Мудрый Экономист

Как отозвать работника из отпуска

"Зарплата", 2015, N 7

Нельзя прервать отпуск работника без его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) и оформления обязательных документов.

Покажем, как сделать это правильно.

Документы для оформления отзыва из отпуска

Чтобы отозвать работника из отпуска, нужно составить ряд документов:

Служебная записка

В служебной записке руководитель подразделения предлагает отозвать работника из отпуска и указывает причину. Причина отзыва из отпуска должна быть достаточно веской.

Например, внезапная госпитализация коллеги, которому поручено замещение отсутствующего отпускника, чрезвычайная ситуация, авария и т.д.

Форма служебной записки произвольная. Образец документа приведен на с. 111.

Образец 1

Служебная записка

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору¦
¦ ООО "Микс"¦
¦ Маслову Т.Д.¦
¦ от начальника отдела закупок¦
¦ Лютова А.Л.¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Теодор Давыдович! ¦
¦ ¦
¦ Сообщаю, что направленный в командировку для проведения переговоров¦
¦менеджер по закупкам О.О. Шмелев внезапно заболел. Он госпитализирован. ¦
¦ Во избежание срыва переговоров предлагаю с 6 июля 2015 г. отозвать из¦
¦ежегодного оплачиваемого отпуска менеджера по закупкам Ю.Д. Голованова и¦
¦направить его в командировку на замену О.О. Шмелеву. ¦
¦ ¦
¦ Начальник отдела закупок Лютов А.Л. Лютов¦
¦ 30 июня 2015 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Документ визирует руководитель компании - пишет резолюцию (согласен или возражает), ставит дату и подпись.

Получаем согласие работника прервать отпуск

Если директор считает, что без отпускника не обойтись, нужно направить работнику предложение прервать отпуск и получить его письменное согласие (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Устное согласие работника на прерывание отпуска не подходит.

Если работник находится в отпуске далеко от места работы, стоит ему позвонить, описать ситуацию. Если в устной беседе работник согласился прервать отпуск, можно оформить официальное письмо (образец 2 на с. 112).

Образец 2

Письмо работнику с просьбой прервать отпуск

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Микс" ¦
¦ (ООО "Микс") ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦Исх. 34-06/2014 Менеджеру по закупкам¦
¦от 30.06.2015 Голованову Ю.Д.¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Юрий Данилович! ¦
¦ ¦
¦ Прошу Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск и выйти на работу с¦
¦6 июля 2015 г. в связи с необходимостью заменить на переговорах внезапно¦
¦заболевшего менеджера по закупкам О.О. Шмелева. ¦
¦ В соответствии с ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса Российской Федерации¦
¦прошу дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 6 июля¦
¦2015 г. ¦
¦ Оставшаяся часть неиспользованного отпуска (7 календарных дней) будет¦
¦предоставлена Вам в удобное время в течение 2015 г. после возвращения из¦
¦командировки или присоединена к отпуску за следующий рабочий год по¦
¦Вашему выбору. ¦
¦ Ставлю Вас в известность, что Вы имеете право не прерывать свой¦
¦отпуск. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Маслов Т.Д. Маслов¦
¦ ¦
¦Согласие (отказ) работника прервать отпуск ¦
¦ ¦
¦ Я, Голованов Ю.Д., занимающий должность менеджера по закупкам,¦
¦согласен прервать отпуск и выйти на работу с 6 июля 2015 г. ¦
¦ Неиспользованную часть отпуска в количестве 7 (семи) календарных дней¦
¦прошу предоставить с 10 августа 2015 г. ¦
¦ ¦
¦ Голованов Ю.Д. Голованов¦
¦ 6 июля 2015 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если работник в устной беседе отказывается прервать отпуск, нет смысла слать ему письма.

Отказ работника (независимо от причины) прервать свой отпуск нельзя рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2). Отказ - не повод для применения дисциплинарного взыскания.

Приказ об отзыве из отпуска

Как только письменное согласие работника получено, можно оформить приказ об отзыве его из отпуска.

Унифицированной формы такого приказа нет. Составить его можно в произвольной форме (образец 3 на с. 113).

Образец 3

Приказ об отзыве из отпуска

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Микс" ¦
¦ (ООО "Микс") ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 24 ¦
¦ об отзыве из отпуска ¦
¦ ¦
¦г. Екатеринбург 6 июля 2015 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с временной нетрудоспособностью менеджера по закупкам О.О.¦
¦Шмелева ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Отозвать с 6 июля 2015 г. менеджера по закупкам Ю.Д. Голованова из¦
¦основного ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного с 29 июня по¦
¦12 июля 2015 г., с его письменного согласия. ¦
¦ 2. Перенести часть неиспользованного отпуска Ю.Д. Голованова¦
¦продолжительностью 7 (семь) календарных дней на другое время,¦
¦предоставить его по желанию работника с 10 августа 2015 г. ¦
¦ 3. Бухгалтеру И.Л. Злобиной произвести перерасчет отпускных,¦
¦выплаченных Ю.Д. Голованову. ¦
¦ Основание: служебная записка начальника отдела закупок А.Л. Лютова от¦
¦30.06.2015, письмо Ю.Д. Голованову от 30.06.2015 с письменным согласием¦
¦Ю.Д. Голованова на отзыв из отпуска от 06.07.2015. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Маслов Т.Д. Маслов¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлен и согласен на отзыв из отпуска: ¦
¦ ¦
¦менеджер по закупкам Голованов Ю.Д. Голованов¦
¦ 6 июля 2015 г.¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦начальник отдела закупок Лютов А.Л. Лютов¦
¦ 6 июля 2015 г.¦
¦ ¦
¦бухгалтер Злобина И.Л. Злобина¦
¦ 6 июля 2015 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Правим кадровые документы

В связи с отзывом работника из отпуска придется внести изменения в некоторые кадровые документы.

Особые отметки в графике отпусков

После издания приказа об отзыве работника из отпуска нужно внести изменения в график отпусков.

Унифицированная форма графика отпусков (форма N Т-7) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Но компания может разработать свою форму.

Если вы применяете унифицированную форму графика отпусков, укажите:

Вносим запись об отзыве в личную карточку

Информацию об отзыве из отпуска нужно внести в личную карточку работника - форму N Т-2 в раздел "Отпуск".

Унифицированная форма личной карточки (форма N Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Так как дата окончания отпуска изменилась:

В личной карточке работника следует указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы впоследствии правильно подсчитать количество неиспользованных дней отпуска.

Отметки в табеле учета рабочего времени

Дни пребывания работника в отпуске следует отразить в табеле унифицированной формы буквенным кодом "ОТ" или цифровым кодом 09.

Унифицированные формы табеля учета рабочего времени (формы N N Т-12 и Т-13) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Дни, в которые работник работал после отзыва из отпуска, отмечаем кодами "Я" или 01. Во второй строке проставляем количество отработанных часов.

Если работник поехал в командировку, используем коды "К" или 06 (служебная командировка).

Количество отработанных часов в период командировки не проставляется.

Пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов

В случае отзыва из отпуска и переноса его неиспользованной части на другое время отпускные нужно пересчитать. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время. Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода. За неиспользованные дни прерванного отпуска работнику будет начислена зарплата.

Покажем на примере, как произвести перерасчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов.

Пример. Менеджеру по закупкам Д.Ю. Голованову (сотруднику ООО "Микс") был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 29 июня 2015 г. на 14 календарных дней.

С 6 июля 2015 г. он был отозван из отпуска на работу в связи с производственной необходимостью. Семь календарных дней, которые он не отгулял, будут предоставлены ему с 10 августа 2015 г. В командировку Д.Ю. Голованов не поехал, но заменил командированного коллегу в офисе.

Должностной оклад работника составляет 50 000 руб. в месяц.

Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1701,45 руб.

В бухгалтерском учете компания отражает оценочное обязательство по расходам на оплату отпусков. В налоговом учете резерв на оплату отпусков не создается.

Стандартные вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются. Компания применяет общие тарифы страховых взносов и тариф 0,2% по взносам на случай травматизма.

Как отразить в учете расчеты с работником по пересчету суммы отпускных, НДФЛ и страховых взносов?

Решение. Бухгалтер составил следующие проводки:

22 июня 2015 г.

Дебет 96, субсчет "Оценочное обязательство на оплату отпусков", Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51

Дебет 70 Кредит 51

30 июня 2015 г.

Дебет 20 (44) Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

Дебет 20 (44) Кредит 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам

Дебет 96, субсчет "Оценочное обязательство на оплату отпусков", Кредит 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам

3 июля 2015 г.

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51

Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам Кредит 51

Дебет 70 Кредит 51

6 июля 2015 г.

Дебет 96, субсчет "Оценочное обязательство на оплату отпусков", Кредит 70

      ---------------¬
- ¦11 910,15 руб.¦ (1701,45 руб. x 7 календ. дн.) - сторнированы
L---------------
отпускные за 7 календарных дней;

31 июля 2015 г.

Дебет 20 (44) Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

Дебет 20 (44) Кредит 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам

Дебет 96, субсчет "Оценочное обязательство на оплату отпусков", Кредит 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам

      ------------¬
- ¦3596,87 руб¦ (11 910,15 руб. x 30,2%) - сторнированы страховые
L------------
взносы;

3 августа 2015 г.

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51

Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам Кредит 51

Примечание. Читайте в электронном журнале "Зарплата" e.zarp.ru

Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд (2014, N 6).

О.В.Дунаева

Эксперт журнала "Зарплата"