Мудрый Экономист

Что для работника отдых, то для кадровой службы и бухгалтеров - работа

"Кадровый вопрос", 2014, N 8

С наступлением лета работникам кадровой службы и бухгалтерам приходится работать в усиленном режиме, так как в этот период популярными операциями являются оформление и расчет отпускных. В статье рассмотрим порядок предоставления, оплаты ежегодных основных и дополнительных отпусков, обратим внимание на процедуры отзыва из отпуска, также рассмотрим основные изменения правил учета отпускных, которые вступили в силу с 2011 г.

Порядок предоставления отпуска

Отношения работодателя и работника в части предоставления отпусков строятся на основании Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), а также иных законов и нормативно-правовых актов, не противоречащих ТК РФ. Отпускам в ТК РФ посвящена гл. 19 "Отпуска" ТК РФ.

Компания обязана каждому работнику предоставлять ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

При этом минимальная продолжительность основного ежегодного отпуска, предоставляемого каждому работнику, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работодателем за каждый рабочий год, отработанный у него. При этом, как правило, рабочий год не совпадает с календарным годом и начинает течь со дня вступления трудового договора, заключенного с работником.

Между тем нерабочие праздничные дни, приходящиеся как на период ежегодного основного отпуска, так и на время дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Отметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ). Работникам, которые заняты сезонными работами, а также лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, положен оплачиваемый отпуск из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. ст. 291 и 295 ТК РФ).

Статья 124 ТК РФ запрещает работодателю не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. При этом игнорирование данного запрета может привести коммерсанта к мерам административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленным ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше указанного срока. Обращаем внимание, что некоторым категориям работников оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен в любое время и до истечения шести месяцев. Беременным женщинам перед отпуском по беременности и родам, совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе и т.д.

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений организации по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1)

Соблюдение графика отпусков обязательно как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

По договоренности с работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск работника может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Также работникам могут предоставляться удлиненные отпуска, длительность которых зависит от должности, отрасли или возраста сотрудника (ст. 115 ТК РФ). К примеру, удлиненный отпуск предоставляется лицам моложе 18 лет, педагогам, инвалидам, сотрудникам милиции и т.д.

Кроме ежегодного основного и ежегодного дополнительного отпусков ТК РФ предусматривает учебные отпуска, отпуска по уходу за ребенком и прочие. Заметим, что трудовое право не запрещает работодателям предоставлять своим работникам и отпуска без сохранения заработной платы.

Отметим, что увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его пребывания в отпуске не допускается (ст. 81 ТК РФ).

Документооборот

Предоставление работнику очередного отпуска должно оформляться у работодателя соответствующими документами.

Формы для оформления и учета отпусков утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков применяют график отпусков (форма N Т-7). При его составлении учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. В соответствии со ст. 123 ТК РФ указанный график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления соответствующего календарного года.

Напомним, что все российские организации по общему правилу обязаны вести бухгалтерский учет и подтверждать любую совершаемую ими хозяйственную операцию первичными бухгалтерскими документами. Такое требование к ним выдвигает основной бухгалтерский нормативный документ - Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Для оформления и учета отпусков предназначен приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6 или форма N Т-6а), с которым работник должен ознакомиться.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личной карточке работника делаются отметки (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), а также отпуск учитывается в лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

В зависимости от вида отпуска в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или форма N Т-13) проставляют следующие буквенные обозначения (коды):

Расчетный период

Статьей 139 ТК РФ определено, что средняя заработная плата для оплаты отпусков определяется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Вместе с тем работодатель в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте может установить и другой расчетный период, если это не ухудшит положения его сотрудников (ст. 139 ТК РФ).

Из расчетного периода следует исключить следующие периоды и начисленные за это время суммы:

Если в расчетном периоде сотрудник не работал, то для расчета следует принять предшествующий период, равный расчетному. Если работник не работал и ранее, то средний заработок определяют исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце ухода в отпуск. Если же сотрудник в принципе не успел отработать у данного работодателя ни одного дня, средний заработок рассчитывают исходя из установленных ему тарифной ставки, оклада.

Расчет отпускных

Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - Положение N 922). Для исчисления средней заработной платы в расчет берутся все предусмотренные системой оплаты труда выплаты. При этом в расчете не участвуют выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата проезда, обучения и т.д.) (п. 3 Положения N 922).

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитывают в следующем порядке (п. 15 Положения):

Порядок расчета

При определении среднего заработка используется средний дневной заработок в следующих случаях (п. 9 Положения N 922):

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Выплата отпускных

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В случае нарушения указанного срока работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ). Также при нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен уплатить сотруднику денежную компенсацию в размере одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки.

Налоговый учет

Расходы на выплату отпускных работнику:

Минфин в Письмах от 22 апреля 2010 г. N 03-03-06/1/288 и от 13 апреля 2010 г. N 03-03-06/1/255 разъяснил, что при определении базы по налогу на прибыль сумму отпускных включают в состав расходов пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый отчетный период. Между тем датой осуществления расходов в виде страховых взносов во внебюджетные фонды признается дата их начисления.

Что касается налога на доходы физических лиц, то, по мнению финансистов, при заполнении справки по форме N 2-НДФЛ отпускные следует отражать в тех месяцах, в которых эти доходы были фактически выданы.

Особенности предоставления дополнительных отпусков

Определенной категории работников кроме основного отпуска может быть предоставлен дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим работникам:

Расходы на оплату дополнительных отпусков, предусмотренных законодательством:

Отзыв из отпуска

В силу ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

ТК РФ не урегулирован вопрос относительно периода времени, в течение которого работник может быть отозван из отпуска.

Следовательно, работник может быть отозван из отпуска в любое время, но только с его согласия.

Компенсация за неиспользованные отпуска

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Роструд в Письме от 2 июля 2009 г. N 1917-6-1 напомнил, что указанная компенсация выплачивается вне зависимости от основания увольнения.

Как правило, компенсацию рассчитывают пропорционально отработанному времени, идущему в стаж для отпуска. При установленной продолжительности ежегодного отпуска 28 календарных дней на каждый месяц рабочего года приходится 2,33 календарных дня отпуска. В случае если рабочий год полностью не отработан, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, исчисляют пропорционально отработанным месяцам. При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении:

В соответствии с п. 28 Правил увольняемые работники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию.

С точки зрения налогового учета денежные компенсации за неиспользованные отпуска:

Резерв на оплату отпускных

С 1 января 2011 г. при создании резерва на оплату отпусков необходимо руководствоваться нормами ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы". Исключением являются субъекты малого предпринимательства, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг, им создавать резерв нет необходимости.

Если раньше отпуск был переходящим, начинался в одном месяце, а заканчивался в другом, сумма отпускных следующего месяца учитывалась на счете 97. С 2011 г. порядок изменился, теперь всю сумму начисленных отпускных необходимо списывать за счет созданного резерва. В бухучете резерв на оплату отпусков отражается на счете 96 "Резерв предстоящих расходов". Начисляя отпускные сотруднику, на эту сумму необходимо уменьшить созданный резерв. Разбивать отпуск на части, чтобы списывать обязательство по частям, соответствующим количеству дней отпуска в каждом месяце, не нужно.

К.Либерман

Шеф-редактор журнала