Мудрый Экономист

Отправляем работника в отпуск за его счет

"Отдел кадров коммерческой организации", 2014, N 5

Наверное, каждый работник брал хоть раз отпуск за свой счет, поэтому для работодателя оформление такого отпуска не должно создавать особых проблем. Однако на практике приходится сталкиваться с вопросами, ответы на которые не всегда можно найти в Трудовом кодексе. В статье напомним, что такое отпуск без сохранения заработной платы, в каких случаях он предоставляется и на сколько, как оформляется, а также рассмотрим некоторые нюансы его предоставления.

Право работодателя предоставить отпуск

Один из видов отпусков, установленных трудовым законодательством, - отпуск без сохранения заработной платы, он же отпуск "за свой счет", или "административный". Правила предоставления такого отпуска установлены ст. 128 ТК РФ.

Так, согласно ч. 1 ст. 128 по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Обязательными условиями предоставления отпуска без сохранения заработной платы, исходя из данного положения, являются:

Причины у работника для такого отпуска могут быть самые разные: медицинское обследование, оформление каких-либо документов, уход за больным членом семьи и т.д. Но решать, насколько они уважительные, будет работодатель. И работодателю следует объективно подходить к проблемам своих работников, поскольку, если работник не выйдет на работу без согласия работодателя, а впоследствии будет привлечен к дисциплинарной ответственности, суд может признать взыскание незаконным, а в случае увольнения - восстановить работника, если признает причину невыхода уважительной.

Так, к Б. было применено дисциплинарное взыскание в виде уменьшения ежемесячной и годовой премии за отсутствие на работе целый рабочий день. Ранее Б. написала заявление о предоставлении ей отпуска без сохранения заработной платы, но без указания причин. В отпуске работодатель отказал, но на работу она в этот день не вышла. По факту отсутствия предоставила работодателю такие объяснения: она была вызвана в этот день в суд и прокуратуру. Кроме этого, у нее заболел ребенок. При проверке данных доводов работодатель выяснил, что больничный лист по уходу за ребенком не оформлялся, а посещение суда и прокуратуры было произведено по личным вопросам, и привлек Б. к дисциплинарной ответственности.

Однако исковые требования о взыскании в пользу Б. невыплаченной части премии, морального вреда и расходов по оплате услуг представителя были удовлетворены, поскольку Б. должна была прибыть в прокуратуру и в суд по официальному вызову, хотя бы это и касалось защиты ее личных прав. Возможность посещения данных государственных органов в нерабочее время не установлена. Также суд правомерно учел удаленность нахождения рабочего места Б. от зоны движения общественного транспорта общего назначения, что очевидно влияет на возможность ее прибытия на работу. Суд пришел к выводу, что причина отсутствия Б. на работе является уважительной, а приказ о взыскании - незаконным и подлежащим отмене (Определение Пермского краевого суда от 12.08.2013 по делу N 33-7452).

Обязанность работодателя предоставить отпуск

Среди семейных обстоятельств есть такие, при которых предоставить отпуск без сохранения заработной платы работодатель обязан. Эти случаи установлены в ч. 2 ст. 128 ТК РФ:

Размер отпуска в данных случаях составляет до пяти календарных дней. Здесь следует отметить, что дата предоставления отпуска в связи с указанными обстоятельствами не зависит от даты наступления одного из обстоятельств. То есть, например, если работник написал заявление о предоставлении отпуска в связи с рождением ребенка через два месяца после рождения, работодатель должен будет предоставить отдых.

Так, Кемеровский областной суд удовлетворил требования Д. о признании незаконным увольнения за прогул, а также отказа работодателя в предоставлении ему отпуска по случаю регистрации брака. Находясь в ежегодном отпуске, Д. зарегистрировал брак. В первый рабочий день после отпуска он написал заявление на предоставление ему отпуска за свой счет по случаю бракосочетания. В этом ему было отказано в связи с тем, что бракосочетание состоялось в период нахождения Д. в отпуске. На работу Д. в указанные в заявлении дни не вышел и был уволен за прогул.

Однако суд, руководствуясь ст. 128 ТК РФ, пришел к выводу, что предоставление работнику дополнительного отпуска в случае регистрации брака является обязанностью работодателя и не ставится в зависимость от каких-либо причин. Единственное необходимое и достаточное основание для предоставления такого отпуска - подача работником письменного заявления. Соответственно, отсутствие Д. на работе не считается прогулом (Апелляционное определение от 17.08.2012 по делу N 33-7790).

Предоставить отпуск без сохранения заработной платы в установленном размере работодатель обязан также некоторым категориям работников, перечисленным в ч. 2 ст. 128 ТК РФ. К ним относятся:

Кроме этого, дополнительные отпуска без сохранения заработной платы должны быть предоставлены:

Согласно ст. 128 ТК РФ обязанность предоставлять отпуск без сохранения заработной платы может быть установлена не только Трудовым кодексом и федеральными законами, но и коллективным договором. Статьей 263 ТК РФ предусмотрено установление отпусков коллективными договорами для следующих категорий:

Продолжительность отпуска для этих работников составляет 14 дней, он предоставляется в удобное для работников время. При этом по письменному заявлению работника дополнительный отпуск может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Случаи предоставления дополнительных отпусков без сохранения заработной платы могут устанавливаться и отраслевыми соглашениями. Довольно распространенным случаем является такое событие, как свадьба детей. Причем для работников некоторых отраслей эти отпуска подлежат оплате. Например, согласно Отраслевому тарифному соглашению по организациям химической, нефтехимической, биотехнологической и химико-фармацевтической промышленности Российской Федерации на 2012 - 2014 годы <1> работникам предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска в случаях рождения ребенка, собственной свадьбы, свадьбы детей, смерти супругов, членов семьи (дети, родители, родители супругов, родные братья и сестры).

<1> Утверждено Российским профессиональным союзом работников химических отраслей промышленности, Общероссийским отраслевым объединением работодателей "Российский союз химиков" 16.11.2011.

Оформление "административного" отпуска

Итак, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется на основании заявления работника. При этом в ч. 1 ст. 128 ТК РФ говорится, что продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон. Конечно, составлять отдельное соглашение не нужно, свое решение работодатель может отразить, сделав пометку на самом заявлении.

В заявлении работник должен указать период, на который он просит предоставить отпуск, и количество календарных дней. Кроме этого, желательно указать причину, особенно если работодатель обязан предоставить такой отпуск. Приведем пример.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Предоставить отпуск на 5 дней Директору ООО "Василек" ¦
¦ с 21.04.2014 по 25.04.2014. С.А. Ромашову ¦
¦ Ромашов от менеджера ¦
¦ Синицына М.В. ¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 9 ¦
¦ календарных дней с 21.04.2014 по 29.04.2014 в связи с рождением ¦
¦ ребенка. ¦
¦ ¦
¦ 21.04.2014, Синицын ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска, с которым необходимо ознакомить работника под роспись. Если в отпуске отказано, работника следует об этом уведомить. Можно на заявлении предусмотреть отметку "Ознакомлен" (ставятся дата и подпись).

Обратите внимание! Если причина для предоставления отпуска не относится к категории обязательных, а работник не вышел на работу, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

Если приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы издается по унифицированной форме Т-6 <2>, в разделе Б делается отметка "без сохранения заработной платы", а также отражаются количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Если такой отпуск оформляется вместе с основным, то заполняется и раздел А приказа. Независимо от того, заполнен ли раздел А, в разделе В указываются общее количество дней отпуска и его даты.

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету и оплате труда".

Некоторые кадровики не считают нужным заполнять в приказе строку "За период работы" - и напрасно, поскольку знать этот период необходимо, в первую очередь для того, чтобы можно было отследить количество дней дополнительного отпуска за год в случаях, когда предоставление отпуска обязательно. Это поможет кадровику и рассчитать стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Приведем образец выписки из приказа.

                    01  сентября   13        31   августа    14
за период работы с "--" -------- 20-- г. по "--" --------- 20-- г.
А. ежегодный основной --------------¬ календарных
оплачиваемый отпуск на ¦ - ¦ дней
L--------------
с "__" _________ 20__ г. по "__" __________ 20__ г.
и (или)
без сохранения заработной платы
Б. ---------------------------------------------------------------
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
без сохранения заработной платы и другие (указать))
на --------------¬ календарных
¦ 5 ¦ дней
L--------------
21 апреля 14 25 апреля 14
с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
В. Всего отпуск на --------------¬ календарных
¦ 5 ¦ дней
L--------------
21 апреля 14 25 апреля 14
с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

Запись о том, что работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска и заявления работника) вносятся в личную карточку работника.

Отпуск без сохранения заработной платы также следует отразить в табеле учета рабочего времени. В табеле, составленном по унифицированной форме Т-12 или Т-13 для учета отпусков, в зависимости от причины предоставления отпуска возможны следующие обозначения:

Продолжительность отпуска

Минимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы в случаях, когда работник имеет право на такой отпуск, устанавливается Трудовым кодексом, федеральными законами, коллективными договорами или отраслевыми соглашениями. Максимальная продолжительность при этом не определена, то есть, если работнику согласно ст. 128 ТК РФ положено, например, 14 дней как работающему пенсионеру, работодатель по просьбе работника и на свое усмотрение может предоставить отпуск и большей продолжительности.

Обратите внимание! Если работник имеет право на отпуск сразу по двум основаниям, например как работающий пенсионер (14 календарных дней) и как ветеран боевых действий (35 календарных дней), он может рассчитывать только на отпуск наибольшей продолжительности из возможных, то есть до 35 календарных дней как ветеран боевых действий.

В остальных случаях, как уже было сказано, продолжительность отпуска устанавливается по соглашению сторон.

Следует отметить, что от продолжительности отпуска без сохранения заработной платы зависит исчисление среднего заработка и исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Так, в силу пп. "е" п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от его продолжительности.

Согласно ст. 121 ТК РФ время отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В этом случае дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из указанного стажа (Письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1).

То есть если работнику в течение рабочего года - с 01.09.2013 по 31.08.2014 - предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы общей продолжительностью 20 календарных дней, то 14 календарных дней включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а оставшиеся 6 при подсчете стажа не учитываются. Соответственно, датой окончания рабочего года будет не 31.08.2014, а 06.09.2014, новый рабочий год начнется 07.09.2014.

Кроме этого, как следует из п. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", время нахождения работника в отпуске без сохранения зарплаты не включается в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии.

Обратите внимание! Если период "административного" отпуска попал на нерабочие праздничные дни, отпуск не продлевается, поскольку согласно ч. 1 ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней только ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

А если работник во время административного отпуска заболел, должен ли отпуск продлеваться? Нет, не должен, и вот почему. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" пособие по временной нетрудоспособности не назначается застрахованному лицу за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В силу п. 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375, при исчислении пособия по временной нетрудоспособности из числа календарных дней, за которые оно выплачивается, исключаются календарные дни, приходящиеся на период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты труда, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска.

Таким образом, не только отпуск не продлевается, но и больничный работнику не оплачивается. Если же больничный будет продолжаться после отпуска, то оплатить его нужно только с того дня, когда работник должен был приступить к работе. В таком случае работодатель прикладывает к листу нетрудоспособности приказ о том, что работник в такой-то период находился в отпуске без сохранения заработной платы.

Однако если работник заболел во время такого отпуска, он может его прервать. И если работодатель получит от работника заявление о прерывании отпуска, он должен будет оформить прерывание, несмотря на то что такая процедура законодательством не предусмотрена. Такой вывод можно сделать из судебной практики.

Верховным судом Республики Марий Эл было вынесено Апелляционное определение от 24.12.2013 по делу N 33-2281/2013, которым оставлено без изменений решение суда первой инстанции, удовлетворившего требования Х. о взыскании пособия по временной нетрудоспособности.

Во время нахождения Х. в отпуске без сохранения заработной платы (как инвалида) она направила работодателю заявление о том, что прерывает отпуск в связи с тем, что ей будет открыт больничный лист. Работодатель оплатил Х. только дни нетрудоспособности, которые не входили в административный отпуск. Рассмотрев дело, суд пришел к выводу, что действующее законодательство не содержит норм, запрещающих работнику досрочно прервать отпуск без сохранения заработной платы. В свою очередь, наличие у работника такого права корреспондирует обязанности работодателя в случае поступления к нему подобного заявления принять соответствующий акт.

* * *

В заключение еще раз обращаем внимание работодателя на то, что отпуск без сохранения заработной платы можно разделить на два основных вида: когда предоставление отпуска - это право работодателя; когда это обязанность работодателя. Такая обязанность устанавливается Трудовым кодексом, федеральными законами, коллективными договорами или отраслевыми соглашениями. Отпуск без сохранения заработной платы можно не только присоединить к основному ежегодному или дополнительному отпуск, но и прервать. Кроме этого, работодателю следует помнить, что в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности в связи с самовольным уходом в такой отпуск отказ работодателя может быть признан незаконным - и не только в случае, когда работник имел право на дополнительный отпуск, но и в случае, когда не имел, но причину ухода суд признал уважительной.

Л.В.Куревина

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"