Мудрый Экономист

Как сотруднику компенсировать расходы на проезд по рабочим делам

"Упрощенка", 2014, N 10

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Сотрудник, разъезжающий по рабочим делам, будет представлять ¦
¦ в бухгалтерию проездные документы? ¦
L----------------T--------------------------------------T------------------
Да Нет
¦/ ¦/
-----------------+----------------¬ -------------------+-----------------¬
¦В трудовом договоре с сотрудником¦ ¦Укажите в трудовом договоре ¦
¦пропишите, что работа носит ¦ ¦с сотрудником конкретную сумму, ¦
¦разъездной характер. И внесите ¦ ¦которую будете выплачивать ¦
¦информацию о том, что расходы ¦ ¦за проезд. С выплачиваемой суммы ¦
¦на проезд возмещаются ¦ ¦удерживайте НДФЛ и начисляйте на нее¦
¦на основании представленных ¦ ¦страховые взносы. Выплаченную сумму ¦
¦проездных документов. ¦ ¦можно учесть в расходах при УСН ¦
¦На выплаченную компенсацию НДФЛ ¦ ¦ ¦
¦и страховые взносы не начисляйте ¦ ¦ ¦
L----------------T----------------- L------------------T------------------
¦/ ¦/
-----------------+--------------------------------------+-----------------¬
¦ Оформите положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, ¦
¦ пропишите в нем ту форму оплаты, которую вы выберете ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если вы решили возмещать сотруднику расходы, связанные с его разъездами по рабочим делам, оформить такую выплату можно одним из двух способов. Первый - сразу в трудовом договоре прописать, какая именно сумма будет возмещаться. При этом с такой выплаты нужно исчислять зарплатные налоги. Второй - вы компенсируете лишь те траты, которые подтверждены документами: билетами, чеками ККТ или БСО, полученными в такси. Зарплатные налоги с такой компенсации не уплачиваются. Давайте посмотрим, когда какой способ можно применять.

Вариант N 1. Работнику назначена определенная сумма на проезд

В данной ситуации пропишите в трудовом договоре с сотрудником конкретную сумму, которую будете выплачивать за проезд. Получать от него ежемесячно документы, подтверждающие реальные расходы, не потребуется. Но вы можете установить такое правило, чтобы отслеживать, насколько выплачиваемая вами сумма покрывает реальные траты работника на оплату проезда.

Также вам целесообразно составить положение о порядке оплаты расходов на проезд (далее - Положение) и указать в нем, что некоторым работникам возмещаются затраты на поездки в фиксированной сумме. Для чего это нужно? Чтобы обосновать, почему, например, сотрудникам, занимающим одну и ту же должность и имеющим одинаковую квалификацию, вы выплачиваете разную заработную плату (ст. 132 ТК РФ и Определение Верховного Суда РФ от 06.04.2011 N 3-Г11-7). Ведь фактически сумма за проезд - это доплата к заработку. А если же у одного сотрудника в трудовом соглашении прописана одна сумма, а у другого - на этой же должности другая, это нарушение норм ТК РФ. Компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важное обстоятельство. Сотрудники с одинаковыми должностями должны получать одинаковую оплату труда. Дискриминация по каким-либо признакам при установке заработка запрещена (ст. 132 ТК РФ).

Напомним, что размер оплаты труда - это одно из обязательных условий трудового договора, которое должно быть четко указано (ст. 57 ТК РФ).

Поэтому чтобы у проверяющих не возникло вопросов, включите в Положение пункт, кому из работников вы возмещаете затраты на проезд.

В бухгалтерском учете начисление доплаты отражайте такой же проводкой, как и начисление заработной платы:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70

Устанавливая конкретную сумму, не забудьте, что она должна быть экономически обоснованной. Поэтому руководствуйтесь частотой поездок и ценами на проезд, действующими в той местности, где будет разъезжать ваш сотрудник.

Все это нужно для того, чтобы учесть выплату при расчете "упрощенного" налога как затраты на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Конечно, если вы применяете УСН с объектом "доходы минус расходы".

Что касается зарплатных налогов, то в этом случае они начисляются. Перечислите НДФЛ и страховые взносы со всей выплаты. Это следует из п. 1 ст. 210 и пп. 6 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

Ведь такую фиксированную сумму налоговики считают доплатой к зарплате. И в качестве компенсации не рассматривают, поскольку сумма не привязана к конкретным затратам, а представляет собой все же конкретно определенную величину.

Вариант N 2. Сотруднику компенсируются конкретные расходы

В этом случае в трудовом договоре с сотрудником пропишите пункт о том, что работа носит разъездной характер. И все расходы на проезд компенсируются исходя из фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов. Если сразу это в договоре не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение. Аналогичные формулировки приведите и в Положении.

Также утвердите перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, рекламные и торговые агенты, экспедиторы и т.п. Данный перечень можно привести в качестве приложения к Положению (п. 1 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Кроме того, условие о разъездном характере работы пропишите в должностной инструкции сотрудника.

Именно при таком оформлении ваша выплата будет рассматриваться как компенсация. А это значит, что с такой компенсации не нужно платить какие-либо зарплатные налоги. То есть начислять НДФЛ и страховые взносы вам не потребуется. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. "и" пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Читайте также. О том, какие виды компенсаций выплачивают работникам, мы рассказали в журнале "Упрощенка", 2014, N 4, с. 101.

Порядок представления работником подтверждающих документов подробно пропишите во внутреннем Положении. Например, по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

Что касается налогового учета такой выплаты, то "упрощенцы" с объектом "доходы минус расходы" могут включать в налоговую базу при упрощенной системе только те расходы, которые упомянуты в перечне из п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Непосредственно компенсации на проезд работникам с разъездным характером деятельности в нем не упомянуты. Поэтому учесть компенсацию на проезд в расходах не получится (Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226).

Вы можете спросить: а разве нельзя выплату компенсации рассматривать в качестве расходов на оплату труда и по этому основанию включать в налоговую базу при упрощенной системе? Ответ - нет. На это есть две причины. Во-первых, если вы признаете компенсацию расходами на оплату труда, получается, что это уже не компенсация конкретных затрат, а доплата к заработку. Значит, с нее нужно исчислять зарплатные налоги. А это уже, согласитесь, не так выгодно. Во-вторых, Минфин говорит, что компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда (Письмо Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174). Значит, к расходам на оплату труда ее относить неверно. Поэтому и оснований для учета подобных сумм в расходах на УСН нет.

На заметку. Компенсацию затрат, связанных с разъездным характером работы, не учитывают в расходах при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ и Письмо ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943).

Обратите внимание: выплачивать компенсацию вы можете вперед, авансом, выдавая деньги под отчет. При этом делается проводка:

Дебет 71 Кредит 50

Когда сотрудник отчитается, представит авансовый отчет с документами, подтверждающими траты, вы сделаете проводку:

Дебет 26 (44) Кредит 71

В налоговом учете при УСН ни выплату денег под отчет, ни списание израсходованных сумм, как мы уже сказали, отражать не нужно.

В.А.Барковец

Эксперт журнала "Упрощенка"