Мудрый Экономист

Фактический допуск к работе: регламентируем процедуру

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2015, N 6

В связи с новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ становится особенно актуальным регулирование такого процесса, как фактический допуск нового сотрудника к работе до оформления трудовых отношений. Об этом автор и расскажет в статье.

Напомним, что с 1 января 2015 г. ст. 5.27 КоАП РФ была изложена в новой редакции и в числе вводимых составов правонарушений в ч. 2 статьи было выделено следующее нарушение: фактическое допущение сотрудника к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем.

Примечание. См. статью "Новые штрафы за нарушение трудового законодательства" на с. 36 журнала N 12, 2014.

Трудовое законодательство подробным образом регламентирует процесс и сроки оформления трудовых отношений с работниками, а вот процесс фактического допуска к работе на законодательном уровне пока никак не отрегулирован. В ст. 67.1 ТК РФ установлены лишь правовые последствия такой ситуации: незаконно допущенному к работе лицу оплачивается фактически отработанное время, а неуполномоченный сотрудник, допустивший к работе, несет материальную ответственность перед работодателем. Остается вопрос, каким образом легально осуществить фактический допуск физического лица к работе до оформления трудовых отношений. К тому же введение административной ответственности за фактический допуск к работе неуполномоченным лицом делает данный вопрос еще более актуальным.

В данной статье мы рассмотрим аспекты процедуры фактического допуска к работе: что собой представляет фактический допуск к работе, кто имеет право его осуществлять, каким образом отразить этот процесс в локальных нормативных актах и в сознании сотрудников, как уполномоченных принимать кадровые решения, так и всех прочих сотрудников.

Чем характеризуется фактический допуск к работе?

Для начала необходимо определиться, что представляет собой фактический допуск к работе. Данный вопрос регулярно возникает на практике. Рассмотрим его в примерах.

Пример 1. Логистическая фирма доставила в компанию ООО "АсфальтПром" груз сырья. Сотрудники фирмы-перевозчика две недели приходили на склад ООО "АсфальтПром" разгружать и сортировать доставленное сырье (выполнение работ по разгрузке доставленного сырья являлось условием договора между ООО "АсфальтПром" и логистической компанией). Может ли идти речь о фактическом допущении этих лиц к работе грузчиками в компании ООО "АсфальтПром"?

В ст. 67.1 ТК РФ идет речь о работодателе, "в интересах которого была выполнена работа". На первый взгляд, разгрузочные работы грузчиками осуществлялись в интересах ООО "АсфальтПром". Но этот интерес не являлся для ООО "АсфальтПром" по своей сути интересом работодателя, а являлся интересом ООО "АсфальтПром" как заказчика услуг в рамках договора с логистической фирмой. По сути, ООО "АсфальтПром" заинтересовано не в конкретных грузчиках, а в выполнении работ по разгрузке сырья. Следовательно, фактического допуска грузчиков к работе в ООО "АсфальтПром" в данной ситуации не происходит.

Возьмем другую распространенную ситуацию - аутстаффинг (аутсорсинг) персонала.

Пример 2. В рамках договора о предоставлении персонала кадровое агентство "Стафф" направило в ООО "АсфальтПром" грузчиков для выполнения работ на складе. Несомненно, в этой ситуации грузчики выполняют работу в интересах ООО "АсфальтПром". Но тут уже сложно говорить, что грузчики как работники не представляют интереса для ООО "АсфальтПром". Как раз договором с кадровым агентством предусмотрено, что агентство направляет в ООО "АсфальтПром" сотрудников для выполнения работы в интересах предприятия. Тут можно говорить о том, что грузчики представляют интерес для "АсфальтПром" не в рамках трудовых отношений с самими работниками, а в рамках договора о предоставлении персонала. Опять же фактического допуска к работе в такой ситуации не происходит.

Возьмем третью ситуацию.

Пример 3. На склад ООО "АсфальтПром" доставили сырье. В связи с накладками производственного цикла разгрузку сырья нужно было осуществить срочно, штатных грузчиков для этой цели не хватало. Начальник склада принял решение привлечь дополнительных грузчиков. На склад пришли несколько человек - знакомые штатных грузчиков, им начальник склада объяснил, что нужно делать, пообещал оплату, и они принялись за работу. В этой ситуации можно говорить о фактическом допуске к работе физических лиц.

Из анализа вышеприведенных ситуаций можно прийти к выводу, что фактический допуск к работе имеет следующие признаки:

  1. работа выполняется физическими лицами в интересах работодателя;
  2. допуск осуществило лицо, воспринятое допущенными сотрудниками как представитель работодателя: так, сотрудники не сами пришли на склад и по своей инициативе стали выполнять работу. Отметим, что не важно, было ли это лицо действительно уполномочено принимать кадровые решения или же не обладало такими полномочиями;
  3. допущенные к работе лица не являются работниками контрагента работодателя, не направлялись к работодателю для выполнения гражданско-правовых обязательств;
  4. допущенным к работе лицам была предоставлена возможность выполнять работу (предоставлено рабочее место, выданы инструменты, спецодежда и т.п.).

Соответственно, предлагаем ориентироваться на эти признаки в ситуациях, когда есть основания полагать, что произошел фактический допуск к работе.

Кто имеет право осуществлять фактический допуск физического лица к работе

В ст. 67.1 ТК РФ идет речь об уполномоченном представителе работодателя. О том, кто является таким представителем, сказано в п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". В частности, там указано, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами организации или ЛНА либо в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК РФ) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом.

Обратите внимание: неуполномоченные работники компании тоже могут фактически допустить к работе физических лиц, но это не делает их уполномоченными представителями. И уполномоченные лица могут не согласиться с подобным решением, но оплатить работу работодатель обязан в любом случае.

Таким образом, главная характеристика уполномоченного представителя работодателя - наличие документально зафиксированного полномочия принимать кадровые решения. Поэтому таким лицом может быть и генеральный директор, и специалист по кадрам - каждый на своем уровне и в соответствии с предоставленными полномочиями.

Как отразить в ЛНА процесс фактического допуска к работе

Что касается самого локального нормативного акта, где отражен данный процесс, то можно поступить несколькими способами.

  1. Описать процедуру фактического допуска к работе в отдельном ЛНА. Это имеет смысл в той ситуации, когда возникновение трудовых отношений путем фактического допуска к работе является обычной практикой в деятельности компании. Например, срочный наем дополнительных грузчиков для выполнения заранее определенного объема работ.
  2. Отразить данный процесс в уже существующем ЛНА. Как правило, в каждой компании есть ЛНА, посвященный процедуре приема и увольнения персонала (например, правила внутреннего трудового распорядка, которые в обязательном порядке должны быть в каждой компании). Можно в него ввести главу, посвященную случаям фактического допуска физических лиц к работе.
  3. Добавить нормы о фактическом допуске к работе в несколько тематических ЛНА (положения о приеме персонала, о пропускном режиме, о кадровой службе и т.п.). Такой вариант не очень удобный, но он подходит для тех случаев, когда нормы о порядке приема персонала разделены по нескольким ЛНА. Этот способ позволит не нарушать уже существующую на предприятии структуру ЛНА.

Теперь перейдем непосредственно к содержанию ЛНА.

В первую очередь необходимо в локальном нормативном акте определить, что данный конкретный работодатель понимает под фактическим допуском к работе в своей организации. Конечно, данное определение не должно противоречить смыслу ст. 67.1 ТК РФ. В качестве образца можем предложить формулировку, исходя из ранее рассмотренных признаков фактического допуска к работе, указанную в примере 4.

Пример 4. Фрагмент ЛНА, содержащий определение понятия "фактический допуск к работе".

<...>

4.1. Под фактическим допуском к работе в настоящем Положении понимается предоставление физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с Компанией и не являющемуся работником контрагента Компании, возможности выполнять работу в интересах Компании, а именно: предоставление рабочего места, инвентаря, спецодежды, разъяснение должностных обязанностей.

<...>

Затем необходимо четко зафиксировать в документе случаи, когда возможен фактический допуск физического лица к работе. Приведем образец, как это можно сформулировать в примере 5.

Пример 5. Фрагмент ЛНА, содержащий случаи, когда возможен фактический допуск физического лица к работе.

<...>

4.2. Фактический допуск физического лица к работе возможен в следующих случаях.

4.2.1. В случае необходимости выполнения срочных и ограниченных по времени и объему производственных задач.

4.2.2. В случае если кандидатура работника уже была согласована лицом, уполномоченным принимать на работу данную категорию работников, но лицо, имеющее право подписания трудового договора, временно отсутствует.

4.2.3. В иных случаях на основании решения генерального директора, исполнительного директора.

<...>

Соответственно, для каждой компании перечень таких ситуаций может быть индивидуальным. Желательно как можно более конкретно описать случаи возможного фактического допуска к работе.

Далее следует отразить в ЛНА матрицу ответственности лиц, уполномоченных осуществлять фактический допуск к работе. Проще говоря, нужно указать, какие работники организации уполномочены выступать ее представителями при фактическом допущении физических лиц к работе. Это может выглядеть так, как указано в примере 6.

Пример 6. Фрагмент ЛНА, включающий перечень должностей (профессий) лиц, которые могут осуществлять фактический допуск к работе, и категории сотрудников.

<...>

4.3. Лица, уполномоченные осуществлять фактический допуск к работе:

Наименования должностей (профессий) уполномоченных представителей работодателя

Категории работников, которые могут быть допущены к работе

Начальник производственного цеха

Подсобные рабочие производственной линии, уборщики производственных помещений

Начальник склада

Грузчики

<...><...>

4.4. Работники, не упомянутые в перечне, приведенном в п. 4.3 настоящего Положения, не имеют права осуществлять фактический допуск физических лиц к работе, а в случае осуществления такового несут перед Компанией ответственность, в том числе материальную, в порядке ст. 67.1 ТК РФ, а также административную ответственность согласно ч. 2 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных нарушениях.

<...>

Далее следует описать те действия, которые следует произвести работникам, уполномоченным осуществлять фактический допуск. Этот раздел может выглядеть, как показано в примере 7.

Пример 7. Фрагмент ЛНА, содержащий описание порядка согласования фактического допуска к работе.

4.5. Порядок согласования фактического допуска к работе.

4.5.1. Уполномоченный представитель работодателя самостоятельно и под свою ответственность определяет необходимость фактического допуска к работе физических лиц исходя из производственных потребностей Компании.

4.5.2. При определении необходимости фактического допуска к работе уполномоченный работник обязан исходить из размера бюджета, за расходование которого он отвечает.

4.5.3. Уполномоченный представитель работодателя, принимая решение о фактическом допуске физических лиц к работе, обязан незамедлительно озвучить этим лицам основные условия труда: должностные обязанности, размер заработной платы, характер работы, срок оформления трудового договора.

4.5.4. Уполномоченный представитель работодателя обязан получить следующие данные у допускаемых к работе лиц: паспортные данные, ИНН, номер СНИЛС.

4.5.5. Не позднее одного рабочего дня с момента осуществления фактического допуска физических лиц к работе уполномоченный представитель работодателя обязан сформировать служебную записку (по образцу, приведенному в приложении N 1 к настоящему Положению) на имя руководителя отдела по работе с персоналом. К служебной записке необходимо приложить данные, указанные в п. 4.5.4 настоящего Положения.

<...>

Приложение N 1

к Положению о порядке фактического допуска к работе

в ООО "АсфальтПром"

Образец служебной записки о фактическом допуске к работе

Руководителю отдела по работе с персоналом

ООО "АсфальтПром"

И.Г. Малышевой

Служебная записка о фактическом допуске к работе

Сообщаю вам, что с 01.06.2015 к работе в качестве грузчиков в подразделении "Склад" допущены следующие лица:

  1. Коробков Сергей Иванович;
  2. Ливанов Петр Сергеевич;
  3. Кротов Павел Валерьевич.

Обоснование допуска: нехватка штатного персонала для срочной разгрузки сырья, необходимого для своевременного запуска производственной линии N 1.

Характер работы: срочная (на время разгрузки сырья).

Размер оплаты: 14 600 (четырнадцать тысяч шестьсот) рублей в месяц до вычета НДФЛ.

Прошу внести в систему кадрового учета данные допущенных к работе лиц и оформить с указанными лицами трудовые отношения (будут направлены в отдел по работе с персоналом в течение 3 рабочих дней).

Приложения: копии документов, содержащих паспортные данные, данные об ИНН, СНИЛС.

Начальник склада

Н.Г. Пузырев

После принятия ЛНА, устанавливающего процедуру фактического допуска к работе, необходимо с ним ознакомить всех сотрудников компании, а не только тех, которые уполномочены осуществлять фактический допуск к работе. У других сотрудников также должно быть сформировано четкое понимание, что фактический допуск к работе при отсутствии полномочий у допускающего лица влечет как ответственность перед работодателем в соответствии со ст. 67.1 ТК РФ, так и административную ответственность в порядке ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Тексты этих статей можно также включить в ЛНА в качестве информационных приложений.

Примечание. См. статью "Тонкости ознакомления с кадровыми документами" на с. 36 журнала N 11, 2014.

Важно не только письменно ознакомить работников с ЛНА о фактическом допуске, но и устно разъяснить основные моменты, поскольку зачастую работники, к которым напрямую ЛНА не относится, не утруждаются его чтением.

Отметим также, что, помимо принятия ЛНА о фактическом допуске к работе, возможно и внесение соответствующих дополнений в должностные инструкции тех лиц, которые уполномочены осуществлять фактический допуск к работе.

Таким образом, описанные в данной статье мероприятия помогут сформировать у сотрудников фокус ответственности за фактический допуск к работе и укрепят дисциплину в соблюдении бизнес-процессов в компании.

И.Вишнепольская

Юрисконсульт-эксперт

по вопросам трудового права