Мудрый Экономист

Как учесть годовую премию при расчете отпускных

"Зарплата", 2015, N 5

При расчете среднего заработка в состав учитываемых выплат нужно включить премии (пп. "н" п. 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, далее - Положение о среднем заработке). Но в отличие от зарплаты премии учитываются в особом порядке. Он установлен п. 15 Положения о среднем заработке.

Разберемся, как при расчете отпускных учесть вознаграждения за год.

Расчетный и премиальный периоды

Расчетный период - период времени, за который рассчитывается средний дневной заработок с целью исчисления отпускных. В большинстве случаев он составляет 12 календарных месяцев перед месяцем ухода в отпуск (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).

Расчетный период может быть меньше 12 календарных месяцев. Например, работник устроился на работу 3 декабря 2014 г. В отпуск он может пойти через шесть месяцев - в июне 2015 г. (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данном случае отпускные нужно рассчитать исходя из заработка за период с 3 декабря 2014 г. по 31 мая 2015 г.

Премиальный период для годовой премии - год, за который начислена премия. Например, за 2014 г. Этот период еще называют периодом премирования. В Положении о среднем заработке он назван рабочим периодом. Это синонимы.

Расчетный период и период премирования могут не совпадать. Большинство работников предпочитают летний период для отпусков. Например, для майских отпускников 2015 г. расчетный период - с 1 мая 2014 г. по 30 апреля 2015 г., а премиальный - с 1 января по 31 декабря 2014 г.

Требования к учитываемым годовым премиям

Традиционно по окончании года работникам выплачивают так называемую тринадцатую зарплату. В некоторых компаниях принято вознаграждать работников за выслугу лет. Раз в год компания может премировать работника ко дню рождения или профессиональному празднику. Поощрительная выплата за год может называться как угодно.

Примечание. Здесь и далее будем называть ее премией.

Бухгалтеру важно определить, учитывать ее при расчете отпускных или нет.

Элемент системы оплаты труда

Для расчета среднего заработка учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты компании (п. 2 Положения о среднем заработке).

При расчете отпускных можно учесть годовую премию, которая установлена:

Обратите внимание: премии к юбилейным и праздничным датам также могут быть учтены, если предусмотрены системой оплаты труда компании (пп. "н" п. 2 Положения о среднем заработке, Письма Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772).

Если премия (за труд или юбилейная) выплачена на основании лишь приказа руководителя, при расчете среднего заработка она не учитывается.

Только за прошлый календарный год

При расчете отпускных в текущем году можно учесть годовую премию только за прошлый календарный год. И неважно, когда она начислена:

Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Премия за любой другой год, начисленная в расчетном периоде, при расчете отпускных не учитывается (абз. 4 п. 15 Положения о среднем заработке). Проиллюстрируем это на схеме 1. Зеленым цветом обозначены варианты учитываемых годовых премий. Красным цветом обозначены варианты неучитываемых годовых премий.

Учитываемые и неучитываемые годовые премии

01.01.2014                             01.01.2015  Дата начала отпуска
/¦ /¦ /¦
¦ -----------¬ -----------¬ -----------¬ ¦ -----------¬ ¦ -----------¬
О--+За 2013 г.+-+За 2014 г.+-T+За 2013 г.+-О-+За 2014 г.+TО-+За 2014 г.+->
L----------- L----------- ¦L----------- L-----------¦ L-----------
<*> <**> ¦ <*> <**> ¦ <**>
L-------------/-------------
Расчетный период

Схема 1

<*> Выделено красным цветом.
<**> Выделено зеленым цветом.

Пример 1. Учет годовых премий за разные премиальные периоды

Б.Ю. Булкин был в отпуске с 12 января 2015 г. В расчетном периоде (с 1 января по 31 декабря 2014 г.) ему были начислены следующие выплаты:

Кроме того, в мае 2015 г. работнику было начислено вознаграждение за выслугу лет за 2014 г.

Все выплаты производятся на основании положения об оплате труда и положения о премировании. Какие из них не будут учтены при расчете отпускных?

Решение. При расчете среднего заработка для отпускных не будет учтена годовая премия за 2013 г.

Отпускные нужно пересчитать в связи с начислением в мае 2015 г. вознаграждения за выслугу лет.

Размер учитываемой годовой премии

При расчете среднего заработка премия может быть учтена:

Прежде чем разобраться, в каких случаях какой размер годовой премии учесть, обратимся к п. 15 Положения о среднем заработке.

Особенности расчетного периода

В абз. 5 п. 15 Положения о среднем заработке указаны две характеристики расчетного периода. Расчетный период может:

Поясним, что означают эти характеристики для целей учета годовой премии.

Полностью или не полностью отработанный расчетный период

Расчетный период считается отработанным полностью, если сотрудник числился в компании все 12 месяцев до месяца, в котором начинается отпуск.

На практике часто сотрудники уходят в отпуск, не дожидаясь истечения года со дня поступления на работу, отработав, например, 6 месяцев и 3 дня. Такой расчетный период считается не полностью отработанным - работник числился в компании меньше 12 календарных месяцев перед началом отпуска.

Расчетный период может содержать исключаемое время

Что это означает? Допустим, сотрудник числился в компании все 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Но в течение этих 12 календарных месяцев он болел, ездил в командировку, брал отпуск, освобождался от работы с сохранением заработка или без него и т.п. Такие периоды относятся к исключаемым (п. 5 Положения о среднем заработке).

От того, полностью или не полностью отработан расчетный период, были или нет в нем исключаемые периоды, зависит, в каком размере учесть годовую премию. Покажем это на схеме 2.

Алгоритм определения размера учитываемой годовой премии при расчете отпускных

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Учитываемая годовая премия ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦/
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦ Расчетный период отработан полностью, без исключаемых периодов? ¦
L---T--------------------------------T-------------------------------------
---+--¬ ---+--¬
¦ Да ¦ ¦ Нет ¦
L--T--- L--T---
¦ ¦/
¦ ------------------------------+------------------------------------¬
¦ ¦ Расчетный период совпадает с периодом премирования? ¦
¦ L--------------T---------------------------------T------------------
¦ ---+--¬ ---+--¬
¦ ¦ Да ¦ ¦ Нет ¦
¦ L--T--- L--T---
¦ ¦/ ¦/
¦ ---------------+-------------¬-------------------+-----------------¬
¦ ¦ Премия начислена ¦¦ Премия начислена пропорционально ¦
¦ ¦ пропорционально времени, ¦¦ времени, фактически отработанному ¦
¦ ¦ фактически отработанному ¦¦ в периоде премирования? ¦
¦ ¦ в периоде премирования? ¦¦ ¦
¦ L------T--------------T-------L----T-----------------T--------------
¦ ---+--¬ ---+--¬ ---+--¬ ---+--¬
¦ ¦ Да ¦ ¦ Нет ¦ ¦ Да ¦ ¦ Нет ¦
¦ L--T--- L--T--- L--T--- L--T---
¦ ¦ ¦ ¦ ¦/
¦ ¦ ¦ ¦ --------------+-------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Сумму премии нужно ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦пересчитать пропорционально¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ времени, фактически ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ отработанному ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ в периоде премирования ¦
¦ ¦ ¦ ¦ L-------------T--------------
¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/
----+---------+------¬-------+------------+-----------------+-------------¬
¦ Премия учитывается ¦¦ Сумму годовой премии следует пересчитать ¦
¦ в полной сумме ¦¦ пропорционально времени, фактически отработанному ¦
¦ ¦¦ в расчетном периоде ¦
L---------------------L----------------------------------------------------

Схема 2

Рассмотрим на примерах применение алгоритма. Пойдем от простого варианта к сложному.

Расчетный период отработан полностью. Период премирования отработан целиком

Если расчетный период отработан полностью (и без исключаемых периодов) и целиком отработан период премирования, годовые премии учитываем в полной сумме независимо от способа их расчета.

Пример 2. Расчетный и премиальный периоды отработаны полностью

Р.О. Ольшанская уходит в отпуск 12 мая 2015 г. на 14 календарных дней. Расчетный период - с 1 мая 2014 г. по 30 апреля 2015 г. - сотрудница отработала полностью. Исключаемых периодов не было.

В расчетном периоде ей начислены следующие выплаты:

Кроме того, 5 мая 2015 г. работнице была начислена премия по итогам работы за 2014 г. в сумме 20 000 руб.

Премия начислена после расчетного периода

         Период премирования
01.01.2014 01.05.2014 01.01.2015 30.04.2015 12.05.2015
------------------/-----------------¬ -----------¬
О----------------О-------------------О-----------О----+За 2014 г.+----О--->
L---------------/--------------- L-----T-----
Расчетный период ¦/
05.05.2015

Схема 3

Необходимо рассчитать сумму отпускных.

Решение. Определим сумму учитываемых выплат. В нее включим заработную плату за фактически отработанное время и премию по итогам работы за 2014 г.

Материальную помощь учитывать не надо (п. 3 Положения о среднем заработке).

Общая сумма учитываемых выплат составит 260 000 руб. (240 000 руб. + 20 000 руб.).

Количество учитываемых дней расчетного периода равно 351,6 календ. дн. (12 мес. x 29,3). Такой порядок определения количества учитываемых дней полностью отработанного расчетного периода установлен в абз. 1 п. 10 Положения о среднем заработке.

Примечание. 29,3 - среднемесячное число календарных дней (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Показатель применяется со 2 апреля 2014 г.

Средний дневной заработок составит 739,48 руб. (260 000 руб. : 351,6 календ. дн.), отпускные - 10 352,72 руб. (739,48 руб. x 14 календ. дн.).

Расчетный период совпадает с периодом премирования. Премия начислена с учетом фактически отработанного времени

Эта ситуация может случиться, только если отпуск работника начинается в январе. Тогда расчетный период абсолютно совпадает с периодом премирования. В данном случае можно учесть всю сумму годовой премии, если она рассчитана пропорционально отработанному времени.

За счет полного совпадения расчетного периода и периода премирования получается, что премия, начисленная пропорционально времени, отработанному в периоде премирования, автоматически оказывается начисленной пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Пример 3. Расчетный и премиальный периоды совпали

Н.Р. Ахметова ушла в отпуск 26 января 2015 г. на 14 календарных дней. Расчетный период - с 1 января по 31 декабря 2014 г. - полностью совпадает с периодом премирования за 2014 г.

В расчетном периоде было исключаемое время (20 и 5 раб. дн.):

В расчетном периоде начислены следующие выплаты:

Примечание. Читайте в электронном журнале (e.zarp.ru)

"Расчет отпускных в 2014 году" (2014, N 5), "В чем различия рабочего года, отпускного стажа и расчетного периода" (2013, N 10).

На основании положения об оплате труда всем работникам в феврале 2015 г. начислена годовая премия за трудовые достижения в размере 12 000 руб. Премия начисляется пропорционально фактически отработанному времени. Н.Р. Ахметовой премия за 2014 г. начислена в сумме 10 785,43 руб. [12 000 руб. : 247 раб. дн. x (247 раб. дн. - 20 раб. дн. - 5 раб. дн.)].

Расчетный и премиальный периоды совпали

         Период премирования
01.01.2014 01.01.2015 26.01.2015
------------------/-----------------¬ -----------¬
О------------------------------------О-----------О----+За 2014 г.+-------->
L-----------------/------------------ L-----------
Расчетный период

Схема 4

Необходимо определить окончательную сумму отпускных и сумму доплаты.

Решение. Первоначальная сумма отпускных

При расчете отпускных в январе 2015 г. перед уходом работницы в отпуск годовая премия еще не была начислена. Поэтому отпускные бухгалтер рассчитал без ее учета.

В состав учитываемых выплат вошла только заработная плата за фактически отработанное время - 216 604,55 руб.

Рассчитаем количество учитываемых дней. В расчетном периоде 10 месяцев работница отработала полностью. Количество учитываемых дней равно 293 календ. дн. (29,3 x 10 мес.).

В августе 2014 г. Н.Р. Ахметова была в оплачиваемом отпуске 28 дней. Количество учитываемых дней в не полностью отработанном месяце расчетного периода равно 2,84 календ. дн. [(31 календ. дн. - 28 календ. дн.) : 31 календ. дн. x 29,3].

В декабре 2014 г. сотрудница болела 5 календарных дней. Количество учитываемых дней в декабре составит 24,57 календ. дн. [(31 календ. дн. - 5 календ. дн.) : 31 календ. дн. x 29,3].

Общее количество дней для исчисления среднего дневного заработка составляет 320,41 календ. дн. (293 календ. дн. + 2,84 календ. дн. + 24,57 календ. дн.).

Средний дневной заработок - 676,02 руб. (216 604,55 руб. : 320,41 календ. дн.).

Сумма отпускных - 9464,28 руб. (676,02 руб. x 14 календ. дн.).

Сумма отпускных после начисления годовой премии

Годовая премия учитывается при исчислении отпускных независимо от времени начисления (абз. 4 п. 15 Положения о среднем заработке).

После начисления годовой премии отпускные нужно пересчитать и доплатить работнице недостающую сумму. В состав учитываемых выплат войдет зарплата за фактически отработанное время и годовая премия в полной сумме.

Средний дневной заработок составит 709,68 руб. [(216 604,55 руб. + 10 785,43 руб.) : 320,41 календ. дн.].

Сумма отпускных равна 9935,52 руб. (709,68 руб. x 14 календ. дн.).

Доплата

Сумма доплаты равна 471,24 руб. (9935,52 руб. - 9464,28 руб.).

Расчетный период отработан полностью, но в нем было исключаемое время. Период премирования отработан целиком, но не совпадает с расчетным

В этой ситуации термины "отработан полностью" и "отработан целиком" означают, что работник числился, состоял в трудовых отношениях с данным работодателем все 12 месяцев в премиальном и расчетном периодах. Премиальный и расчетный периоды не совпадают, но их продолжительность одинакова.

Поскольку в расчетном периоде было исключаемое время, при расчете отпускных можно учесть только часть годовой премии. Ее определяют пропорционально времени, фактически отработанному в расчетном периоде. Обратите внимание: именно в расчетном периоде, а не в периоде премирования.

Для того чтобы рассчитать пропорцию при учете премиальных, можно воспользоваться специальной формулой. Ее предложили специалисты Минздравсоцразвития России в Письме от 26.06.2008 N 2337-17:

    --------------¬   ------------¬   -------------¬   -------------------¬
¦Часть премии,¦ ¦ ¦ ¦ Количество ¦ ¦ Количество дней, ¦
¦которую можно¦ ¦ Премия, ¦ ¦рабочих дней¦ ¦ фактически ¦
¦ учесть при ¦ = ¦начисленная¦ : ¦ в расчетном¦ x ¦ отработанных ¦
¦ расчете ¦ ¦ работнику ¦ ¦ периоде ¦ ¦ в расчетном ¦
¦ отпускных ¦ ¦ ¦ ¦ по графику ¦ ¦периоде по графику¦
L-------------- L------------ L------------- L-------------------

Пример 4. Работник числился в компании и в расчетном, и в премиальном периодах. Эти периоды не совпадают. В расчетном периоде было исключаемое время

И.И. Пажов трудится в компании с 2010 г. Ему предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 27 апреля 2015 г. на 14 календарных дней.

Оклад работника - 40 000 руб. в месяц.

Сведения о премиях, установленных системой оплаты труда



Положением о премировании в компании предусмотрены:

В мае 2015 г. начислена годовая премия за 2014 г. в сумме 40 000 руб.

Разовая премия вне системы оплаты труда. В декабре 2014 г. выдана разовая премия к Новому году в сумме 4000 руб. Премия начислена на основании приказа директора, она не предусмотрена системой оплаты труда.

Сведения об исключаемом времени

В расчетном периоде были следующие исключаемые периоды:

Необходимо рассчитать сумму отпускных.

Решение. Определим расчетный и премиальный периоды



Расчетный период - с 1 апреля 2014 г. по 31 марта 2015 г. Премиальный период - с 1 января по 31 декабря 2014 г. Их продолжительность одинаковая.

Определим неучитываемые выплаты

При расчете отпускных не учитываются (п. 5 Положения о среднем заработке):

В расчетном периоде 245 рабочих дней, из них отработано только 220 рабочих дней. Сумма учитываемых выплат составит 514 564,59 руб.

Таблица

Расчет суммы учитываемых выплат на момент начисления отпускных

Месяц расчетного периода

Количество рабочих дней по графику

Количество фактически отработанных дней по графику

Оклад, руб.

Ежемесячная премия, руб.

Сумма, руб.

2014 г.

Апрель

22

22

40 000

8000

48 000

Май

19

10 526,32

2105,26

12 631,58



Июнь

19

19

40 000

8000

48 000

Июль

23

23

40 000

8000

48 000

Август

21

21

40 000

8000

48 000

Сентябрь

22

17

30 909,09

6181,82

37 090,91

Октябрь

23

23

40 000

8000

48 000

Ноябрь

18

18

40 000

8000

48 000



Декабрь

23

23

40 000

8000

48 000

2015 г.

Январь

15

15

40 000

8000

48 000

Февраль

19

13

27 368,42

5473,68

32 842,10

Март

21

21

40 000

8000

48 000

Итого

245

220

428 803,83

85 760,76

514 564,59

Определим количество календарных дней в расчетном периоде, учитываемых при исчислении среднего дневного заработка

Количество дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода составит 263,7 календ. дн. (29,3 x 9 мес.).



Количество учитываемых календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода:

Общее количество учитываемых календарных дней составляет 319,24 календ. дн. (263,7 календ. дн. + 12,28 календ. дн. + 24,42 календ. дн. + 18,84 календ. дн.).

Определим размер среднего дневного заработка и сумму отпускных на момент ухода работника в отпуск

Средний дневной заработок составил 1611,84 руб. (514 564,59 руб. : 319,24 календ. дн.).

Отпускные были начислены в сумме 22 565,76 руб. (1611,84 руб. x 14 календ. дн.).

Определим сумму учитываемой годовой премии

Работник состоял в трудовых отношениях весь премиальный период с 1 января по 31 декабря 2014 г. Годовая премия была начислена работнику с учетом времени действия его трудового договора в премиальном периоде в размере 40 000 руб., но без учета отработанного времени.

Так как в расчетном периоде было исключаемое время, годовая премия будет учтена частично. Ее учитываемая часть составит 35 918,37 руб. (40 000 руб. : 245 раб. дн. x 220 раб. дн.), где 245 раб. дн. - количество рабочих дней в расчетном периоде, 220 раб. дн. - количество отработанных дней в расчетном периоде.

Рассчитаем размер доплаты отпускных

С учетом премии сумма учитываемых выплат должна составить 550 482,96 руб. (514 564,59 руб. + 35 918,37 руб.).

Средний дневной заработок - 1724,35 руб. (550 482,96 руб. : 319,24 календ. дн.).

Разница между новой суммой и первоначально рассчитанным средним дневным заработком составляет 112,51 руб. (1724,35 руб. - 1611,84 руб.).

За 14 календарных дней отпуска нужно доначислить 1575,14 руб. (112,51 руб. x 14 календ. дн.).

Период премирования отработан не полностью. Сумма премии не зависит от фактически отработанного времени. В расчетном периоде было исключаемое время, или он отработан не полностью

Рассмотрим подробнее особенности учета годовой премии.

Премиальный период отработан не полностью. Работник трудился в компании не с начала календарного года, за который начисляется премия. Как учитывать этот факт при начислении самой годовой премии, зависит только от условий премирования.

Пример 5. Учет премий в зависимости от способа их начисления

Работник принят в компанию в апреле 2014 г. То есть он состоял в трудовых отношениях с данным работодателем не весь 2014 г., за который начисляется годовая премия.

Как учесть это обстоятельство при начислении годовой премии и как оно в дальнейшем повлияет на учет годовой премии в среднем заработке?

Решение. Вариант 1. Премия может быть начислена без учета фактически отработанного времени, но с учетом периода работы в организации. Например, всем работникам начисляется годовая премия в размере оклада, а работнику, принятому на работу в апреле, - 3/4 оклада.

Такая годовая премия принимается в расчет полностью, но пропорционально отработанному в расчетном периоде времени, так как расчетный период отработан не полностью или в нем было исключаемое время (пример 4 на с. 41).

Вариант 2. Премия начисляется в твердой сумме независимо от месяца поступления на работу. Тогда сначала находим часть премии, которая соответствует времени, в течение которого работник числился в компании в периоде премирования. А потом находим, какая ее часть соответствует времени, отработанному в расчетном периоде. Этот вариант рассмотрен в примере 6.

В расчетном периоде было исключаемое время, или он отработан не полностью. Речь идет о ситуациях, в которых работник числился в компании не весь расчетный период или в расчетном периоде были исключаемые дни (отпуск, больничный, командировка и т.п.).

Пример 6. Премиальный период отработан не целиком. Расчетный период отработан полностью, но в нем было исключаемое время. Премия начислена без учета времени действия трудового договора в премиальном периоде

Д.Ю. Горидзе поступил на работу 1 апреля 2014 г. Он уходит в отпуск 1 июня 2015 г. на 28 календарных дней.

Сведения о расчетном периоде

Весь расчетный период с 1 июня 2014 г. по 31 мая 2015 г. сотрудник числился в компании (отработал расчетный период полностью). Но в расчетном периоде было исключаемое время:

Сведения о выплатах

В расчетном периоде работнику начислены следующие выплаты:

Сведения об особенностях начисления годовой премии

На основании положения об оплате труда всем работникам начислена годовая премия за трудовые достижения в размере 12 000 руб. за год без учета времени работы в организации. В данном случае работнику начислена полная премия (в твердой сумме), несмотря на то что он в премиальном периоде работал только 9 месяцев из 12 (см. схему 5 ниже).

Сочетание премиального, отработанного и расчетного периодов

                Период премирования
01.01.2014 01.01.2015 01.06.2015
------------------------/-----------------------¬
¦ Отработано в 2014 г. ¦
----------------/--------------¬ -----------¬
О----------------О-------------О-----------------О----+За 2014 г.+----О--->
¦ L----------- ¦
L------------------/-------------------
01.04.2014 01.06.2014 Расчетный период

Схема 5

Необходимо определить сумму отпускных.

Решение. В состав учитываемых выплат войдет зарплата за фактически отработанное время и часть годовой премии.

Две корректировки годовой премии

Нам необходимо провести две корректировки суммы годовой премии:

Первая корректировка - учитываем время фактической работы в премиальном периоде

В 2014 г. Д.Ю. Горидзе состоял в трудовых отношениях с компанией только 180 раб. дн. из 247 раб. дн. (с 1 апреля по 31 декабря). Поэтому фактически он бы заработал годовую премию в размере не 12 000 руб., а 8744,94 руб. (12 000 руб. : 247 раб. дн. x 180 раб. дн.).

Вторая корректировка - учитываем время фактической работы в расчетном периоде

Поскольку расчетный период содержал исключаемое время, найдем часть заработанной годовой премии пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Она составит 8105,67 руб. [8744,94 руб. : 246 раб. дн. x (246 раб. дн. - 10 раб. дн. - 8 раб. дн.)].

Сумма учитываемых выплат равна 341 837,73 руб. (333 732,06 руб. + 8105,67 руб.).

Количество учитываемых дней расчетного периода составит 327,46 календ. дн. [29,3 x 10 мес. + (30 календ. дн. - 14 календ. дн.) : 30 календ. дн. x 29,3 + (28 календ. дн. - 10 календ. дн.) : 28 календ. дн. x 29,3].

Средний дневной заработок составит 1043,91 руб. (341 837,73 руб. : 327,46 календ. дн.), а сумма отпускных - 29 229,48 руб. (1043,91 руб. x 28 календ. дн.).

О.В.Дунаева

Эксперт журнала "Зарплата"