Мудрый Экономист

Скорбные хлопоты

"Главная книга", 2014, N 19

(Что делать бухгалтеру, если умер работник)

Каким бы шоком ни явилось для вас известие о смерти коллеги, вам как бухгалтеру надо взять себя в руки и решить все кадровые и денежные вопросы, связанные с этим печальным событием. Об этом и пойдет речь в статье.

Оформление кадровой документации

Шаг 1. Готовим приказ о прекращении трудового договора.

Заметьте, именно о прекращении договора <1>, а не об увольнении, ведь в данном случае нет волеизъявления ни одной из сторон. За основу можно взять унифицированную форму N Т-8 <2>.

Как правило, приказ оформляется в тот день, когда вам представят свидетельство о смерти работника, выданное органом ЗАГС. С него обязательно надо снять копию. В приказе указываете:

Внимание! Не имея на руках копию свидетельства о смерти работника, оформлять прекращение с ним трудового договора нельзя <3>.

Датой прекращения трудового договора будет являться дата смерти, указанная в свидетельстве. Эта же дата будет датой прекращения договора и в том случае, если работник скончался, находясь, например, в отпуске или на больничном.

В приказе ничья подпись об ознакомлении с ним не нужна.

Шаг 2. Вносим записи в трудовую книжку и личную карточку умершего сотрудника. Запись в трудовой книжке должна выглядеть так <4>:

-------T----------------T-----------------------T----------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на ¦ Наименование, ¦
¦записи+-----T-----T----+ работу, переводе на ¦ дата и номер ¦
¦ ¦число¦месяц¦ год¦ другую постоянную ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работу, квалификации, ¦ основании ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦увольнении (с указанием¦ которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ причин и ссылкой на ¦ внесена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ запись ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+-----T-----T----+-----------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦----------------------¬¦ ¦
¦ 17 ¦ 14 ¦ 07 ¦2014¦¦Трудовой догово𠦦Приказ от ¦
+------+-----+-----+----++---------------------++----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦прекращен в связи со ¦¦22.07.2014 ¦
+------+-----+-----+----++---------------------++----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦смертью работника, ¦¦N 10-к ¦
+------+-----+-----+----++---------------------++----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦пункт 6 части первой ¦¦ ¦
+------+-----+-----+----++---------------------++----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦статьи 83 Трудового ¦¦ ¦
+------+-----+-----+----++---------------------++----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦кодекса Российской ¦¦ ¦
+------+-----+-----+----++---------------------++----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦Федерации ¦¦ ¦
¦------+-----+-----+----++----------------------¦ ¦
++-----+-----+-----+----+-----------------------+----------------+
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Бухгалтер Назарова Н.Г.¦ ¦
++-----+-----+-----+----+-----------------------+----------------+
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Назарова Печать ¦ ¦
++-----+-----+-----+----+-----------------------+----------------+
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ООО "Джем" ¦ ¦
L+-----+-----+-----+----+-----------------------+-----------------
¦Просить кого-то из родственников покойного
¦заверить эту запись своей подписью не нужно
L-----------------------------------------------

Запись в личной карточке будет такой же, как и в трудовой книжке. Строка, где работник обычно расписывается, по понятной причине не заполняется.

Рассказываем руководителю

Даже если сотрудник умер на рабочем месте от общего заболевания, например сердечного приступа, работодатель все равно обязан соблюсти процедуру расследования несчастного случая, пусть и не связанного с производственной деятельностью <5>.

Впоследствии трудовая книжка <6>:

(или) выдается под расписку на руки супругу или кому-либо из родственников умершего;

(или) по письменному заявлению одного из названных лиц высылается ему по почте ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.

Чтобы убедиться, что за трудовой книжкой обратился именно супруг или родственник, попросите у него копии:

Если никто из родни за трудовой книжкой покойного не обратился, ее нужно хранить в организации 75 лет с даты его смерти <7>.

<1> Пункт 6 ч. 1 ст. 83, ст. 84.1 ТК РФ.
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<3> Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1552-6.
<4> Пункт 17 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).
<5> Статья 227 ТК РФ.
<6> Пункт 37 Правил.
<7> Пункт 47 Правил; п. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Денежные выплаты членам семьи умершего сотрудника

Эти выплаты складываются из двух частей.

Часть 1. "Трудовые" деньги, которые бы работодатель выплатил работнику в случае обычного увольнения. К ним относятся <8>:

Внимание! Деньги, начисленные умершему работнику и выплачиваемые его родным, не облагаются НДФЛ <11> и страховыми взносами <12>.

Примечание

Помимо членов семьи, к которым, в частности, относятся супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) <13>, на перечисленные выплаты имеют право также лица, находившиеся на иждивении умершего на день его смерти <14>. Свое нахождение на иждивении они могут подтвердить, к примеру, свидетельскими показаниями.

Для обращения за зарплатой и другими "трудовыми" суммами, причитающимися умершему, у членов его семьи есть 4 месяца со дня смерти <15>.

На то, чтобы выдать или перечислить эти суммы, бухгалтеру отводится неделя со дня, когда обратившееся лицо представит в бухгалтерию все необходимые документы <14>, в частности свой паспорт, заявление на выплату денег, документ, подтверждающий родство с покойным.

Если за этими суммами, снятыми наличными со счета фирмы, в течение 5 рабочих дней никто не явился, деньги нужно задепонировать <16>.

К сведению

О том, как депонировать невостребованную заработную плату, мы писали: журнал "Главная книга", 2012, N 11, с. 74.

В случае когда члены семьи умершего обратились за его зарплатными выплатами по прошествии 4 месяцев со дня его смерти, работодатель вправе им ничего не выплачивать. Ведь 4-месячный срок - пресекательный и ни при каких обстоятельствах не подлежит восстановлению <17>. Суммы неполученных зарплатных выплат в этом случае включаются в состав наследственной массы и наследуются в общем порядке <18>. В этом случае у работодателя есть два варианта действий.

Вариант 1 (самый беспроблемный). Ждать, пока объявится человек, имеющий на руках свидетельство о праве на наследство умершего <19>. И тогда выплатить деньги законному наследнику.

Если в течение 3,5 лет со дня смерти сотрудника причитающиеся ему выплаты так и останутся невостребованными, они включаются в состав внереализационных доходов <20>.

Примечание

Срок в 3,5 года складывается из 6 месяцев, отведенных на принятие наследства <21>, и 3 лет - общего срока исковой давности <22>. В случае если пропущенный 6-месячный срок будет потом восстановлен судом <23>, 3-летний срок давности нужно будет считать с даты выдачи свидетельства о праве на наследство.

К сведению

Про учет и налогообложение сумм материальной помощи мы подробно писали: журнал "Главная книга", 2013, N 19, с. 87.

Вариант 2 (хлопотный). Внести либо безналично перевести деньги на депозит нотариуса по месту нахождения работодателя <24>. Однако в этом случае придется потратить время на поиски нотариуса и поход к нему. А кроме того, нотариус возьмет с работодателя плату (и немаленькую) за принятие денег на свой депозит.

Рассказываем руководителю

Если на момент смерти сотрудника за ним числится какой-либо долг, например по подотчетным суммам, его можно удержать из зарплатных выплат, причитающихся родственникам умершего. Если же выплат не хватает для покрытия долга, то оставшуюся сумму задолженности можно попробовать взыскать с наследников покойного <25>.

Часть 2. Суммы, полагающиеся родственникам умершего или другим лицам в связи с его смертью:

К сведению

О выплате пособия на погребение можно прочитать: журнал "Главная книга", 2014, N 8, с. 89.

* * *

Порой родственники покойного и не в курсе, что могут рассчитывать на какие-либо "рабочие" выплаты. Вы окажете им неоценимую услугу, если проинформируете их на этот счет.

<8> Статьи 141, 127 ТК РФ.
<9> Статья 137 ТК РФ.
<10> Часть 5 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ.
<11> Пункт 18 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина России от 21.03.2013 N 03-04-08/8809, от 30.01.2013 N 03-04-06/4-28; ФНС России от 30.08.2013 N БС-4-11/15797.
<12> Письмо Минтруда России от 20.02.2013 N 17-3/292.
<13> Статья 2 СК РФ.
<14> Статья 141 ТК РФ.
<15> Пункт 2 ст. 1183 ГК РФ.
<16> Пункт 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
<17> Пункт 68 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 N 9.
<18> Пункт 3 ст. 1183 ГК РФ.
<19> Пункт 1 ст. 1162 ГК РФ.
<20> Пункт 18 ст. 250 НК РФ.
<21> Пункт 1 ст. 1154 ГК РФ.
<22> Пункт 1 ст. 196 ГК РФ.
<23> Пункт 1 ст. 1155 ГК РФ.
<24> Статья 316, п. 1 ст. 327 ГК РФ.
<25> Пункт 3 ст. 1175 ГК РФ.
<26> Пункт 3 ст. 9 Закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ.
<27> Пункт 3 ст. 9, п. 1 ст. 10 Закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ; ч. 1 ст. 1 Закона от 02.12.2013 N 349-ФЗ.

М.Г.Суховская

Юрист