Мудрый Экономист

Отвечаем на ваши вопросы об учебном отпуске

"Зарплата", 2015, N 6

Работнику-студенту в некоторых случаях работодатель обязан предоставлять дополнительный (далее - учебный) отпуск с сохранением среднего заработка или без оплаты (ст. ст. 173 - 176 ТК РФ).

Работник имеет право на отпуск, если:

Примечание. Форма справки-вызова утверждена Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368.

Срочный трудовой договор заканчивается во время учебного отпуска

Работница трудится у нас по срочному трудовому договору. Он заключен на период отпуска по уходу за ребенком основной работницы. С 15 июня 2015 г. подменной работнице нужно взять учебный отпуск на 4 месяца, по 15 октября.

У основной работницы отпуск по уходу заканчивается 30 июня. С 1 июля 2015 г. она выходит на работу.

Должны ли мы предоставить и оплатить сотруднице-срочнице учебный отпуск? И когда с ней расторгнуть трудовой договор: как только выйдет на работу основная сотрудница или только по окончании учебного отпуска?

Е.Н.Невская, главный бухгалтер

Срочный трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующей работницы. Он прекращается с выходом основной работницы на работу (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).

Трудовой договор с сотрудницей-срочницей вы можете прекратить на основании п. 2 ст. 77 Трудового кодекса 30 июня 2015 г. Уведомлять ее о прекращении трудового договора не нужно (ч. 1 ст. 79 ТК РФ).

Если работница имеет право на оплачиваемый учебный отпуск, такой отпуск ей нужно предоставить и оплатить. Причем за все дни отпуска. И не важно, что окончание срока трудового договора приходится на период учебного отпуска.

Обратите внимание: учебный отпуск не является основанием для продления срочного трудового договора.

Учебный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком

15 июня 2015 г. сотрудница выходит из отпуска по уходу за ребенком до полутора лет. И с этого же дня она уходит в учебный отпуск на 14 календарных дней. Как правильно рассчитать ей оплату учебного отпуска?

Г.С.Донская, расчетчик зарплаты

Средний заработок для оплаты учебного отпуска рассчитывается исходя из фактически начисленной работнику зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Это следует из ч. 3 ст. 139 Трудового кодекса и п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение о среднем заработке).

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, когда работница получала пособие по беременности и родам (п. 5 Положения о среднем заработке).

У вас сотрудница в расчетном периоде не имела фактически начисленной зарплаты и фактически отработанных дней. Ее расчетный период состоит из исключаемого времени.

В этом случае в качестве расчетного периода нужно брать предшествующий период, равный расчетному, в котором у работницы была зарплата (п. 6 Положения о среднем заработке).

Проиллюстрируем это на примере.

Пример 1. Оплата учебного отпуска после отпуска по уходу за ребенком

Г.С. Летунова трудится в АО "Облака" с 16 января 2012 г. в должности бухгалтера с окладом 29 000 руб. С 12 ноября 2013 г. по 31 марта 2014 г. она находилась в отпуске по беременности и родам. А с 1 апреля 2014 г. по 14 июня 2015 г. - в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

По справке-вызову ей предоставлен учебный отпуск с 15 по 28 июня - 14 календарных дней.

Нужно рассчитать ей сумму оплаты учебного отпуска, если известно, что перед отпуском по беременности и родам она находилась в ежегодном оплачиваемом отпуске с 4 по 31 октября 2013 г. (28 календарных дней).

Решение. Расчетный период

Для учебного отпуска в период с 15 по 28 июня 2015 г. расчетным будет период с 1 июня 2014 г. по 31 мая 2015 г.

В это время сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Новым расчетным периодом будет период с 1 ноября 2012 г. по 31 октября 2013 г. - день, предшествующий месяцу ухода в отпуск по беременности и родам (схема на с. 129).

Определение расчетного периода

Дата                          Отпуск             Отпуск по уходу            Учебный
приема по БИР отпуск
на работу --------/-------¬ -------------/---------¬----------/--------¬
16.01.2012 12.11.2013 31.03.2014 ¦01.06.2014 31.05.2015 15.06.2015 28.06.2015
о----о--------------о---о----------------о--о----о----------о-------оо-------------------о--->
01.11.2012 31.10.2013 01.04.2014L----/----- 14.06.2015
L------/------- Расчетный
Новый период
расчетный период

Схема

Заработок в расчетном периоде

В новом расчетном периоде сотрудница отработала 11 месяцев полностью. И один месяц - июль 2013 г. сотрудница отработала не полностью, она была в ежегодном отпуске.

За новый расчетный период Г.С. Летуновой начислено 322 782,61 руб., из которых:

Средний дневной заработок

Общее количество календарных дней для исчисления среднего дневного заработка составляет 325,14 [29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 календ. дн. x (31 календ. дн. - 28 календ. дн.)].

Средний дневной заработок для учебного отпуска равен 992,75 руб. (322 782,61 руб. : 325,14 дн.).

Расчет оплаты учебного отпуска

Средний заработок, сохраняемый Г.С. Летуновой за период учебного отпуска, составит 13 898,5 руб. (992,75 руб. x 14 календ. дн.).

Учебный отпуск для вечного студента

В компанию принят сотрудник с неполным высшим образованием (окончил четыре курса). Оказалось, что он снова получает первое высшее образование, но уже по другой специализации. Учится на 3-м курсе заочного отделения. Должны ли мы оформить ему учебный отпуск и оплатить его?

Е.Г.Иртышова, бухгалтер

Одно из условий предоставления учебного отпуска - получение образования соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Если работник имеет незаконченное высшее образование и второй раз учится по другой специальности, он не лишается права на учебный отпуск. Российское законодательство не рассматривает неполное высшее образование как уровень высшего профессионального образования (Определение Верховного Суда РФ от 26.07.2012 N АПЛ12-398).

При трудоустройстве работник должен представить документ о незаконченном высшем образовании. Виды таких документов перечислены в таблице ниже.

Таблица

Документы о неполном высшем образовании

Период

Документы, подтверждающие неполное высшее образование

Норма закона

До 24 октября 2007 г. включительно

Диплом о неполном высшем образовании

Пункт 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ

Академическая справка о незаконченном высшем профессиональном образовании

С 25 октября 2007 г. по 31 августа 2013 г.

Академическая справка о незаконченном высшем профессиональном образовании

Пункт 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ

С 1 сентября 2013 г.

Справка об обучении или о периоде обучения

Пункт 12 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ

По справке-вызову компания обязана предоставить работнику учебный отпуск.

Время в пути на сессию и обратно

Работник едет на сессию в другой город. Включаются ли в учебный отпуск дни пребывания в дороге? По справке-вызову сессия начинается с 10 июня 2015 г., билет на поезд куплен на 8 июня. Как учитывать дни, которые работник находится в пути?

С.М.Енисеева, зам. главного бухгалтера

Ответ на этот вопрос зависит от вида обучения сотрудника.

Первое высшее или среднее профессиональное образование. Учебный отпуск предоставляется для прохождения промежуточной аттестации или государственной итоговой аттестации (ч. 1 ст. 173 и ч. 1 ст. 174 ТК РФ).

Дни проезда к месту нахождения вуза в учебный отпуск не включаются, отдельно не оплачиваются.

Учебный отпуск предоставляют по справке-вызову. В вашем случае работнику нужно выехать раньше срока, указанного в справке-вызове. Он может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему:

Заочное обучение в аспирантуре. Если ваш работник осваивает программу подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения, ему положено предоставить в течение календарного года (ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ, п. 65 Положения, утвержденного Приказом Минобразования России от 27.03.1998 N 814):

Учебный отпуск предоставляется работнику на основании заявления (образец на с. 132).

Образец

Заявление на учебный отпуск с проездом

-------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору ПАО "Парус"¦
¦ Силаеву М.И.¦
¦ от лаборанта¦
¦ Кораблева Л.Ю.¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ На основании ч. 1 ст. 173.1 Трудового кодекса Российской Федерации¦
¦прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением заработной платы¦
¦продолжительностью 30 календарных дней в период с 25 мая по 23 июня¦
¦2015 г., а также два дня на проезд до места обучения (23 и 24 мая) и два¦
¦дня на проезд обратно (24 и 25 июня). ¦
¦ ¦
¦ К заявлению прилагаю: ¦
¦ 1) справку-вызов от 18.05.2015 N 9876; ¦
¦ 2) копии проездных документов. ¦
¦ ¦
¦ Кораблев Л.Ю. Кораблев¦
¦ 19 мая 2015 г.¦
L-------------------------------------------------------------------------

Пример 2. Записи в заявлении о проезде к месту учебы

Л.Ю. Кораблев трудится в ПАО "Парус" (г. Екатеринбург) и заочно обучается в аспирантуре Российского государственного гуманитарного университета (г. Москва).

По справке-вызову ему нужен учебный отпуск с 25 мая по 23 июня 2015 г. и два дня на проезд железнодорожным транспортом в одну сторону:

Как работнику составить заявление о предоставлении учебного отпуска?

Решение. 19 мая 2015 г. сотрудник обратился к работодателю с заявлением на отпуск (образец на с. 132). К заявлению он приложил:

Учебный отпуск в месяце трудоустройства

Как рассчитать средний заработок за время учебного отпуска сотруднику, который устроился на работу 1 июня, а с 22 июня собирается в учебный отпуск? Это его первое место работы.

Считать отпускные надо исходя из его оклада пропорционально отработанным дням в июне или использовать МРОТ?

Н.В.Днепрова, бухгалтер

Учебный отпуск вы предоставляете работнику по справке-вызову учебного заведения. Средний заработок ему нужно сохранить за все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период учебного отпуска (п. 14 Положения о среднем заработке). Его рассчитывают так же, как для оплаты ежегодного отпуска (ст. 139 ТК РФ).

В вашем случае у работника нет фактически начисленной зарплаты и фактически отработанных дней и за расчетный период, и до начала расчетного периода.

Поэтому средний заработок нужно определять исходя из размера зарплаты сотрудника, фактически начисленной ему за фактически отработанные дни в месяце ухода в учебный отпуск (п. 7 Положения о среднем заработке).

Пример 3. Расчет оплаты учебного отпуска в месяце приема на работу

Е.Р. Колчин принят в ООО "Фемида" 1 июня 2015 г. на должность помощника юриста с окладом 27 000 руб. По справке-вызову ему предоставлен учебный отпуск с 22 июня по 12 июля 2015 г. (21 календ. дн.).

Нужно рассчитать сумму оплаты учебного отпуска.

Решение. За 14 фактически отработанных дней в июне 2015 г. сотруднику начислено 18 000 руб. (27 000 руб. : 21 раб. дн. x 14 раб. дн.).

Количество календарных дней для расчета среднего заработка - 20,51 календ. дн. [29,3 дн. : 30 календ. дн. x (30 календ. дн. - 9 календ. дн.)].

Средний дневной заработок равен 877,62 руб. (18 000 руб. : 20,51 календ. дн.).

Средний заработок, сохраняемый Е.Р. Колчину за период учебного отпуска, составит 18 430,02 руб. (877,62 руб. x 21 календ. дн.).

Учебный отпуск в справке 2-НДФЛ

У нас увольняется сотрудник, который в феврале 2015 г. был в учебном отпуске. Мне нужно подготовить справку по форме 2-НДФЛ. Какой код дохода я должна указать для отражения среднего заработка за период учебного отпуска?

Г.В.Ленина, помощник бухгалтера



В справке 2-НДФЛ сумма среднего заработка, начисленного за период учебного отпуска, указывается с кодом дохода 2012.

Этот код применяется для отражения дохода в виде сумм отпускных выплат (Справочник "Коды доходов", утвержденный Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

Н.А.Муромцева

Аудитор