие дни заграничной командировки (т.е. больше 700 руб.), суточные, выплаченные работнику сверх вышеуказанных размеров, облагаются НДФЛ (Письма Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140).

Расходы на оплату проезда при отправлении работника в командировку, в том числе и зарубежную, организация может учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При направлении в командировку железнодорожным транспортом, если стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость проезда по железной дороге, стоимость железнодорожного билета может быть полностью учтена при расчете налога на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93). Кроме этого, сотрудники, направленные в заграничную командировку, могут приобретать авиабилеты по тарифу "бизнес-класс", а поскольку положения НК РФ не содержат ограничений в размере возмещения стоимости проезда сотрудника организации к месту командировки и обратно, то расходы на приобретение этого билета организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).

Кроме того, организации имеют право включить в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, и затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи. Но только при условии, что такие расходы документально подтверждены и работодатель может обосновать их экономическую целесообразность (Письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).

Расходы на проезд без подтверждающих документов нельзя учесть при расчете налога на прибыль организаций. В этом случае на основании Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 оригинальные проездные документы могут быть заменены дубликатом, копией экземпляра билета, оставшейся в распоряжении транспортной организации, или справкой из транспортной организации, в которой указываются фамилия, имя, отчество физического лица, которое осуществляло поездку, маршрут его проезда, стоимость билета, дата поездки.

Для поездки в командировку в зарубежное государство работник может приобрести железнодорожный или авиабилет, оформленный в бездокументарной форме (электронный билет). В этом случае в качестве подтверждающих документов можно использовать его распечатку на бумажном носителе и посадочный талон (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).

Организация может включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций стоимость проезда работников на такси (при условии, что расходы документально подтверждены и экономически обоснованы): в аэропорт при направлении в служебную командировку за пределы территории РФ (Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388); к месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Подтверждающими документами на оплату расходов такси будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси (Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80).

В соответствии с Письмом Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777 в случае утери контрольного купона на приобретение через терминал железнодорожного билета в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов по проезду, связанных с направлением работника в служебную командировку, может быть принят посадочный талон, который содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).

Расходы по найму жилого помещения полностью учитываются при расчете налога на прибыль организаций на основании документов из гостиниц (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтвердить расходы на проживание сотрудник может счетом гостиницы, кассовым чеком и чеками, выдаваемыми к операциям с использованием пластиковых карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Если расходы на проживание не подтверждены первичными документами, то при расчете налога на прибыль организаций они не учитываются (ст. 252 НК РФ). Однако на основании Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51 эти затраты организация компенсирует сотруднику из чистой прибыли. Если же работник потерял подтверждающий документ или не получал его, т.к. проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, так же как и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2500 руб. за каждый день заграничной командировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19).

Фактические расходы по непосредственному найму жилого помещения подлежат возмещению, включая затраты на бронирование. К расходам на проживание относятся затраты на пользование в гостинице телевизором, холодильником, местным телефоном. Питание в гостинице отдельно не оплачивается, поскольку считается, что суточные включают в себя затраты на питание во время командировки.

В случае заграничной командировки при оформлении документов в гостинице следует обратить внимание на составленные на иностранном языке документы, которые должны иметь построчный перевод на русский язык.

Расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе командировочных расходов только в том случае, если служебная поездка состоялась. В противном случае такие расходы, по мнению Минфина России, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Налоговые органы считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных. Поэтому если работодатель возмещает стоимость питания отдельно, то такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, и с них следует заплатить страховые взносы и НДФЛ.

В составе прочих расходов, относимых на командировочные расходы, можно признать расходы на услуги специализированных учреждений в том числе туристических компаний по бронированию и размещению работников в гостиницах на основе договора на оказание комплекса услуг (деловые поездки, мероприятия). Расходы на оплату услуг специализированных учреждений организация может учесть при расчете налога на прибыль организаций на основании счета и акта выполненных работ, в которых расшифрована стоимость каждой услуги (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

При применении УСН командировочные расходы учитываются:

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения "доходы минус расходы", вправе суточные отразить в составе расходов (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Налоговую базу на основании Письма Минфина России от 17.08.2009 N 03-11-09/283 можно уменьшить на всю сумму суточных, установленную коллективным договором или локальным нормативным актом и выданную работнику за время служебной поездки.

В отношении индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН с объектом "доходы минус расходы" и не имеющих наемных работников, у Минфина иная точка зрения. Индивидуальный предприниматель не вправе учесть расходы на командировки, произведенные в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения (Письмо Минфина России от 05.07.2013 N 03-11-11/166). Это связано с тем, что физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не относятся к категории работников. У таких физических лиц отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Если работник отправляется в командировку и оплата расходов осуществляется за счет принимающей стороны, то организация вправе выплатить своим работникам суточные и суммы возмещения иных расходов, связанных с командировкой, в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или иным локальным нормативным актом (Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274). При этом, если выполнение служебного задания проходило в одном городе, а после сотрудник переехал в другой для осуществления экскурсионной программы в личных целях, то расходы на проезд, проживание и суточные за время пребывания на экскурсии работодатель оплачивать не обязан.

Если работник организации прибыл из заграничной командировки и представил счет за проживание в гостинице, то НДС, выделенный отдельной строкой, к вычету принять нельзя, а расходы на проживание сотрудника за рубежом можно учесть при расчете налога на прибыль организаций, включая суммы НДС (Письмо Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).

Если по решению руководства сотрудник организации направляется на переговоры с физическим лицом в другой город, то в командировочном удостоверении в данном случае не будут проставлены отметки о прибытии/выбытии, поскольку отсутствует принимающая организация. В этой ситуации в качестве командировочных расходов можно признать расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, за наем жилого помещения, суточные, которые признаются обоснованными и документально подтвержденными затратами. Поскольку сотрудник направляется в командировку в регион России, командировочное удостоверение необходимо. Однако на основании Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден не только командировочным удостоверением, но и иными документами, например приказом о направлении работника в командировку; служебным заданием и отчетом о его выполнении, проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения, счетом гостиницы, который подтверждает период проживания в месте командирования.

М.М.Коростелкин

К. э. н.,

доцент,

аудитор