Мудрый Экономист

Считаем среднесписочную численность работников за 2013 год

"Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2014, N 1

Самым первым отчетом, который сдается по итогам года в налоговый орган, являются сведения о среднесписочной численности работников. И хотя порядок подготовки и сдачи указанного документа не изменился, он вызывает у бухгалтеров вопросы, особенно когда среднесписочная численность работников приближается к пограничным значениям. Ответы на многие из них вы найдете в предложенном материале.

Нормы НК РФ

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны представлять в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (далее - сведения) (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Отметим, что данные сведения используются налоговыми органами в том числе для того, чтобы отслеживать способ представления налоговых деклараций: если среднесписочная численность работников превышает 100 человек, налогоплательщик обязан представлять налоговые декларации в электронной форме. Пока это требование не касается "упрощенцев", поскольку средняя численность их работников априори не должна превышать 100 человек. Но 14 ноября 2013 г. под председательством Президента РФ Владимира Путина состоялось заседание наблюдательного совета Агентства стратегических инициатив (АСИ), на котором была одобрена Дорожная карта "Совершенствование налогового администрирования" <1>. Одним из предлагаемых мероприятий является снижение порога перехода на обязательное представление налоговой отчетности в электронном виде со 100 до 50 человек. Принятие соответствующего федерального закона предполагается в июне 2014 г. Разработчики документа ожидают, что это принесет положительный результат: будет сокращено время на представление отчетности за счет массового перехода налогоплательщиков на электронный порядок представления налоговой отчетности, будут выровнены требования по представлению отчетности во внебюджетные фонды и налоговые органы для организаций, среднесписочная численность работников которых составляет более 50 человек.

<1> Документ представлен на сайте АСИ: http://www.asi.ru.

Кто может не представлять сведения? По общему правилу все организации и индивидуальные предприниматели обязаны представлять сведения в налоговый орган.

Начнем с организаций: для них никаких исключений действующим налоговым законодательством не предусмотрено. Организация обязана представить сведения, даже если:

Что касается индивидуальных предпринимателей, то для них с 24 августа 2013 г. действует исключение из общего правила, предусмотренное Федеральным законом от 23.07.2013 N 248-ФЗ <2>: индивидуальные предприниматели, не привлекавшие в предшествующем календарном году наемных работников, не обязаны представлять сведения в налоговый орган.

<2> "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации".

Индивидуальные предприниматели долго и упорно боролись за свое право не представлять сведения, если у них не было наемных работников, в том числе в судах высшей инстанции. Но судьи руководствовались действовавшим на тот момент налоговым законодательством и отказывали индивидуальным предпринимателям, делая вывод о наличии у них обязанности представлять в инспекцию сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, несмотря на их отсутствие (Определения ВАС РФ от 17.08.2012 N ВАС-10686/12 по делу N А12-16770/2011, от 13.04.2012 N ВАС-4673/12 по делу N А12-10269/2011). За непредставление данных сведений индивидуальных предпринимателей привлекали к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ.

Отметим, что индивидуальный предприниматель пытался даже признать указанную обязанность незаконной. Но все судебные инстанции ему в этом отказали (Определение ВАС РФ от 09.08.2013 N ВАС-6266/13 по делу N А49-5402/2012).

Суды считают, что среднесписочная численность работников, подтвержденная соответствующей справкой, отнесена к показателям, влияющим на порядок исчисления налогов и применение различных режимов налогообложения. Сведения об отсутствии у предпринимателя работников относятся к информации, используемой налоговым органом в целях налогового контроля.

Согласно внесенным в НК РФ изменениям индивидуальные предприниматели, не привлекавшие наемных работников, теперь не обязаны сдавать сведения в налоговый орган. При этом организации обязаны представлять сведения в любом случае.

В какие сроки представляются сведения? Сведения представляются налогоплательщиками в налоговый орган не позднее 20 января текущего года. Таким образом, за 2013 г. сведения необходимо подать не позднее 20 января 2014 г.

В случае создания (реорганизации) организации сведения необходимо представить не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована). Таким образом, организация в случае создания (реорганизации) должна представить сведения дважды: в месяце, следующем за месяцем ее создания (реорганизации), а затем по окончании календарного года, в котором она была создана (реорганизована) (Письмо УФНС по г. Москве от 18.08.2009 N 16-15/097377).

Например, ООО "Радуга" было зарегистрировано 25.07.2013. Эта организация должна была представить сведения в налоговый орган не позднее 20.08.2013. И еще раз представить сведения за 2013 г. она должна была не позднее 20 января 2014 г.

На практике с требованием налоговых органов представить сведения в следующем месяце столкнулись в 2013 г. и вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели. Они вынуждены были обратиться за разъяснениями в Минфин. Финансисты ответили, что НК РФ не предусмотрена обязанность налогоплательщиков - индивидуальных предпринимателей представлять в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором физическое лицо было зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя (Письма Минфина России от 19.07.2013 N 03-02-08/28369, 03-02-08/28371).

Таким образом, обязанность представлять сведения о среднесписочной численности работников в текущем календарном году установлена только для вновь созданных (реорганизованных) организаций.

По какой форме представляются сведения? Форма сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Формат представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@.

Рекомендации в части порядка заполнения указанной формы приведены в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. Разъяснения по применению этого документа даны в Письме Минфина России от 20.07.2009 N 03-02-07/2-124.

Заполнение данной формы не вызывает трудностей. В случае представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год отражается дата - 1 января текущего года, а при создании (реорганизации) организации - 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована). При представлении сведений в 2014 г. надо указать: "Среднесписочная численность по состоянию на 01.01.2014".

Значение среднесписочной численности работников указывается в целых единицах, дробное число округляется по общему правилу.

Какая ответственность предусмотрена за непредставление сведений? Непредставление налогоплательщиком в налоговый орган сведений влечет взыскание штрафа, установленного п. 1 ст. 126 НК РФ, в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (Письма Минфина России от 05.05.2010 N 03-02-08/28, от 07.06.2011 N 03-02-07/1-179).

При обнаружении факта несвоевременного представления в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год налоговый орган должен принять соответствующее решение, основываясь на нормах НК РФ (п. 3 ст. 80, ст. 100.1, гл. 15, в том числе п. 1 ст. 126).

Согласно ст. 100.1 НК РФ дела о выявленных в ходе камеральной или выездной налоговой проверки налоговых правонарушениях рассматриваются в порядке, предусмотренном ст. 101 НК РФ.

Дела о выявленных в ходе иных мероприятий налогового контроля налоговых правонарушениях (за исключением правонарушений, установленных ст. ст. 120, 122 и 123 НК РФ) рассматриваются в порядке, предусмотренном ст. 101.4 НК РФ.

Пунктом 2 ст. 10 НК РФ определено, что производство по делам о нарушениях законодательства о налогах и сборах, содержащих признаки административного правонарушения, ведется в порядке, установленном законодательством РФ об административных правонарушениях.

Непредставление в предусмотренный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а также представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде влекут наложение административного штрафа в соответствии с п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ:

Если у организации есть обособленные подразделения... Организации, применяющие УСНО, могут иметь обособленные подразделения. В данном случае может возникнуть вопрос о необходимости представлять сведения в налоговый орган по месту нахождения обособленных подразделений. Или все-таки представлять сведения по месту нахождения головной организации в целом по организации? Представители Минфина не раз отвечали на данный вопрос (Письма от 29.12.2006 N 03-02-07/1-364, от 14.02.2012 N 03-02-07/1-38).

Частью 3 п. 3 ст. 80 НК РФ установлено, что сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются в налоговый орган по месту нахождения организации.

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в тех значениях, в каких они используются в этих отраслях законодательства.

В соответствии с п. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия такого органа - иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Таким образом, сведения представляются в целом по организации с учетом работников обособленных подразделений в налоговый орган по месту нахождения головной организации. Отдельно по обособленным подразделениям организации данные сведения не подаются.

Как рассчитать среднесписочную численность работников?

В Налоговом кодексе, в том числе в ст. 80, нет прямого указания на порядок расчета среднесписочной численности работников. В Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@ сказано, что среднесписочная численность работников по состоянию на установленную дату определяется налогоплательщиком в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности", утвержденным Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56. Этот документ утратил силу. С отчетности за 2012 г. действует форма 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников", утвержденная Приказом Росстата от 24.07.2012 N 407. Отметим, что данная форма обновлена с отчета за 2013 г. Изменения внесены Приказом Росстата от 29.08.2013 N 349. В Указаниях по заполнению данной формы сказано, что более подробную информацию о ее заполнении можно найти в п. п. 78 - 81, 85 - 92 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения П-1, П-2, П-3, П-4, П-5(м), утвержденных Приказом Росстата от 24.10.2011 N 435 и размещенных на официальном сайте Росстата (http://www.gks.ru) в рубрике "Статистический инструментарий, методология, нормативно-справочная информация", подрубрика "Формы федерального статистического наблюдения", "Приказы Росстата об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения".

Однако согласно Приказу Росстата от 28.10.2013 N 428 приведенный выше Приказ Росстата N 435 с 1 января 2014 г. не действует, с этой же даты вступили в силу новые Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения: N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации".

Рассмотрим новый порядок расчета среднесписочной численности работников, который очень напоминает действовавший ранее порядок.

Обратите внимание! Для применения УСНО учитывается средняя численность работников за налоговый (отчетный) период. Средняя численность работников включает:

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться в соответствии с приказами о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудовых договоров.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату (например, на последнее число отчетного периода).

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовым договорам и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данных организациях.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам работники. В списочную численность включаются целыми единицами, в частности, работники:

К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (в частности, работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления детей, женщины, работающие в сельской местности, работники, являющиеся инвалидами I и II групп);

Не включаются в списочную численность работники:

Учет внешних совместителей ведется отдельно. Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица);

Не включаются в среднесписочную численность некоторые работники списочной численности:

В среднесписочной численности учитываются как целые единицы лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), по дням явок на работу.

Если работник отработал неполное рабочее время... Такой график может быть обусловлен трудовым договором, штатным расписанием. Также работников могут перевести на работу в режиме неполного рабочего времени с их письменного согласия. Данные лица при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному ими времени. Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

Продолжительность рабочей недели

Продолжительность рабочего дня при пятидневной рабочей неделе

Продолжительность рабочего дня при шестидневной рабочей неделе

40 часов

8 часов

6,67 часа

36 часов

7,2 часа

6 часов

24 часа

4,8 часа

4 часа

Отметим, что работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, а также лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Например, два работника отработали в декабре 2013 г. 15 рабочих дней по 3,2 часа в день (пятидневная рабочая неделя). Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 / 8).

Средняя численность не полностью занятых работников составила 0,5 человека ((0,4 x 15 + 0,4 x 15) / 22, где 22 - количество рабочих дней в декабре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Пример 1. ООО "Радуга" применяет УСНО. Рассчитаем среднесписочную численность работников на основании данных табеля учета рабочего времени. Рассмотрим условный месяц, в котором все работники выполняли работу полный рабочий день. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели.

Число месяца

Списочная численность работников

В том числе не подлежат включению в среднесписочную численность

Подлежат включению в среднесписочную численность (гр. 2 - гр. 3)

1

93

3

90

2

97

3

94

3 (суббота)

97

3

94

4 (воскресенье)

97

3

94

5

97

3

94

6

97

3

94

7

97

3

94

8

97

3

94

9

97

3

94

10 (суббота)

97

3

94

11 (воскресенье)

97

3

94

12

97

3

94

13

97

3

94

14

97

3

94

15

99

1

98

16

99

1

98

17 (суббота)

99

1

98

18 (воскресенье)

99

1

98

19

99

1

98

20

99

1

98

21

99

1

98

22

98

2

96

23

98

2

96

24 (суббота)

98

2

96

25 (воскресенье)

98

2

96

26

98

2

96

27

98

2

96

28

98

2

96

29

98

2

96

30

98

2

96

31 (суббота)

98

2

96

Сумма

2958

В данном примере численность работников списочного состава за все дни месяца, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 2958 человек, календарное число дней в месяце - 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составила 95 человек (2958 / 31). Численность показывается в целых единицах.

Рассчитаем среднесписочную численность работников ООО "Радуга" за I квартал 2013 г., если среднесписочная численность работников за три месяца работы организации составила:

Среднесписочная численность работников ООО "Радуга" за I квартал 2013 г. составила 96 человек ((94 + 93 + 102) / 3).

Рассчитаем среднесписочную численность работников ООО "Радуга" за 2013 г. Среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года представлена в таблице.

Месяц

Среднесписочная численность работников

Месяц

Среднесписочная численность работников

Январь

94

Июль

97

Февраль

93

Август

97

Март

102

Сентябрь

97

Апрель

102

Октябрь

99

Май

99

Ноябрь

99

Июнь

99

Декабрь

99

Сумма

1177

Среднесписочная численность работников ООО "Радуга" за 2013 г. составила 98 человек (1177 / 12).

Если организация создана вновь... Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь зарегистрированных), определяется путем деления численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.

При этом к вновь созданным организациям не относятся организации, созданные на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений. Организации, временно приостановившие работу по причинам производственно-экономического характера, также определяют среднесписочную численность работников на общих основаниях.

Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года, то есть на 2, 3, 4 и т.д.

Аналогичным образом определяется среднесписочная численность работников организации, которая работала неполный квартал и неполный год.

Пример 2. ООО "Заря" зарегистрировано 18.11.2013. Рассчитаем среднесписочную численность работников за 2013 г. на основании данных табеля учета рабочего времени. Все работники выполняли работу полный рабочий день. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели.

Численность работников списочного состава в данной организации в ноябре 2013 г. была следующей.

Число месяца

Списочная численность работников

В том числе не подлежат включению в среднесписочную численность

Подлежат включению в среднесписочную численность (гр. 2 - гр. 3)

18

54

-

54

19

54

-

54

20

54

-

54

21

54

-

54

22

54

-

54

23 (суббота)

54

-

54

24 (воскресенье)

54

-

54

25

55

-

55

26

55

-

55

27

55

-

55

28

55

-

55

29

55

-

55

30 (суббота)

55

-

55

Сумма

708

Численность работников списочного состава, подлежащих включению в среднесписочную численность, за ноябрь 2013 г. составила 708 человек, календарное число дней в ноябре - 30, среднесписочная численность работников в ноябре - 24 человека (708 / 30).

В декабре 2013 г. среднесписочная численность работников ООО "Заря" составила 26 человек.

Среднесписочная численность работников ООО "Заря" за 2013 г. составила 4 человека ((24 + 26) / 12).

Н.А.Петрова

Эксперт журнала

"Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение"