Мудрый Экономист

Как правильно заключить гражданско-правовой договор с физлицом

"Вмененка", 2014, N 10

Самое важное в этой статье:

В процессе работы у вас может возникнуть необходимость привлечь человека для разовых работ. Например, нужно перевести техническую документацию, что-то отремонтировать, получить консультацию по какому-либо вопросу и т.д. В этом случае выгоднее заключить договор гражданско-правового характера, а не нанимать нового сотрудника в штат. В гражданском законодательстве есть две разновидности таких договоров: договор оказания услуг и договор подряда. И вы вправе выбрать любой из них в зависимости от того, что вам необходимо получить в данный момент - работы или услуги.

Далее в статье мы расскажем, как заключить гражданско-правовой договор с физическим лицом, как принять по нему работы и оплатить их. А также какие налоги вам придется заплатить с вознаграждения исполнителю. Сразу заметим, что в статье пойдет речь о договоре подряда. Однако все приведенные советы применимы и для договора оказания услуг.

Примечание. Организации свободны в заключении договоров с физическими лицами, в том числе договоров подряда и возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 421 ГК РФ).

Обратите внимание: в статье речь пойдет о гражданско-правовых договорах, заключаемых с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями. А об особенностях договоров с предпринимателями смотрите информацию во врезке ниже.

Примечание. Как считать налоги, если подрядчиком выступает индивидуальный предприниматель

Исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с вознаграждения, которое вы выплачиваете подрядчику, вы должны, только если привлеченное к работе физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем. Коммерсанты же рассчитывают налог со своих доходов самостоятельно (пп. 1 и 2 п. 1 ст. 227 НК РФ). В этом случае ваша компания не признается для него налоговым агентом.

Не забудьте прописать в договоре подряда, что он заключен именно с индивидуальным предпринимателем, а не с простым физическим лицом. В этом случае при неуплате НДФЛ в бюджет налоговики будут спрашивать с него, а не с вас.

Что касается страховых взносов, уплачиваемых в ПФР и ФФОМС, то их вам тоже не надо начислять на вознаграждение подрядчика-предпринимателя, поскольку бизнесмены вносят взносы за себя самостоятельно.

Не облагается вознаграждение предпринимателю и взносами на травматизм (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Совет N 1. Составьте договор так, чтобы в нем не было признаков трудового соглашения

На содержание гражданско-правового договора налоговики обращают особое внимание. Поскольку часто, чтобы платить чуть меньше налогов, таким договором маскируют трудовые отношения. Ведь с выплат по гражданско-правовым договорам можно не начислять взносы в ФСС (п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ), а также взносы на травматизм (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Поэтому важно изначально правильно составить договор подряда, чтобы у проверяющих не возникло подозрений о том, что это может быть трудовой договор.

Главным отличием гражданско-правового договора является то, что по нему исполняется индивидуальное конкретное задание. Предметом такого договора служит конечный результат труда. И именно этот результат подлежит оплате.

В отношениях подряда вы выступаете в роли заказчика, а привлекаемое физическое лицо - в роли подрядчика. Так, по договору подряда подрядчик выполняет по заданию заказчика определенную работу и сдает ее результат. А заказчик, в свою очередь, принимает результат работы и оплачивает его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).

При заключении договора подряда вы можете использовать свободную форму. То есть составить его самостоятельно или взять готовую форму в Интернете. Но обратите внимание, что некоторые составляющие такого договора, установленные гражданским законодательством, должны быть обязательно. Так, в договоре необходимо указать наименование заказчика и подрядчика, вид выполняемых работ и срок их выполнения. Также в договоре отразите его цену, которая, кстати, может состоять из двух частей (п. п. 1 и 2 ст. 709 ГК РФ):

При указании цены договора по согласованию с подрядчиком вы можете включить пункт о выплате ему аванса. Назначить вы можете как конкретную сумму, так и процент от общей суммы вознаграждения. Однако не забудьте прописать, что в случае невыполнения обязательств по договору подрядчик обязан вернуть вам полученный аванс.

Обратите внимание: по общему правилу ваш подрядчик должен выполнить работу собственными силами, используя свои материалы и инструменты. Это закреплено в п. 1 ст. 704 ГК РФ. Однако закон не запрещает и вам, как заказчику, оплатить стоимость используемых материалов и инструментов. В этом случае обязательно пропишите это условие в договоре.

Примечание. Если подрядчик не располагает инструментом и материалами для выполнения работ, расходы на их приобретение может понести заказчик.

Кроме того, если материалы имеются у вас в наличии, вы можете предоставить их подрядчику для выполнения работ. Это условие также отразите в договоре подряда. А саму передачу материалов и инвентаря оформите первичными документами (актами, накладными).

Подрядчик при подписании договора укажет свои Ф.И.О., серию и номер паспорта, кем и когда он выдан, номер карточки обязательного пенсионного страхования и ИНН при наличии. Это все реквизиты, которые потребуются вам от исполнителя при заключении договора подряда.

Совет N 2. Документально оформите факт выполнения работ

После того как работы будут выполнены подрядчиком, вам надо этот факт задокументировать. Для этого оформите акт приема-передачи. Унифицированной формы такого акта законодательно не утверждено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. При этом не забудьте включить в эту форму обязательные реквизиты, которые должны содержать все разрабатываемые вами документы (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Так, к обязательным реквизитам относятся следующие:

Примечание. Подробнее о том, как составить акт выполненных работ, мы рассказали в статье "Как правильно составить акт приема-передачи выполненных работ" // Вмененка, 2014, N 6. с. 32.

Образец акта приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг) представлен ниже.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акт N 52 от 08.09.2014 ¦
¦ приема-передачи результатов выполненных работ ¦
¦ (оказанных услуг) ¦
¦ ¦
¦г. Коломна ¦
¦ ¦
¦ Михайлов Антон Иванович, именуемый в дальнейшем "Подрядчик", с одной¦
¦стороны, и общество с ограниченной ответственностью "Звезда", именуемое в¦
¦дальнейшем "Заказчик", в лице генерального директора Самсонова Виктора¦
¦Петровича, действующего на основании Устава, с другой стороны, составили¦
¦настоящий акт по договору подряда N 2 от 01.09.2014 о нижеследующем. ¦
¦ ¦
¦ Исполнитель обязуется выполнить по заданию Заказчика, а Заказчик¦
¦обязуется принять и оплатить следующие работы: ¦
¦ ¦
¦----------T--------------------------------------------T----------------¬¦
¦¦ N п/п ¦ Наименование работы ¦ Сумма, руб. ¦¦
¦+---------+--------------------------------------------+----------------+¦
¦¦1 ¦Перевод технической документации ¦5600,00 ¦¦
¦+---------+--------------------------------------------+----------------+¦
¦¦Итого ¦5600,00 ¦¦
¦+------------------------------------------------------+----------------+¦
¦¦Сумма аванса (предоплаты) ¦- ¦¦
¦L------------------------------------------------------+-----------------¦
¦ ¦
¦ Общая стоимость выполненных работ составила 5600 (пять тысяч¦
¦шестьсот) руб. 00 коп. ¦
¦ ¦
¦ Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены полностью и в срок.¦
¦Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет. ¦
¦ ¦
¦ Реквизиты и подписи Сторон: ¦
¦------------------------------------T-----------------------------------¬¦
¦¦ Заказчик ¦ Исполнитель ¦¦
¦+-----------------------------------+-----------------------------------+¦
¦¦ООО "Звезда" ¦Михайлов Антон Иванович ¦¦
¦¦... ¦... ¦¦
¦L-----------------------------------+------------------------------------¦
¦ ¦
¦Генеральный директор ¦
¦ Самсонов Михайлов ¦
¦--------- (Самсонов В.П.) --------- (Михайлов А.И.)¦
¦(подпись) (подпись) ¦
¦ ¦
¦08.09.2014 08.09.2014 ¦
¦М.П. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Составить такой акт нужно в двух экземплярах. Один из которых вы оставляете себе, другой передаете подрядчику. И уже на основании акта приема-передачи вы оплатите выполненные работы подрядчику.

Совет N 3. Удержите и перечислите НДФЛ с вознаграждения исполнителю

Вознаграждение, которое вы выплатите подрядчику - физическому лицу, считается его доходом и облагается НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Напомним, мы говорим о физических лицах, не зарегистрированных в качестве предпринимателей. Поэтому в отношении подрядчика вы признаетесь налоговым агентом (ст. 226 НК РФ). Следовательно, вы обязаны при выплате вознаграждения удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Примечание. Ставка НДФЛ составляет 13% для резидентов и 30% для нерезидентов (ст. 224 НК РФ). Нерезидентом является лицо, которое находится на территории РФ менее 183 дней в течение 12 месяцев, следующих подряд (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Исходя из изложенного, вам следует в договоре, заключаемом с исполнителем, сразу установить размер вознаграждения с учетом НДФЛ.

Обратите внимание: переложить обязанность по уплате налога на доходы физических лиц на самого подрядчика вы не вправе.

Также вы не можете уплатить налог за счет собственных средств. Это прямо предусмотрено п. 9 ст. 226 НК РФ. Подтверждают такой вывод и специалисты Минфина России (Письмо от 25.04.2011 N 03-04-05/3-292).

Если по каким-либо причинам вы не сможете удержать НДФЛ при выплате вознаграждения, сообщите об этом подрядчику и в налоговую инспекцию по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ). На это у вас есть месяц после окончания календарного года, в котором вы заключали договор подряда.

Примечание. Сообщить налоговикам о невозможности удержать НДФЛ следует по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Примечание. С аванса, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, нужно удерживать НДФЛ

Если договор подряда предусматривает выплату исполнителю аванса, то с этой суммы вам следует удержать НДФЛ. Сделайте это непосредственно при выплате аванса подрядчику. Ведь в п. 4 ст. 226 НК РФ не установлено каких-либо ограничений по видам выплат, из которых следует удерживать налог. На это также указал Минфин России в Письмах от 26.05.2014 N 03-04-06/24982 и от 13.01.2014 N 03-04-06/360. Кроме того, финансисты заметили, что суммы авансов, выплаченные по гражданско-правовому договору, включаются в доходы того периода, когда они были выплачены, независимо от того, в каком налоговом периоде будут выполнены работы (оказаны услуги). С мнением Минфина России согласны и некоторые арбитры (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.10.2013 N А56-72251/2012).

А вот при выплате аванса сотрудникам, работающим у вас по трудовым договорам, НДФЛ удерживать вы не должны. Связано это с тем, что при выплате зарплаты доход возникает в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Следовательно, и удержание налога вы должны произвести в последний день месяца.

Совет N 4. Предоставьте подрядчику налоговые вычеты

Получая от вас доход, подрядчик - физическое лицо имеет право на профессиональный и стандартный вычеты по НДФЛ (п. 3 ст. 210 НК РФ).

В профессиональный вычет включаются все расходы подрядчика, связанные с исполнением им обязательств по договору подряда (п. 2 ст. 221 НК РФ). Обратите внимание, что эти расходы подрядчик должен подтвердить документально.

Предоставить профессиональный вычет своему подрядчику вы можете на основании его заявления. Пусть он напишет его в произвольной форме и приложит соответствующие документы, подтверждающие расходы. Такими документами могут быть накладные, чеки ККТ, товарные чеки, копии проездных билетов, гостиничных счетов и др. Главное, чтобы они подтверждали, что затраты подрядчика связаны именно с выполнением работ по договору с вами.

Пример 1. Расчет суммы вознаграждения по договору подряда, если предоставлен профессиональный вычет.

ООО "Звезда", применяющее ЕНВД, 3 сентября 2014 г. заключило договор подряда с А.И. Михайловым. Предметом договора являются работы по переводу на русский язык технической документации к оборудованию заказчика. Стоимость работ составляет 5600 руб. 8 сентября 2014 г. работы были выполнены. Между сторонами составлен акт приема-передачи работ.

А.И. Михайлов написал в ООО "Звезда" заявление с просьбой предоставить ему профессиональный налоговый вычет в размере 1050 руб. Указанные затраты он произвел на покупку специализированной литературы, которую использовал для перевода. В подтверждение понесенных расходов А.И. Михайлов представил организации чек ККТ из книжного магазина.

Рассчитаем НДФЛ с выплаченного по договору подряда вознаграждения.

Налоговая база по НДФЛ составляет 4550 руб. (5600 руб. - 1050 руб.).

Сумма НДФЛ равна 592 руб. (4550 руб. x 13%). Эту сумму ООО "Звезда" перечислит в бюджет.

Таким образом, А.И. Михайлов за выполнение работ по договору подряда получит на руки 5008 руб. (5600 руб. - 592 руб.).

На стандартный налоговый вычет подрядчик может претендовать при наличии у него детей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Для его получения подрядчик также подает вам заявление и документы, подтверждающие право на вычет.

Напомним, что "детский" налоговый вычет подрядчик может получать, пока его доход не составит 280 000 руб. Но ведь ваш подрядчик - это стороннее лицо. И у вас нет точных данных о его доходах с начала года. Как в этом случае предоставлять стандартные вычеты? Ответ на этот вопрос дал Минфин России в Письме от 07.04.2011 N 03-04-06/10-81. Так, чиновники считают, что предоставлять стандартные вычеты следует только за те месяцы, в которых действовал договор подряда.

Обратите внимание: ваш договор подряда может действовать в течение нескольких месяцев. При этом по условиям договора вознаграждение выплачивается единовременно (например, в конце срока его действия). В этом случае стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц действия договора, включая те месяцы, в которых вознаграждение не выплачивалось. Такой вывод содержат Письма Минфина России от 19.08.2008 N 03-04-06-01/254 и от 15.07.2008 N 03-04-06-01/203.

Пример 2. Расчет суммы вознаграждения, если предоставлен стандартный вычет.

Воспользуемся данными примера 1 и предположим, что у А.И. Михайлова есть один ребенок (12 лет). Для получения стандартного вычета подрядчик написал заявление, указав, что в других организациях он не работает. Также в заявлении он отметил, что его совокупный доход с начала 2014 г. не превысил 280 000 руб. Заявления на профессиональный вычет подрядчик не подавал.

Рассчитаем НДФЛ, подлежащий уплате в бюджет в этом случае.

Налоговая база по НДФЛ составляет 4200 руб. (5600 руб. - 1400 руб.).

Сумма НДФЛ равна 546 руб. (4200 руб. x 13%). Эту сумму ООО "Звезда" перечислит в бюджет как налоговый агент.

Таким образом, А.И. Михайлов за выполнение работ по договору подряда получит на руки 5054 руб. (5600 руб. - 546 руб.).

Примечание. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, учитываются при расчете ЕНВД

По некоторым видам "вмененной" деятельности при расчете единого налога используется физический показатель "количество работников, включая индивидуального предпринимателя". Это, например, ремонт, техобслуживание и мойка транспорта, бытовые или ветеринарные услуги (п. 3 ст. 346.29 НК РФ). При этом названный физический показатель включает в себя всех работников, в том числе по договорам гражданско-правового характера (ст. 346.27 НК РФ).

Таким образом, определяя количество работников в целях расчета ЕНВД, вы должны учесть и подрядчика.

Совет N 5. Начислите на вознаграждение подрядчику страховые взносы

Вознаграждение физлицу по договору гражданско-правового характера облагается взносами в ПФР и ФФОМС. Это прямо предусмотрено в п. 2 ст. 3 и п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ. Поэтому в день начисления выплат подрядчику начислите страховые взносы. Такой датой будет наиболее ранняя из следующих:

Что касается взносов в ФСС РФ, то отметим следующее. Выплаты по гражданско-правовым договорам не облагаются страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). А вот взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вы должны начислять и соответственно перечислять в бюджет ФСС РФ, только если это предусмотрено в договоре. А если такого условия в договоре нет, то обязанности по уплате взносов у вас не возникает (п. 1 ст. 5 и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Таким образом, с суммы, выплаченной по договору подряда, вы обязательно должны заплатить взносы в ПФР и ФФОМС. А взносы на травматизм платите, только если прописали эту обязанность в договоре.

Проводки для отражения затрат по гражданско-правовому договору в бухучете приведены в таблице ниже.

Бухгалтерские проводки, отражающие начисления и выплаты по гражданско-правовому договору

Проводка

Содержание операции

Первичный документ

Дт 26 (44) Кт 60 (76)

Начислено вознаграждение подрядчику

Договор подряда, акт приема-передачи выполненных работ

Дт 26 (44) Кт 69

Начислены страховые взносы на сумму вознаграждения

Бухгалтерская справка-расчет

Дт 60 (76) Кт 68

Удержан НДФЛ с вознаграждения

Налоговая карточка

Дт 60 (76) Кт 50

Сумма вознаграждения выплачена подрядчику

Расходный кассовый ордер

Дт 68 Кт 51

НДФЛ с вознаграждения перечислен в бюджет

Выписка банка по расчетному счету

Три главных совета. 1. Заключайте договоры гражданско-правового характера, только если вам нужны разовые работы или услуги. Если планируете работать с конкретным физическим лицом постоянно, примите его в штат.

  1. При выплате вознаграждения по гражданско-правовому договору вы обязаны удержать НДФЛ, а также начислить страховые взносы.
  2. Налоговые вычеты предоставьте подрядчику, только если он подаст вам соответствующие заявления и документы, подтверждающие право на вычет.

Е.Ромашкина

Эксперт журнала "Вмененка"