Мудрый Экономист

Оформляем банковскую карту для ведения представительских расходов

"Налоговый учет для бухгалтера", 2014, N 10

Банковские карты прочно вошли в нашу жизнь. Действительно, это удобно, поскольку не нужно возить с собой денежные средства. Просто, т.к. можно использовать банковскую карту как в России, так и за рубежом, без необходимости менять средства в "обменнике". А также надежно, ведь бухгалтер не должен выдавать средства через кассу, что позволяет избежать ошибок. Однако банковские карты необходимо правильно оформить. О том, как это сделать, читайте в статье.

Что выбрать: деньги под отчет или оформление карты?

Многие предприятия отказались от "налички", выбрав банковские карты. Конечно, карты защищены от мошенников не на 100%, но имеют целый ряд преимуществ:

  1. работодателю не нужно выдавать денежные средства из кассы, кассир при этом более защищен, поскольку нет необходимости перевозить деньги из банка, а следовательно, нет рисков, что их украдут злоумышленники;
  2. не нужно создавать дополнительные документы, например авансовые отчеты;
  3. неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, не нужно возвращать в кассу, что, без сомнения, удобно, например, если встреча с контрагентами отложена на неопределенный срок;
  4. при перечислении денег на карточку в качестве средств, направляемых на представительские цели, облагать сумму НДФЛ нет нужды.

Напомним, по мнению налоговиков, если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, облагаются НДФЛ (Письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861 и от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Судебная практика. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 05.03.2013 N 14376/12 пришел к выводу, что спорные подотчетные суммы облагаются НДФЛ. В этом деле в подтверждение расходования принятых под отчет работником наличных денежных средств компания представила только копии авансовых отчетов, без каких-либо первичных бухгалтерских документов, подтверждающих закупку сельскохозяйственной продукции за наличный расчет. Аналогичное мнение Президиум ВАС РФ высказал и в Постановлении от 05.03.2013 N 13510/12.

Однако таких рисков не возникнет, если деньги перечислены сотруднику в качестве средств, направляемых на представительские цели на основании подтверждающих документов. При этом ошибки в документах не влияют на факт обложения НДФЛ.

Таким образом, оформление банковской карты более удобно, чем выдача средств из кассы под отчет.

Оформление карт для представительских нужд

Прежде всего может возникнуть вопрос: зачем оформлять отдельную банковскую карту для ведения представительских расходов, если одна (для перечисления заработной платы) у работника уже есть? Все очень просто. Во-первых, отдельная карта позволяет разграничить средства, которые получает сотрудник в качестве зарплаты, от средств, которые он получает в качестве представительских расходов.

Во-вторых, в отличие от заработной платы, представительские расходы являются нормируемыми. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В-третьих, представительские расходы могут быть использованы только на определенные цели.

Однако если компания все-таки решит перечислять средства на карту работника, такой вариант тоже возможен. Более того, речь идет даже не о зарплатной карте, а о личной карте работника. Выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству. Об этом заявили Минфин России и Казначейство России в Письме от 10.09.2013 N 02-03-10/37209/42-7.4-05/5.2-554. Единственное условие для этого - подобный порядок возмещения расходов должен быть предусмотрен в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах работодателя.

Представительские деньги могут быть потрачены на:

Для перечисления представительских расходов мы рекомендуем изготовить отдельную банковскую карту, что позволит, во-первых, отдельно учитывать расходы, во-вторых, перечислять сотруднику на карту исключительно сумму представительских расходов.

Алгоритм оформления карт

Чтобы оформить карту для ведения представительских расходов, необходимо следовать определенному алгоритму. Рассмотрим его.

Шаг 1. Определите перечень сотрудников, которым будут оформляться карты, а также лимит расходов по карте. Это возможно сделать путем издания соответствующего приказа (пример 1).

Пример 1.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Доля" ¦
¦ ¦
¦ 01.10.2014 N 175 ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении лимитов ¦
¦ представительских расходов ¦
¦ ¦
¦ В связи с производственной необходимостью ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить ежемесячные лимиты представительских расходов следующим ¦
¦ сотрудникам: ¦
¦ - первому заместителю генерального директора Градскому А.К. - в ¦
¦ размере 10 000 руб.; ¦
¦ - заместителю генерального директора по кадрам ¦
¦ Крашенинниковой С.А. - в размере 8000 руб.; ¦
¦ - главному бухгалтеру Березовой В.В. - в размере 8000 руб.; ¦
¦ - начальнику отдела менеджмента Слуцкому А.Н. - в размере 6000 руб. ¦
¦ 2. Для начисления денежных средств в пределах лимитов главному ¦
¦ бухгалтеру Березовой В.В. обеспечить оформление дебетовых банковских ¦
¦ карт вышеуказанным сотрудникам и ежемесячно перечислять денежные ¦
¦ средства в пределах лимитов. ¦
¦ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
¦ заместителя генерального директора Градского А.К. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Попов К.У. Попов ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Шаг 2. Ознакомить сотрудников с приказом об утверждении лимитов.

Это необходимо для того, чтобы сотрудники понимали, какие денежные средства им будут перечисляться на карту. Кроме того, лицо, ответственное за начисление денежных средств (чаще всего это бухгалтер), должно разъяснить порядок расходования сумм с данной карты. Ведь, как мы говорили ранее, деньги не могут быть потрачены на любые цели, например, сотрудник не может приобретать на данные средства канцелярские товары или заказать для себя лимузин.

Шаг 3. Ознакомить работников с условиями предоставления банковской карты.

Чаще всего для представительских расходов оформляются дебетовые карты, которые не предусматривают кредитования. Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита - суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт). На это указано в п. 1.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием". Также сотрудника необходимо ознакомить с тем, какие операции он может проводить по карте.

Шаг 4. Возьмите заявление с работника о том, что он согласен на изготовление банковской карты.

Необходимо обратить внимание, что работодатель не может навязать сотруднику оформление банковской карты. Выдать карту можно только по заявлению самого работника (пример 2).

Пример 2.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору ¦
¦ ООО "Доля" ¦
¦ К.У. Попову ¦
¦ ¦
¦ главного бухгалтера ¦
¦ Березовой В.В. ¦
¦ ¦
¦ ЗАЯВЛЕНИЕ ¦
¦ ¦
¦ Прошу перечислять мне денежные средства на представительские расходы ¦
¦ на банковскую карту в пределах утвержденных лимитов. ¦
¦ ¦
¦ 02.10.2014 Березова В.В. Березова ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Шаг 5. Собрать необходимые документы и представить их в банк.

Как правило, для оформления карты необходим договор банка с компанией, а также заявления и копии паспортов работников. Однако при оформлении кредитных карт банки часто запрашивают дополнительные документы и информацию:

Шаг 6. Дождаться выпуска карты.

Обычно карты выдают представители банка работнику под подпись, к карте также прилагается ПИН-код, который нельзя никому раскрывать. Однако следует помнить, что наличие банковской карты не говорит о том, что сотрудник может тратить денежные средства, содержащиеся на ней, беспрепятственно: для обоснования представительских расходов нужны документы.

Документы для обоснования представительских расходов

Полный перечень документов, которые необходимо представить, в законодательстве отсутствует. Однако согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. К подтверждающим документам могут относиться:

Помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (выполнения работ, оказания услуг) (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете), из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий (Письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов").

К сведению. Подтверждающие документы должны содержать следующие реквизиты (ст. 9 Закона о бухучете):

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи уполномоченных лиц.

В отношении представительских расходов не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, поэтому любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 "О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы").

Поскольку форма отчета не утверждена законодательно, каждая компания может самостоятельно разработать ее (пример 3).

Пример 3.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ УТВЕРЖДАЮ ¦
¦ Генеральный директор ¦
¦ Попов К.У. Попов ¦
¦ 4 ноября 2014 г. ¦
¦ ¦
¦ ОТЧЕТ ¦
¦ о представительских расходах ¦
¦ ¦
¦ Дата составления: 3 ноября 2014 г. ¦
¦ Место составления: г. Москва, ул. Врангеля, д. 7, офис 5. ¦
¦ Цель: обсуждение вопроса заключения договора на поставку ¦
¦ оборудования. ¦
¦ Программа: ¦
¦ 09:00 - встреча в аэропорту, транспортное обслуживание; ¦
¦ 10:30 - деловой завтрак; ¦
¦ 11:00 - 14:00 - переговоры по вопросу заключения договора на ¦
¦ поставку оборудования с привлечением переводчика с английского языка; ¦
¦ 14:30 - обед; ¦
¦ 15:30 - транспортное обслуживание до гостиницы. ¦
¦ Приглашенные лица: генеральный директор LLC Torex - Том Хенк, ¦
¦ финансовый директор LLC Torex - Бен Браун. ¦
¦ Участники со стороны организации: генеральный директор К.У. Попов, ¦
¦ первый заместитель генерального директора А.К. Градский, главный ¦
¦ бухгалтер В.В. Березова, начальник отдела менеджмента А.Н. Слуцкий. ¦
¦ Величина расходов (сумма израсходованных денежных средств): ¦
¦ 7200 руб. (Семь тысяч двести рублей), расходы списаны с банковской ¦
¦ карты первого заместителя генерального директора А.К. Градского. ¦
¦ Подтверждающие первичные документы в количестве 7 листов ¦
¦ прилагаются. ¦
¦ ¦
¦ Первый заместитель ¦
¦ генерального директора Градский А.К. Градский ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Форму отчета целесообразно либо утвердить распорядительным документом, либо установить в качестве приложения к локальному нормативному акту, например учетной политике компании.

К сведению. Чтобы сотрудники не забывали собирать подтверждающие документы, целесообразно вменить им это в обязанность, например указав в должностной инструкции. Однако они не могут знать о тонкостях оформления документов, поэтому возможна ситуация, когда не все документы будут собраны или же они не будут содержать обязательные реквизиты. В связи с этим следует назначить отдельное лицо ответственным за организацию подтверждения представительских расходов, произведенных сотрудниками.

На что можно потратить средства с карты?

Как было указано ранее, средства с карты можно израсходовать на представительские цели, которые определены в законодательстве, скажем на банкетное обслуживание или встречу делегации в аэропорту, а также на услуги переводчика.

Но некоторые компании любят дарить подарки приглашенным контрагентам, например спиртные напитки. И ограничений для подобных подарков нет. Но иногда правомерность таких подарков приходится доказывать в судебном порядке.

Судебная практика. Суд в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012 указал, что налоговое законодательство не детализирует перечень продуктов и напитков, которые включаются в представительские расходы, поэтому организации вправе учесть затраты на алкоголь в расходах.

Важно, чтобы расходы были осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на отдых и развлечения (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу N А32-8834/2010). В п. 2 ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха. То есть нужно запастись подтверждающими документами.

Нельзя также признать в расходах затраты на проведение мероприятия, не носящего официальный характер (Письмо Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675). Поэтому лучше подтвердить официальный характер мероприятия путем издания соответствующего приказа.

Таким образом, важно не просто оформить карту сотруднику, но и правильно потратить денежные средства.

* * *

В заключение необходимо отметить, что сегодня ни одна компания не обходится без представительских расходов, ведь часто важную сделку легче заключить в неформальной обстановке. А банковская карта позволяет не оформлять каждый раз выдачу денег под отчет и чувствовать себя комфортно. Безусловно, это намного удобнее. Но, оформив сотруднику карту, нужно помнить о различного рода особенностях, в том числе о нормировании и подтверждении представительских расходов.

Е.Шестакова

К. ю. н.,

генеральный директор

ООО "Актуальный менеджмент"