Мудрый Экономист

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами

"Зарплата", 2014, N 5

Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Об этом говорится в п. п. 8 и 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Специальный счет для учета денежных средств на корпоративной карте

Специальный карточный счет (СКС) - самостоятельный счет компании в банке, отдельный от ее расчетного счета.

Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 "Специальные счета в банках".

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка "Специальный счет корпоративной карты". Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Особые случаи - особые субсчета

Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Записи в учетной политике

Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.

Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен на с. 94.

Образец

Рабочий план счетов

--------------------------------------------------------------------------¬
¦УТВЕРЖДАЮ: Приложение N 3¦
¦директор к приказу N 23 от 09.12.2013¦
¦Шмит И.Л. Шмит "Об учетной политике на 2014 год"¦
¦ ¦
¦ Рабочий план ¦
¦ счетов бухгалтерского учета ¦
¦ финансово-хозяйственной деятельности ООО "Лунный камень" ¦
¦ ¦
¦---------T-----------T-------------------------------T------------------¬¦
¦¦ Б/сч ¦ Субсчет ¦ ¦ ¦¦
¦+--------+-----T-----+ Наименование счета, субсчета ¦ Статья затрат ¦¦
¦¦1-й, 2-й¦ 3-й ¦ 4-й ¦ ¦ ¦¦
¦¦ знаки ¦ знак¦ знак¦ ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ <...> ¦<...>¦<...>¦ <...> ¦ <...> ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦РАЗДЕЛ V ¦ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА ¦¦
¦+--------T-----------+-------------------------------T------------------+¦
¦¦ 50 ¦Касса ¦ ¦¦
¦+--------+-----T-------------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ 0 ¦Касса ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----T-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ ¦ 1 ¦Кассовые операции в рублях ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ ¦ 2 ¦Кассовые операции в валюте ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ 1 ¦Денежные документы ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----T-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ ¦ 1 ¦Путевки ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ 51 ¦Расчетные счета ¦ ¦¦
¦+--------+-----T-----T-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ 0 ¦ 1 ¦Расчетный счет в ОАО "Сбербанк ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦России" ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ 52 ¦Валютные счета ¦ ¦¦
¦+--------+-----T-----T-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ 0 ¦ 1 ¦Валютные счета в ВТБ24 ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----+-------------------------------+------------------+¦
¦¦ 55 ¦Специальные счета в банках ¦ ¦¦
¦+--------+-----T-------------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ 0 ¦Специальные счета в банках ¦ ¦¦
¦+--------+-----+-----T-------------------------------+------------------+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Хозяйственные ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦расходы. ¦¦
¦¦ ¦ 0 ¦ 1 ¦Специальный счет корпоративной ¦Командировочные ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦карты ¦расходы. ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Представительские ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦расходы ¦¦
¦L--------+-----+-----+-------------------------------+-------------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Зачисление средств на корпоративную карту

При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный карточный счет в бухгалтерском учете нужно сделать такую запись:

Дебет 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты", Кредит 51

Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

Списание средств с корпоративной карты тождественно их выдаче под отчет

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание - это выдача подотчетных сумм держателю карты: Дебет 71 Кредит 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты".

Работник должен отчитаться

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Примечание. Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте на с. 84.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.

Пример 1. ООО "Лунный камень" направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 г. Работнику выдана корпоративная карта.

12 мая 2014 г. платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.

В период командировки сотрудник:

Как отразить операции в бухгалтерском учете?

Решение. В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.

Зачисление денег на карту

При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 г. бухгалтер компании сделает запись:

Дебет 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты", Кредит 51

Списание средств с карты

В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:

13 мая 2014 г.:

Дебет 71 Кредит 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты",

14 мая 2014 г.:

Дебет 71 Кредит 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты",

Дебет 71 Кредит 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты",

Утвержден авансовый отчет

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55, субсчету "Специальный счет корпоративной карты", будет соответствовать не использованной работником сумме - 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:

Дебет "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:

Дебет 73 Кредит 94

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:

Дебет 50 Кредит 73

В каком случае нужно использовать счет 57 "Переводы в пути"

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.

Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:

Дебет 71 Кредит 57

Дебет 57 Кредит 71

После получения выписки счет 57 закрываем:

Дебет 57 Кредит 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты",

Дебет 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты", Кредит 57

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами":

Дебет 20 (10, 26, 44, 60) Кредит 71

Пример 2. 12 мая 2014 г. бухгалтерия ЗАО "Сладости Востока" перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.

13 мая 2014 г. В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС - 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные - 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

14 мая 2014 г. В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:

Как отразить операции в бухгалтерском учете?

Решение. В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.

Утвержден авансовый отчет

Дебет 41 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 71 Кредит 57

Дебет 57 Кредит 71

В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

Дебет 68 Кредит 19

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 71 Кредит 57

Записи после получения банковской выписки

Дебет 57 Кредит 55, субсчет "Специальный счет корпоративной карты",

Дебет 57 Кредит 55

Дебет 55 Кредит 57

Остатки по счетам

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55, субсчету "Специальный счет корпоративной карты", будет соответствовать не использованной работником сумме - 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

Примечание. Статьи по теме в электронном журнале "Зарплата" (e.zarp.ru)

"Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица" (2014, N 3)

НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).

Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 N А05-11476/2010).

Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом обложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Примечание. Маленькие хитрости ловких работников



Многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях.

В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".

И.А.Сукочева

Эксперт по бухучету

и налогообложению