Мудрый Экономист

Крымчанам о путевом листе в Российской Федерации

"Бухгалтер Крыма", 2015, N 5

Одной из сложностей для бухгалтеров Крыма и Севастополя при переходе к ведению учета по российским правилам является освоение нюансов правильного оформления хозяйственных операций, поскольку от этого чаще всего зависят право на принятие к налоговому учету произведенных затрат, вычет по НДС и т.п. В числе наиболее распространенных и повсеместно применяемых первичных документов - путевой лист. Отечественные водители применяют его уже десятки лет, поэтому он, конечно, хорошо знаком учетным работникам как в РФ, так и на Украине.

В нашей стране есть определенные нюансы его применения, которые бухгалтеру необходимо хорошо знать. О них расскажем в данной статье.

Путевой лист не новинка

Первое сравнение правил применения путевого листа на Украине и в РФ дает понять, что российские правила более жесткие. Так, с некоторых пор из Закона Украины от 05.04.2001 N 2344-III "Об автомобильном транспорте" исчезло упоминание о путевом листе как о документе установленного образца для учета работы транспортного средства, а также о необходимости его наличия у водителей автотранспортных средств при осуществлении грузовых и пассажирских перевозок. Это можно было расценить именно как необязательность наличия у водителя путевого листа во время поездки.

А вот п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта <1> в РФ в настоящее время запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Это относится к любому хозяйствующему субъекту, а не только к автотранспортным предприятиям, как иногда считают предприниматели.

<1> Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ.

В п. 1 той же статьи говорится о том, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Во исполнение данной нормы принят Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152).

Еще на одно небольшое отличие российского законодательства от украинского хотелось бы обратить внимание. Согласно п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <2> формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

<2> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Минфин России довел до хозяйствующих лиц Информацию N ПЗ-10/2012, из которой следует, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Но типовые формы путевых листов для разных видов транспорта приведены только в Постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Однако согласно той же Информации N ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе разработать свою форму путевого листа. Но последняя должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и Приказом N 152.

Статья 9 Закона Украины от 16.07.1999 N 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" вообще не устанавливает правил в отношении форм первичных учетных документов, а требует лишь наличия в них определенных обязательных реквизитов.

В п. п. 2.7 и 2.8 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина Украины от 24.05.1995 N 88, приводится более точная формулировка. У хозяйствующего субъекта есть выбор: использовать бланки типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти, или изготовить бланк самостоятельно, а также применять обязательные реквизиты или реквизиты указанных типовых и специализированных форм.

Согласно этому документу в некоторых случаях предъявляются дополнительные требования к первичным документам, но путевой лист в число данных случаев не входит.

Из изложенного также следует, что и в РФ, и на Украине путевой лист не считается документом строгой отчетности. Типовая форма путевого листа, приведенная в Постановлении Госкомстата России N 78, содержит такие реквизиты, как номер и серия, но они не входят в число обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом N 152.

Сказанное выше не отменяет необходимости придерживаться правил оформления и заполнения путевого листа, иначе не избежать претензий со стороны налоговиков по поводу учета расходов горюче-смазочных материалов и работы водителей. Это касается юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое ими для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях <3>. Приведенное правило относится и к тем случаям, когда транспортным средством управляет его владелец - индивидуальный предприниматель.

<3> На иные услуги, предоставляемые автотехникой, то есть не связанные с перевозкой, например услуги автокрана, путевые листы не составляются (см. Постановление ФАС СЗО от 03.06.2014 по делу N А05-10438/2013).

Крымчанам следует учесть, что в РФ путевой лист оформляется не обязательно на один день, срок его действия может быть более продолжительным - вплоть до одного месяца. Такой срок может быть установлен не только в случае поездки водителя в командировку, но и по другим причинам по усмотрению работодателя.

Путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов. В отношении его нет никаких обязательных требований, однако он должен обеспечить идентификацию каждого выданного путевого листа. В Постановлении Госкомстата России N 78 тоже приведена типовая форма данного журнала, которая также носит характер рекомендуемой.

Приказ N 152 требует, чтобы путевые листы хранились пять лет.

За отсутствие путевого листа у управляющего транспортным средством водителя последнему может быть вынесено предупреждение или на него может быть наложен штраф в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

О техническом и медицинском контроле перед выездом

Среди обязательных реквизитов отсутствуют такие важные содержащиеся в типовых формах путевого листа реквизиты, как отметка о технической исправности автомобиля перед выездом, которую ставит механик, и отметка о допуске водителя к управлению транспортным средством по состоянию здоровья.

Без первой отметки (и это очевидно) все равно не обойтись, поскольку она в определенной степени гарантирует безопасность участников дорожного движения и сможет снять ответственность с владельца автотранспорта за происшествия, которые могут произойти в пути. Для ее проставления в разработанной форме путевого листа стоит отвести специальные поля.

Кроме того, хотя эта отметка не является обязательным реквизитом, обязательность технического осмотра перед выездом также установлена нормативным документом. В соответствии с п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом <4> в путевом листе фиксируются сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения. Отвечает за это работник субъекта транспортной деятельности, осуществляющий допуск транспортных средств к эксплуатации.

<4> Утверждены Приказом Минтранса России от 15.01.2014 N 7.

Данный контроль проводится ежедневно, то есть и отметку на путевом листе необходимо ставить ежедневно (п. 2.5 Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации <5>).

<5> Утвержден Приказом Минтранса России N 7.

Исключений из такого порядка не предусмотрено, поэтому если вы воспользовались правом оформлять путевой лист на срок больший, чем один день, то в его бланке должна быть предусмотрена возможность отражать результаты технического контроля ежедневно, или, точнее, в каждый из дней, когда транспортное средство выезжает с места стоянки на предприятии.

Что касается отметки о состоянии здоровья водителя, ее проставление тоже следует признать необходимым, но оно, кроме того, строго регламентируется. Так, согласно Приказу N 152 медицинский работник, проводивший осмотр, ставит в путевом листе дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, заверяет эти сведения своим штампом и подписью с полной расшифровкой фамилии, имени и отчества.

В соответствии с п. п. 1, 3 и 4 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" обязательны, в частности, предрейсовые и послерейсовые <6> медицинские осмотры лиц, работающих в качестве водителя транспортного средства, в том числе индивидуального предпринимателя, если он самостоятельно управляет транспортным средством, осуществляя перевозки.

<6> Послерейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении водителей, если их работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Под водителем транспортного средства данный Закон понимает любое лицо, управляющее транспортным средством (ст. 2). Иными словами, необходимость медицинского осмотра возникает не в силу наименования должности водителя, а в силу факта управления транспортным средством при осуществлении перевозок, то есть распространяется на работников, занимающих любую другую должность.

Для организации подобного медосмотра можно принять в штат медицинского работника, в том числе работника таких подразделений, как здравпункт и т.п. (п. 4 ст. 24 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации"), а можно привлекать медицинского работника со стороны <7>.

<7> Правила проведения предрейсовых медицинских осмотров определены в Письме Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32.

Привлекаемый медицинский работник обязательно должен иметь действующую лицензию на осуществление медицинской деятельности: это установлено пп. 46 п. 1 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 N 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности".

Обратите внимание! В соответствии со ст. 12 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" на территории Республики Крым и Севастополя действуют, в частности, лицензии на осуществление медицинской деятельности, выданные государственными и иными официальными органами Украины, государственными и иными официальными органами Автономной Республики Крым, государственными и иными официальными органами г. Севастополя, без ограничения срока их действия и какого-либо подтверждения со стороны государственных органов РФ, государственных органов Республики Крым или государственных органов г. Севастополя.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 09.03.2015 N 207 в отношении медицинской деятельности это правило действует до 01.01.2017.

Надо также учитывать: если предприятие проводит медосмотры своих работников собственными силами, то и в этом случае контролирующие органы могут потребовать у него наличие лицензии на осуществление медицинской деятельности. Такой подход признан правомерным в Постановлении ВС РФ от 15.08.2014 N 18-АД14-29.

Учтите, что согласно ст. 11.32 КоАП РФ нарушение установленного порядка проведения обязательного медицинского освидетельствования водителей транспортных средств, в том числе предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров, влечет наложение на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб., на должностных лиц - от 2000 до 3000 руб.

Путевой лист и налогообложение

В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство (Письма Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-10/123, от 02.09.2011 N 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/499).

Согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ при расчете базы по налогу на прибыль учитываются расходы на приобретение топлива. Учет таких расходов производится на основании документов на его приобретение. В то же время в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ данные расходы должны увязываться с конкретной деятельностью налогоплательщика и имеющейся в его распоряжении автотехникой.

Для проверки названной взаимосвязи налоговые органы могут использовать сведения из путевого листа о показаниях спидометра транспортного средства. В этом случае они определят расчетную величину топлива, которое должно было быть израсходовано, и сравнят ее с фактическим показателем. Существенное расхождение налогоплательщик должен будет пояснить.

В Письме ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848 указывается: если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и надлежащим образом отражено в поле "показания спидометра" соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром.

В данных документах должны присутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Факт начала использования прибора после ремонта также требует документирования с отражением начального значения показателя спидометра.

По нашему мнению, затраты на приобретение топлива для автотранспорта правильнее учитывать на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта. Минфин России в Письме от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097 указывает, что нормирование таких расходов НК РФ не предусмотрено.

Однако и финансисты обращают внимание на то, что обозначенные расходы должны быть экономически обоснованны, для подтверждения чего они рекомендуют использовать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" <8>. Для данного расчета снимаются показания спидометра, которые отражаются в путевом листе.

<8> Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

В отсутствие путевого листа налоговики могут оспорить и правомерность предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС.

Однако именно налоговики должны доказать факт необоснованности фактических расходов на топливо. Если им это не удастся, в качестве обоснованной признается именно фактическая величина расхода топлива, определенная на основании документов, полученных от поставщиков, чеков АЗС и т.п., на что указывают арбитражные судьи в своих решениях (Постановление ФАС ЦО от 24.03.2014 по делу N А62-1544/2013).

Важность путевого листа может заключаться в том, что при его отсутствии налоговые органы могут расценить поездку на служебном автомобиле как не связанную с производственной деятельностью предприятия или с перевозками. Иное придется доказывать, предъявляя какие-либо другие документы, но налогоплательщику в этом случае придется непросто: его в таких случаях часто не поддерживают и в суде (Постановления ФАС ПО от 11.04.2013 по делу N А06-5392/2012 <9>, ФАС МО от 19.04.2013 по делу N А40-41679/12-20-224 <10>). Налоговики могут обложить НДФЛ даже экономическую выгоду, которая, по мнению чиновников, возникает у налогоплательщика при таком использовании служебного транспорта (Письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243).

<9> Определением ВАС РФ от 30.09.2013 N ВАС-12168/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
<10> Определением ВАС РФ от 05.08.2013 N ВАС-10258/13 отказано в передаче этого дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

Необходимо внимательно следить за указанием всех обязательных реквизитов путевого листа. В их число не входит указание конкретного места следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, но при отсутствии этих сведений расходы на ГСМ могут быть не приняты даже в суде, поскольку без них трудно определить направленность названных расходов (Постановления ФАС ПО от 20.06.2013 по делу N А55-26509/2012 <11>, ФАС ЗСО от 04.05.2012 по делу N А27-10606/2011).

<11> Определением ВАС РФ от 07.10.2013 N ВАС-13642/13 отказано в передаче указанного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

По тем же основаниям могут быть не приняты и вычеты по НДС (Постановления ФАС СЗО от 28.02.2013 по делу N А13-17481/2011, ФАС УО от 26.09.2012 N Ф09-8570/12 по делу N А71-18074/2011).

М.В.Подкопаев

Редактор журнала

"Бухгалтер Крыма"