Мудрый Экономист

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

"Зарплата", 2014, N 8

Считается ли командировкой поездка дистанционного работника в офис работодателя? Нужна ли оригинальная личная подпись работника на приказе о направлении в командировку? В какой момент и каким образом дистанционный работник должен отчитаться после возвращения из командировки?

Дистанционная работа - особый вид трудовых отношений работника и работодателя. Заключив трудовой договор с работодателем, дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне места его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в ст. 166 Трудового кодекса.

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника - это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Оформление командировки

Командировку дистанционного работника оформляют по общим правилам.

Перечень документов

Перед отправлением сотрудника в командировку оформляют:

Примечание. Считается ли поездка в офис командировкой

Место постоянной работы (нахождения) дистанционного сотрудника располагается вне места нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Следовательно, поездку из места работы дистанционного сотрудника в офис работодателя можно признать командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

При направлении сотрудника в командировку нужно оформить командировочные документы (в частности, приказ, служебное задание и т.д.).

После возвращения из командировки дистанционный работник составляет авансовый отчет (форма N АО-1) и прилагает к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Формы N N Т-9, Т-10, Т-10а утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форма N АО-1 - Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Однако компания может использовать самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Особенности оформления командировочного удостоверения

Общие правила. Командировочное удостоверение подтверждает факт и время пребывания работника в месте командировки.

После возвращения из командировки работник прикладывает его к авансовому отчету. Об этом говорится в п. п. 7 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках).

Эти правила распространяются и на дистанционных работников.

Примечание. Командировочное удостоверение при однодневной командировке

Командировочное удостоверение можно не оформлять при направлении сотрудника в командировку на один день (п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Нет отметки о прибытии и выбытии. Если у работника нет возможности проставить отметки о моменте приезда в место командировки и отъезда из него, факт нахождения в командировке можно подтвердить другими документами. В их числе:

Такие рекомендации приведены:

Нужна ли оригинальная личная подпись работника на командировочных документах

В ряде командировочных документов необходима личная подпись работника. Например, в приказе о направлении в командировку, служебном задании.

Особый документооборот. Для обмена документами между дистанционным работником и работодателем предусмотрен электронный документооборот с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон. Это следует:

Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Закона N 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России (minsvyaz.ru) в разделе "Аккредитация удостоверяющих центров".

Компенсация командировочных расходов

Работнику, направленному в служебную командировку, компания обязана возместить (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291.

Примечание. Как выдать аванс командированному дистанционному работнику

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках). Дистанционному работнику аванс можно перечислить на банковскую карту (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ. От начисления НДФЛ освобождены все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Это предусмотрено в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса.

Следовательно, возмещение командировочных расходов дистанционному работнику в пределах норм освобождается от НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).

Страховые взносы. Компенсация командировочных расходов в пределах норм не облагается страховыми взносами. Основание:

Налог на прибыль

Компания вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов, выплаченных дистанционному работнику (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945). Эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание. Читайте на сайте электронного журнала "Зарплата" (e.zarp.ru)

В разделе "Книги" приложение "Командировочные расходы: расчет и налогообложение".

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример. ООО "Морской бриз" (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 г. директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В положении о командировках ООО "Морской бриз" указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

В командировке работник потратил:

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку?

Решение. Бухгалтер ООО "Морской бриз" сделал следующие записи в бухгалтерском учете:

Дебет 71 Кредит 51

Дебет 44 Кредит 71

Дебет 44 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

Дебет 51 Кредит 71

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Н.В.Васильева

Аудитор