Мудрый Экономист

Как составить объяснительную записку

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2014, N 10

Изучим тонкости затребования письменных объяснений у работника и сроки, которые необходимо соблюсти. В этом вам поможет пореквизитный анализ объяснительной записки и рекомендации относительно составления ее текста. Даны отдельные пояснения к вопросам о том, что должно быть написано от руки, кому адресовать, что приложить, как зарегистрировать.

Данный документ чаще составляется в связи с трудовыми отношениями: нарушением трудовой дисциплины, ненадлежащим выполнением трудовых обязанностей и т.п. Объяснительная поможет руководителю посмотреть на ситуацию глазами работника, дав шанс оправдаться, если он, конечно, не виноват.

Письменное представление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 ТК РФ, которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект "необходимости оправдаться" (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий ст. 193 ТК РФ (пример 1).

Пример 1. Письменное требование объяснений у работника.

 -------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью Слесарю транспортного цеха ¦
¦ "Феникс" ООО "Феникс" ¦
¦ П.М. Петрову ¦
¦ Силикатный проезд, д. 3, г. Пермь, 614575 ¦
¦ Тел. (342) 333-33-33; факс (342) 333-33-34 ¦
¦ ¦
¦ 07.10.2014 29 ¦
¦ ------------------ N ------------------ ¦
¦ ¦
¦ ТРЕБОВАНИЕ ¦
¦ о представлении письменных объяснений ¦
¦ ¦
¦ 6 октября 2014 г. Вы, управляя погрузчиком, совершили наезд на ¦
¦ штабель готовой продукции, складированной на территории упаковочного ¦
¦ цеха. Просим представить объяснения по данному случаю. В объяснениях ¦
¦ просим указать, почему Вы управляли погрузчиком и что делали на ¦
¦ территории другого цеха. ¦
¦ Объяснительная записка должна быть представлена по 09.10.2014 ¦
¦ включительно начальнику службы безопасности Н.Т. Комарову. ¦
-+¬ ¦
¦!¦Председатель комиссии по расследованию ¦
LT-факта причинения ущерба работником Степанов П.Н. Степанов ¦
¦ ¦
-+¬Настоящее требование получил: ¦
¦1¦Слесарь транспортного цеха Петров П.М. Петров 07.10.2014 ¦
LT--------------------------- ---------------- -------------- ----------- ¦
¦ (наименование должности) (личная подпись) (И.О. Фамилия) (дата) ¦
¦ ¦
¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¦
¦ ¦
-+¬ От подписи о получении настоящего требования _________ отказался в ¦
¦2¦нашем присутствии, что подтверждаем своими подписями: ¦
LT- ¦
¦ __________________________ ________________ ______________ ___________ ¦
¦ (наименование должности) (личная подпись) (И.О. Фамилия) (дата) ¦
¦ ¦
¦ __________________________ ________________ ______________ ___________ ¦
¦ (наименование должности) (личная подпись) (И.О. Фамилия) (дата) ¦
¦ ¦
¦ __________________________ ________________ ______________ ___________ ¦
¦ (наименование должности) (личная подпись) (И.О. Фамилия) (дата) ¦
L-------------------------------------------------------------------------

Пример 2. Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись.

 -------------------------------------------------------------------------¬
¦ В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ просим Вас в ¦
¦ двухдневный срок со дня получения настоящего уведомления представить ¦
¦ руководству письменные объяснения Вашего отсутствия на рабочем месте ¦
¦ 9 октября 2014 г. с 14:00 до 18:00. ¦
-+¬ ¦
¦!¦Генеральный директор Туранов М.А. Туранов ¦
LT- ¦
L-------------------------------------------------------------------------

Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно "требование", потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно "затребовать" письменное объяснение.

Уведомление по смыслу имеет другой оттенок: происходит информирование, и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж "чужой" человек.

Следует помнить, что "дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка" (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Теперь поясним, как рассчитать 2-дневный срок, отведенный ст. 193 ТК РФ для дачи письменных объяснений.

Пример 3. Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка.

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник, 06.10.2014, тому были свидетели, и в тот же день был оформлен акт. 07.10.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу, 10.10.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник, 14.10.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть представлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение/должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. абз. 2 текста требования из примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется; например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит: она встанет на защиту "обвиняемого". Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже перетянуть руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором - приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). Смотрите подписи в примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его заставили подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанных рукой работника на объяснительной записке, такой: должность, личный росчерк и И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в примере 4). В примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся "шапка" как бы может быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4. "Шапка" объяснительной записки.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору ООО "Свет" ¦
¦ А.П. Петрову ¦
¦ ¦
¦ инженера ¦
¦ производственного отдела ¦
¦ Сидоренко Романа Николаевича ¦
¦ ¦
¦ Объяснительная записка ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Пример 5. Устаревший вариант "шапки" объяснительной записки.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору ¦
¦ ЗАО "Проминдустрия" ¦
¦ Г.О. Демидову ¦
¦ от специалиста по закупкам ¦
¦ отдела снабжения ¦
¦ Кировского филиала ¦
¦ Черновой Анны Леонидовны ¦
¦ ¦
¦ объяснительная записка. ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Обратите внимание: в примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и с точкой), а все, что выше, - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в примере 5). Предлог "от" может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст, который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком "творчестве".

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа "это - не причина", требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6. Текст объяснительной записки.

28 октября 2014 г. я не заказала гостиницу директору из-за невнимательности.

Пример 7. Текст объяснительной записки.

03.10.2014 я пришла на работу в 9 часов 40 минут. До рабочего дня я планировала попасть на прием к врачу, у меня была запись на 8:00. Но из-за большой очереди врач смог принять меня только в 8:45, поэтому я опоздала на работу. Справку о том, что была на приеме у врача, прилагаю.

Поводов для опоздания или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки "по семейным" или "по личным обстоятельствам" (пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8. Текст объяснительной записки.

13 октября 2014 г. я отсутствовала на рабочем месте с 14 до 16 часов по семейным обстоятельствам.

Пример 9. Текст объяснительной записки.

15.10.2014 в 11:20 я вступил в словесную перепалку с покупателем в торговом зале. Причину произошедшего назвать затрудняюсь.

Работник может предполагать, что его простят, потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях (пример 10).

Пример 10. Фрагмент текста объяснительной записки.

Прошу отнестись к сложившейся ситуации с пониманием и учесть, что за четыре года моей работы в компании я ни разу не опаздывала на работу.

Если у работника есть собственное мнение о своем проступке, он имеет полное право его выразить (пример 11).

Пример 11. Текст объяснительной записки.

01.10.2014 начальник отдела сбыта Никонов А.П. дал мне задание подготовить отчет об объеме продаж за сентябрь. Так как подготовка подобных отчетов не входит в мои обязанности в соответствии с должностной инструкцией менеджера по продажам от 09.02.2014 N 4-ДИ (утв. приказом от 09.02.2012 N 54), выполнять это задание я отказался.

Объяснительная записка может иметь приложения. Если работник считает себя правым в сложившейся ситуации и может подтвердить свою правоту документально, все доказательства нужно приобщить к объяснительной записке. Приложения перечисляются после текста (примеры 12 - 14).

Пример 12. Отметка о наличии приложения.

Приложение: детализация звонков на 1 л. в 1 экз.

Пример 13. Отметка о наличии приложения.

Приложение: справка медицинского учреждения ЗАО "Профмедпомощь" от 09.10.2014 N 178/11-08 на 1 л. в 1 экз.

Пример 14. Отметка о наличии приложений.

Приложения: 1. Копия должностной инструкции менеджера по продажам, утвержденная приказом от 07.11.2013 N 117, на 3 л. в 1 экз.

  1. Выписка из правил внутреннего трудового распорядка ООО "Теплый дом", утвержденных приказом от 07.02.2012 N 43, на 1 л. в 1 экз.
  2. Распечатка задания от 03.10.2014 на 1 л. в 1 экз.

Реквизит "подпись" содержит наименование должности работника, его собственноручную подпись, инициалы и фамилию. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Образец подробной объяснительной записки с оформлением всех проанализированных нами реквизитов показан в примере 17.

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и - в обязательном порядке - дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не представлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что сотрудник не представил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции (см. примеры 15 и 16). Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Пример 15. Резолюция руководителя на объяснительной записке.

В отдел кадров. Объявить выговор

Туранов

21.10.2014

Пример 16. Резолюция руководителя на объяснительной записке.

Смирновой К.А.

Уволить

Туранов

30.10.2014

Пример 17. Объяснительная записка.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Малышеву О.Г. Генеральному директору ¦
¦ Не вижу нарушения трудовой дисциплины. ООО "Бизнес-риэлт" ¦
¦ Взысканий не применять. А.В. Кузнецовой ¦
¦ Кузнецова от специалиста службы ДОУ ¦
¦ 16.10.2014 Галкиной Полины Евгеньевны ¦
¦ ¦
¦ Объяснительная записка ¦
¦ ¦
¦ 14.10.2014 я не успела совершить очередную отправку почты. В этот ¦
¦ день, в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО ¦
¦ "Бизнес-риэлт" (утв. приказом от 25.04.2013 N 423), я уехала на почту с ¦
¦ готовыми отправлениями в 15:00. Ближайшее к офису ООО "Бизнес-риэлт" ¦
¦ почтовое отделение оказалось закрыто по техническим причинам (фото ¦
¦ объявления прилагается). Доехать до другого почтового отделения мне ¦
¦ удалось только в 17:15. Я заняла очередь, но до 18 часов, когда ¦
¦ отделение закрывалось, сдать письма не успела. Письма были отправлены ¦
¦ мной 15.10.2014 в 9:25. ¦
¦ Начальника службы ДОУ О.Г. Малышева я по телефону предупредила о ¦
¦ том, что задержусь, и объяснила причину. Олег Геннадьевич ответил, что ¦
¦ понял меня, и сказал, чтобы я возвращалась в офис, как только закончу ¦
¦ дела на почте. В офис 15.10.2014 я приехала в 10:40. Обвинения в ¦
¦ опоздании считаю необоснованными. ¦
¦ ¦
¦ Приложения: 1. Выписка из инструкции по делопроизводству на 1 л. в ¦
¦ 1 экз. ¦
¦ 2. Фотография объявления на 1 л. в 1 экз. ¦
¦ 3. Копия квитанции об отправке почты от 15.10.2014 на 1 л. ¦
¦ в 1 экз. ¦
¦ 4. Детализация звонков на 1 л. в 1 экз. ¦
¦ ¦
¦ Специалист СДОУ Галкина П.Е. Галкина ¦
¦ 15.10.2014 ¦
¦ ---------------------¬ ¦
¦ ¦ ЗАО "Бизнес-риэлт" ¦ ¦
¦ ¦ 122 ¦ ¦
¦ ¦ Вх. N ------------ ¦ ¦
¦ ¦ 15.10.2014 ¦ ¦
¦ ¦ от --------------- ¦ ¦
¦ L--------------------- ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Е.Кожанова

Специалист по ДОУ

и кадровому делопроизводству