Мудрый Экономист

Проверь себя: как не ошибиться на налогах, если в компании трудятся водители

"Российский налоговый курьер", 2014, N 15

1. Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации водителям за разъездной характер работы, предусмотренной коллективным договором?

а) да;

б) нет.

2. Можно ли включить в налоговые расходы сумму компенсации водителю за разъездной характер работы?

а) да;

б) нет.

3. Вправе ли компания относить к расходам на оплату труда зарплату медработника, который проводит предрейсовый осмотр водителей?

а) да;

б) да, только если у медработника есть соответствующий сертификат;

в) нет.

4. Нужно ли оформлять путевой лист, чтобы включить в налоговые расходы сумму компенсации за использование личного автомобиля водителя в служебных целях?

а) да;

б) нет.

5. Можно ли учесть для налогообложения прибыли расходы на приобретение карт водителя, входящих в состав тахографа?

а) да;

б) нет.

6. Компания простила водителю штраф за нарушение ПДД. Рискует ли она, не удерживая из дохода водителя НДФЛ с суммы штрафа?

а) да;

б) нет.

Правильные ответы и пояснения

- компенсация работнику не облагается НДФЛ, если она предусмотрена законом и связана с его трудовыми обязанностями (п. 3 ст. 217 НК РФ). ФНС России в Письме от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@ указала, что с компенсации расходов водителя организация вправе не удерживать НДФЛ, если выплата такой компенсации предусмотрена трудовым или коллективным договором, а также иным внутренним документом. Разъездной характер работы можно подтвердить путевыми листами, отчетами по рейсам.

Минфин России делал подобные выводы в Письмах от 05.07.2013 N 03-04-06/25956, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154 и от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230.

- компенсацию компания выплачивает в силу требований ТК РФ. Следовательно, расходы обоснованны и их можно учесть при налогообложении прибыли. Главное - документально подтвердить размер выплаченной компенсации (к примеру, прописать в коллективном договоре).

Примечание. Большинство расходов, связанных с работой водителей, можно учесть при налогообложении прибыли.

Ранее Минфин России считал, что компенсация за разъездной характер работы относится к расходам на оплату труда, так как связана с режимом работы водителя (п. 3 ст. 255 НК РФ, Письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302 и от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250).

Сейчас финансисты предлагают учитывать эту компенсацию в прочих расходах (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341 и от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211). С такими выводами согласна и ФНС России (Письмо от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

- организации, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом, должны проводить предрейсовые медосмотры водителей (п. п. 1 и 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения", далее - Закон N 196-ФЗ). Отметка о его проведении - реквизит путевого листа (п. 7 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

УФНС России по г. Москве в Письме от 22.03.2012 N 16-15/024879@ разъяснило, что оплату услуг персонала, проводящего предрейсовые медосмотры, можно включить в налоговые расходы (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы у медработника был соответствующий сертификат (п. 7 ст. 23 Закона N 196-ФЗ, п. 4 ст. 24 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в РФ", п. п. 1.2 и 1.4 Приложения N 2 к Письму Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 и Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).

- Минфин России напомнил, что для получения компенсации работник представляет заверенную копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок в путевых листах (Письма от 13.04.2007 N 14-05-07/6 и от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192).

Чтобы включить компенсацию в расходы, нужно заполнить реквизиты путевого листа (Письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406 и УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@).

- с 1 апреля 2013 г. организации, использующие транспорт, обязаны оснащать его тахографами - приборами, учитывающими скорость, маршрут движения, периоды труда и отдыха водителей (п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ). В состав этого прибора входит карта водителя, учитывающая работу конкретного водителя (пп. 1 п. 2 и пп. 1 п. 4 Требований к тахографам, утв. Приказом Минтранса России от 13.02.2013 N 36).

Минфин России указал, что стоимость карт водителя можно учесть для налогообложения прибыли в составе прочих расходов (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ и Письмо от 25.06.2013 N 03-03-06/1/23941).

- для НДФЛ учитываются все доходы физлица, в том числе в натуральной форме (п. 1 ст. 210 и ст. 212 НК РФ). Минфин России считает "прощенный" работнику штраф доходом в натуральной форме, с которого надо удержать НДФЛ (Письма от 12.04.2013 N 03-04-06/12341, от 10.04.2013 N 03-04-06/1183 и от 08.11.2012 N 03-04-06/10-310).

Но ФНС России считает иначе - ответственность за нарушение ПДД лежит на собственнике автомобиля - на организации (п. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ). Уплаченный штраф не является натуральным доходом работника и не облагается НДФЛ (Письмо от 18.04.2013 N ЕД-4-3/7135@) <1>.

<1> Подробнее читайте на e.rnk.ru в статье "Мнения ФНС и Минфина разошлись: удерживать ли НДФЛ, если компания не взыскала с работника уплаченный за него штраф?" // РНК, 2013, N 13-14.