Мудрый Экономист

Компания работает ночью: какие доказательства помогут без проблем учесть ночные расходы

"Российский налоговый курьер", 2015, N 12

Как оформить повышенные надбавки за ночную смену.

Расходы на доставку персонала учесть можно.

Оборудование удастся амортизировать ускоренно.

Ввиду специфики производства или характера деятельности некоторые компании работают в ночную смену (подробнее читайте во врезке ниже). Это накладывает определенные обязательства на работодателя, которые в свою очередь увеличивают налоговые расходы организации. Разберемся в нюансах налогового учета в компании, работа в которой не прекращается даже ночью.

Для справки. Что считается работой в ночное время

Ночное время - это время с 22 до 6 часов (абз. 1 ст. 96 ТК РФ). Продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (абз. 2 ст. 96 ТК РФ), кроме следующих случаев:

Доплату сотрудникам за ночной труд в любом размере можно безболезненно списать в расходы

Работа ночью считается условиями, отклоняющимися от нормальных (ст. 149 ТК РФ). Поэтому каждый час работы в ночное время оплачивается работнику в увеличенном размере (ст. 154 ТК РФ). Размер надбавки компания устанавливает сама и закрепляет в трудовом, коллективном договоре или локальном нормативном акте (абз. 2 ст. 135, абз. 1 и 3 ст. 154 ТК РФ).

При этом минимальная надбавка за каждый час работы не может быть меньше 20% часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за один час работы (абз. 2 ст. 154 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 "О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время").

Такие минимальные доплаты за ночную работу компания относит к расходам на оплату труда при расчете налога на прибыль независимо от того, прописаны ли они в трудовом договоре или локальном акте (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Если организация решит дополнительно оплачивать ночной труд, то суммы таких компенсаций можно учесть при налогообложении прибыли. Столичные налоговики считают, что эти доплаты организация должна списывать наряду с минимальными, установленными ТК РФ как надбавки за особый режим работы (п. 3 ст. 255 НК РФ и Письмо УФНС России по г. Москве от 28.03.2008 N 20-12/030157). А вот Минфин России рекомендует относить подобные выплаты к другим расходам, предусмотренным трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ и Письмо от 09.11.2011 N 03-03-06/4/126).

Получается, дополнительную надбавку за ночную работу компании в любом случае нужно прописать в локальном акте. При этом трудовые обязанности разных сотрудников могут различаться. Отсюда будет различной и величина доплаты за работу ночью. Поэтому в приложении к трудовому договору с сотрудником или в ином локальном акте целесообразно прописать порядок расчета компенсации за ночной труд. В частности, указать на особенности работы, продолжительность ночной смены или перечень обязанностей. Это объяснит разницу в надбавках и докажет обоснованность установленного размера доплаты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание. Размер доплаты за ночную смену сверх установленного в ТК РФ нужно обосновать.

Ночная доставка сотрудников от работы до дома безопасна в налоговом плане

Стоимость проезда работников к месту службы и обратно компания может учесть при налогообложении прибыли, если выполняются два условия: подобные расходы предусмотрены в трудовом или коллективном договоре и вызваны технологическими особенностями производства (п. 26 ст. 270 НК РФ и Письмо Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49).

В частности, такими особенностями могут быть:

При этом есть мнение, что одного из перечисленных условий достаточно для того, чтобы учесть спорные расходы при налогообложении прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 N 21-11/082829@). Но, чтобы снизить риски претензий контролеров, целесообразно выполнить оба условия. Кроме того, столичные налоговики советуют вести персонифицированный учет сотрудников, которые пользуются корпоративным транспортом (Письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 N 20-12/060976). В частности, можно подготовить следующие документы:

Если количество сотрудников, работающих ночью, невелико и заказывать корпоративный транспорт нецелесообразно, работники пользуются услугами такси. Стоимость такого проезда можно учесть при налогообложении прибыли (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2009 N 09АП-8089/2009-АК).

Правда, придется подтвердить, что поездка имела деловой характер. На квитанции об оплате услуги такси должны быть указаны адреса компании (производства или офиса) и домашний адрес сотрудника. А также время осуществления поездки (подробнее о том, какую квитанцию таксиста безопасно относить к подтверждающим расходы документам, читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Реквизиты квитанции на оплату пользования такси, которые помогут избежать налоговых споров" // РНК, 2013, N 19).

Ночные смены ускорят амортизацию оборудования в два раза

Основные средства, которые используются в том числе в ночной работе, компания вправе амортизировать ускоренно. Коэффициент при работе в условиях повышенной сменности не может превышать значение 2 (пп. 1 п. 1 ст. 259.3 НК РФ). При этом есть несколько ограничений.

Во-первых, это правило не распространяется на ОС первой - третьей амортизационных групп, которые компания амортизирует нелинейно, и на оборудование, принятое на учет после 1 января 2014 г. Во-вторых, ускоренная амортизация не применяется к непрерывно действующим ОС. Поскольку срок их полезного использования уже учитывает специфику работы (Постановление Президиума ВАС РФ от 20.11.2012 N 7221/12).

Кроме того, не получится применять повышающие коэффициенты к объектам, которые компания использует только в ночную смену. Дело в том, что понятие "повышенная сменность" означает, что оборудование используется более двух смен в течение суток (Письма Минфина России от 14.12.2012 N 03-03-06/1/658 и от 09.10.2012 N 03-03-06/1/525, Минэкономразвития России от 13.01.2011 N д13-13, Постановления ФАС Уральского от 26.02.2007 N Ф09-866/07-С3 и Северо-Западного от 18.12.2007 N А05-3300/2007 округов).

При этом Налоговый кодекс не конкретизирует, какими документами компания может подтвердить режим повышенной сменности (см. также врезку ниже). Приведем несколько примеров "первички", которые обоснуют ускоренную амортизацию оборудования, используемого в ночное время.

Документы. Какими бумагами оформить работу в ночь

Фактически отработанное каждым сотрудником время работодатель учитывает при помощи унифицированных форм N Т-13 "Табель учета рабочего времени" и Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" (абз. 4 ст. 91 ТК РФ и Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Если сотрудник работает ночью, то в графе 4 формы N Т-13 компания проставляет код работы "Н" или 02 и продолжительность работы в часах и минутах. Для работников, чья смена захватывает и день, и ночь, в табеле учета добавляется вторая строка. В ней отмечаются часы работы в дневную смену по коду "Я" или 01.

Распорядительные документы руководителя

Это может быть приказ о применении специального коэффициента в отношении конкретного перечня основных средств, используемых в ночное время (Письмо Минфина России от 16.06.2006 N 03-03-04/1/521). В нем указывают инвентарные номера оборудования и их коды по Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1), даты ввода в эксплуатацию, а также сроки полезного использования.

Такой документ целесообразно составлять ежемесячно.

Документы о режиме работы сотрудников и подразделений

Обосновать многосменный режим использования ОС можно документами, подтверждающими работу персонала в ночное время. Например, табелем учета рабочего времени сотрудников (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 N 16-15/053957@).

Кроме того, график-календарь выходов на работу сотрудников организации или приказ об утверждении графика сменности подразделений предприятия с приложенным графиком подтвердят, что отдельные лица, бригады или целые отделы на предприятии работают в несколько смен, в том числе и в ночную. А следовательно, оборудование используется в многосменном режиме (Постановления ФАС Московского округа от 12.12.2011 N А40-124759/10-127-711 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2010 N 09АП-9687/2010-АК).

Инспекторы вряд ли откажут в признании "коммуналки" за ночные часы

С тем, что затраты на оплату коммунальных услуг (как по собственному зданию, так и по арендованному помещению) можно учесть в налоговых расходах, проверяющие не спорят (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ и Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/394). Полагаем, претензий не возникнет, если в расходы компания будет списывать ночную "коммуналку".

Ведь такие услуги она потребляет в процессе производства, которое ведет в ночное время. А значит, спорные расходы обоснованны в налоговом плане. Поэтому при наличии документов, подтверждающих особый (ночной) режим работы организации, эти затраты можно будет учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

Нам не удалось найти официальных разъяснений ведомств и решений судов по вопросу учета при налогообложении прибыли затрат на электроэнергию, потребленную ночью. Что является дополнительным подтверждением безопасности спорных расходов.

И.Хорошилова

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"