Мудрый Экономист

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

"Зарплата", 2014, N 2

Если сотрудник переносит часть отпуска на другое время, согласованное с работодателем, у бухгалтера возникает дополнительная работа по пересчету отпускных, зачету больничного пособия, НДФЛ и страховых взносов.

Случаи, когда работодатель должен перенести на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск работника с учетом его пожеланий, перечислены в ст. 124 Трудового кодекса. Такая обязанность возникает у работодателя, если:

Какие документы нужно оформить, как пересчитать отпускные, НДФЛ и страховые взносы, рассмотрим на примере случая переноса в связи с болезнью работника во время ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как оформить перенос отпуска

Чтобы перенести часть отпуска, не использованную в связи с болезнью, на другое время, работнику нужно обратиться к работодателю с заявлением. В нем сотрудник укажет:

Когда этот срок наступит, работодатель оформит новый приказ о предоставлении ежегодного отпуска. Покажем на примере, как это сделать.

Пример 1. Сотрудник ОАО "Волшебный фонарь" Ф.С. Флибукин оформил очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2013 г. по 23 января 2014 г. - на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 г. он был временно нетрудоспособен. С 6 февраля 2014 г. Ф.С. Флибукин приступил к работе.

Как документально оформить перенос неиспользованных дней отпуска, если известно, что работник с согласия работодателя решил взять их с 11 марта 2014 г.?

Решение. Из 21 календарного дня ежегодного отпуска сотрудник использовал 11 дней, из которых:

Неиспользованными у Ф.С. Флибукина остались 10 календарных дней отпуска (21 календ. дн. - 11 календ. дн.).

Дни отпуска, болезни и рабочие дни показаны в табеле учета рабочего времени на образце 1.

Образец 1

Фрагменты табеля учета рабочего времени Ф.С. Флибукина в январе и феврале 2014 года

Январь 2014 г.

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

ОТ

ОТ

ОТ

ОТ

ОТ

Февраль 2014 г.

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

Заявление о переносе отпуска. В заявлении о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска работнику нужно указать, что он просит перенести эти 10 календарных дней отпуска на период с 11 по 20 марта 2014 г. (см. образец 2).

Образец 2

Заявление работника о переносе отпуска

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Не возражаю. Генеральному директору¦
¦Отделу кадров подготовить ОАО "Волшебный фонарь"¦
¦приказ о переносе отпуска. Зоетропову Р.Л.¦
¦Бухгалтерии пересчитать от менеджера отдела продаж¦
¦сумму отпускных Флибукина Ф.С.¦
¦Зоетропов 29.01.2014 ¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ Прошу перенести не использованные в январе 2014 г. из-за болезни дни¦
¦ежегодного отпуска на период с 11 по 20 марта 2014 г. ¦
¦ Приложение: копия листка нетрудоспособности от 14.01.2013¦
¦N 092072406295. ¦
¦ ¦
¦29 января 2014 г. Флибукин Ф.С. Флибукин¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если работодатель не возражает против переноса отпуска, в левом верхнем углу заявления работника он сделает запись: "Не возражаю. Зоетропов. 29.01.2014. Отделу кадров подготовить приказ о переносе отпуска. Бухгалтерии пересчитать сумму отпускных".

Приказ о переносе отпуска. На основании заявления работника руководитель издает приказ о переносе отпуска в произвольной форме (см. образец 3 на с. 62).

Образец 3

Приказ о переносе отпуска на другую дату

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Волшебный фонарь" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦г. Липецк 6 февраля 2014 г.¦
¦ ¦
¦ Приказ N 72/К ¦
¦ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска ¦
¦ ¦
¦ В связи с тем что во время ежегодного оплачиваемого отпуска,¦
¦предоставленного с 26 декабря 2013 г. по 23 января 2014 г., менеджер¦
¦отдела продаж Флибукин Феликс Сергеевич был временно нетрудоспособен с 14¦
¦января по 5 февраля 2014 г., на основании ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса¦
¦РФ ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Перенести не использованный в связи с болезнью менеджера отдела¦
¦продаж Ф.С. Флибукина ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 10¦
¦(десять) календарных дней на период с 11 по 20 марта 2014 г. ¦
¦ 2. Главному бухгалтеру Е.К. Телескоповой произвести перерасчет¦
¦отпускных выплат Ф.С. Флибукину. ¦
¦ 3. Инспектору отдела кадров О.П. Аниматоровой внести изменения в¦
¦график отпусков ОАО "Волшебный фонарь" на 2014 г. и в личную карточку¦
¦работника. ¦
¦ ¦
¦ Основание: ¦
¦ - заявление Ф.С. Флибукина от 29.01.2014; ¦
¦ - копия листка нетрудоспособности от 14.01.2014 N 092072406295; ¦
¦ - копия листка нетрудоспособности от 29.01.2014 N 092072406789. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Зоетропов Р.Л. Зоетропов ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦менеджер отдела продаж Флибукин Ф.С. Флибукин ¦
¦ 6 февраля 2014 г.¦
¦ ¦
¦главный бухгалтер Телескопова Е.К. Телескопова ¦
¦ 6 февраля 2014 г.¦
¦ ¦
¦инспектор отдела кадров Аниматорова О.П. Аниматорова ¦
¦ 6 февраля 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Изменения в графике отпусков. В графике отпусков по форме N Т-7, утвержденной Приказом Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или форме, разработанной работодателем самостоятельно, следует отразить корректирующие сведения.

Если компания использует форму N Т-7, их нужно внести:

Изменения в личной карточке работника. В личной карточке работника по форме N Т-2, утвержденной Приказом Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или форме, разработанной работодателем самостоятельно, у Ф.С. Флибукина указано, что отпуск ему предоставлен на 21 календарный день с 26 декабря 2013 г. по 23 января 2014 г. в соответствии с Приказом N 7891/к от 23.12.2013.

В случае переноса не использованных работником дней ежегодного оплачиваемого отпуска эти сведения нужно скорректировать.

Если компания использует форму N Т-2, в разделе "Отпуск" личной карточки работника нужно сделать следующее:

Образец 4

Фрагмент раздела "Отпуск" личной карточки работника

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарных дней отпуска

Дата

Основание

по

начала

окончания

Ежегодный

01.02.2013

31.01.2014

-21-

26.12.2013

-23.01.2014-

Приказ N 7891/к от 23.12.2013

11

13.01.2014

Приказ N 72/к от 06.02.2014

Пересчитываем отпускные, НДФЛ и взносы

При переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой период бухгалтеру нужно пересчитать отпускные, так как продолжительность отпуска меняется.

Вместо одной продолжительности отпуска сотрудник использует меньшее количество дней. Получается, что в составе первоначально выданных отпускных, перечисленных сумм НДФЛ и страховых взносов есть переплата.

В отношении части отпуска, перенесенной на другой срок, отпускные нужно будет рассчитывать заново, так как расчетный период будет другой.

Покажем пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов на примере.

Пример 2. Продолжим пример 1. Сотрудник ОАО "Волшебный фонарь" Ф.С. Флибукин заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Отпуск он оформил с 26 декабря 2013 г. по 23 января 2014 г. - на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 г. Ф.С. Флибукин был временно нетрудоспособен. Первый больничный, закрытый 28 января 2014 г., работник представил в бухгалтерию для оплаты 29 января 2014 г., а второй больничный, закрытый 5 февраля 2014 г., - 6 февраля, когда Ф.С. Флибукин приступил к работе.

Рассчитаем суммы переплаты по отпускным, страховым взносам и НДФЛ, если известно, что:

Решение. Рассмотрим действия бухгалтера.

23 декабря 2013 г. (за три дня до начала отпуска работника) бухгалтер сделал следующие проводки по начислению и выплате отпускных:

Дебет 26 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

Дебет 70 Кредит 51

31 декабря 2013 г. бухгалтер начислил страховые взносы на суммы отпускных:

Дебет 26 Кредит 69, субсчета расчетов с ПФР, ФФОМС и ФСС РФ по страховым взносам,

Примечание. В данном примере начисление страховых взносов на зарплату декабря 2013 г. не рассматриваем.

31 января 2014 г. бухгалтер компании пересчитал сумму отпускных, определил суммы переплаты по НДФЛ и страховым взносам в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ.

Пересчет отпускных. Поскольку Ф.С. Флибукин фактически был в ежегодном оплачиваемом отпуске только 11 календарных дней - с 26 декабря 2013 г. по 13 января 2014 г., сумма отпускных за использованные дни отпуска составила 12 721,06 руб. (1156,46 руб. x 11 календ. дн.).

Переплата по отпускным равна 11 564,6 руб. (24 285,66 руб. - 12 721,06 руб.).

Пересчет страховых взносов и НДФЛ. Переплата по страховым взносам составила 3492,51 руб. (11 564,6 руб. x 30,2%). Переплата по НДФЛ составила 1503 руб. (11 564,6 руб. x 13%).

Сторнирование. 31 января 2014 г. бухгалтер сторнировал суммы переплаты. Заметим, что в декабре в момент ухода работника в отпуск отпускные ему были начислены правильно, поэтому вносить исправления в записи 2013 г. не нужно.

Дебет 26 Кредит 70

    --------------¬
¦11 564,6 руб.¦ - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
L--------------

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

    ----------¬
¦1503 руб.¦ - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных.
L----------

Операции по сторнированию будут отражены в бухгалтерской справке (см. образец 5 на с. 66).

Образец 5

Фрагмент бухгалтерской справки

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Волшебный фонарь" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Бухгалтерская справка N 2 ¦
¦ от 31 января 2014 г. ¦
¦ ¦
¦ 1. Менеджер отдела продаж Ф.С. Флибукин 26 декабря 2013 г. ушел в¦
¦ежегодный отпуск на 21 календарный день - до 23 января 2014 г.¦
¦включительно. ¦
¦ 29 января 2014 г. работник представил листок нетрудоспособности от¦
¦14.01.2014 за период с 14 по 28 января 2014 г. и заявление о переносе не¦
¦использованных в январе 2014 г. 10 дней отпуска на период с 11 по 20¦
¦марта 2014 г. В настоящее время Ф.С. Флибукин продолжает болеть. ¦
¦ 2. 23 декабря 2013 г. Ф.С. Флибукину были начислены отпускные за 21¦
¦календарный день отпуска в размере 24 285,66 руб. Фактически он был в¦
¦отпуске только 11 календарных дней - с 26 декабря 2013 г. по 13 января¦
¦2014 г. ¦
¦ 3. За фактически использованные дни отпуска сумма отпускных составила¦
¦12 721,06 руб. (1156,46 руб. x 11 календ. дн.). ¦
¦ Сумма излишне начисленных отпускных равна 11 564,6 руб.¦
¦(24 285,66 руб. - 12 721,06 руб.), сумма излишне начисленного и¦
¦уплаченного НДФЛ - 1503 руб. (11 564,6 руб. x 13%). ¦
¦ Переплата по страховым взносам - 3492,51 руб. (11 564,6 руб. x¦
¦30,2%). ¦
¦ 4. 31 января 2014 г. суммы переплаты сторнированы проводками: ¦
¦ Дебет 26 Кредит 70 ¦
¦ --------------¬ ¦
¦ - ¦11 564,6 руб.¦ - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;¦
¦ L-------------- ¦
¦ Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", ¦
¦ ----------¬ ¦
¦ - ¦1503 руб.¦ - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы¦
¦ L---------- ¦
¦отпускных. ¦
¦ ... <*> ¦
¦ ¦
¦Главный бухгалтер Телескопова Е.К. Телескопова¦
L--------------------------------------------------------------------------
<*> Окончание бухгалтерской справки см. на с. 70.

Что делать с переплатой по отпускным, НДФЛ и взносам

Прежде чем определить, какую сумму выплатить работнику, нужно выполнить ряд действий, связанных с переплатой по отпускным, НДФЛ и взносам.

Переплата по НДФЛ

В момент начисления отпускных бухгалтер начисляет и НДФЛ. В наших примерах эти действия совершены в декабре 2013 г. Сумма отпускных за весь период отпуска вошла в облагаемую базу по НДФЛ за 2013 г.

В январе 2014 г. в связи с пересчетом и сторнированием отпускных возникла переплата по НДФЛ. Поскольку налоговый период по НДФЛ (2013 г.) завершен, переплату нельзя зачесть в счет платежей по НДФЛ с выплат за 2014 г. Ее можно только вернуть работнику.

Примечание. В каких случаях можно зачесть переплату по НДФЛ

Комментирует В.А. Акимова, государственный советник налоговой службы III ранга:

"Зачесть можно только переплату текущего налогового периода. В остальных случаях переплата возвращается налогоплательщику. В примере, рассмотренном в статье, работник переносит неиспользованные дни отпуска. Отпускные за не использованные в январе 2014 г. дни отпуска сторнируются. В этом случае переплату зачесть нельзя, ее можно только вернуть. Порядок возврата НДФЛ установлен в п. 1 ст. 231 НК РФ".

Какие действия нужно произвести для возврата переплаты, говорится в п. 1 ст. 231 НК РФ. Бухгалтер извещает сотрудника о переплате по НДФЛ. В извещении он указывает, что переплату можно вернуть. Для этого работник должен написать заявление. Переплату бухгалтер перечисляет на счет работника в банке, указанный в его заявлении.

Примечание. Порядок возврата НДФЛ будет рассмотрен в следующих номерах журнала.

В каком размере выплатить пособие

Пособие по временной нетрудоспособности бухгалтер назначает сотруднику в течение 10 календарных дней со дня его обращения с больничным листом, а выплачивает в ближайший после назначения пособия день, установленный в компании для выплаты зарплаты (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее - Закон N 255-ФЗ).

Пример 3. Продолжим пример 2. Сотрудник ОАО "Волшебный фонарь" Ф.С. Флибукин заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске. Отпуск он оформил с 26 декабря 2013 г. по 23 января 2014 г. - на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 г. сотрудник был временно нетрудоспособен. Первый больничный, закрытый 28 января 2014 г., работник представил в бухгалтерию для оплаты 29 января 2014 г.

Рассчитаем, в каком размере работнику нужно начислить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности за период с 14 по 28 января, если известно, что:

Решение. Работник принес больничный лист 29 января. Ближайший день выплаты зарплаты - 5 февраля. Бухгалтер рассчитал пособие 31 января 2014 г.

Расчет пособия. Работник заболел в январе 2014 г. Расчетный период для определения пособия - с 1 января 2012 г. по 31 декабря 2013 г. Определим средний дневной заработок работника.

Средний дневной заработок равен 1052,05 руб. [(360 000 руб. + 408 000 руб.) : 730]. Размер дневного пособия составит 1052,05 руб. (1052,05 руб. x 100%). Начисленная сумма пособия - 15 780,75 руб. (1052,05 руб. x 15 календ. дн.).

Начисление НДФЛ на сумму пособия. В отличие от других пособий по социальному страхованию пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). НДФЛ равен 2051 руб. (15 780,75 руб. x 13%).

НДФЛ удерживают при фактической выплате пособия (п. 4 ст. 226 НК РФ). Сумма пособия, которую бухгалтер должен был бы выплатить 5 февраля, составит 13 729,75 руб. (15 780,75 руб. - 2051 руб.).

Однако за работником числится переплата по отпускным, поэтому на руки он получит другую сумму.

Зачет переплаты отпускных. Сумма излишне начисленных отпускных равна 11 564,6 руб., НДФЛ с этой суммы составляет 1503 руб. (11 564,6 руб. x 13%) (см. данные бухгалтерской справки).

Работник получает отпускные за вычетом НДФЛ. Следовательно, переплата по отпускным - 10 061,6 руб. (11 564,6 руб. - 1503 руб.).

Бухгалтер уменьшил сумму пособия, которую компания должна выплатить по первому больничному листу, на сумму переплаты по отпускным. Оставшаяся сумма пособия будет равна 3668,15 руб. (13 729,75 руб. - 10 061,6 руб.).

В бухгалтерском учете 31 января 2014 г. бухгалтер отразил сторнирование излишне начисленных отпускных, а также НДФЛ на эту сумму (см. пример 2).

Начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер оформил следующим образом:

Дебет 26 Кредит 70

Дебет 69-1, субсчет "Расчеты с ФСС РФ", Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

Дебет 70 Кредит 51

Как зачесть переплату по страховым взносам

В наших примерах отпускные были начислены в декабре 2013 г. Они вошли в состав облагаемых выплат в декабре 2013 г. В тот момент облагаемая база и сумма взносов были определены правильно. Пересчет отпускных и сторнирование страховых взносов не связаны с выявлением ошибки в расчетах 2013 г. Поэтому вносить изменения в форму РСВ-1 ПФР, индивидуальные сведения, а также в форму-4 ФСС не нужно. Такой подход изложен в Письме Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 N 1376-19.

Сторнирование в январе 2014 г. суммы отпускных приведет к уменьшению облагаемой базы по страховым взносам за январь 2014 г. Это обоснованное уменьшение облагаемой базы. Оно подтверждается листками нетрудоспособности работника, заявлением работника и приказом директора о переносе неиспользованных дней на другой период, бухгалтерской справкой.

Примечание. Комментарии специалистов ПФР о расчете страховых взносов при сторнировании отпускных

Читайте в электронном журнале "Зарплата" в статье "Переходящий отпуск и страховые взносы" (e.zarp.ru, 2011, N 2).

При уменьшении облагаемой базы уменьшится и сумма взносов, подлежащих уплате с выплат сотрудникам компании за январь 2014 г. Об этом нужно сделать запись в бухгалтерской справке (см. образец 6 ниже).

Образец 6

Фрагмент бухгалтерской справки

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Волшебный фонарь" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ Бухгалтерская справка N 2 ¦
¦ от 31 января 2014 г. ¦
¦ ¦
¦ <...> ¦
¦ 5. Сторнированная сумма отпускных уменьшает облагаемую базу по¦
¦страховым взносам с выплат Ф.С. Флибукину за январь 2014 г. В этом месяце¦
¦работнику начислено только пособие по временной нетрудоспособности.¦
¦Данная выплата не облагается страховыми взносами на основании: ¦
¦ - п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; ¦
¦ - пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ. ¦
¦ С учетом сторнирования излишне начисленных отпускных в январе 2014 г.¦
¦по расчетам с Ф.С. Флибукиным образуется отрицательная облагаемая база по¦
¦страховым взносам. Страховые взносы начисляются с начала расчетного¦
¦периода (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Поэтому¦
¦по расчетам с Ф.С. Флибукиным отрицательная база будет учтена в следующих¦
¦месяцах при исчислении страховых взносов. ¦
¦ Уменьшение облагаемой базы в отношении Ф.С. Флибукина в январе 2014¦
¦г. приведет к уменьшению суммы страховых взносов, подлежащих перечислению¦
¦во внебюджетные фонды по всей компании ОАО "Волшебный фонарь" за январь¦
¦2014 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В отчетности за I квартал 2014 г. нужно отразить облагаемую базу за вычетом сторнированных сумм отпускных.

Пример 4. Воспользуемся условиями примеров 1 - 3 и результатами их решения. Сотрудник ОАО "Волшебный фонарь" Ф.С. Флибукин 6 февраля 2014 г. представил второй больничный, закрытый 5 февраля 2014 г. За отработанное в феврале время работнику начислена заработная плата в размере 28 900 руб.

Нужно учесть переплату по страховым взносам, возникшую в связи с тем, что работник болел в период своего отпуска.

Решение. Пособие по временной нетрудоспособности по второму больничному листу за период с 29 января по 5 февраля 2014 г. бухгалтер рассчитал так.

Средний дневной заработок работника и сумма дневного пособия равны 1052,05 руб. (см. пример 3). Сумма пособия за период с 29 января по 5 февраля составит 8416,4 руб. (1052,05 руб. x 8 календ. дн.). Она не облагается страховыми взносами (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2004 N 212-ФЗ).

Страховые взносы бухгалтер начислит только на сумму зарплаты за отработанное в феврале время. Поскольку взносы рассчитывают с начала года (ч. 3 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ), бухгалтер учтет сторнированную сумму отпускных при расчете взносов:

Дебет 26 Кредит 70

Дебет 26 Кредит 69, субсчета расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС,

Особенности подготовки индивидуальных сведений

Как правило, в индивидуальных сведениях отражают положительные показатели. В Инструкции по заполнению форм документов персонифицированного учета, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п, не предусмотрены ситуации, когда показатель облагаемой базы по страховым взносам в ПФР принимает отрицательное значение.

На практике специалисты отделений ПФР не принимают персонифицированный отчет с отрицательными суммами начисленных страховых взносов. Как этого избежать, можно прочитать в электронном журнале в статье "Как избавиться от отрицательных страховых взносов в программе "1С" (e.zarp.ru, 2013, N 12).

Н.А.Яманова

Эксперт журнала "Зарплата"