• Нужно ли, оформляя сотрудника на работу, ориентироваться на штатное расписание.
  • Каким обр...">
    Мудрый Экономист

    Какие ошибки допускают "упрощенцы" в трудовых договорах с работниками

    "Упрощенка", 2014, N 10

    Из этой статьи вы узнаете:

    1. Нужно ли, оформляя сотрудника на работу, ориентироваться на штатное расписание.
    2. Каким образом закрепить в договоре с работником условия оплаты труда.
    3. Можно ли установить денежные штрафы для своих сотрудников за нарушение трудовой дисциплины и удерживать суммы из зарплаты.

    Если вы - предприниматель. Статья будет полезна всем "упрощенцам", в том числе и предпринимателям. Причем как тем, у кого уже есть работники, так и тем, кто только планирует принять их к себе в штат. Не пропустите важную информацию!

    Трудовой договор - это основной документ, который устанавливает трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Поэтому чтобы избежать взаимных неясностей и конфликтов, он должен быть правильно оформлен. В небольших фирмах и у предпринимателей составлением трудовых договоров обычно занимается бухгалтер, Учитывая это, мы подготовили для вас статью, в которой поговорим о том, какие ошибки можно допустить при составлении трудового договора и как свести риск этих ошибок к минимуму.

    Также подскажем, как избавиться от уже существующих нарушений. Ведь если ошибки не исправить и их обнаружат трудовые инспекторы при проверке, вас могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и предпринимателей составляет от 1000 до 5000 руб., для фирм - от 30 000 до 50 000 руб. Либо возможно административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток.

    Читайте также. О том, что может проверить у вас трудовая инспекция, вы узнаете из интервью, опубликованного в журнале "Упрощенка", 2013, N 7, с. 4.

    Ошибка N 1. Должность в трудовом договоре не соответствует штатному расписанию

    Штатное расписание - это локальный акт, в котором фиксируется перечень структурных подразделений и должностей. А также указываются сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда.

    С одной стороны, действующее законодательство не обязывает работодателей составлять штатное расписание. С другой стороны, без него не обойтись. Поскольку Трудовой кодекс РФ требует, чтобы должность работника была указана в трудовом договоре строго в соответствии со штатным расписанием. Принимать сотрудника на должность, не включенную в "штатку", нельзя (абз. 9 ст. 57 ТК РФ). С таким выводом соглашаются и специалисты Роструда (Письмо от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1), и судьи (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.11.2011 N 09АП-26569/2011-АК).

    Обратите внимание! Должность в трудовом договоре с работником надо указывать в соответствии со штатным расписанием. Принимать сотрудника на несуществующую должность нельзя (абз. 9 ст. 57 ТК РФ).

    Поэтому если вы только собираетесь нанимать в штат сотрудников, а раньше их у вас не было (это особенно актуально для предпринимателей), то в первую очередь составьте штатное расписание (см. врезку ниже).

    Подсказки от сайта e.26-2.ru. Как составить штатное расписание

    Составить штатное расписание вы можете на бланке, разработанном самостоятельно или по унифицированной форме (N Т-3), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Унифицированный бланк можно найти на сайте электронного журнала "Упрощенка" http://e.26-2.ru. Для этого зайдите на сайт в раздел "Формы" и наберите в поисковой строке "штатное расписание". Система выдаст документ. Вы сможете посмотреть образец его заполнения, а также скачать сам бланк и заполнить его своими данными.

    При утверждении должностей можете ориентироваться на Общероссийский классификатор профессий и должностей, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367.

    Когда должности будут установлены штатным расписанием, трудоустраивайте граждан строго на профессии, которые есть в "штатке".

    Если штатное расписание у вас уже имеется, то, принимая на работу сотрудников, указывайте их должности в трудовом договоре так, как написано в "штатке". А в ситуации, когда требуемых должностей там нет, то, прежде чем заключать контракт, внесите в штатное расписание изменения, прописав нужную должность.

    Также рекомендуем периодически проверять уже действующие трудовые договоры с работниками. Возможно, в них найдете расхождение должностей со штатным расписанием. Тогда документы нужно привести в соответствие друг с другом. Для этого вам придется решить, какое название должности наиболее актуально: то, что указано в трудовом договоре, или то, что обозначено в штатном расписании.

    Если вы посчитаете правильным название должности в трудовом договоре, то внесите изменение в штатное расписание. Для этого издайте приказ о внесении изменений. Сделайте правки сразу, как только обнаружите неточность (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Уведомлять сотрудника о корректировках не обязательно, так как они не затрагивают его обязанностей.

    Если же вы решите, что актуальнее название, приведенное в штатном расписании, тогда изменяйте наименование должности в договоре с сотрудником. На практике многие кадровики и бухгалтеры в таком случае составляют дополнительное соглашение о переименовании должности и приказ об изменении наименования должности, если трудовая функция работника не меняется (ст. 72 ТК РФ). Однако специалист по трудовому законодательству считает, что правильнее в данной ситуации оформить перевод сотрудника на другую должность (см. врезку на с. 36). Даже если перечень выполняемых обязанностей остался неизменным. Поскольку понятия "переименование должности" в трудовом праве нет. Получается, с работником нужно составить письменное соглашение о переводе (абз. 1 ст. 72.1 ТК РФ). И оформить соответствующий приказ.

    Примечание. Как исправить наименование должности в трудовом договоре

    Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по налогообложению и трудовому законодательству

    - Евгения Владимировна, согласно ТК РФ должность в трудовом договоре надо указывать в соответствии со "штаткой". Как быть, если есть расхождения?

    • Работодателю следует определиться, какое наименование должности для него актуально: которое в штатном расписании или которое в трудовом договоре. Если в трудовом договоре, то в действующую "штатку" нужно внести правки, составив приказ о внесении изменений. Если то, которое в штатном расписании, тогда следует изменить наименование должности в договоре. В таком случае придется оформить перевод сотрудника на другую должность, то есть составить с работником письменное соглашение о переводе в двух экземплярах, приказ о переводе и подписать их с работником (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Поступают так, даже если перечень выполняемых обязанностей остался неизменным.

    - А разве нельзя оформить изменение должности в трудовом договоре, просто составив допсоглашение о переименовании? Например, обосновав такие действия технической ошибкой?

    • На практике у бухгалтеров-кадровиков довольно часто распространено мнение, что если не меняются должностные обязанности, а изменяется только наименование должности, то нужно оформлять такое изменение через переименование. Однако Трудовым кодексом РФ не предусмотрена такая правовая конструкция, как "переименование должностей". Поэтому, с правовой точки зрения корректнее говорить о переводе, так как перевод - это изменение трудовой функции, а трудовая функция - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

    Заметим: в законодательстве нет четкой позиции в отношении того, как приводить в соответствие названия должностей в трудовых договорах со штатным расписанием. Поэтому, как действовать, вам придется решить самостоятельно. Чтобы избежать лишних проблем, меняйте должность в штатном расписании, а договор не трогайте.

    Ошибка N 2. В трудовом контракте не прописан размер оклада или тарифной ставки

    Оклад или тарифная ставка являются обязательными условиями трудового договора. Причем указывать их размер в контракте нужно в фиксированной величине, выраженной в рублях (абз. 11 ст. 57 ТК РФ) (образец см. ниже). Делать отсылку на другой документ, где обозначены оклад или тарифная ставка, например на штатное расписание, нельзя. Такие действия будут нарушением трудового законодательства (Письма Роструда от 19.03.2012 N 395-6-1 и от 24.12.2007 N 5275-61). Если у вас в договоре с сотрудником нет сведений об окладе (тарифной ставке), то составьте с работником допсоглашение об изменении условий договора. И пункт с положением о заработке изложите в новой редакции, прописав там размер ставки или оклада. Внимание: соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Второй экземпляр передается сотруднику.

    --------------------------------------------------------------------------¬
    ¦ Трудовой договор N 15-ТД (фрагмент) ¦
    ¦ ¦
    ¦ <...> ¦
    ¦ 4. Условия оплаты труда работника. ¦
    ¦ 4.1. За выполнение трудовых обязанностей Работнику устанавливается¦
    ¦должностной оклад в размере 30 000 (тридцать тысяч) руб. в месяц. ¦
    ¦ <...> ¦
    L--------------------------------------------------------------------------

    Важное обстоятельство. В трудовом договоре следует прописывать конкретный размер оклада или тарифной ставки. Делать отсылку на локальный акт, которым эти сведения установлены, недопустимо.

    Ошибка N 3. Пункт о выплате премий в трудовом договоре сформулирован некорректно

    Особое внимание при заключении трудового договора следует уделять премиям и иным доплатам стимулирующего характера. Ведь от того, как вы пропишете сведения о них в договоре, будет зависеть порядок их выплаты сотрудникам.

    Так, если вы закрепите в договоре фиксированный размер премии (доплаты) без каких-либо условий ее предоставления, то она будет являться составной частью заработка. И такую премию (доплату) вам придется регулярно - ежемесячно - платить работнику. Если же вы установите конкретные условия выдачи премий (доплат), то платить соответствующие суммы сотруднику вам нужно будет только при этих определенных обстоятельствах, а не постоянно.

    Обратите внимание! Если в договоре не прописаны условия премии (когда именно выдается, за какие заслуги), а установлен только ее фиксированный размер, то премию придется платить регулярно.

    На практике многие работодатели пренебрегают указанными правилами и не придерживаются сформулированных в трудовом договоре положений. Например, устанавливают фиксированную премию, а платят ее лишь иногда. Работники же не соглашаются с такими действиями своих нанимателей и оспаривают их в суде. Кроме того, на такие неточности в договоре обращают внимание и трудовые инспекторы (Определение Свердловского областного суда от 01.02.2013 по делу N 33-931/2013).

    Таким образом, если вы не готовы ежемесячно платить какие-либо премии или надбавки сотруднику, то обозначьте в трудовом договоре условия для их получения, а не конкретную сумму (образец см. ниже).

    --------------------------------------------------------------------------¬
    ¦ Трудовой договор N 15-ТД (фрагмент) ¦
    ¦ ¦
    ¦ <...> ¦
    ¦ 4. Условия оплаты труда работника. ¦
    ¦ <...> ¦
    ¦ 4.2. Работодателем устанавливаются стимулирующие выплаты в виде¦
    ¦премий по итогам кварталов в размере 20 000 руб. при условии, что выручка¦
    ¦по месту работы Работника по итогам каждого квартала составит не менее¦
    ¦200 000 руб. ¦
    ¦ <...> ¦
    L--------------------------------------------------------------------------

    Или сделайте отсылку на локальный акт, которым регулируются вопросы о выдаче стимулирующих выплат. Например, на положение о премировании (вариант оформления см. с. 35). И там уже обозначьте четкие условия, при выполнении которых можно рассчитывать на доплату.

    --------------------------------------------------------------------------¬
    ¦ Трудовой договор N 15-ТД (фрагмент) ¦
    ¦ ¦
    ¦ <...> ¦
    ¦ 4. Условия оплаты труда работника. ¦
    ¦ <...> ¦
    ¦ 4.2. Выплата премий и вознаграждений Работнику производится в¦
    ¦порядке, установленном коллективным договором от 20.01.2014 и Положением¦
    ¦о премировании от 21.01.2014, с которыми Работник ознакомлен при¦
    ¦подписании настоящего трудового договора. ¦
    ¦ <...> ¦
    L--------------------------------------------------------------------------

    Если условия о стимулирующих выплатах оформлены правильно, к вам не будет претензий ни от сотрудников, ни от трудовых инспекторов.

    Кроме того, если вам придется отстаивать свою позицию в судебном порядке, судьи наверняка поддержат вас (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.08.2012 по делу N 11-16701 и Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.11.2012 N 33-14459).

    Если же вы заметили у себя какие-либо нарушения в назначении стимулирующих надбавок (например, вы установили постоянную премию, а платите ее лишь изредка), то исправить такую ситуацию вы можете только с согласия работника. В одностороннем порядке изменять условия об оплате труда - хоть в сторону повышения, хоть в сторону понижения - нельзя (ст. 72 ТК РФ). Поэтому здесь вам придется подписать с сотрудником допсоглашение об изменении порядка поощрения. Однако наверняка сотрудник согласится лишь на лучшие условия оплаты труда, а на худшие - нет. Поэтому важно изначально (еще до подписания трудового договора) продумывать все условия премирования и только потом прописывать их в договоре с работником.

    Ошибка N 4. Работодатель установил в отношении сотрудников денежные штрафы

    Зачастую многие работодатели включают в трудовой договор различные штрафные санкции. И удерживают их потом с заработка сотрудников. Например, за невыполнение показателей, за опоздание на работу и т.п. Вместе с тем по общему правилу наказания для работников могут быть только трех видов: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Штрафы в этот список не входят. Поэтому и устанавливать их в трудовом договоре нельзя.

    Обратите внимание! Устанавливать и прописывать в трудовом договоре штрафы для сотрудников работодатели не вправе. Это не предусмотрено трудовым законодательством.

    Вычитать из заработной платы сотрудников суммы можно только в определенных случаях. Они перечислены в ст. 137 ТК РФ и в некоторых федеральных законах. Например, если вы выдали сотруднику средства под отчет, а он не вернул их излишки. Или если вы переплатили работнику деньги из-за счетной ошибки. Но даже в этих ситуациях удержать полностью весь заработок у сотрудника нельзя. На часть оклада вообще претендовать нет оснований. Подробная информация об этом представлена в таблице.

    Таблица

    В каких случаях можно производить удержания из зарплаты работников

    Вид удержаний

    Максимальный размер удержаний при выплате зарплаты

    В какой срок можно удержать суммы

    Погашение задолженности сотрудника в виде неизрасходованных и своевременно не возвращенных командировочных, подотчетных денег, неотработанного аванса, переплаты заработка из-за счетной ошибки

    20% (ст. 137 и абз. 1 ст. 138 ТК РФ)

    Не позднее одного месяца со дня окончания даты, установленной для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. При условии, что работник не оспаривает оснований и размера удержаний (абз. 7 ст. 137 ТК РФ). Подтвердить это можно, составив уведомление работника о необходимости удержаний. Оформите его в произвольном виде, укажите дату возврата денег и предъявите работнику под роспись. Поставленная подпись будет означать, что гражданин не оспаривает удержания. И если в установленный период он средства не вернет, удержите их из заработка

    Взыскания по исполнительным документам (кроме алиментов на несовершеннолетних и возмещения вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца, преступлением)

    50% (абз. 1 и 2 ст. 138 ТК РФ, п. 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ) (далее - Закон N 229-ФЗ)

    Не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты зарплаты (п. 3 ст. 98 Закона N 229-ФЗ и пп. 4 п. II Приложения N 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19.06.2012 N 01-16)

    Алименты на несовершеннолетних, возмещение вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца и возмещение ущерба, причиненного преступлением

    70% (абз. 3 ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 Закона N 229-ФЗ)

    Читайте также. Подробно о том, когда из зарплаты работника можно удерживать денежные средства, мы рассказали в статье "Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги" // "Упрощенка", 2013, N 11, с. 78.

    Таким образом, вы можете лишь продублировать в трудовом договоре установленные законодательством основания для удержаний из заработка. Например, пропишите там такое положение: "Из зарплаты работника могут производиться удержания, закрепленные законодательством РФ". Штрафы, повторимся, устанавливать и прописывать в договоре вы не вправе.

    Вместо штрафов вы можете, к примеру, не начислять премию или же начислять ее в меньшем размере. Но для этого в локальных актах вам нужно прописать условия, когда премиальные могут быть снижены или вовсе не выплачены. Например, закрепите там следующее положение: "Работникам не выплачивается премия в случае неудовлетворительной работы, невыполнения должностных обязанностей, а также при несоблюдении трудовой дисциплины (наличии опозданий). Основанием для невыплаты является служебная записка руководителя". При этом учтите, что издавать приказ о лишении премии (депремировании) в таком случае не нужно. Так как такого вида ответственности, как невыплата премии, ТК РФ не установлено. Как мы отметили выше, есть только замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). А премия назначается лишь за заслуги (ст. 191 ТК РФ).

    Если штрафы вы устанавливали в договоре, то как можно скорее избавьтесь от них. Для этого заключите с сотрудником допсоглашение и исключите из договора положения о штрафах. Наверняка гражданин не будет возражать, так как изменения улучшают его положение.

    Нюансы, требующие особого внимания. Должность работника в трудовом договоре нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Если есть расхождения в наименованиях, то их следует устранить.

    В трудовом договоре нужно закрепить конкретный размер оклада или тарифной ставки. Нельзя делать отсылку на внутренний документ, которым эти выплаты установлены. А вот премии и прочие стимулирующие надбавки можно не прописывать прямо - подойдет ссылка и на локальный акт.

    Устанавливать различные штрафы для сотрудников (за нарушение режима рабочего времени, невыполнение показателей и т.п.) работодатели не вправе. Но в качестве наказания можно лишить работников премии, если такое условие предусмотрено внутренним документом.

    Н.Г.Сазонова

    Эксперт журнала "Упрощенка"

    Администратор сайта: info(собака)wiseeconomist.ru