Мудрый Экономист

Основные требования и правила составления бухгалтерских документов

"Российский бухгалтер", 2014, N 9

Начинающим бухгалтерам будет полезно узнать, как организовать бухгалтерский документооборот.

Бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

  1. быть точной (соответствовать фактически произведенным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению);
  2. быть простой и ясной, понятной не только работникам бухгалтерии, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, учредителям и т.д.);
  3. быть своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса;
  4. быть качественной и эффективной (формироваться с наименьшими затратами труда и времени).

Исходя из этих требований можно сформулировать основные правила составления первичных учетных документов.

  1. Документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день на основании Z-отчета ККМ (информации о пробитых за день кассовых чеках).
  2. Документы должны составляться в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом "О бухгалтерском учете".
  3. Первичные документы необходимо составлять на бланках установленной формы в необходимом количестве экземпляров с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, свободные строки обязательно прочеркиваются.
  4. Записи в документах должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, т.е. таким способом, который оставляет четкий нестирающийся след, что должно обеспечить сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.
  5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
  6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).
  7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют корректурным способом - неправильно записанные текст или цифры зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать написанное, и надписывают сверху правильный текст или сумму, затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ, то есть указывают, что и на сколько было исправлено цифрами и прописью.
  8. В кассовых и банковских документах исправления делать вообще на разрешается. В случае если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа; так, например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек.
  9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации).
  10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Как бухгалтер обрабатывает документы и организует документооборот

Поступающие в бухгалтерию документы проходят определенную обработку в следующей последовательности.

  1. Формальная обработка - проверка документа по форме, в ходе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа.
  2. Проверка по существу - определение законности и целесообразности совершения операции.
  3. Фактическая проверка - арифметическая проверка, при которой проверяют правильность подсчетов.
  4. Бухгалтерская обработка - собственно бухгалтерская обработка состоит из трех последовательных этапов:

4.1) группировки - сортировки документов по определенным признакам (подбора однородных документов в пачки, чтобы делать записи общими итогами и составлять сводные документы);

4.2) расценки (таксировки) - проставления денежных измерителей и подсчета денежной оценки указанных в документе материальных ценностей;

4.3) контировки (разметки) - определения и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

Данные сгруппированных документов после разметки заносят в специальные ведомости учета (учетные регистры).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (дату записи в учетный регистр). В частности, кассовые ордера, операции по которым уже выполнены, должны иметь отметку "Получено" или "Оплачено".

Использованные первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором они хранятся один год, по истечении которого документы передаются в постоянный архив.

Прохождение (движение) документов от момента составления или получения от другого предприятия до сдачи на хранение в архив называется документооборотом. Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает точность бухгалтерского контроля.

Документооборот регламентируется графиком документооборота, который является одним из элементов учетной политики предприятия. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается и вводится в действие приказом руководителя. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Каждый исполнитель должен получить выписку из графика документооборота.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. При составлении графика соблюдаются следующие принципы:

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т.д., однако для всех документов существуют общие этапы движения:

  1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
  2. передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;
  3. проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);
  4. обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);
  5. сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.

Как хранить и уничтожать документы

До передачи документов в архив предприятия первичные документы, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в металлических шкафах или сейфах, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

При сдаче в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие до 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать ряд требований:

  1. документы постоянного и временного хранения следует группировать раздельно;
  2. подлинники должны быть отделены от копий;
  3. в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;
  4. документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТов и нормативных актов;
  5. в дела группируются документы одного периода (кроме переходящих, как, например, личные дела), при наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца;
  6. приложения к документам присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения;
  7. плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по содержанию (например, отчет за 2014 г. составлен в 2015 г., но хранится с документами 2014 г.);
  8. документы располагаются в определенной последовательности (отчет о финансовой деятельности - объяснительная записка, баланс, приложения; лицевые счета сотрудников - в алфавитном порядке; протоколы заседаний и собрания акционеров - по хронологии и порядку номеров, а документы, подготовленные к ним, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения; переписку группируют за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности, документ-ответ размещают за документом-запросом);
  9. папки с документами переплетают, на титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период, номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), а также иных нормативных документов - например, акционерные общества должны руководствоваться также Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ".

В частности, годовые бухгалтерские отчеты должны храниться постоянно, квартальные - пять лет, первичные учетные документы и бухгалтерские регистры - 5 лет, лицевые счета работников - целых 75 лет.

Кроме того, в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Выдача первичных документов и учетных регистров из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. В этом случае изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Причем с разрешения и в присутствии органов, производящих изъятие документов, главный бухгалтер или иное должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия. А если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

И.Горохова

Эксперт журнала