Мудрый Экономист

Продолжаем заполнять личные карточки работников

"Главная книга", 2015, N 12

В этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.

Не тяните с оформлением личных карточек

В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?

Такой срок законодательно нигде не установлен.

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточке <1>. Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 дней <2>. Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.

<1> Пункт 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).
<2> Статья 66 ТК РФ.

"Брачные" формулировки

Как правильно в личных карточках заполнять п. 9 "Состояние в браке"? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?

Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95 <3>. В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок "состоит" и "не состоит". Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт "Состояние в браке" можно вообще не предусматривать.

Из авторитетных источников

Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

"Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в разд. I "Общие сведения", если работа требует специальных знаний, графа "Личная подпись владельца трудовой книжки" в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу", сведения, содержащиеся в разд. II "Сведения о воинском учете" <4>.

Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятся".

<3> Утвержден Постановлением Госкомстата России от 31.07.1995 N 412.
<4> Статья 65 ТК РФ; п. 12 Правил.

Коды в карточке - элемент необязательный

Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе "Общие сведения" унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?

Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.

Из авторитетных источников

Шкловец И.И., Роструд

"Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательства о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.

Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документа <5>. Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательным".

<5> Часть 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе "Структурное подразделение" разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу" личной карточки?

Е.М.Кислова, г. Самара

Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работником <6>. Поэтому в графе "Структурное подразделение" разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу" личной карточки:

(если) структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местности <7>;

(если) оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разд. X "Дополнительные сведения".

<6> Статья 68 ТК РФ.
<7> Статья 57 ТК РФ.

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?

В личной карточке графа "Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб." содержится в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу". И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работу <8>.

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

<8> Указания, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Указания).

Что было до вас - то неважно...

Подскажите, нужно ли отражать в разд. V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?

Не обязательно, и вот почему.

В разд. V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как "Аттестация", "Профессиональная переподготовка", "Награды (поощрения), почетные звания". Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.

Внимание! Личные карточки работников должны храниться в организации 75 лет <9>.

<9> Пункт 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Как отразить временный перевод в личной карточке

Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?

В.А.Кузенкина, г. Казань

У вашего сотрудника временный перевод на другую работу <10>. Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работу <11>. В то же время и в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу" личной карточки, и в Указаниях <12> (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.

В вашем случае это можно оформить так.

 Указываете дату начала временного перевода
-----------------------------------------------
¦
¦ III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
¦
¦-------------T-------------T---------------T---------T----------T---------¬
¦¦ Дата ¦ Структурное ¦ Должность ¦ Тарифная¦ Основание¦ Личная ¦
¦¦ ¦подразделение¦(специальность,¦ ставка ¦ ¦ подпись ¦
¦¦ ¦ ¦ профессия), ¦ (оклад),¦ ¦владельца¦
¦¦ ¦ ¦ разряд, класс ¦надбавка,¦ ¦ трудовой¦
¦¦ ¦ ¦ (категория) ¦ руб. ¦ ¦ книжки ¦
¦¦ ¦ ¦ квалификации ¦ ¦ ¦ ¦
¦+------------+-------------+---------------+---------+----------+---------+
¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
¦+------------+-------------+---------------+---------+----------+---------+
¦¦01.04.2014 ¦ ¦кассир ¦ 15 000¦Приказ от ¦ подпись ¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦01.04.2014¦ ¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 13к ¦ ¦
¦+------------+-------------+---------------+---------+----------+---------+
¦¦-----------¬¦ ¦старший кассир ¦ 20 000¦Приказ от ¦ подпись ¦
¦¦¦08.06.2015¦¦ ¦ ¦ ¦01.06.2015¦ ¦
L++-----------¦ ¦ ¦ ¦N 20к ¦ ¦
+------------+-------------+---------------+---------+----------+---------+
¦-----------¬¦ ¦кассир ¦ 15 000¦Приказ от ¦ подпись ¦
¦¦08.06.2016¦¦ ¦ ¦ ¦08.06.2016¦ ¦
-++-----------¦ ¦ ¦ ¦N 28к ¦ ¦
¦L------------+-------------+---------------+---------+----------+----------
¦
¦Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе
¦по окончании временного периода
L-------------------------------------------------------------

Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.

<10> Статьи 72, 72.2 ТК РФ.
<11> Пункт 4 Правил.
<12> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В отпуск - по приказу

Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?

Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособности <13>. При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководителя <14> (за основу можно взять унифицированную форму N Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.

А при заполнении сведений о декретном отпуске в разд. VIII "Отпуск" личной карточки графа "Период работы" не заполняется.

<13> Статья 255 ТК РФ.
<14> Указания.

Отражаем в карточке отпуска за разные годы

Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:

Как заполнить разд. VIII "Отпуск" личной карточки?

Н.И.Лаптева, г. Воронеж

В разд. VIII "Отпуск" вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.

  Указывает отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск
----------------------------------------------------------------------------
¦
¦ VIII. ОТПУСК
¦
¦--------------T-----------------------T-----------T-----------------------T----------¬
¦¦ Вид отпуска ¦ Период работы ¦ Количество¦ Дата ¦ Основание¦
¦¦ (ежегодный, +-----------T-----------+календарных+-----------T-----------+ ¦
¦¦ учебный, без¦ с ¦ по ¦ дней ¦ начала ¦ окончания ¦ ¦
¦¦ сохранения ¦ ¦ ¦ отпуска ¦ ¦ ¦ ¦
¦¦ заработной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦¦ платы и др.)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦+-------------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+----------+
¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
¦L-------------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------
¦
L---------------¬
--------------T+----------T-----------T-----------T-----------T-----------T----------¬
¦Ежегодный ¦+----------+----------¬¦10 ¦-----------+----------¬¦Приказ от ¦
¦основной ¦¦01.02.2014¦31.01.2015¦¦ ¦¦15.06.2015¦12.07.2015¦¦10.06.2015¦
¦оплачиваемый ¦¦ ¦ ¦¦ ¦L----------+----------+¦N 23к ¦
+-------------++----------+----------++-----------+ ¦ ¦¦ ¦
¦Ежегодный ¦¦01.02.2015¦31.01.2016¦¦18 ¦ ¦ ¦¦ ¦
¦основной ¦L----------+-----------¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦
¦оплачиваемый ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦
L-------------+-----------+-----------+-----------+-----------+----------++-----------
¦
Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска¦
--------------------------------------------------------------------

"Законные" льготы тоже вписываем в карточку

Для чего в личной карточке раздел "Социальные льготы"? Что, к примеру, там указывается?

М.Сотникова, г. Рязань

В разд. IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:

Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).

<15> Статья 92 ТК РФ; ст. 23 Закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ.
<16> Статья 262 ТК РФ.
<17> Подпункт 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ.

Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку

Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производстве <18>? Если надо, то как это правильно сделать?

З.С.Кармазова, г. Надым

В разд. VIII "Отпуск" личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организации <19>. В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производстве <18>. А заполнить карточку надо так.

                               VIII. ОТПУСК
---------------T-------------T-----------T---------------------T----------¬
¦ Вид отпуска ¦Период работы¦ Количество¦ Дата ¦ Основание¦
¦ (ежегодный, +------T------+календарных+----------T----------+ ¦
¦ учебный, без ¦ с ¦ по ¦ дней ¦ начала ¦ окончания¦ ¦
¦ сохранения ¦ ¦ ¦ отпуска ¦ ¦ ¦ ¦
¦ заработной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ платы и др.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+------+------+-----------+----------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--------------+------+------+-----------+----------+----------+----------+
¦Оплачиваемый ¦------+-----¬¦21 ¦06.04.2015¦26.04.2015¦Приказ от ¦
¦отпуск для ¦¦ - ¦ - ¦¦ ¦ ¦ ¦02.04.2015¦
¦санаторно- ¦+-----+------¦ ¦ ¦ ¦N 78к ¦
¦курортного ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦лечения ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------++-----+------+-----------+----------+----------+-----------
¦
¦Графы 2 и 3 не заполняются, ведь предоставление отпуска
¦для санаторно-курортного лечения никак не связано
¦с периодом работы сотрудника в конкретной организации
L--------------------------------------------------------
<18> Подпункт 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
<19> Указания.

Куда писать про дисциплинарные взыскания

Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?

В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в разд. XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Если вы все же решите вносить в личные карточки еще и сведения о замечаниях и выговорах, используйте разд. X "Дополнительные сведения". Это может пригодиться вам, например, для того чтобы отслеживать наличие у работника дисциплинарных взысканий и их количество. Ведь если работник, уже имеющий взыскание, в течение года снова нарушит трудовую дисциплину, работодатель имеет полное право его уволить <20>.

Вот как это можно оформить.

                    X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
16.03.2015 - объявлен выговор. Основание: приказ от 16.03.2015
------------------------------------------------------------------
N 18к
------------------------------------------------------------------
07.09.2015 - снят выговор, объявленный на основании приказа
------------------------------------------------------------------
от 16.03.2015 N 18к. Основание: приказ от 07.09.2015 N 35к
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
<20> Пункт 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Копию своей личной карточки работник требовать не вправе

Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.

По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работой <21>, например:

Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрена <22>, а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии "рабочих" документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодателя <23>.

Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.

Из авторитетных источников

Шкловец И.И., Роструд

"Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской службе)".

Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.

<21> Статья 62 ТК РФ.
<22> См., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 N 33-18698.
<23> См., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 N 41.

Вести личные карточки обязаны все работодатели

У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?

Я.И.Львова, г. Ставрополь

Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

Шкловец И.И., Роструд

"Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек <24>: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.

Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ".

* * *

Сведения в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу" и XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжке <25>. Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.

<24> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
<25> Пункт 12 Правил.

М.Г.Суховская

Юрист

Е.А.Шаповал

Юрист,

к. ю. н.