Мудрый Экономист

Международные стандарты и технические отчеты по управлению документами, разрабатываемые исо/тк 46/пк 11 в 2012 году

"Делопроизводство", 2014, N 3

В предыдущей статье <1> мы уже говорили о том, что разработка первых стандартов ИСО серии 30300, начатая в 2010 г., принципиальным образом изменила мировоззрение ИСО, а через нее и международного профессионального сообщества на управление документами и привела к созданию единой системы стандартов на управление документами. Эта система была схематично зафиксирована в ИСО 30300 "Информация и документация, системы управления документами. Общие положения и словарь" <2>. Указанная схема была приведена в предшествующей статье.

<1> См. журнал "Делопроизводство". 2014. N 2. С. 39 - 42.
<2> ISO 30300: 2011 "Information and documentation - Management systems for records. Fundamentals and vocabulary" // www.ISO.com.

Существовавший до этого единственный базовый международный стандарт этой сферы ИСО 15489-1: 2001 стал составной частью целого комплекса стандартов по управлению документами, развивающих его положения. Объем и трудоемкость этой работы оказались столь велики, что планы ИСО/ТК 46/ПК 11 были серьезно скорректированы, а сроки разработки проектов стандартов увеличены.

Изначально планировалось, что 2011 г. станет "годом доработок" основных проектов 2010 г. и "годом идей", развивающих концепцию системы управления документами, заложенную ИСО в проектах стандартов серии 30300. Однако даже к концу 2012 г. не были до конца разработаны 3 последних стандарта ИСО серии 30300. Во многом это объясняется тем, что последние стандарты этой серии посвящены вопросам сертификации систем управления документами, вопросам аудита этих систем, что напрямую затрагивает интересы Системы менеджмента качества, существующей параллельно Системе управления документами и разрабатываемой иным техническим комитетом ИСО. В связи с этим практически весь 2012 г. шли очень оживленные и даже в ряде случаев "жесткие" переговоры между ведущими ТК ИСО, результатом которых стало признание за ИСО/ТК 46 права разрабатывать эти стандарты, а значит, и существенно расширить свою сферу ответственности и компетенций. Применительно к российской практике можно предположить, что внедрение этих стандартов в качестве национальных позволит решить ряд наболевших проблем (исключить термин "запись", выстроить соподчиненность систем СМК и ДОУ), подняв административный уровень и значимость специалистов сферы ДОУ.

Еще одной особенностью 2012 г. является особое внимание ИСО к разработке технических отчетов, сопровождающих международные стандарты ИСО в качестве описания ведущих практик, существующих в настоящее время, но являющихся при этом нижестоящими документами по отношению к стандартам <3>.

<3> К сожалению, этот принцип соподчиненности документов ИСО в РФ очень часто нарушается, и в качестве национальных стандартов принимаются технические отчеты ИСО, которые, как правило, в течение 2 - 3 лет ИСО пересматриваются, а в РФ остается морально устаревший национальный стандарт.

Говоря о проектах стандартов и технических отчетов ИСО по управлению документами, следует отметить их преемственность и взаимосвязанность, несмотря на то что их разработка ведется разными рабочими группами экспертов ИСО. Рассмотрим каждый из проектов подробнее.

Проекты международных стандартов ИСО серии 30300

В рамках международных стандартов ИСО серии 30300 в 2011 г. были разработаны и утверждены ИСО 30300:2011 "Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь" и ИСО 30301:2011 "Информация и документация. Системы управления документами. Требования", о которых мы писали в предыдущей статье. Следует лишь отметить, что в настоящее время автором статьи подготовлен и утвержден Росстандартом их официальный перевод на русский язык <4>.

<4> Официальные переводы стандартов ИСО 30300:2011 и ИСО 30301:2011 можно приобрести через ФГУП "Стандартинформ" Росстандарта.

Таким образом, в 2012 г. продолжилась работа над оставшимися 3 стандартами этой серии. Рассмотрим каждый проект отдельно.

Проект международного стандарта ISO 30302 "Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation" ("Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению").

В соответствии с предложенной концепцией проект стандарта должен содержать в себе инструкции по внедрению системы управления документами, соответствующие требованиям ИСО 30301.

В 2012 г. проект стандарта получил свое развитие, хотя и не вышел за рамки концепции, оставшись на той же стадии разработки. Вместе с тем разработчики предложили на рассмотрение экспертов 8 принципов, которыми, по их мнению, следует руководствоваться при внедрении систем управления документами, и запросили мнение экспертов по ним применительно к своей стране <5>. Среди них:

  1. Уместность на рынке (соответствие системы требованиям всех заинтересованных сторон, участвующих в процессе работы, и минимизация рисков, связанных с открытостью системы).
  2. Совместимость (совместимость принципов систем управления документами с требованиями национальной нормативной, а также терминологической базы).
  3. Освещение темы (согласованность существующих стандартов ИСО на все системы управления, включая СМК, и отсутствие привязки стандартов на системы управления документами к какому-либо сектору, т.е. их универсальность).
  4. Гибкость (возможность интеграции системы в уже существующие, совместимость с используемыми технологиями, масштабируемость и т.п.).
  5. Свободная торговля (возможность использовать систему управления документами организации на международном уровне в ее торговых и иных деловых отношениях).
  6. Применимость (универсальность требований стандарта в плане юрисдикции, т.е. отсутствие привязки к требованиям какой-либо страны; соотношение затрат и выгод при внедрении систем управления документами).
  7. Исключения (ограниченность объема и типов требований стандарта, не выходящих за рамки определенных продуктов или услуг, произведенных или оказанных организацией в рамках своей деятельности).
  8. Легкость использования (соответствие требованиям стандарта ИСО 30301 как в методологическом, так и в терминологическом плане, а также всем иным стандартам на системы управления документами).
<5> Большинство экспертов, приславших свои предложения по проекту данного стандарта и ответивших на поставленные вопросы, предложили уточнить значительную часть предлагаемых принципов и провести повторное голосование.

Как видно из текста проекта стандарта, последний пока еще совершенно не проработан, в связи с чем его доработка была перенесена на 2013 г.

Проект международного стандарта ISO 30303 "Information and documentation - Requirements for bodies providing audit and certification" ("Информация и документация. Система управления документами. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию") был инициирован ИСО в 2011 г. Данный проект столкнул интересы ИСО/ТК 46 "Information and documentation" ("Информация и документация") и ИСО/ТК 176 "Quality management and quality assurance" ("Управление качеством и гарантии качества") <6>.

<6> Этот вопрос был довольно подробно освещен в предыдущей статье автора, опубликованной в журналах "Делопроизводство". 2013. N 4; "Делопроизводство". 2014. N 2.

Весь 2012 г. был посвящен решению этого вопроса, результатом которого стала договоренность обоих технических комитетов ИСО и оставление за ИСО/ТК 46/ПК 11 права разрабатывать этот стандарт в рамках международных стандартов ИСО серии 30300. Учитывая тот факт, что соглашение между ТК было достигнуто в конце декабря 2012 г., вполне понятно, почему разработка стандарта была перенесена на 2013 г.

Проект стандарта ISO 30304 "Information and documentation - Management systems for records - Guidance for auditing and performance measurement" ("Информация и документация. Системы управления документами. Руководство для проведения аудита и представления измерений").

В 2012 г. проект стандарта был частично доработан с присвоением ему уточненного рабочего названия ISO 30304 "Information and documentation - Management systems for records - Guidance for performance and audit" ("Информация и документация. Системы управления документами. Руководство для измерений и аудита").

Согласно предложенной концепции стандарт должен содержать в себе руководящие положения, достаточные для проведения аудита и оценки системы управления документами компании. Проект стандарта состоит из 10 разделов: "Общие положения"; "Нормативные ссылки"; "Термины и определения"; "Контекст организации и ее среды"; "Руководство"; "Планирование"; "Поддержка"; "Действие"; "Осуществление оценки"; "Улучшения".

Положения данного стандарта дополняют положения международного стандарта ИСО 19011:2011 <7>, который закладывает основные требований к аудиторским проверкам, методологии их проведения и способам фиксирования результатов применительно к аудиту систем управления документами. Вместе с тем описываемый стандарт содержит в себе ряд интересных приложений.

<7> ISO 19011:2011 "Information and documentation - Guidelines for auditing management systems" (ИСО 19011:2011 "Информация и документация. Руководство по аудиту систем управления") // www.ISO.com.

Положения проекта стандарта могут быть применены при аудите систем управления документами организации любой организационной правовой формы и формы собственности. Доработка проекта стандарта перенесена на 2013 г.

Говоря о проектах международных стандартов ИСО серии 30300 важно отметить согласованность действий технических комитетов ИСО, разрабатывающих стандарты системы менеджмента качества и управления документами, выразившуюся в согласовании концепции этих двух последних стандартов и включении в их разработку специалистов СМК. Это не случайно, т.к. ИСО впервые предполагает внедрить практику проведения аудита и сертификации систем управления документами по аналогу СМК. Как известно, ИСО 15489:2001 предполагал аудит системы управления документами без сертификации. Стандарты ИСО серии 30300 устанавливают требования к самому процессу аудита и сертификации этих систем, которые будут проводиться под руководством и/или при непосредственном участии управляющих документацией.

При этом новые стандарты ИСО серии 30300 основываются на положениях первого международного стандарта по управлению документами ИСО 15489:2001 и во многом вбирают в себя все его основные положения, что в настоящее время создает дублированность положений международных стандартов ИСО, регламентирующих основные вопросы управления документами, а также подчеркивает актуальность и важность переработки ИСО 15489:2001.

Проект новой редакции международного стандарта ИСО 15489

Говоря о проекте международного стандарта ИСО 15489, мы подразумеваем процесс пересмотра (модернизации) уже существующего и принятого во всем мире, включая РФ, "методом обложки" международного стандарта ISO 15489-1:2001 "Information and documentation - Records management - Part 1: General" и технический отчет к нему ISO/TR 15489-2:2001 "Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines". Именно "подразумеваем", т.к. до конца 2012 г. ни одного существенного документа, не говоря уже о проекте этого обновленного стандарта, ИСО не выпустило.

Представители ВНИИДАД Росархива (М.В. Ларин и Л.Н. Варламова) вошли в состав рабочей группы по пересмотру международного стандарта ИСО 15489 и через сайт ВНИИДАД пригласили к участию в его пересмотре все заинтересованные стороны. Однако на протяжении всего 2012 г. ИСО так и не смог выработать концепцию нового варианта этого стандарта. Деятельность членов рабочей группы была сведена к подготовке ответов на периодически присылаемые вопросы, косвенно относящиеся к самому стандарту. Только к концу 2012 г. ИСО подготовил так называемую "Белую книгу", в которой подробно были объяснены различия между международными стандартами ИСО 30300 и ИСО 15489, заключающиеся в том, что стандарты ИСО серии 30300 адресованы топ-менеджменту организации, а ИСО 15489 адресован управляющим документацией, т.е. практикам (для России это специалисты сферы ДОУ). Кроме того, "Белая книга" объясняла причины уточнения в международном стандарте ИСО 30300 заимствованной терминологии международного стандарта ИСО 15489 и проводила сравнительный анализ этих терминов <8>.

<8> Подробно этот вопрос рассмотрен автором в предыдущей статье, опубликованной в журнале "Делопроизводство". 2013. N 4.

Таким образом, в 2012 г. работа над новой редакцией международного стандарта ИСО 15489 практически так и не началась и была отложена на 2013 г. В настоящее время работа началась. На заседаниях научно-практического семинара Историко-архивного института РГГУ в феврале 2014 г. была обсуждена новая редакция проекта стандарта ИСО 15489. В настоящее время ИСО/ТК 46/ПК 11/РГ 13 с учетом высказанных замечаний и предложений разработана новая редакция проекта стандарта, которая будет вынесена на обсуждение участников очередного семинара Историко-архивного института РГГУ, равно как и все последующие редакции проекта столь важного для документоведов стандарта <9>.

<9> Информация о дате, месте, времени и тематике очередного заседания Семинара ИАИ РГГУ "Стандартизация управления документацией" размещается на сайтах Историко-архивного института и РГГУ.

Проект международного стандарта ИСО 13008

Проект международного стандарта ISO 13008:2012 "Information and documentation - Digital records conversion and migration process" ("Информация и документация. Процессы конвертирования и миграции цифровых документов") разрабатывался в ИСО с использованием положений международного стандарта ANSI/ARMA16-2007 "The digital records conversion process", посвященного вопросам преобразования цифровых документов, включая аспекты их конвертирования и миграции, а также современного зарубежного опыта.

Разработка проекта ISO 13008 "Information and documentation - Digital records conversion and migration process" в 2012 была завершена путем утверждения и издания стандарта.

Вышеназванный стандарт состоит из 8 разделов: "Общие положения"; "Нормативные ссылки"; "Термины и определения"; "Организационные и деловые структуры"; "Требования делопроизводства"; "Планирование конвертирования и миграции"; "Процедуры конвертирования и миграции"; "Мониторинг и контроль".

Стандарт взаимосвязан с международными стандартами ИСО: ISO 154891 "Information and documentation - Records management - Part 1: General" и ISO 230812 "Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues" <10>.

<10> ISO 154891 "Information and documentation - Records management - Part 1: General" (ИСО 15489-1 Информация и документация. Управление документами. Общие требования") и ISO 230812 "Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues" (ИСО 23081-2 "Информация и документация. Управление метаданными для документов. Часть 2. Концептуальные и рабочие вопросы").

Стандарт содержит в себе перечень современных терминов и определений, используемых в описываемой сфере. Например, контент, формат файла, эмуляция, интеграция, метаданные, миграция, сохранность, сохранность метаданных и др.

Описываемый стандарт определяет и регламентирует этапы планирования, требования и процедуры преобразования и/или перемещения цифровых документов (включая их метаданные) с целью сохранения их подлинности, целостности, удобства и простоты использования в качестве доказательной базы.

Стандарт описывает процедуры и методологию преобразования цифровых документов из одного формата в другой, а также перемещения их с одной программной платформы на другую. Стандарт содержит в себе требования к управленческой, организационной и технологической среде организации, необходимой для проведения указанных преобразований цифровых документов, а также описывает аспекты планирования этой работы и контроля над ее проведением. При этом описываемые в стандарте процедуры не рассматривают всесторонне такие аспекты, как: создание резервных систем хранения цифровых документов; сохранность цифровых документов; функционирование репозиториев (хранилищ) цифровых документов, которым можно было бы доверять; процесс конвертирования в (определенный) электронный формат и наоборот.

Важно отметить, что стандарт аккумулирует в себе передовой опыт ряда ведущих мировых держав по обеспечению долговременной сохранности цифровых документов путем их конвертирования в более современные форматы и миграции на более современные программные платформы. При этом отмечается, что предложенная технология (конвертирование и миграция) не является универсальной технологией по обеспечению сохранности цифровых документов и вполне может быть в ближайшее время заменена более совершенными технологиями. Например, технологией эмуляции (emulation). Однако в настоящее время они являются наиболее распространенными и востребованными. Проект стандарта утвержден ИСО в 2012 г.

Проекты технических отчетов ИСО

Говоря о проектах технических отчетов ИСО, как правило, регламентирующих вопросы автоматизированных систем управления документами, следует отметить их технологическую составляющую. Как уже было сказано выше, технические отчеты в традиционном понимании не являются стандартами ИСО. Однако, фиксируя передовую практику в этой сфере, существующую на международном уровне в настоящее время, эти документы крайне интересны и могут быть использованы в работе отечественных специалистов, для чего, на наш взгляд, достаточно подготовить их официальные переводы. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Проект технического отчета ISO/DTR 17068 "Information and documentation. Record Management. Trusted third party repository for digital records" ("Информация и документация. Хранилище цифровых документов доверенной третьей стороной").

В 2012 г. осуществлялась доработка проекта вышеназванного технического отчета, важность которого заключается в том, что далеко не каждая организация может позволить себе (прежде всего по экономическим соображениям) самостоятельно использовать предложенную технологию и в этом случае доверительное хранение третьей стороной является выходом. При этом предмет описания стандарта был расширен с электронных документов до цифровых.

Проект технического отчета состоит из нескольких разделов: "Общие положения"; "Нормативные ссылки"; "Термины и определения"; "Обзор TTPR"; "Сервисы TTPR"; "Система требований"; "Руководство требованиями".

Проект содержит в себе ряд новых, ранее нигде не встречавшихся терминов, их определений и сокращений, таких как: TAIP, TDIP, TSIP, TTPR, TTPR service, цифровой документ, цифровая подпись, документ (электронный) и другие. Окончательная доработка проекта технического отчета перенесена на 2013 г. с возможным изменением его статуса.

Проект технического отчета ISO/TR 18800:2012 "Information and documentation - Implementation guidelines for disposition of records" ("Информация и документация. Рекомендации по внедрению отбора и передачи документов (на последующее хранение или уничтожение)".

Проект рассматривает процесс отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение как составную часть процесса управления документами, заложенную международным стандартом ИСО 15489:2001. При этом отбор и передача (disposition) рассматривается как диапазон процессов, в ходе которых осуществляется классификация, передача и другие действия в отношении документов, которые могут быть осуществлены: в целях получения или создания документа; при необходимости изменения статуса документа; в целях архивного хранения документов; в случае, когда документы утрачивают административную, законодательную, историческую или культурную ценность. При этом отбор и передача позволяют уменьшить затраты на хранение документов и сэкономить время и ресурсы. Для этого необходимо обеспечить планирование и наличие эффективных систем, осуществляющих отбор и передачу документов на последующее хранение (или уничтожение), обеспечивающих ответственное, эффективное и надлежащее управление ими и гарантирующее, что документами управляют в соответствии с предъявляемыми требованиями. Именно этим вопросам и посвящен описываемый технический отчет, который:

Технический отчет предназначен для: руководителей организации, ее топ-менеджеров как ответственных лиц за осуществление этой работы; специалистов ИТ-технологий как лиц, отвечающих за техническую сторону вопроса; штатных специалистов организации, в обязанность которых входят вопросы создания, использования документов, их отбор и передача на последующее хранение или уничтожение.

Технический отчет приводит и раскрывает основные принципы, используемые в этом процессе: авторизацию; планирование и реализацию; ответственность; безопасность (надежность).

Технический отчет состоит из 6 разделов: "Общие положения"; "Нормативные ссылки"; "Термины и определения"; "Преимущества (выгоды) отбора и передачи"; "Отбор и передача документов и управление рисками"; "Принципы и рекомендации передовой практики". Отчет содержит в себе приложение - анкету, позволяющую организациям осуществить самооценку. Проект технического отчета был утвержден ИСО в 2012 г.

Проект технической спецификации ISO/TR 18128 "Information and documentation - Risk identification and assessment for records systems ("Информация и документация. Идентификация рисков и их оценка для документных систем") был начат ИСО в 2011 г. как проект международного стандарта, в начале 2012 г. его статус был изменен на технический отчет, а к концу 2012 г. проект получил статус технической спецификации.

Рассматриваемый технический отчет предназначен для организаций, всерьез задумывающихся над вопросами управления рисками, возникающими при создании и использовании документов, особенно электронных. Документ:

Технический отчет может быть использован в организациях любой организационно-правовой формы и формы собственности вне зависимости от рода их деятельности и масштабности, а также специалистами (включая аудиторов), анализирующими риски и отвечающими за это направление деятельности.

Проект технического отчета состоит из 7 разделов: "Общие положения"; "Нормативные ссылки"; "Термины и определения"; "Принципы"; "Идентификация рисков"; "Оценка идентифицированных рисков"; "Ответ на идентифицированные риски (способы их минимизации и/или устранения)". Доработка проекта технического отчета перенесена на 2013 г.

Подводя итог анализу проектов международных стандартов и технических отчетов ИСО/ТК 46/ПК 11, разработанных в 2012 г., можно сделать следующие выводы. В 2012 г. ИСО/ТК 46/ПК 11 "Управление документами/архивами":

<11> В 2014 г. ТК 459/ПК 6 "Жизненный цикл электронного документооборота" приступил к разработке национального стандарта ГОСТ Р ИСО 13008 "Процессы конверсии и миграции электронных документов" путем прямого применения технического отчета ISO/TR 13008:2012.

О дальнейшей деятельности Международной организации по стандартизации ИСО в сфере стандартизации управления документацией, проводимой ею в 2013 г., мы расскажем в следующей статье.

Л.Н.Варламова

К. и. н.,

доцент

РГГУ,

эксперт ИСО,

зам. декана

факультета документоведения

и технотронных архивов

ИАИ РГГУ,

зав. сектором стандартизации

ВНИИДАД,

секретарь

ПК 4 ТК 191 СИБИД Росстандарта