Мудрый Экономист

"Подотчетные" заявления

"Налоговый учет для бухгалтера", 2014, N 4

Чтобы получить денежные средства под отчет, работник должен предварительно оформить соответствующее заявление и подписать его у руководителя. Несмотря на то что данная норма действует не первый год (с 2012 г.), не все ей следуют. Кто-то считает, что такие заявления не обязательны, а потому нечего усложнять документооборот. Другие - что успеют написать заявления до прихода "кассовой" проверки. Есть и те, кто надеется на законодательную отмену заявлений. В общем, мнений много, а итог один: в большинстве организаций заявления на подотчетные средства отсутствуют. Расскажем, в каких случаях заявления обязательны, и разъясним порядок их оформления. Также вы узнаете об ответственности за отсутствие подотчетных заявлений.

Выдача "налички" под отчет

Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет прописан в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение).

Вначале напомним алгоритм выдачи наличных денег работнику под отчет (п. п. 2.2, 4.2 - 4.4 Положения):

  1. проверяется отсутствие задолженности за работником по ранее полученной под отчет сумме наличных денег;
  2. работник оформляет письменное заявление о выдаче наличных денег под отчет;
  3. заявление о выдаче наличных денег под отчет должно содержать собственноручную надпись руководителя;
  4. оформляется расходный кассовый ордер, который подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир;
  5. кассир, получив расходный кассовый ордер (РКО), проверяет наличие обязательных подписей и их соответствие образцам. Кассир также проверяет соответствие фамилии, имени, отчества подотчетного лица, указанных в РКО, данным предъявляемого документа, удостоверяющего личность;
  6. кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО подотчетному лицу, которое указывает получаемую сумму наличных денег (рубли - прописью, копейки - цифрами), и подписывает РКО;
  7. кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы подотчетное лицо могло наблюдать за его действиями, и выдает наличные деньги;
  8. подотчетное лицо пересчитывает под наблюдением кассира полученные наличные деньги;
  9. после выдачи наличных денег кассир подписывает РКО.

Как видите, порядок выдачи подотчетных денег предполагает наличие письменного заявления работника.

Имейте в виду, что указанное заявление заполняют только в случае запроса наличных денежных средств. Дело в том, что Положение регулирует работу с наличными деньгами. Так что при перечислении денег на корпоративную карту данное заявление не обязательно.

Оформляем заявление

Заявление о выдаче наличных под отчет оформляют в произвольной форме (п. 4.4 Положения). Советуем утвердить единый шаблон и выдавать его подотчетным лицам (см. пример ниже).

Пример.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Директору ООО "Солнечная долина" ¦
¦ Александру Ивановичу Байдову ¦
¦ производителя работ ¦
¦ от --------------------------------- ¦
¦ наименование должности, профессии ¦
¦ Петрова Ильи Владимировича ¦
¦ ------------------------------------ ¦
¦ фамилия имя отчество ¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¬ ¦
¦ Прошу выдать под отчет денежные средства в размере ¦
¦ | 10 000 руб. 00 коп. доски обрезной ¦ | ¦
¦ ------------------- для оплаты ------------------------ ¦
¦ ¦ сумма на что будут ¦ | ¦
¦ 150 x 25 мм 1,5 куб. м (на ремонт крыши) Заполняет ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------- ¦ | ¦
¦ израсходованы денежные средства ¦
¦ ¦ (договор от 18.02.2014 N 12). ¦ ¦ ¦
¦ ------------------------------------------------------- ¦
¦ ¦ Петров Петров Илья Владимирович 03.04.2014 ¦ работник ¦ ¦
¦ ---------- --------------------------- ------------ ¦
¦ ¦ подпись фамилия имя отчество дата ¦ ¦ ¦
¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + - - - - - + ¦
¦ ¦ 10 000 руб. 00 коп. ¦ ¦ ¦
¦ Выдать из кассы: ------------------------ ¦
¦ ¦ сумма ¦ Заполняет ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦ Срок, на который выдаются по 10.04.2014 ¦ ¦ ¦
¦ денежные средства: ----------------- ¦
¦ ¦ дата ¦ ¦ ¦
¦ Байдов Байдов Александр Иванович 03.04.2014 директор ¦
¦ ¦ --------- --------------------------- ------------- ¦ ¦ ¦
¦ подпись фамилия имя отчество дата ¦
¦ L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - L - - - - - - ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Как мы уже говорили, заявление о выдаче наличных денег под отчет должно содержать собственноручную надпись руководителя. Речь здесь идет о (п. 4.4 Положения):

Кстати, руководителю не обязательно подписывать все заявления на выдачу денег под отчет самому. Он вправе делегировать свои полномочия другому лицу (п. 1.2 Положения). Для этого следует оформить соответствующую доверенность.

Ответственность

Чтобы понять, какая ответственность полагается за отсутствие подотчетных заявлений, напомним, какие нарушения наказываются. За нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрен административный штраф должностных лиц - от 4000 руб. до 5000 руб.; юридических лиц - от 40 000 руб. до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Речь здесь идет о следующих нарушениях:

Как видите, в указанном списке не упоминается такое правонарушение, как отсутствие подотчетных заявлений. Получается, что и штраф за него неправомерен.

Однако зачастую налоговики думают иначе. Чиновники приравнивают все нарушения порядка выдачи наличности под отчет к нарушениям порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Судебная практика. Общество было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В данном случае отсутствовало письменное заявление подотчетного лица, при этом выдача "налички" под отчет производилась лицу, которое не представило отчет по ранее выданному авансу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 N 09АП-2451/2013).

Ранее в Постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2007, 15.08.2007 N Ф03-А16/07-2/3312, Северо-Кавказского округа от 28.10.2009 по делу N А53-17396/2009 прозвучало, что выдача денег под отчет без соблюдения условия о необходимости полного отчета лица по ранее выданному ему авансу предусматривает наступление ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Тем не менее в большинстве своем арбитры считают, что за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена.

Судебная практика. Арбитры отметили, что выдача наличных денежных средств под отчет лицу, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций. При этом за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена. Указанный вывод прозвучал в Постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013, ФАС Дальневосточного округа от 16.07.2010 N Ф03-4472/2010 и Северо-Западного округа от 25.11.2008 по делу N А56-5137/2008.

Отсутствие же письменного заявления подотчетного лица является нарушением порядка выдачи наличных денежных средств под отчет, что не свидетельствует о несоблюдении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Судебная практика. Судьи решили, что отсутствие письменного заявления подотчетного лица является нарушением порядка выдачи наличных денежных средств под отчет. При этом данный факт не свидетельствует о несоблюдении организацией порядка хранения свободных денежных средств и/или о неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 N 09АП-11841/2013-АК).

С.Полятков

Главный бухгалтер

ООО "Интер-ТРЕЙД"