Мудрый Экономист

Важные советы о том, как составить должностную инструкцию для сотрудников

"Упрощенка", 2015, N 8

Кому нужно оформлять: должностные инструкции пригодятся всем фирмам и предпринимателям, имеющим наемных работников и желающим документально подтвердить их обязанности.

На что обратить внимание: требования к работнику и должностные обязанности вы можете узнать из квалификационного справочника и профессионального стандарта. Однако включать в инструкцию нужно только те требования и обязанности, которые действительно необходимы.

Если вы - предприниматель. Вы не обязаны составлять должностные инструкции, даже если у вас есть наемные работники. Но этот документ будет полезен и для вас, поскольку позволит четче обрисовать сотрудникам их должностные обязанности и контролировать их.

Чтобы требовать чего-то от подчиненных, нужно быть уверенным, что они знают о своих обязанностях. Для этого в организации разрабатывается такой документ, как должностная инструкция. Сразу скажем, что по закону оформлять должностные инструкции (должностные регламенты) обязаны только госучреждения (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ). А коммерческие организации и предприниматели могут составлять инструкции по своему усмотрению и желанию, включая в них лишь те разделы, которые необходимы.

Обратите внимание: инструкцию нужно составлять не для конкретного человека, а в отношении должности. То есть, разработав инструкцию один раз, вы сможете применять ее в отношении всех сотрудников, нанимаемых на эту должность. А при необходимости в инструкцию можно вносить изменения. Но не будем забегать вперед. А лучше по порядку рассмотрим все нюансы на конкретном примере - составим должностную инструкцию бухгалтера-кассира (готовый образец инструкции представлен на с. 81 - 83, и цифрами в нем отмечено содержание каждого нашего совета).
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Свет" ¦
¦ ¦
¦ Утверждаю:¦
¦ генеральный директор¦
¦ Васильев А.В. Васильев¦
¦ 06.04.2015¦
¦ Печать ¦
¦ ООО "Свет" ¦
¦ ¦
¦ Должностная инструкция N 76 (1) ¦
¦ бухгалтера-кассира ¦
¦ ¦
¦ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (2) ¦
¦ 1.1. Должностная инструкция определяет функциональные обязанности,¦
¦права и ответственность бухгалтера-кассира, работающего в ООО "Свет"¦
¦(далее - Организация). ¦
¦ 1.2. Бухгалтер-кассир назначается на должность и освобождается от¦
¦должности приказом руководителя Организации. ¦
¦ 1.3. На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, имеющее высшее¦
¦или среднее специальное образование по специальности "Бухгалтерский¦
¦учет", "Финансы" или "Экономика", а также стаж работы по специальности¦
¦не менее двух лет. ¦
¦ 1.4. Бухгалтер-кассир должен знать: ¦
¦ - основы законодательства о бухгалтерском и налоговом учете; ¦
¦ - порядок ведения кассовых операций, принятый в РФ; ¦
¦ - специальные компьютерные программы, предназначенные для учета и¦
¦составления отчетности; ¦
¦ - электронную систему "Банк - клиент". ¦
¦ 1.5. Бухгалтер-кассир подчиняется непосредственно главбуху¦
¦Организации. ¦
¦ 1.6. В подчинении у бухгалтера-кассира находятся два¦
¦кассира-операциониста. ¦
¦ 1.7. На время отсутствия бухгалтера-кассира его обязанности должен¦
¦выполнять главный бухгалтер. ¦
¦ 1.8. На время отсутствия главного бухгалтера часть его обязанностей¦
¦возлагается на бухгалтера-кассира. Перечень обязанностей и время их¦
¦выполнения указываются в приказе руководителя. ¦
¦ ¦
¦ 2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (3) ¦
¦ Бухгалтер-кассир обязан: ¦
¦ 2.1. Принимать наличные деньги в кассу от кассиров-операционистов и¦
¦прочих лиц, оформлять приходные кассовые ордера и заносить данные в¦
¦компьютерную базу. ¦
¦ 2.2. Выдавать наличные деньги из кассы под отчет, а также на другие¦
¦цели на основании служебных записок с подписью генерального директора¦
¦Организации, оформлять расходные кассовые ордера, подписывать их у¦
¦генерального директора и главного бухгалтера Организации и заносить¦
¦данные в компьютерную базу. ¦
¦ 2.3. Вести кассовую книгу Организации. ¦
¦ 2.4. Контролировать соблюдение лимита остатка денежных средств в¦
¦кассе на конец рабочего дня. ¦
¦ 2.5. Подавать в банк документы, необходимые для установления и¦
¦подтверждения лимита остатка денежных средств по кассе. ¦
¦ 2.6. Сдавать наличную выручку в банк. ¦
¦ 2.7. Получать наличные деньги в банке по чеку. ¦
¦ 2.8. Принимать от подотчетных лиц авансовые отчеты, проверять их и¦
¦окончательно оформлять в соответствии с действующим порядком. ¦
¦ 2.9. Вносить в базу данных расходы, оплаченные подотчетными лицами. ¦
¦ 2.10. Начислять заработную плату работникам Организации, исчислять¦
¦НДФЛ с заработной платы и страховые взносы. ¦
¦ 2.11. Готовить платежные поручения для перечисления заработной платы,¦
¦НДФЛ, страховых взносов в сроки, установленные порядком, принятым в¦
¦Организации, и законодательством, а также прочие платежные поручения на¦
¦основании служебной записки главного бухгалтера Организации. ¦
¦ 2.12. Отправлять платежные поручения через систему "Банк - клиент". ¦
¦ 2.13. Оформлять при необходимости письма для контрагентов, налоговой¦
¦инспекции, внебюджетных фондов, а также прочие документы на основании¦
¦служебной записки главного бухгалтера Организации. ¦
¦ ¦
¦ 3. ПРАВА (4) ¦
¦ Бухгалтер-кассир вправе: ¦
¦ 3.1. Самостоятельно принимать решения по вопросам, связанным с его¦
¦функциональными обязанностями. ¦
¦ 3.2. Получать от генерального директора и главного бухгалтера¦
¦информацию и документы, необходимые для выполнения должностных¦
¦обязанностей бухгалтера-кассира. ¦
¦ 3.3. При возникновении сложностей в работе обращаться к главному¦
¦бухгалтеру с предложениями по их устранению. ¦
¦ 3.4. Не принимать от подотчетных лиц Организации неправильно или не¦
¦полностью оформленные документы. ¦
¦ 3.5. Требовать от руководства содействия в получении необходимых¦
¦документов от сотрудников Организации. ¦
¦ ¦
¦ 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (5) ¦
¦ 4.1. Бухгалтер-кассир несет ответственность в пределах, определенных¦
¦действующим административным, трудовым, гражданским и уголовным¦
¦законодательством РФ: ¦
¦ 4.1.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных¦
¦обязанностей. ¦
¦ 4.1.2. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка¦
¦Организации, трудовой дисциплины и правил техники безопасности. ¦
¦ 4.1.3. За разглашение сведений, относящихся к коммерческой тайне. ¦
¦ 4.1.4. За неисполнение письменных распоряжений генерального директора¦
¦и главного бухгалтера Организации. ¦
¦ 4.2. Бухгалтер-кассир несет полную материальную ответственность за¦
¦утрату, порчу, недостачу денег и иных материальных ценностей в¦
¦соответствии с заключенным с ним договором о полной материальной¦
¦ответственности. ¦
¦ ¦
¦ СОГЛАСОВАНО: ¦
¦ главный бухгалтер Киселева О.П. Киселева¦
¦ 06.04.2015 ¦
¦ ¦
¦ С настоящей инструкцией ознакомлена: (6) ¦
¦ бухгалтер-кассир Белова Е.А. Белова¦
¦ 06.04.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Совет N 1. У сотрудников с разными функциями должны различаться должности

В инструкции прежде всего укажите название должности. Обратите внимание, что название должно строго соответствовать штатному расписанию. Предположим, у вас есть бухгалтер, выполняющий еще и обязанности кассира, и вы хотите составить для него должностную инструкцию. При этом в штатном расписании вашей организации нет должности бухгалтера-кассира, а есть просто бухгалтер. Тогда и инструкция должна быть составлена для бухгалтера, даже если он при этом частично выполняет обязанности кассира - их вы можете прописать в документе, но вот сама должность должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Либо другой вариант. Внесите изменения в штатное расписание организации, добавив в него должность "бухгалтер-кассир" и исключив должность "бухгалтер". В этом случае в должностной инструкции уже укажите название должности "бухгалтер-кассир".

Есть еще один важный момент, который нужно учесть при составлении должностной инструкции. Недопустимо, чтобы сотрудники, которые занимают одни и те же должности, выполняли различные функции и получали зарплату по разным окладам. В этом случае организация будет нарушать нормы трудового законодательства (ст. ст. 2, 22 и 132 ТК РФ).

Например, в организации трудится два продавца. При этом один продавец занимается только непосредственно торговлей, а второй дополнительно отвечает за заказ товаров. В таком случае для работников следует установить разные должности и составить для каждого свою должностную инструкцию. Скажем, сотрудника, который отвечает за заказ товаров, назначьте на должность старшего продавца. Соответственно, и в штатное расписание организации введите новую должность старшего продавца. И установите ему оклад, отличающийся от оклада рядового продавца.

Совет N 2. В общих положениях укажите непосредственного руководителя, подчиненных и порядок замещения

Должностные инструкции обычно состоят из разделов:

В общих положениях, кроме прочего, фиксируют требования, которые предъявляются к соответствующей должности. Укажите, при каком образовании, стаже работы человек может занимать данную должность. Отметим, данные требования организация устанавливает самостоятельно. Однако рекомендуем ориентироваться на разработанные Минтрудом России профессиональные стандарты. Например, Профессиональный стандарт для бухгалтера утвержден Приказом Минтруда России от 22.12.2014 N 1061н, для парикмахера - Приказом Минтруда России от 25.12.2014 N 1134н (дополнительная информация о стандартах указана во врезке ниже).

Подсказки от сайта e.26-2.ru. Где посмотреть профессиональные стандарты и примеры должностных инструкций

Разработанные и утвержденные Минтрудом России профессиональные стандарты для различных должностей можно посмотреть на сайте электронного журнала "Упрощенка". Для этого на сайте e.26-2.ru выберите раздел "Правовая база". Затем в поисковой строке укажите "профессиональный стандарт". Вы получите перечень профессиональных стандартов для некоторых должностей. Нужный вам документ вы сможете скопировать или распечатать.

Образцы должностных инструкций для отдельных должностей вы также найдете на сайте электронного журнала "Упрощенка" e.26-2.ru в разделе "Формы". В поисковой строке введите словосочетание "должностная инструкция". На вашем экране появится перечень должностных инструкций таких работников, как бухгалтер, кладовщик, генеральный директор, экономист, юрисконсульт и др. Нужный вам документ вы сможете посмотреть и при необходимости скачать на ваш компьютер.

Важен еще такой момент. Чтобы избежать трудовых споров, четко зафиксируйте, кому должен подчиняться работник. То есть укажите должность его непосредственного начальника. Если предполагаются подчиненные, также внесите данные об их должностях.

И еще нюанс. Добавьте в общие положения должностной инструкции порядок замещения сотрудников. Укажите, кому работник должен передать дела на время отпуска, кто его будет заменять в период нахождения на больничном. Кроме того, запишите, кого именно может замещать сам работник. Какие функции он временно будет брать на себя на время отсутствия коллеги. Например, бухгалтера-кассира может замещать главбух или бухгалтер по расчету зарплаты, если такой есть в вашей организации. В свою очередь, бухгалтер-кассир будет выполнять часть их функций во время отсутствия этих работников.

Совет N 3. Включите в инструкцию только те обязанности, которые требуются от работника

В разделе "Функциональные обязанности" подробно перечислите все, что должен делать работник. Примеры должностных обязанностей для различных сотрудников можно посмотреть в Квалификационном справочнике, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, а также в профессиональных стандартах. Однако не советуем переписывать все обязанности из нормативных документов. Оставьте только те, которые нужны в вашей организации. Содержание этого раздела обсудите с непосредственным руководителем работника, для которого вы ее оформляете. Возможно, руководитель решит добавить сюда какие-то дополнительные обязанности.

На заметку. Как внести изменения в должностную инструкцию

Иногда должностные обязанности работников требуется скорректировать, добавить новые или, наоборот, что-то исключить. В таком случае оформите изменения к должностной инструкции.

Составьте документ, который так и будет называться "Изменения к должностной инструкции...". Укажите в нем, какие именно пункты исходного документа нужно изменить, и запишите новые формулировки. Как и саму должностную инструкцию, изменения должен утвердить руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Когда поправок много, проще будет оформить не изменения, а должностную инструкцию в новой редакции. Со всеми поправками в должностных инструкциях письменно ознакомьте работников.

Совет N 4. В правах работника укажите, что он может требовать от других

В разделе "Права" запишите, какие решения вправе работник принимать самостоятельно, а какие должен обсуждать с вышестоящим руководством. Но, главное, добавьте, выполнения каких обязанностей он может требовать от других. Укажите, какие документы у кого вправе запрашивать работник. Например, бухгалтер-кассир может требовать, чтобы подотчетные работники своевременно составляли авансовые отчеты и прикладывали к ним надлежаще оформленные документы.

Совет N 5. Не забудьте о материальной ответственности

В разделе "Ответственность" укажите, за что именно должен отвечать работник. Если с работником заключается договор о полной материальной ответственности, добавьте соответствующий пункт в должностную инструкцию. Зафиксируйте, за что именно работник несет полную материальную ответственность.

Совет N 6. Ознакомьте работника с его должностной инструкцией

Чтобы работник впоследствии не смог сказать, что он не знает о той или иной своей обязанности, его нужно ознакомить с инструкцией. И письменно зафиксировать этот факт. Можно воспользоваться разными способами.

Самый простой - попросить работника расписаться на самом документе. Сотрудник укажет в инструкции, что он ознакомлен с этим документом, и поставит дату ознакомления.

Если работников, занимающих одинаковые должности, несколько, добавьте в должностные инструкции специальный лист ознакомления. В нем работники будут указывать свои Ф.И.О., даты ознакомления с инструкцией и ставить подписи.

Еще один вариант - завести специальный журнал учета работников, которые ознакомились с должностной инструкцией. Форма журнала произвольная. В нем также будут графы, где указываются должности и Ф.И.О. работников, даты и подписи. Образец составленной должностной инструкции для бухгалтера-кассира представлен на с. 81 - 83.

П.А.Лисицына

Эксперт журнала "Упрощенка"