Мудрый Экономист

Нюансы налогового и бухгалтерского учета депонированной зарплаты

"Российский налоговый курьер", 2014, N 19

При депонировании заработной платы составляется реестр.

Для НДФЛ депонированная зарплата приравнивается к выданной.

На бухгалтерские расходы депонирование не влияет.

Заработную плату работодатель выплачивает сотрудникам не реже двух раз в месяц в установленные внутренним распорядком организации сроки (ст. 136 ТК РФ). Иначе компании грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Но иногда работник вовремя не получает вознаграждение за труд не по вине работодателя, а по личным обстоятельствам. Например, сотрудник болел и отсутствовал в офисе в дни, предназначенные для выдачи зарплаты (в случае выплаты денег наличными из кассы).

Какие документы в этом случае следует оформить? Как отразить депонированные суммы для целей налогового и бухгалтерского учета? Когда удерживать с причитающихся сотруднику сумм НДФЛ?

Если работник не явился за деньгами, бухгалтер в платежной ведомости указывает значение "Депонировано"

В последний день выдачи заработной платы в расчетно-платежной или платежной ведомости кассир проставляет напротив фамилий работников, не получивших заработную плату, надпись или оттиск печати (штампа) "Депонировано" (п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, далее - Порядок ведения кассовых операций).

Буква закона. При совершении кассовых операций документы составляют по унифицированным формам

С 1 января 2013 г. компании вправе не применять унифицированные формы при составлении первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Но Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 напомнил, что обязательными остаются формы первичных документов, установленные в соответствии с другими федеральными законами или на их основании.

К таким обязательным формам, в частности, относятся формы кассовых документов. И в качестве примера приводятся как раз кассовые документы. Поэтому компании и предприниматели, выплачивая зарплату сотруднику, оформляют расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49 и платежную ведомость по форме N Т-53 (указанные формы утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Далее он подсчитывает итоговую сумму выданных и невыданных денег, сверяет ее с общей суммой по ведомости и делает соответствующие записи (см. фрагмент заполнения платежной ведомости ниже). После этого кассир составляет расходный ордер на сумму фактически выданной заработной платы. А невыданную задепонированную сумму зарплаты сдает в банк.

Фрагмент заполнения платежной ведомости

Номер по порядку

Табельный номер

Фамилия, инициалы

Сумма, руб.

Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)

Примечание

1

013

Лошкин А.П.

17 500,00

Лошкин

...

18

046

Сергеев И.П.

18 350,00

Депонировано

                                                            2
Количество листов ------
По настоящей платежной ведомости
Сто двадцать пять тысяч двести
выплачена сумма --------------------------------------------------
прописью
00 125 200 00
___________________________ руб. -- коп. (--------- руб. --- коп.)
цифрами
Восемнадцать тысяч триста пятьдесят
и депонирована сумма ---------------------------------------------
прописью
00 18 350 00
___________________________ руб. -- коп. (--------- руб. --- коп.)
цифрами

Рис. 1

Отметим, что ранее действовавший порядок ведения кассовых операций предписывал составлять также реестр депонированных сумм. В порядке ведения кассовых операций, вступившем в силу с 1 июня 2014 г., такого требования нет. Но, по мнению авторов, такой документ поможет отслеживать имеющиеся задолженности перед работниками. Поэтому отказываться от него не стоит.

Реестр можно составить в произвольной форме. При этом целесообразно отразить в нем суммы депонированной заработной платы, месяц возникновения задолженности, Ф.И.О. и табельные номера работников, не получивших причитающихся им денег (образец реестра депонированных сумм приведен ниже).

Образец реестра депонированных сумм

ООО "Компания"

Реестр депонированных сумм от 15.09.2014 N 3

Ф.И.О. работника

Табельный номер

Месяц, год

Номер платежной ведомости

Депонированная сумма, руб.

Сергеев И.П.

046

Сентябрь, 2014

015

18 350,00

Устинов А.С.

065

Сентябрь, 2014

015

11 200,00

Итого

29 550,00

Кассир                          Васильева                    А.В. Васильева

Рис. 2 Отражение депонированной зарплаты при налогообложении прибыли зависит от метода учета доходов и расходов, который выбрала компания

Работодатель, который использует метод начисления, учитывает расходы на оплату труда в том месяце, за который начислена зарплата (п. 1 ст. 255 и п. 4 ст. 272 НК РФ). Значит, если в каком-то месяце сотрудник не получит зарплату (указанная сумма будет отнесена на депонент), компания все равно уменьшит базу по налогу на прибыль на не полученные им деньги.

При кассовом методе учета доходов и расходов организация списывает на затраты только те суммы, которые в действительности выплачены работнику (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому на дату составления реестра депонированных сумм налогового расхода у работодателя не возникнет. Учесть спорные средства при налогообложении прибыли он сможет только после того, как сотрудник фактически получит причитающиеся ему средства.

При списании задолженности по депонированной зарплате у работодателя возникает внереализационный доход

Если работник так и не обратится за причитающейся ему зарплатой, организация учитывает задолженность во внереализационных доходах (п. 18 ст. 250 НК РФ). Долгое время Минфин России считал, что доход компания отражает по истечении трех месяцев с даты начисления зарплаты (Письма от 07.10.2009 N 03-03-06/1/651 и от 02.04.2009 N 03-03-06/1/211). Поскольку именно такой срок отводится работнику, узнавшему о нарушении своих прав, для обращения в суд (ст. 392 ТК РФ).

Но впоследствии чиновники изменили свою позицию. Теперь и налоговое, и финансовое ведомства отмечают, что работодатель отражает невостребованную заработную плату в доходах только после того, как истечет трехлетний срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ, Письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161 и от 22.12.2009 N 03-03-05/244, ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109).

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

Депонированная заработная плата, которую сотрудник по истечении срока исковой давности так и не получил, не единственный вид внереализационного дохода, который может "неожиданно" возникнуть у компании.

Чаще компания отражает в доходах имущество, выявленное при инвентаризации или полученное при демонтаже ликвидируемого основного средства. Кроме того, доход возникает в случае списания кредиторской задолженности из-за ликвидации контрагента-кредитора. Подробнее читайте на сайте e.rnk.ru в статье "ТОП-8 ситуаций, не связанных с извлечением прибыли, когда доход у организации все-таки возникает" // РНК, 2014, N 11.

Отнесение зарплаты на депонент не отменяет обязанности по удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ

Датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). При этом работодатель удерживает НДФЛ непосредственно при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). На это указывают и ведомства (Письма Минфина России от 03.07.2013 N 03-04-05/25494 и ФНС России от 26.05.2014 N БС-4-11/10126@).

Работодатель, выполняя обязанности налогового агента по НДФЛ, перечисляет налог в бюджет не позднее дня получения в банке денежных средств на выплату заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ). Значит, факт депонирования зарплаты на перечисление НДФЛ не влияет.

Судебная практика подтверждает, что для целей уплаты НДФЛ заработная плата считается выплаченной, если она указана в расчетно-платежной или платежной ведомости. Соответственно, на следующий день после оформления ведомости работодатель перечисляет в бюджет НДФЛ независимо от того, была зарплата выдана или задепонирована (Постановления ФАС Уральского от 16.01.2014 N Ф09-13857/13, Западно-Сибирского от 20.12.2012 N А45-21317/2011 и Северо-Западного от 16.02.2009 N А21-1998/2008 округов).

На депонированную зарплату компания начисляет страховые взносы в фонды

Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). При этом взносы необходимо рассчитывать на дату начисления этих выплат (ст. 11 Закона N 212-ФЗ).

Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент. Аналогичные правила применяются и в отношении страховых взносов в ФСС РФ на случай травматизма (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

В бухгалтерском учете депонированные суммы отражаются в периоде начисления зарплаты

Бухгалтер отражает заработную плату в расходах того месяца, за который она начислена (п. 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Поэтому депонирование заработной платы на формирование финансовых результатов компании не повлияет.

Для отражения депонированных сумм используется счет 76, субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам" (План счетов, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Не востребованную по истечении срока исковой давности сумму компания учитывает как прочий доход по кредиту счета 91-1 (п. 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). В бухучете организация делает записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70 - начислена заработная плата;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 69 - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды и ФСС РФ на случай травматизма;

Дебет 70 Кредит 68 - удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50 - выплачена заработная плата;

Дебет 70 Кредит 76-4 - депонирована часть заработной платы;

Дебет 68 Кредит 51 - перечислен в бюджет удержанный НДФЛ;

Дебет 51 Кредит 50 - внесена на расчетный счет депонированная зарплата;

Дебет 50 Кредит 51 - сумма зарплаты снята с расчетного счета;

Дебет 76, субсчет 4, Кредит 50 - выплачена депонированная зарплата;

Дебет 76, субсчет 4, Кредит 91-1 - списана невостребованная задолженность по заработной плате.

Л.Масленникова

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер",

к. э. н.

М.Медведева

Профессиональный аудитор,

к. э. н.