Мудрый Экономист

Можно ли отправить уволенному работнику трудовую книжку по почте

"Зарплата", 2015, N 7

В день прекращения трудового договора кадровик обязан выдать работнику трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Но эту обязанность удается выполнить не всегда.

Например, работник уволился по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 и ст. 80 ТК РФ), находясь в отпуске. В день увольнения он отсутствовал на работе и трудовую книжку не получил.

В подобных ситуациях кадровик обязан направить бывшему сотруднику уведомление. В нем нужно написать о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления компании не грозит штраф в связи с задержкой выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить уведомление

Помимо основного текста, в уведомлении должны быть предусмотрены отдельные поля:

Образец уведомления смотрите на с. 106.

Образец

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Зеленая долина" ¦
¦ (ООО "Зеленая долина") ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦Исх. N 25/06-2015 Сидоренко Николаю Владимировичу,¦
¦от 10.07.2015 проживающему по адресу: 111751,¦
¦ г. Москва, ул. Куликовская, д. 5, кв. 10¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Николай Владимирович! ¦
¦ ¦
¦ В связи с тем что трудовой договор N 25/2010 от 01.03.2010,¦
¦заключенный между Вами и ООО "Зеленая долина", расторгнут 10 июля 2015 г.¦
¦(приказ от 10.07.2015 N 55-к), Вам необходимо явиться для получения¦
¦трудовой книжки в отдел кадров ООО "Зеленая долина". ¦
¦ Время работы: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00 (перерыв на обед¦
¦с 13.00 до 14.00). Телефон: 8 (499) 322-22-32. ¦
¦ При невозможности явиться лично просим Вас дать свое согласие на¦
¦отправку трудовой книжки по почте. ¦
¦ Свое письменное согласие направляйте по почтовому адресу ООО "Зеленая¦
¦долина": 117115, г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 35. ¦
¦ В письменном согласии укажите адрес, по которому следует отправить¦
¦Вашу трудовую книжку. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Печать Колосов Н.В. Колосов¦
¦ ООО --------- ¦
¦ "Зеленая долина" (подпись) ¦
¦ ¦
¦ Сидоренко ¦
¦На отправку трудовой книжки по почте согласен: --------- Н.В. Сидоренко¦
¦ (подпись) ¦
¦ ¦
¦ 16 июля 2015 г.¦
¦ ¦
¦ 111751, г. Москва,¦
¦ Прошу направить мою трудовую книжку по адресу: ------------------¦
¦ул. Куликовская, д. 5, кв. 10 ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ (указывается адрес для отправки трудовой книжки) ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Как зафиксировать согласие работника на пересылку трудовой книжки по почте

Бывший работник может оформить согласие на пересылку трудовой книжки по почте в виде отдельного документа.

В любом случае целесообразно вложить в конверт, адресованный работнику, два экземпляра уведомления (один для работника, второй для работодателя).

Сколько лет хранить трудовую книжку уволенного работника

Если работник так и не обратился за трудовой книжкой после увольнения, работодатель обязан хранить ее как невостребованную в течение 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

И.Г.Новиков

Эксперт по трудовому праву