Мудрый Экономист

Регламентация правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ

"Делопроизводство и кадры", 2015, N 10

В нашем журнале мы уже не раз затрагивали темы архивов документов, вопросов их организации, передачи и т.д. Важно отметить, что в указанной сфере большинство вопросов регламентируются внутренними приказами и на федеральном уровне не имели должного закрепления. Однако в марте 2015 г. был издан Приказ Минкультуры России "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" <1>, который закрепил целый ряд значимых положений. Указанный документ вступил в силу с 21 сентября 2015 г.

<1> Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru (10.09.2015).

Правилами, в частности, установлено, что обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени.

В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

Обратим внимание читателей на то, что в век информационных технологий особое значение приобретают электронные формы хранения и передачи документов. Так, рассматриваемый нами Приказ Минкультуры России закрепляет следующие важные положения.

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должны быть обеспечены аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать вышеназванным требованиям.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронными документами.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (Приложение N 21 к Правилам, с ним можно ознакомиться в разделе "Образец").

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (Приложения N N 17, 18 к Правилам также приведены в разделе "Образец").

Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

По запросу пользователей архивные справки/выписки/электронные копии архивных документов могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки/выписки/электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Таким образом, с принятием Приказа Минкультуры России "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" утверждены основные вопросы хранения и передачи документов в электронной форме.

Обратим внимание читателей на то, что в отношении электронного документооборота государственных органов существуют отдельные, уточненные правила, закрепленные в Приказе Минкомсвязи России "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" <1>. Так, в соответствии с п. 15 указанного Приказа файл документа в электронном виде, а также файл электронного образа документа с внедренными графическими элементами регистрационных данных и отметок об ЭП (в случае его формирования) должны иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту (далее - формат PDF/A-1) <2>. При этом текстовая часть документа должна включаться в файл формата PDF/A-1 в текстовом виде.

<1> Приказ Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27.05.2015 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru (24.09.2015).
<2> Стандарт ISO 19005-1:2005 "Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)" (Document management - Electronic document file format for long-term preservatioN - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).

Также интересными представляются положения, касающиеся применения электронной подписи (далее - ЭП). ЭП, формируемые в рамках обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, должны соответствовать требованиям к усиленной квалифицированной электронной подписи, при их создании должен использоваться формат PKCS#7 (Public-Key Cryptography Standard #7, общее описание стандарта PKCS#7, опубликованного в качестве RFC (Request for Comments) с номером 2315, доступно по адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315) без включения подписываемых данных.

ЭП должностных лиц и организаций, создаваемые в рамках обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, должны формироваться в отдельных файлах (ЭП одного должностного лица должен соответствовать отдельный файл).

Важно отметить, что для государственных структур также закреплены правила визуального отображения документов в электронном виде. Для визуализации документа в электронном виде отправителем или получателем документа в электронном виде (далее - ЭД) используются информация о местоположении графических элементов регистрационных данных и отметки об ЭП, и файлы этих графических элементов, сформированные отправителем и включенные в транспортный контейнер или вновь созданные получателем с использованием данных из файла описания транспортного контейнера и сертификата ЭП.

Визуальное отображение документа в электронном виде должно содержать:

а) текст ЭД;

б) сведения о регистрации документа (графические элементы регистрационных данных);

в) сведения об ЭП, которой(ыми) был подписан документ (отметка/отметки об ЭП).

Сведения о регистрации ЭД (графические элементы регистрационных данных) содержат следующие элементы:

а) дату документа;

б) регистрационный номер.

Графические элементы регистрационных данных отображаются путем наложения их изображения на изображение текста документа. При задании местоположения, размера и других характеристик графических элементов регистрационных данных должны выполняться следующие требования:

а) графические элементы регистрационных данных должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа;

б) графические элементы регистрационных данных должны быть видимыми и читаемыми при отображении текста документа в натуральном размере;

в) графические элементы регистрационных данных не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) изображение графических элементов регистрационных данных не должно перекрывать элементы текста документа и другие графические элементы (при наличии).

Сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде (отметка/отметки об ЭП), содержат следующие элементы:

а) границы отметки об ЭП (служит для визуального разграничения сведений отметки об ЭП от текста документа и других отметок);

б) эмблему участника взаимодействия (при наличии);

в) информацию о подписании документа ЭП;

г) сведения о сертификате ЭП, использованном при подписании ЭД.

Отметка об ЭП отображается путем наложения ее изображения на изображение текста ЭД. При задании местоположения, размера и других характеристик отметки об ЭП и ее элементов должны выполняться следующие требования:

а) место размещения отметки об ЭП должны соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об ЭП должно быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об ЭП не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об ЭП не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об ЭП (при наличии).

Эмблема участника взаимодействия, в котором был подписан ЭД, в случае ее формирования располагается в верхней части отметки об ЭП слева от информации о подписании.

Информация о подписании документа ЭП содержит текст "ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ" и располагается в верхней части отметки об ЭП справа от эмблемы участника взаимодействия (при наличии) и выравнивается горизонтально по центру области.

Сведения о сертификате ЭП, использованном при подписании, располагаются в нижней части отметки об ЭП и содержат следующие элементы:

а) номер сертификата ЭП;

б) данные владельца сертификата ЭП;

в) срок действия сертификата ЭП.

Элементы сведений о сертификате ЭП, использованном при подписании документа, располагаются на отдельных строках друг под другом.

Элемент "Номер сертификата электронной подписи" содержит текст "Сертификат" и номер сертификата ЭП, использованного при подписании документа.

Элемент "Владелец сертификата электронной подписи" содержит текст "Владелец", фамилию, имя и отчество (при наличии) владельца сертификата ЭП.

Элемент "Срок действия сертификата электронной подписи" содержит текст "Действителен с", дату начала действия сертификата ЭП, текст "по" и дату окончания действия сертификата.

В качестве формата файлов графических элементов регистрационных данных и отметки об ЭП должен использоваться растровый графический формат PNG (Portable Network Graphics), соответствующий международному стандарту.

Примеры отметок об ЭП и их размещения приведены в Приложении 2 к настоящим Требованиям, с которыми можно ознакомиться в разделе "Образец".

В заключение отметим, что рассмотренные уточненные требования в отношении электронного документооборота государственных органов являются достаточно полными. Организациям было бы неплохо применять их в своей практике, несмотря на их законодательное закрепление лишь для государственных структур.

Д.А.Кравец