Из опыта работы по созданию номенклатуры дел в учреждениях медико-социальной экспертизы

"Делопроизводство", 2015, N 2

Учреждения медико-социальной экспертизы (далее - МСЭ) составляют значительную часть учреждений, относящихся к системе Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Минтруд России). В соответствии с Распоряжением Правительства Российской Федерации от 14 июля 2012 г. N 1270-р к ведению Минтруда России отнесены 187 учреждений и предприятий - научных, образовательных, протезно-ортопедических и др. Почти половину от их общего количества (45,5%) составляют учреждения медико-социальной экспертизы. Это федеральное государственное бюджетное учреждение "Федеральное бюро медико-социальной экспертизы" и 84 федеральных казенных учреждения - главные бюро медико-социальной экспертизы, находящиеся в каждом субъекте Российской Федерации.

Приказом Минтруда России от 11 октября 2012 г. N 310н утвержден Порядок организации и деятельности федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы, подготовленный в соответствии со ст. 8 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

В деятельности учреждений МСЭ создаются как управленческие документы, так и специальная (медицинская) документация, нормативные сроки хранения которой в настоящее время фактически отсутствуют. Эти виды документов, естественно, не включены в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов), утвержденный Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. N 18380). Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения (М., 1974) также не содержит документации по МСЭ. Все учреждения по-разному подходят к определению сроков хранения такой документации, а также к составлению номенклатур дел.

Анализ представленных в Минтруд России номенклатур дел учреждений МСЭ на 2013 г. показал наличие серьезных недостатков как в их содержании и оформлении, так и в целом в постановке делопроизводства. В частности, наличие в номенклатуре отдельных дел "Входящая корреспонденция" и "Исходящая корреспонденция" свидетельствует о несоблюдении нормативных требований формирования дел в делопроизводстве. Как известно, группировка исполненных документов в дела осуществляется в хронологическом порядке в комплексе (запрос - ответ) так, чтобы последовательно освещать конкретные вопросы.

Номенклатуры дел многих учреждений МСЭ составлены с нарушением установленных требований. При этом в отдельных номенклатурах дел до сих пор ссылаются на устаревшие и отмененные нормативные документы - Положение о Государственном архивном фонде СССР 1980 г. и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, (М., 2000) что, безусловно, свидетельствует о формальном подходе к составлению номенклатуры дел.

Типичными недостатками являются:

построение номенклатуры дел по направлениям деятельности, а не по структуре учреждения;
указание сроков хранения управленческих документов без ссылки на соответствующие статьи действующего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010);
уменьшение нормативно установленных сроков хранения документов;
указание различных сроков хранения для одинаковой документации в разных структурных подразделениях;
указание сроков хранения (в т.ч. постоянного) для копийных документов;
отсутствие в заголовках дел всех обязательных элементов (тематики переписки, видов документов и др.), что в ряде случаев не позволяет правильно определить срок хранения дел.

В целях оказания методической помощи учреждениям МСЭ в организации делопроизводства Минтруд России подготовил Информационно-методическое письмо "О результатах анализа номенклатур дел учреждений медико-социальной экспертизы" и рекомендации по подготовке и ведению номенклатуры дел учреждения медико-социальной экспертизы.

В Письме проанализированы типичные ошибки, встречающиеся в большинстве номенклатур дел, а также даны рекомендации по правильному составлению заголовков дел, систематизации дел, применению статей Перечня типовых документов. Для наглядности и удобства восприятия информация в Письме представлена в виде таблицы, при этом ошибочные позиции указывались в точном соответствии с представленными номенклатурами дел учреждений МСЭ с сохранением пунктуации, орфографии, логических и грамматических согласований. Приведу несколько конкретных примеров:

Содержание ошибки	Позиции номенклатуры дел учреждения МСЭ	Правильные позиции
Неправильно сформулированный заголовок	Входящая корреспонденция	Переписка с организациями по вопросу... (например, по вопросу соблюдения законодательства в сфере проведения МСЭ)
То же	Учетная политика	Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним
Заголовок не содержит всех обязательных элементов (отсутствует тематика переписки)	Переписка с отделом военного комиссариата	Переписка с отделом военного комиссариата по вопросу... (например, по вопросу инвалидности лиц призывного возраста и военнообязанных)
То же (отсутствуют виды документов)	Документы по проверкам бюро	Документы (справки, акты, предписания и др.) по проверке бюро
Неправильно определены сроки хранения документов, не указаны статьи Перечня типовых документов	Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ - срок хранения постоянно	Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ. Копии - срок хранения ДМН
То же	Личные дела работников учреждения - срок хранения постоянно	Личные дела работников учреждения - срок хранения 75 л., ст. 656-б
Уменьшены нормативные сроки хранения	Переписка с федеральными органами государственной власти - срок хранения 3 г.	Переписка с федеральными органами государственной власти по вопросам... - срок хранения 5 л. ЭПК, ст. 32
То же	Журнал регистрации входящей корреспонденции - срок хранения 3 г.	Журнал регистрации входящей корреспонденции - срок хранения 5 л., ст. 258-г

Рекомендации по подготовке и ведению номенклатуры дел учреждения МСЭ состоят из 4 разделов, максимально конкретно описывающих порядок составления номенклатуры дел учреждения МСЭ.

Раздел 1 "Общие положения" отражает целевое назначение номенклатуры дел и основания для ее составления: устав учреждения, положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел за предшествующие годы.

Раздел 2 содержит порядок подготовки номенклатуры дел учреждения МСЭ, ее согласования и утверждения. Рекомендации предусматривают обязательное формирование номенклатуры дел учреждения МСЭ на основе проектов номенклатур дел его структурных подразделений, составленных с учетом изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе работы конкретного структурного подразделения. Проекты номенклатур дел структурных подразделений учреждения МСЭ, составленные с нарушением установленных требований, подлежат доработке по замечаниям и предложениям специалиста, ответственного за ведение делопроизводства учреждения МСЭ.

Раздел 3 содержит требования к номенклатуре дел и отражает такие вопросы, как схема номенклатуры дел, систематизация дел по значимости и с учетом взаимосвязей документов, единый порядок расположения дел, оформление итога количества отложившихся в истекшем году дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Раздел 4 отражает порядок заполнения номенклатуры дел. В разделе сформулированы требования по заполнению каждой графы номенклатуры дел, раскрыто содержание применяемых в Перечне типовых документов отметок "ЭПК", "ДМН" (до минования надобности), "ДЗН" (до замены новыми). Раздел содержит как общие требования к формированию заголовков дела, применению сроков хранения и статей Перечня типовых документов, так и конкретные примеры заполнения граф номенклатуры дел.

Информационно-методическое письмо "О результатах анализа номенклатур дел учреждений медико-социальной экспертизы" и рекомендации по подготовке и ведению номенклатуры дел учреждения медико-социальной экспертизы рассмотрены и согласованы Центральной экспертной комиссией по организации и проведению работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - ЦЭК) Минтруда России. Документы направлены в учреждения МСЭ для практического использования.

Анализ номенклатур дел учреждений МСЭ показал также наличие серьезных проблем при определении сроков хранения специальной документации. Зачастую установленные сроки хранения такой документации недостаточно обоснованны, для одних и тех же документов установлены разные сроков хранения - от 5 до 50 лет (!), даже в рамках одного учреждения, что трудно объяснить, например, практическими целями.

Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2006 N 95 "О порядке и условиях признания лица инвалидом" предусматривает ряд обязательных документов в области МСЭ:

форма направления на МСЭ лечебно-профилактического учреждения (утверждается Минздравом России);
форма направления на МСЭ органа пенсионного обеспечения или социальной защиты (утверждается Минтрудом России);
протокол проведения МСЭ;
акт МСЭ;
справка о результатах МСЭ;
справка о результатах МСЭ с указанием группы инвалидности;
программа дополнительного обследования;
индивидуальная программа реабилитации.

При этом только для одного документа - акта МСЭ - установлен нормативный срок хранения 10 лет.

В целях улучшения работы по ведению делопроизводства учреждения МСЭ, упорядочения документооборота, определения наиболее оптимальных сроков хранения специальной документации и обеспечения законных прав и интересов граждан, связанных с использованием документации по МСЭ, было принято решение подготовить примерную номенклатуру дел учреждения МСЭ.

Примерная номенклатура дел учреждения МСЭ подготовлена Департаментом управления делами совместно с Департаментом по делам инвалидов в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением о ЦЭК Минтруда России, утвержденным Приказом Минтруда России от 29 января 2013 г. N 33, Перечнем типовых документов.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦                                  Форма                                  ¦
¦                                                                         ¦
¦                        Примерная номенклатура дел                       ¦
¦                 учреждения медико-социальной экспертизы                 ¦
¦                                                                         ¦
¦СОГЛАСОВАНО                                                              ¦
¦                                                                         ¦
¦Решением ЦЭК Минтруда                                                    ¦
¦России от 03.03.2014                                                     ¦
¦протокол N 2                                                             ¦
¦                                                                         ¦
¦----T----------------------------T-------T----------T-------------------¬¦
¦¦ N ¦       Заголовок дела       ¦ Кол-во¦ Срок хр.,¦     Примечание    ¦¦
¦¦п/п¦                            ¦ед. хр.¦ст. пер-ня¦                   ¦¦
¦+---+----------------------------+-------+----------+-------------------+¦
¦¦ 1 ¦              2             ¦   3   ¦     4    ¦         5         ¦¦
¦L---+----------------------------+-------+----------+--------------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Примерная номенклатура дел составлена на основе изучения состава документации учреждений МСЭ различного уровня, имеющих разную структуру, и рассчитана на все учреждения МСЭ - федеральное бюро, главные бюро субъектов Российской Федерации и бюро в городах и районах, являющиеся филиалами главных бюро. Примерная номенклатура дел включает выявленные виды документации независимо от того, создаются ли они во всех или только в отдельных учреждениях МСЭ. Документы по вопросам, не входящим в компетенцию учреждений МСЭ, в примерную номенклатуру дел не включались. Например, справки и переписка по обследованию предприятий, организаций с целью изучения условий труда и трудового устройства инвалидов не включены в примерную номенклатуру дел, т.к. на учреждения МСЭ не возложены функции по обследованию учреждений.

Учитывая, что учреждения МСЭ не имеют строго определенной структуры и обязательных наименований подразделений, разделами примерной номенклатуры дел являются направления деятельности учреждения, в названии разделов указываются также применяемые наименования структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел содержит следующие разделы:

Организационные вопросы и контроль (с подразделами - организационные вопросы, контроль, документационное обеспечение), включающий документы, создаваемые в таких отделах, как отдел по общим вопросам, отдел правового обеспечения и общих вопросов деятельности, организационно-методический отдел, отдел правового обеспечения, отдел информационно-статистического обеспечения, отдел по работе с документами и т.п.
Кадры и труд - документы, создаваемые в отделе кадров, отделе кадрового обеспечения и т.п.
Планирование и финансирование деятельности - документы планово-финансового отдела и бухгалтерии.
Административно-хозяйственные вопросы - документы административно-хозяйственного отдела, отдела хозяйственного обеспечения, транспортного отдела.
Экспертные подразделения (экспертные составы главного бюро) включают специальную документацию по медико-социальной экспертизе.

Сроки хранения специальной документации определены исходя из принципа разумной достаточности и практической целесообразности. Учитывая, что Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2006 г. N 95 срок хранения актов МСЭ граждан определен в 10 лет, этот же срок признан целесообразным для протоколов проведения МСЭ граждан и других связанных с протоколами и актами видов документации. 50-летний срок хранения таких документов представляется избыточным и не применяется в номенклатуре дел.

При формировании примерной номенклатуры дел учтены следующие особенности ведения документов и формирования дел, непосредственно связанных с проведением МСЭ:

направление на МСЭ гражданина хранится совместно с актом МСЭ, поэтому отдельное дело с направлениями на МСЭ не формируется;
программа дополнительного обследования гражданина является частью протокола проведения МСЭ, поэтому отдельное дело с указанными программами не предусмотрено;
справка о результатах МСЭ (с указанием группы инвалидности и без), а также индивидуальная программы реабилитации направляются гражданину, поэтому в делопроизводстве формируются только журналы учета выдачи справок и программ;
формирование протоколов проведения МСЭ и актов МСЭ осуществляется в порядке их нумерации, поэтому тематическая систематизация этих документов не предусмотрена.

Формы статистической отчетности о деятельности учреждения МСЭ включены в примерную номенклатуру дел в соответствии с Приказом Росстата от 29.08.2013 N 348 - 7-собес, 7-А (собес), 7-Д (собес), 7-Ф (собес).

Примерная номенклатура дел учреждения МСЭ направлена на апробацию (экспериментальное внедрение) в учреждения МСЭ. На ее основе учреждения МСЭ должны разработать конкретные номенклатуры дел, построенные в соответствии со структурой своих учреждений.

Подготовка комплекса документов по ведению номенклатуры дел учреждения МСЭ в целом способствовала привлечению внимания к вопросам делопроизводства в этих учреждениях. Документы были внимательно изучены, в ряде учреждений изданы приказы по совершенствованию делопроизводства, назначены ответственные за его ведение в структурных подразделениях и в учреждении в целом. Свыше 50 учреждений МСЭ уже представили замечания и предложения по результатам апробации примерной номенклатуры дел. Работа на этом направлении будет продолжена. После доработки примерную номенклатуру дел учреждения МСЭ предполагается представить на согласование в ЦЭПК Росархива.

Е.Н.Попова

Минтруд России